Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung im Automobilbereich mit KI-Automatisierung lösen
- Last updated: August 18, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Der Automobilsektor erlebt derzeit eine bemerkenswerte Innovationswelle, die die Landschaft der Branche neu definiert. Der Wandel hin zu Elektrofahrzeugen und KI-gestützten autonomen Fahrtechnologien verändert das Wesen des Transportwesens und verspricht sicherere und effizientere Straßen.
Mit der Beschleunigung des technologischen Fortschritts sind die Ausgaben für Forschung und Entwicklung sowie die Kapitalinvestitionen in die Höhe geschossen, was Druck auf die Gewinne der Unternehmen ausübt.
Um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, sind erhebliche Investitionen in neue Fertigungsprozesse, die Umgestaltung der Lieferkette und die Qualifizierung der Arbeitskräfte erforderlich. Diese hohen Kosten jedoch unter einen Hut zu bringen und gleichzeitig der wachsenden Nachfrage nach Innovation gerecht zu werden, ist eine gewaltige Herausforderung.
Bei Yokoy helfen wir Automobilherstellern, ihr Ausgabenmanagement zu optimieren, um die Kostenkontrolle zu verbessern und die Effizienz ihrer Kreditorenprozesse zu steigern.
Unser Ansatz zur Kreditorenbuchhaltung im Automobilsektor hat die Beschaffungsprozesse für internationale Hersteller verändert. Dies wurde durch die Vereinfachung der Procure-to-Pay-Vorgänge (P2P), die Stärkung der Compliance und die Sicherstellung der Kosteneffizienz durch vollständige Ausgabentransparenz erreicht.
Daher werde ich in diesem Artikel einen kurzen Überblick darüber geben, wie Yokoys KI-gestützte Ausgabenmanagement-Suite die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in der Automobilindustrie einführt und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kostensenkungsziele zu erreichen.
Häufige Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung für die Automobilindustrie
AP-Teams verwalten zahlreiche Lieferanten und Anbieter und überwachen häufig deren Procure-to-Pay- (P2P) oder Accounts Payable- (AP) Prozesse über ein Spektrum von Systemen, Währungen und geografischen Standorten hinweg.
Häufig sind ihre IT-Einrichtung und Finanztechnologie nicht für diese Anforderungen geeignet, was zu verstreuten und ineffizienten Prozessen führt. Dies führt zu Fehlern und erhöht den Zeit- und Geldaufwand für Unternehmen.
Doch bevor wir mögliche Lösungen untersuchen, wollen wir zunächst die größten Herausforderungen hervorheben, mit denen Automobilhersteller bei Kreditorenbuchhaltungsprozessen häufig konfrontiert sind.
ERHÖHTES RISIKO MENSCHLICHER FEHLER
Fehler bei der manuellen Dateneingabe, beispielsweise die falsche Eingabe des Zahlungsbetrags einer Rechnung in das Zahlungssystem oder die Nichterkennung von Abweichungen zwischen Rechnungsposten und Bestellungen, können zu erheblichen finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen.
Darüber hinaus steigt mit zunehmender Arbeitsbelastung auch die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Angesichts der Tatsache, dass zahlreiche Unternehmen in der Automobilindustrie immer noch ein erhebliches Volumen an Papierrechnungen verarbeiten und über kein geeignetes Dokumentenmanagementsystem verfügen, ist das Risiko menschlicher Fehler während der Rechnungserfassungs- und -validierungsphasen des Kreditorenbuchhaltungsprozesses besonders groß.
Fehlende, betrügerische oder doppelte Rechnungen von Lieferanten
Die Lösung des Problems fehlender, betrügerischer oder doppelter Lieferantenrechnungen ist ein entscheidender Aspekt einer effektiven Kreditorenbuchhaltung. Diese Herausforderungen können durch verschiedene Faktoren entstehen, darunter Fehler bei der manuellen Dateneingabe, Kommunikationslücken und sogar böswillige Aktivitäten.
Fehlende Rechnungen können zu unvollständigen Aufzeichnungen und verspäteten Zahlungen führen, was sich auf die Lieferantenbeziehungen auswirkt und möglicherweise zu Verzugszinsen führt. Andererseits kann das Auftreten betrügerischer oder doppelter Rechnungen schwerwiegende Folgen haben, finanzielle Verluste verursachen und den Ruf des Unternehmens schädigen.
