Résoudre les défis des comptes fournisseurs automobiles avec l’automatisation de l’IA

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Le secteur automobile connaît une remarquable vague d’innovation, redéfinissant le paysage de l’industrie. La transition vers les véhicules électriques et les technologies de conduite autonome alimentées par l’IA remodèle l’essence même des transports, promettant des routes plus sûres et plus efficaces.

À mesure que les progrès technologiques s’accélèrent, les dépenses de R&D et les investissements en capital ont monté en flèche, exerçant une pression sur les résultats des entreprises.

 

Garder une longueur d’avance sur les concurrents nécessite des investissements substantiels dans de nouveaux processus de fabrication, la reconfiguration de la chaîne d’approvisionnement et le perfectionnement de la main-d’œuvre, mais équilibrer ces coûts élevés tout en répondant à la demande croissante d’innovation est un défi formidable.

 

Chez Yokoy, nous aidons les constructeurs automobiles à rationaliser leur gestion des dépenses pour un meilleur contrôle des coûts et une efficacité accrue de leurs processus de comptes fournisseurs.

 

Notre approche des comptes fournisseurs dans le secteur automobile a transformé les processus d’approvisionnement des constructeurs internationaux. Ceci a été réalisé en simplifiant les opérations d’approvisionnement au paiement (P2P), en renforçant la conformité et en garantissant la rentabilité grâce à une visibilité complète des dépenses.

 

Ainsi, dans cet article, je vais offrir un bref aperçu de la façon dont la suite de gestion des dépenses basée sur l’IA de Yokoy introduit l’automatisation des comptes fournisseurs dans l’industrie automobile, aidant les entreprises à atteindre leurs objectifs de réduction des coûts.

Table of Contents

Défis courants liés aux comptes fournisseurs pour les industries automobiles

Les équipes AP gèrent de nombreux fournisseurs et vendeurs, supervisant fréquemment leurs processus d’approvisionnement au paiement (P2P) ou de comptes fournisseurs (AP) sur un éventail de systèmes, de devises et d’emplacements géographiques.

 

Souvent, leur configuration informatique et leur technologie financière ne sont pas bien adaptées à ces besoins, ce qui entraîne des processus dispersés et inefficaces. Cela provoque des erreurs et ajoute des dépenses en temps et en argent pour les entreprises.

 

Mais avant d’explorer les solutions potentielles, soulignons d’abord les principaux défis souvent rencontrés dans les processus AP par les constructeurs automobiles.

RISQUE ACCRU D'ERREUR HUMAINE​

Les erreurs lors de la saisie manuelle des données, telles que la saisie inexacte du montant du paiement d’une facture dans le système de paiement, ou l’incapacité à détecter les incohérences entre les postes de la facture et les bons de commande, peuvent entraîner des pertes financières importantes pour l’entreprise.

 

De plus, à mesure que la charge de travail s’intensifie, la probabilité d’erreurs augmente également.

 

Étant donné que de nombreuses entreprises de l’industrie automobile traitent encore un volume important de factures papier et ne disposent pas d’un système de gestion des documents adéquat, le risque d’erreurs humaines devient particulièrement prononcé lors des étapes de saisie et de validation des factures du processus de comptabilité fournisseurs.

FACTURES FOURNISSEURS MANQUANTES, FRAUDULEUSES OU EN DOUBLE​

Résoudre le problème des factures fournisseurs manquantes, frauduleuses ou en double est un aspect essentiel d’une gestion efficace des comptes fournisseurs. Ces défis peuvent survenir en raison de divers facteurs, notamment des erreurs de saisie manuelle des données, des lacunes de communication et même des activités malveillantes.

 

Les factures manquantes peuvent entraîner des enregistrements incomplets et des retards de paiement, affectant les relations avec les fournisseurs et entraînant potentiellement des frais de retard. D’un autre côté, l’apparition de factures frauduleuses ou en double peut avoir de graves conséquences, entraînant des pertes financières et portant atteinte à la réputation de l’entreprise.

TRAITEMENT DES FACTURES SANS COMMANDE ​

Les factures sans bon de commande n’ont pas de bon de commande correspondant. Ces factures couvrent à la fois les dépenses indirectes et les coûts liés aux services.

 

Les dépenses indirectes au sein du secteur automobile couvrent des éléments tels que les outils, la maintenance, les frais de déplacement et les services publics, soutenant les opérations sans être directement liés aux produits de base. De même, les factures de service impliquent des paiements pour des services vitaux tels que des réparations, des conseils et des services professionnels qui garantissent des opérations sans faille.

 

Cependant, la gestion des factures sans bon de commande dans cette industrie présente un défi – le potentiel de dépenses anticonformistes, c’est-à-dire des achats en dehors des processus d’approvisionnement établis. Cela peut entraîner une augmentation des coûts, une réduction de la transparence des dépenses et d’éventuels problèmes de conformité.

