Accounts Payable-uitdagingen in de auto-industrie oplossen met AI-automatisering
- Laatst bijgewerkt: augustus 18, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
De automobielsector maakt een opmerkelijke golf van innovatie door, waardoor het landschap van de industrie opnieuw wordt gedefinieerd. Een verschuiving naar elektrische voertuigen en AI-aangedreven autonome rijtechnologieën hervormen de essentie van transport en beloven veiligere en efficiëntere wegen.
Naarmate de technologische vooruitgang zich versnelt, zijn de R&D-uitgaven en kapitaalinvesteringen omhooggeschoten, waardoor de bedrijfsresultaten onder druk komen te staan.
Om de concurrentie voor te blijven, zijn substantiële investeringen nodig in nieuwe productieprocessen, herconfiguratie van de toeleveringsketen en bijscholing van het personeel, maar het balanceren van deze hoge kosten en het voldoen aan de groeiende vraag naar innovatie is een enorme uitdaging.
Bij Yokoy helpen we autofabrikanten hun uitgavenbeheer te stroomlijnen voor een betere kostenbeheersing en verhoogde efficiëntie van hun crediteurenprocessen.
Onze benadering van crediteuren binnen de automobielsector heeft inkoopprocessen voor internationale fabrikanten getransformeerd. Dit werd bereikt door procure-to-pay (P2P)-activiteiten te vereenvoudigen, naleving te versterken en kosteneffectiviteit te waarborgen door volledig inzicht in de uitgaven.
Daarom zal ik in dit artikel een kort overzicht geven van hoe Yokoy’s AI-gestuurde uitgavenbeheersuite automatisering van de crediteurenadministratie introduceert in de auto-industrie, waardoor bedrijven worden geholpen bij het bereiken van hun doelstellingen voor kostenbesparing.
Veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van crediteuren in de auto-industrie
AP-teams beheren tal van leveranciers en verkopers, waarbij ze regelmatig toezicht houden op hun procure-to-pay (P2P) of crediteuren (AP) processen in een spectrum van systemen, valuta’s en geografische locaties.
Vaak zijn hun IT-configuratie en financiële technologie niet geschikt voor deze behoeften, wat leidt tot versnipperde en inefficiënte processen. Dit veroorzaakt fouten en voegt zowel tijd als geld toe voor bedrijven.
Maar laten we, voordat we mogelijke oplossingen onderzoeken, eerst de belangrijkste uitdagingen benadrukken waarmee automobielfabrikanten vaak worden geconfronteerd bij AP-processen.
VERHOOGD RISICO OP MENSELIJKE FOUTEN
Fouten tijdens handmatige gegevensinvoer, zoals het onnauwkeurig invoeren van het betalingsbedrag van een factuur in het betalingssysteem, of het niet detecteren van mismatches tussen factuurregelitems en inkooporders, kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen voor het bedrijf.
Bovendien, naarmate de werkdruk toeneemt, neemt ook de kans op fouten toe.
Aangezien tal van bedrijven in de auto-industrie nog steeds een aanzienlijk aantal papieren facturen verwerken en geen goed documentbeheersysteem hebben, wordt het risico op menselijke fouten bijzonder groot tijdens de factuurregistratie- en validatiefasen van het crediteurenproces.
ONTBREKENDE, FRAUDULEUZE OF DUBBELE LEVERANCIERSFACTUREN
Het aanpakken van het probleem van ontbrekende, frauduleuze of dubbele leveranciersfacturen is een cruciaal aspect van effectief crediteurenbeheer. Deze uitdagingen kunnen het gevolg zijn van verschillende factoren, waaronder handmatige gegevensinvoerfouten, communicatiehiaten en zelfs kwaadwillende activiteiten.
Ontbrekende facturen kunnen leiden tot onvolledige gegevens en vertraagde betalingen, waardoor de relaties met leveranciers worden aangetast en er mogelijk kosten voor te late betaling ontstaan. Aan de andere kant kan het voorkomen van frauduleuze of dubbele facturen ernstige gevolgen hebben, waardoor geldverliezen ontstaan en de reputatie van het bedrijf wordt geschaad.
VERWERKING VAN NIET-PO FACTUREN
Niet-PO-facturen hebben geen overeenkomstige inkooporder. Deze facturen dekken zowel indirecte kosten als servicegerelateerde kosten.
Indirecte uitgaven binnen de automobielsector omvatten items zoals gereedschap, onderhoud, reiskosten en nutsvoorzieningen, die de operaties ondersteunen, maar niet direct gekoppeld zijn aan kernproducten. Evenzo omvatten servicefacturen betalingen voor vitale services zoals reparaties, advies en professionele services die een naadloze werking garanderen.
Het beheer van niet-PO-facturen in deze branche vormt echter een uitdaging: het potentieel voor buitensporige uitgaven, d.w.z. aankopen buiten de gevestigde inkoopprocessen om. Dit kan leiden tot hogere kosten, verminderde transparantie van uitgaven en mogelijke nalevingsproblemen.