VERARBEITUNG VON NICHT-PO-RECHNUNGEN
Für Rechnungen ohne Bestellauftrag gibt es keine entsprechende Bestellung. Diese Rechnungen umfassen sowohl indirekte Ausgaben als auch dienstleistungsbezogene Kosten.
Indirekte Ausgaben im Automobilsektor umfassen Posten wie Werkzeuge, Wartung, Reisekosten und Betriebskosten, die den Betrieb unterstützen, jedoch nicht direkt mit den Kernprodukten verknüpft sind. Ebenso umfassen Servicerechnungen Zahlungen für wichtige Dienstleistungen wie Reparaturen, Beratung und professionelle Dienstleistungen, die einen reibungslosen Betrieb gewährleisten.
Allerdings stellt die Verwaltung von Nicht-PO-Rechnungen in dieser Branche eine Herausforderung dar – das Potenzial für Maverick Spending, d. h. Käufe außerhalb etablierter Beschaffungsprozesse. Dies kann zu höheren Kosten, verringerter Ausgabentransparenz und möglichen Compliance-Bedenken führen.
Die Automatisierung von Teilen der Verarbeitung von Nicht-PO-Rechnungen mithilfe von Technologie und Software kann dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.
LANGE RECHNUNGSVERARBEITUNGSZYKLEN
Automobilhersteller arbeiten mit zahlreichen Lieferanten zusammen, von denen jeder Rechnungen in verschiedenen Formaten einreichen kann – von Papier und PDF bis hin zu EDI und anderen. Die Verarbeitung dieser vielfältigen Dokumente erfordert häufig manuelle Eingriffe, da die meisten Kreditorenbuchhaltungslösungen Schwierigkeiten haben, unstrukturierte Daten effektiv zu verarbeiten.
Nach dem Lesen der Rechnungen und der Eingabe der Daten in das System beginnen die Prüf- und Genehmigungsabläufe. Häufig erweisen sich diese Arbeitsabläufe als kompliziert und umfassen mehrere Beteiligte, die die Daten manuell überprüfen müssen, um die Richtigkeit sicherzustellen und zu bestätigen, dass die Rechnungen mit den Bestellungen und Wareneingängen übereinstimmen.
Das Fehlen konsistenter Verfahren führt zu langen Genehmigungszeiten und verzögerten Lieferantenzahlungen, was die Lieferantenbeziehungen belastet.
Unzusammenhängende Technologielandschaften und schlechte Integrationen
Eine weitere große Herausforderung liegt in der unzusammenhängenden Natur der Technologiesysteme und der schlechten Integration zwischen Tools. Dazu können Finanzsoftware, Beschaffungsplattformen, Rechnungstools und Kommunikationstools gehören.
Wenn diese Systeme nicht nahtlos miteinander verbunden sind, kann dies zu Ineffizienzen, Datendiskrepanzen und Schwierigkeiten bei der Aufrechterhaltung eines klaren Finanzüberblicks führen.
Schlimmer noch: Wenn kein Automatisierungssystem für die Kreditorenbuchhaltung vorhanden ist, sind Finanztransaktionen stark auf Papierrechnungen angewiesen, was die Nachverfolgung und Verwaltung erschwert. Bei internationalen Zahlungen werden die Ausgabendaten durch die Verwendung separater Systeme verstreut, was die Komplexität erhöht.
MANGEL AN GANZHEITLICHER SICHTBARKEIT
Die mangelnde Transparenz des Cashflows für Finanzprognosen ist eine weitere häufige Herausforderung für Automobilhersteller. Ohne eine ganzheitliche Sicht auf den Cashflow wird die genaue Vorhersage finanzieller Trends zu einer gewaltigen Aufgabe.
Dies kann zu Unsicherheiten bei der Budgetierung, Planung und Entscheidungsfindung führen. In der dynamischen und sich ständig weiterentwickelnden Automobilindustrie, in der es häufig zu Marktveränderungen, Unterbrechungen der Lieferkette und regulatorischen Änderungen kommt, ist ein klares Verständnis der Finanzzu- und -abflüsse von entscheidender Bedeutung, um anpassungsfähig und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Yokoy Invoice
Automatisierte Rechnungs-verarbeitung
Konsolidieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung, um Eingangsrechnungen in großem Umfang zu verwalten und pünktlich zu bezahlen – mit der KI-gestützten Lösung von Yokoy.