 

L’automatisation de certaines parties du traitement des factures sans bon de commande à l’aide de technologies et de logiciels peut aider à rationaliser le processus, à réduire les erreurs et à améliorer l’efficacité.

CYCLES LONGS DE TRAITEMENT DES FACTURES​

Les constructeurs automobiles collaborent avec de nombreux fournisseurs, chacun pouvant soumettre des factures dans différents formats, allant du papier et du PDF à l’EDI, entre autres. Le traitement de ces divers documents nécessite souvent une intervention manuelle car la plupart des solutions de comptabilité fournisseurs ont du mal à gérer efficacement les données non structurées.

 

Suite à la lecture des factures et à la saisie des données dans le système, les workflows de vérification et d’approbation commencent. Souvent, ces flux de travail s’avèrent complexes et impliquent plusieurs parties prenantes qui doivent vérifier les données manuellement, garantir l’exactitude et confirmer que les factures correspondent aux bons de commande et aux entrées de marchandises.

 

L’absence de procédures cohérentes entraîne de longs délais d’approbation et des retards de paiement des fournisseurs, ce qui met à rude épreuve les relations avec les fournisseurs.

PAYSAGES TECHNOLOGIQUES DISJOINTS ET MAUVAISE INTÉGRATIONS ​

Un autre défi majeur réside dans la nature déconnectée des systèmes technologiques et les mauvaises intégrations entre les outils. Ceux-ci peuvent inclure des logiciels financiers, des plateformes d’approvisionnement, des outils de facturation et des outils de communication.

 

Lorsque ces systèmes ne sont pas connectés de manière transparente, cela peut entraîner des inefficacités, des divergences de données et des difficultés à maintenir une vue d’ensemble financière claire.

 

Pire encore, lorsqu’aucun système d’automatisation des comptes fournisseurs n’est en place, les transactions financières dépendent fortement des factures papier, ce qui complique le suivi et la gestion. En ce qui concerne les paiements internationaux, l’utilisation de systèmes distincts disperse les données sur les dépenses, ce qui ajoute à la complexité.

MANQUE DE VISIBILITÉ DE BOUT EN BOUT ​

Le manque de visibilité des flux de trésorerie pour les projections financières est un autre défi courant pour les constructeurs automobiles. Sans une vision holistique des flux de trésorerie, prévoir avec précision les tendances financières devient une tâche ardue.

 

Cela peut entraîner des incertitudes dans la budgétisation, la planification et la prise de décision. Dans l’industrie automobile dynamique et en constante évolution, où les changements de marché, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement et les changements réglementaires sont fréquents, il est essentiel d’avoir une compréhension claire des entrées et sorties financières pour rester adaptable et compétitif.

Yokoy Invoice

Traiter les factures automatiquement

Consolidez vos processus de comptes fournisseurs, gérez les factures à grande échelle et payez au temps passé avec la solution de gestion des factures basée sur l’IA de Yokoy.

Le coût de ne pas automatiser le processus des comptes fournisseurs​

Le traitement manuel des factures et des documents peut entraîner des coûts opérationnels plus élevés en raison du besoin de personnel supplémentaire, de l’augmentation des heures de travail et du risque d’erreurs.

 

  • Selon l’Institute of Financial Operations, le traitement manuel des factures peut coûter jusqu’à 20 $ par facture, contre 4 $ par facture avec l’automatisation.
  • Les recherches du groupe Aberdeen indiquent que les processus manuels peuvent entraîner un taux d’erreur d’environ 5 %, ce qui peut entraîner des pertes financières importantes et une résolution des erreurs qui prend du temps.
  • Le même groupe a constaté que les organisations avec des processus manuels ont un cycle moyen de traitement des factures de 10,3 jours, contre 3,8 jours pour celles avec des processus automatisés.
  • Selon Levvel Research, les entreprises disposant de processus AP automatisés peuvent obtenir plus de 90 % des remises pour paiement anticipé, contre seulement 20 % environ pour celles disposant de processus manuels.

Comment l'intelligence artificielle transforme le processus AP dans l'industrie automobile

L’automatisation de l’IA apporte une multitude d’avantages au paysage AP de l’industrie automobile. Il ne s’agit pas seulement d’accélérer les tâches et de réduire les erreurs – l’influence de l’IA est beaucoup plus profonde.

 

En automatisant des tâches complexes et en utilisant sa capacité à comprendre les modèles et les données, l’IA modifie la nature même du fonctionnement de l’AP. Voici quelques-uns des avantages que l’automatisation de l’IA offre à l’industrie automobile.