Het automatiseren van delen van de niet-PO-factuurverwerking met behulp van technologie en software kan helpen het proces te stroomlijnen, fouten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.
LANGE FACTUURVERWERKINGSCYCLI
Automobielfabrikanten werken samen met tal van leveranciers, die stuk voor stuk facturen in verschillende formaten kunnen indienen, variërend van papier en pdf tot onder andere EDI. Het verwerken van deze uiteenlopende documenten vereist vaak handmatige tussenkomst, aangezien de meeste oplossingen voor crediteurenadministratie moeite hebben om ongestructureerde gegevens effectief te verwerken.
Na het lezen van facturen en het invoeren van gegevens in het systeem, beginnen de verificatie- en goedkeuringsworkflows. Deze workflows blijken vaak ingewikkeld te zijn en er zijn meerdere belanghebbenden bij betrokken die de gegevens handmatig moeten controleren om de juistheid te waarborgen en te bevestigen dat de facturen overeenkomen met de inkooporders en goederenontvangsten.
Gebrek aan consistente procedures leidt tot lange goedkeuringstijden en vertraagde leveranciersbetalingen, waardoor de relaties met leveranciers onder druk komen te staan.
ONTSPANNEN TECH LANDSCHAPPEN EN SLECHTE INTEGRATIES
Een andere belangrijke uitdaging ligt in de losgekoppelde aard van technologiesystemen en de gebrekkige integratie tussen tools. Dit kunnen financiële software, inkoopplatforms, factureringstools en communicatietools zijn.
Wanneer deze systemen niet naadloos op elkaar zijn aangesloten, kan dit leiden tot inefficiënties, gegevensverschillen en uitdagingen bij het behouden van een duidelijk financieel overzicht.
Erger nog, wanneer er geen automatiseringssysteem voor de crediteurenadministratie aanwezig is, zijn financiële transacties sterk afhankelijk van papieren facturen, wat tracking en beheer bemoeilijkt. Als het gaat om internationale betalingen, versnippert het gebruik van afzonderlijke systemen de uitgavengegevens, wat de complexiteit vergroot.
GEBREK AAN END-TO-END ZICHTBAARHEID
Het gebrek aan zichtbaarheid van de cashflow voor financiële projecties is een andere veelvoorkomende uitdaging voor autofabrikanten. Zonder een holistische kijk op de cashflow wordt het nauwkeurig voorspellen van financiële trends een lastige taak.
Dit kan leiden tot onzekerheden in budgettering, planning en besluitvorming. In de dynamische en steeds evoluerende auto-industrie, waar marktverschuivingen, verstoringen van de toeleveringsketen en veranderingen in de regelgeving frequent zijn, is een duidelijk begrip van de financiële instroom en uitstroom van cruciaal belang om aanpasbaar en concurrerend te blijven.
Yokoy Invoice
Verwerk facturen automatisch
Consolideer je crediteurenadministratie om facturen op schaal te beheren en op tijd te betalen met de AI-aangedreven oplossing voor factuurbeheer van Yokoy.
De kosten van het niet automatiseren van het crediteurenproces
Handmatige verwerking van facturen en documenten kan leiden tot hogere operationele kosten door de behoefte aan extra personeel, meer arbeidsuren en het risico op fouten.
- Volgens het Institute of Financial Operations kan handmatige factuurverwerking tot $ 20 per factuur kosten, vergeleken met $ 4 per factuur met automatisering.
- Onderzoek van de Aberdeen Group geeft aan dat handmatige processen kunnen resulteren in een foutenpercentage van ongeveer 5%, wat kan leiden tot aanzienlijke financiële verliezen en tijdrovende foutoplossing.
- Dezelfde groep ontdekte dat organisaties met handmatige processen een gemiddelde factuurverwerkingscyclus van 10,3 dagen hebben, vergeleken met 3,8 dagen voor organisaties met geautomatiseerde processen.
- Volgens Level Research kunnen bedrijven met geautomatiseerde AP-processen meer dan 90% van de kortingen voor vroegtijdige betaling ontvangen, vergeleken met slechts ongeveer 20% voor bedrijven met handmatige processen.
Hoe kunstmatige intelligentie het AP-proces in de auto-industrie transformeert
AI-automatisering biedt tal van voordelen voor het AP-landschap van de auto-industrie. Het gaat niet alleen om het versnellen van taken en het verminderen van fouten – de invloed van AI gaat veel verder.
Door complexe taken te automatiseren en gebruik te maken van het vermogen om patronen en gegevens te begrijpen, verandert AI de aard van hoe AP werkt. Hieronder staan slechts enkele van de voordelen die AI-automatisering biedt aan de auto-industrie.
Verhoogde procesefficiëntie
Een van de belangrijkste voordelen van het toepassen van AI-gestuurde automatisering in het crediteurenproces is de verhoogde efficiëntie die voortvloeit uit het automatiseren van zowel de stappen als de logica van het proces.