Die Kosten, die entstehen, wenn der Kreditorenbuchhaltungsprozess nicht automatisiert wird
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen und Dokumenten kann aufgrund des Bedarfs an zusätzlichem Personal, längerer Arbeitsstunden und des Fehlerrisikos zu höheren Betriebskosten führen.
- Nach Angaben des Institute of Financial Operations kann die manuelle Rechnungsbearbeitung bis zu 20 US-Dollar pro Rechnung kosten, im Vergleich zu 4 US-Dollar pro Rechnung bei Automatisierung.
- Untersuchungen der Aberdeen Group zeigen, dass manuelle Prozesse zu einer Fehlerquote von etwa 5 % führen können, was zu erheblichen finanziellen Verlusten und einer zeitaufwändigen Fehlerbeseitigung führen kann.
- Dieselbe Gruppe stellte fest, dass Unternehmen mit manuellen Prozessen einen durchschnittlichen Rechnungsbearbeitungszyklus von 10,3 Tagen haben, verglichen mit 3,8 Tagen bei Unternehmen mit automatisierten Prozessen.
- Laut Levvel Research können Unternehmen mit automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozessen über 90 % der Frühzahlungsrabatte in Anspruch nehmen, verglichen mit nur etwa 20 % bei Unternehmen mit manuellen Prozessen.
Wie künstliche Intelligenz den Kreditorenbuchhaltungsprozess in der Automobilindustrie verändert
Die KI-Automatisierung bringt zahlreiche Vorteile für die AP-Landschaft der Automobilindustrie. Es geht nicht nur darum, Aufgaben zu beschleunigen und Fehler zu reduzieren – der Einfluss von KI geht viel weiter.
Durch die Automatisierung komplexer Aufgaben und die Nutzung ihrer Fähigkeit, Muster und Daten zu verstehen, verändert KI die Art und Weise, wie AP funktioniert. Nachfolgend sind nur einige der Vorteile aufgeführt, die die KI-Automatisierung der Automobilindustrie bietet.
Erhöhte Prozesseffizienz
Einer der Hauptvorteile der Einführung KI-gestützter Automatisierung im Kreditorenbuchhaltungsprozess ist die höhere Effizienz, die sich aus der Automatisierung sowohl der Schritte als auch der Logik des Prozesses ergibt.
Die Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung steigert die betriebliche Effizienz und gibt dem Finanzteam mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Datenanalysen, was zu besseren finanziellen Entscheidungen führt.
Mit Yokoy beispielsweise erleben Kunden Automatisierungsraten von bis zu 90 %, wodurch jeden Monat Tausende von Stunden manueller Arbeit eingespart werden. Dies ist möglich, indem alle Schritte im Kreditorenbuchhaltungsprozess automatisiert werden, von der Erfassung der Rechnung über das Lesen und Strukturieren der Daten und die Validierung der Rechnung bis hin zur Prüfung, Genehmigung und Veröffentlichung im ERP-System.
Dieser Grad an Automatisierung ist mit veralteter Software und Technologien wie RPA allein nur schwer zu erreichen, wie in diesem Artikel erläutert: Warum die Transformation des Finanzwesens mit der Ausgabenverwaltung beginnt.
Optimierte Matching- und Genehmigungsabläufe
Automatisierte Zwei- und Drei-Wege-Matching-Prozesse machen menschliches Eingreifen überflüssig.
Bei einem bidirektionalen Abgleich gleicht das Kreditorenbuchhaltungssystem die Bestelldaten mit den Rechnungsdetails ab, um die Genauigkeit sicherzustellen. In ähnlicher Weise validiert das System bei einem Drei-Wege-Abgleich Informationen über Bestellungen, Rechnungen und Bestellbelege hinweg, um die Konsistenz zu überprüfen.