Efficacité accrue des processus

L’un des principaux avantages de l’adoption de l’automatisation alimentée par l’IA dans le processus des comptes fournisseurs est l’efficacité accrue résultant de l’automatisation des étapes et de la logique du processus.

 

L’accélération du traitement des factures améliore l’efficacité opérationnelle et donne à l’équipe financière plus de temps pour des tâches stratégiques telles que l’analyse des données, ce qui améliore la prise de décision financière.

 

Avec Yokoy, par exemple, les clients bénéficient de taux d’automatisation allant jusqu’à 90 %, économisant ainsi des milliers d’heures de travail manuel chaque mois. Ceci est possible en automatisant toutes les étapes du processus AP, depuis la capture de la facture, la lecture et la structuration des données, et la validation de la facture, jusqu’à sa révision, son approbation et sa publication dans le système ERP.

Ce degré d’automatisation est difficile à atteindre avec des logiciels et des technologies hérités comme la RPA uniquement, comme expliqué dans cet article : Pourquoi la transformation de la finance commence par la gestion des dépenses.

Flux de correspondance et d'approbation simplifiés

Les processus automatisés d’appariement bidirectionnel et triple éliminent le besoin d’intervention humaine.

 

Dans une correspondance à double sens, le système AP croise les données du bon de commande avec les détails de la facture pour garantir l’exactitude. De même, dans une triple correspondance, le système valide les informations sur les bons de commande, les factures et les reçus de commande pour vérifier la cohérence.

Cette opération transparente garantit une vérification complète sur plusieurs points de données sans nécessiter de surveillance manuelle. De plus, en définissant des workflows d’approbation automatique, les équipes AP peuvent rationaliser toutes les approbations de factures, garantissant ainsi des paiements plus rapides aux fournisseurs et aux fournisseurs.

 

Avec Yokoy, les entreprises peuvent définir des flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux pour s’adapter à des processus complexes couvrant plusieurs départements et zones géographiques, sans sacrifier la gouvernance ou la conformité.

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Mauro Spadaro, 

Product Manager

Visibilité accrue et contrôle des dépenses​

En intégrant la technologie de l’IA dans les entreprises de l’industrie automobile, les équipes AP ont la possibilité d’établir des contrôles plus stricts sur l’allocation budgétaire pour différentes équipes et individus.

 

De plus, les solutions d’automatisation AP peuvent consolider les données provenant de diverses sources, fournissant des informations en temps réel sur les flux de trésorerie et permettant des décisions éclairées.

 

Cette compréhension holistique du paysage financier permet aux constructeurs automobiles d’améliorer la précision des projections, d’optimiser la distribution des ressources et d’élever leur stratégie financière globale.

Réduction du risque de fraude ou de trop-perçu ​

Le logiciel d’automatisation AP joue un rôle crucial dans la détection des problèmes potentiels en croisant les factures avec les bons de commande et les transactions passées. Cela aide à identifier les irrégularités qui pourraient indiquer des soumissions frauduleuses ou en double.

 

De plus, des flux de travail automatisés garantissent que les factures suivent les voies d’approbation correctes, minimisant les risques de paiements non autorisés ou en double.

 

Le gain de temps grâce à l’automatisation est important par rapport au processus manuel où un commis AP devrait rechercher dans les fichiers des fournisseurs et les factures impayées pour s’assurer qu’il n’existe aucun doublon.

 

Grâce à l’intégration de technologies basées sur l’IA, les entreprises peuvent encore améliorer leurs capacités à identifier les anomalies, valider l’exactitude des factures et garantir le respect des processus établis. Ceci, à son tour, améliore l’efficacité et la fiabilité de leurs opérations de comptes fournisseurs.

Prochaines étapes

En résumé, le secteur automobile est dans une phase de transformation, porté par les véhicules électriques et les technologies d’intelligence artificielle. Avec l’augmentation des coûts de R&D et les progrès technologiques, une gestion efficace des coûts est cruciale. Pourtant, y parvenir tout en favorisant l’innovation est un défi de taille pour les industriels.

 

Yokoy est là pour aider les constructeurs automobiles à relever ces défis de front. Notre suite de gestion des dépenses alimentée par l’IA offre des solutions sur mesure pour rationaliser les processus de gestion des dépenses, identifier les économies potentielles et optimiser les opérations des comptes fournisseurs.

 

En simplifiant les opérations d’approvisionnement au paiement, en renforçant les mesures de conformité et en garantissant la rentabilité grâce à une visibilité complète des dépenses, nous permettons aux fabricants de maintenir le contrôle des coûts et d’accroître l’efficacité.

 

Si vous souhaitez voir notre suite de gestion des dépenses en pratique, vous pouvez réserver une démonstration ci-dessous.

Simplifiez la gestion de vos dépenses​

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