Versnelde factuurverwerking verhoogt de operationele efficiëntie en geeft het financiële team meer tijd voor strategische taken zoals data-analyse, wat leidt tot betere financiële besluitvorming.
Met Yokoy ervaren klanten bijvoorbeeld automatiseringspercentages tot 90%, wat duizenden uren aan handmatig werk per maand bespaart. Dit is mogelijk door alle stappen in het AP-proces te automatiseren, van het vastleggen van de factuur, het lezen en structureren van de gegevens en het valideren van de factuur tot het beoordelen, goedkeuren en boeken in het ERP-systeem.
Deze mate van automatisering is moeilijk te bereiken met verouderde software en technologieën zoals RPA alleen, zoals uitgelegd in dit artikel: Waarom de transformatie van financiën begint met uitgavenbeheer.
Gestroomlijnde afstemmings- en goedkeuringsstromen
Geautomatiseerde twee- en drieweg-matchingprocessen elimineren de noodzaak voor menselijke tussenkomst.
In een tweerichtingsovereenkomst vergelijkt het AP-systeem inkoopordergegevens met factuurgegevens om nauwkeurigheid te garanderen. Evenzo valideert het systeem in een drievoudige match informatie over inkooporders, facturen en orderontvangsten om de consistentie te verifiëren.
Deze naadloze werking zorgt voor uitgebreide verificatie over meerdere datapunten zonder handmatige controle. Door automatische goedkeuringsworkflows in te stellen, kunnen AP-teams bovendien alle factuurgoedkeuringen stroomlijnen, wat zorgt voor snellere betalingen aan leveranciers en leveranciers.
Met Yokoy kunnen bedrijven goedkeuringsworkflows op meerdere niveaus instellen om complexe processen over verschillende afdelingen en regio’s heen te accommoderen, zonder dat dit ten koste gaat van governance of compliance.
Blog article
Hoe u factuur matching-technologie gebruikt om uw procesefficiëntie te verbeteren
Zie hoe technologie voor het matchen van facturen de 2- en 3-weg matching van leveranciersfacturen met PO’s en goederenontvangsten automatiseert, voor een efficiënt AP-proces.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Verhoogde zichtbaarheid en controle over uitgaven
Door AI-technologie te integreren in bedrijven in de auto-industrie, krijgen AP-teams de mogelijkheid om sterkere controles uit te voeren over de budgettoewijzing voor verschillende teams en individuen.
Bovendien kunnen AP-automatiseringsoplossingen gegevens uit verschillende bronnen consolideren, waardoor realtime inzicht in de cashflow wordt verkregen en goed geïnformeerde beslissingen kunnen worden genomen.
Dit holistische begrip van het financiële landschap stelt autofabrikanten in staat om de projectienauwkeurigheid te verbeteren, de distributie van middelen te optimaliseren en hun overkoepelende financiële strategie te verbeteren.
Verminderd risico op fraude of te hoge betaling
AP-automatiseringssoftware speelt een cruciale rol bij het opsporen van potentiële problemen door facturen te vergelijken met inkooporders en eerdere transacties. Dit helpt bij het identificeren van onregelmatigheden die kunnen wijzen op frauduleuze of dubbele indieningen.
Bovendien zorgen geautomatiseerde workflows ervoor dat facturen de juiste goedkeuringsroutes volgen, waardoor de kans op ongeautoriseerde of dubbele betalingen wordt geminimaliseerd.
De tijd die wordt bespaard door automatisering is aanzienlijk in vergelijking met het handmatige proces waarbij een AP-medewerker leveranciersbestanden en onbetaalde facturen moet doorzoeken om er zeker van te zijn dat er geen dubbele facturen zijn.
Door de integratie van AI-gestuurde technologieën kunnen bedrijven hun mogelijkheden verder verbeteren om afwijkingen te identificeren, de juistheid van facturen te valideren en ervoor te zorgen dat de gevestigde processen worden nageleefd. Dit verbetert op zijn beurt de efficiëntie en betrouwbaarheid van hun crediteurenactiviteiten.
Volgende stappen
Kortom, de automobielsector bevindt zich in een transformatieve fase, gedreven door elektrische voertuigen en AI-technologieën. Met stijgende R&D-kosten en technologische vooruitgang is effectief kostenbeheer cruciaal. Toch is het een grote uitdaging voor fabrikanten om dit te bereiken en tegelijkertijd innovatie te stimuleren.
Yokoy is er om autofabrikanten te helpen deze uitdagingen het hoofd te bieden. Onze door AI aangestuurde uitgavenbeheersuite biedt oplossingen op maat om uitgavenbeheerprocessen te stroomlijnen, potentiële kostenbesparingen te identificeren en debiteurenadministratie te optimaliseren.
Door procure-to-pay-operaties te vereenvoudigen, nalevingsmaatregelen te versterken en kosteneffectiviteit te waarborgen door volledige zichtbaarheid van uitgaven, stellen we fabrikanten in staat om kostenbeheersing te behouden en efficiëntie te stimuleren.
Wil je onze spend management suite in de praktijk zien, dan kun je hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.