Dieser nahtlose Vorgang gewährleistet eine umfassende Überprüfung mehrerer Datenpunkte, ohne dass eine manuelle Überwachung erforderlich ist. Darüber hinaus können AP-Teams durch die Einrichtung automatischer Genehmigungsworkflows alle Rechnungsgenehmigungen rationalisieren und so schnellere Zahlungen an Lieferanten und Lieferanten gewährleisten.
Mit Yokoy können Unternehmen mehrstufige Genehmigungsworkflows einrichten, um komplexe Prozesse zu bewältigen, die sich über Abteilungen und Regionen erstrecken, ohne dass Governance oder Compliance darunter leiden.
Blogartikel
So nutzen Sie die Rechnungsabgleichstechnologie, um Ihre Prozesseffizienz zu verbessern
Erfahren Sie, wie die Rechnungsabgleichstechnologie den 2- und 3-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen automatisiert und so einen effizienten Kreditorenbuchhaltungsprozess ermöglicht.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Erhöhte Sichtbarkeit und Ausgabenkontrolle
Durch die Integration der KI-Technologie in Unternehmen der Automobilindustrie erhalten AP-Teams die Möglichkeit, eine stärkere Kontrolle über die Budgetzuweisung für verschiedene Teams und Einzelpersonen zu etablieren.
Darüber hinaus können AP-Automatisierungslösungen Daten aus verschiedenen Quellen konsolidieren, Echtzeit-Einblicke in den Cashflow liefern und fundierte Entscheidungen ermöglichen.
Dieses ganzheitliche Verständnis der Finanzlandschaft versetzt Automobilhersteller in die Lage, die Prognosegenauigkeit zu verbessern, die Ressourcenverteilung zu optimieren und ihre übergreifende Finanzstrategie zu optimieren.
Reduziertes Risiko von Betrug oder Überzahlung
Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Erkennung potenzieller Probleme, indem sie Rechnungen mit Bestellungen und vergangenen Transaktionen vergleicht. Dies hilft dabei, Unregelmäßigkeiten zu erkennen, die auf betrügerische oder doppelte Einreichungen hinweisen könnten.
Darüber hinaus stellen automatisierte Arbeitsabläufe sicher, dass Rechnungen den korrekten Genehmigungswegen folgen, wodurch das Risiko nicht autorisierter oder doppelter Zahlungen minimiert wird.
Die durch die Automatisierung eingesparte Zeit ist im Vergleich zum manuellen Prozess, bei dem ein Kreditorensachbearbeiter Lieferantendateien und unbezahlte Rechnungen durchsuchen müsste, um sicherzustellen, dass keine Duplikate vorhanden sind, erheblich.
Durch die Integration KI-gesteuerter Technologien können Unternehmen ihre Fähigkeiten zur Erkennung von Anomalien, zur Validierung der Rechnungsgenauigkeit und zur Sicherstellung der Einhaltung etablierter Prozesse weiter verbessern. Dies wiederum erhöht die Effizienz und Zuverlässigkeit ihrer Kreditorenbuchhaltung.
Nächste Schritte
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich der Automobilsektor in einer Transformationsphase befindet, die von Elektrofahrzeugen und KI-Technologien angetrieben wird. Angesichts steigender F&E-Kosten und des technologischen Fortschritts ist ein effektives Kostenmanagement von entscheidender Bedeutung. Doch dies zu erreichen und gleichzeitig Innovationen zu fördern, ist für Hersteller eine große Herausforderung.
Yokoy ist hier, um Automobilhersteller dabei zu unterstützen, diese Herausforderungen direkt zu meistern. Unsere KI-gestützte Ausgabenmanagement-Suite bietet maßgeschneiderte Lösungen zur Rationalisierung von Ausgabenmanagementprozessen, zur Identifizierung potenzieller Kosteneinsparungen und zur Optimierung der Kreditorenbuchhaltung.
Durch die Vereinfachung von Procure-to-Pay-Vorgängen, die Stärkung von Compliance-Maßnahmen und die Sicherstellung von Kosteneffizienz durch vollständige Ausgabentransparenz ermöglichen wir Herstellern, die Kostenkontrolle zu behalten und die Effizienz zu steigern.
Wenn Sie unsere Ausgabenmanagement-Suite in der Praxis sehen möchten, können Sie unten eine Demo buchen.
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