Müheloses Spesenmanagement
Optimieren Sie Ihren Spesenprozess, vereinfachen Sie die Spesenabrechnung und beugen Sie Betrug vor, indem Sie auf die KI-gestützte Spesenmanagementlösung von Yokoy setzen.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Setzen Sie die Spesenverwaltung auf Autopilot – inklusive Mehrwertsteuerrückforderungen und Reisekostenabrechnungen.
Eliminieren Sie repetitive Aufgaben
Eliminieren Sie lästige repetitive Aufgaben und automatisieren Sie die gesamte Spesenverwaltung – einschließlich Mehrwertsteuerrückforderungen und Reisekostenabrechnungen.
Optimieren Sie den gesamten Finanzprozess
Beseitigen Sie Papierkram, eliminieren Sie manuelle Dateneingaben und automatisieren Sie repetitive Aufgaben mit Hilfe von künstlicher Intelligenz.
Beschleunigen Sie Rückerstattungen
Fördern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, indem Sie Rückerstattungen durch automatisierte Freigabeprozesse und Transkationsabgleiche beschleunigen.
Modernes und intuitives UX
Yokoy ist auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt, sodass Sie Ausgaben unterwegs einreichen, bearbeiten, genehmigen und erstatten können. Die KI erledigt die Arbeit im Hintergrund, sodass Sie Ihre Ausgaben im Auge behalten, die Kontrolle behalten und auf allen Geräten das gleiche nahtlose Erlebnis genießen können.
Papierloser Spesenprozess, von der Einreichung bis zur Rückerstattung
Optimieren Sie den Spesenprozess, reduzieren Sie menschliche Fehler und entlasten Sie Ihre Mitarbeitenden und Finanzteams durch die Digitalisierung und Automatisierung des Prozesses.
Zentralisierte Spesenabrechnung
Ersparen Sie sich die mühsame Verwaltung mehrerer Firmenkarten und manuelle Transaktionsabgleiche, indem Sie die gesamte Reisekostenverwaltung auf einer Plattform zentralisieren und automatisieren.
On verarbeitet fast 90 % seiner Ausgaben automatisch
„Yokoy hat eine entscheidende Rolle bei der Revolutionierung unseres Spesenmanagements gespielt, da wir ein schnelles globales Wachstum verzeichnen. Der Automatisierungsgrad von fast 90 % ist beeindruckend und ermöglicht es uns, eine große Anzahl von Spesen problemlos zu verwalten.“
Christoph Kühne, Group Finance, On
Umfassende Ausgabenkontrolle
Setzen Sie mühelos Reiserichtlinien durch und gewährleisten Sie mithilfe von Echtzeit-Ausgabenkontrollen, dass Kartenlimits nicht überschritten werden.
Automatisierter Abgleich
Die KI von Yokoy gleicht eingehende Kartenzahlungen automatisch mit Ausgaben ab und erkennt Duplikate in Echtzeit, sodass Sie betrügerische Zahlungen vermeiden und Mitarbeitern doppelte Rückerstattungen gewähren.
Automatisierter Genehmigungsprozess
Senden Sie Spesenbelege automatisch an die richtigen Kostenträger oder Vorgesetzten, mit hierarchischer und schwellenwertbasierter mehrstufiger Eskalation. Yokoy ermöglicht dynamische Genehmigungsworkflows für komplexe T&E-Prozesse.
Vollautomatische Erstattungen
Vereinfachen Sie Ihren Erstattungsprozess, indem Sie die Genehmigung von Ausgaben, die innerhalb bestimmter Ausgabenschwellen liegen, vollständig automatisieren. Wenn Sie Ihre Ausgabenkontrolle verschärfen möchten, können Sie den Workflows jederzeit zusätzliche Genehmigungsschritte hinzufügen.
DO & CO verfolgt Ausgaben in Echtzeit mit Yokoy
„Yokoys integrierte Firmenkreditkartenlösung spielte eine entscheidende Rolle in unserem Entscheidungsprozess. Die nahtlose Datenübertragung optimiert die Kostenverfolgung, minimiert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz erheblich.“
Johannes Echeverria, CFO at DO & CO
Integrierte Compliance
Mit den integrierten Compliance-Funktionen von Yokoy können Sie Ihre Reise- und Spesenrichtlinien mühelos durchsetzen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows und Genehmigungsabläufe, um Spesenabrechnungen automatisch zu genehmigen und Richtlinienverstöße in Echtzeit zu erkennen, um betrügerische Spesenerstattungen zu verhindern.
Automatisierte Audit-Trails
Automatisieren Sie die Erfassung und Speicherung von Belegen und behalten Sie den Überblick über Ihre Spesenabrechnungen und Genehmigungen in einem zentralen Dashboard. Yokoy speichert alle Ihre Belege im digitalen Format für weitere Prüfungen, für einfache Prüfprotokolle und eine schnelle Finanzberichterstattung.
Automatische Verbuchungen in ERP-Systeme
Yokoy synchronisiert automatisch mit den Stammdaten und verbucht alle Transaktionen in das ERP-System. Belege werden für weitere Kontrollen, für einfache Prüfprotokolle, gespeichert.
Schnellerer Monatsabschluss
Vergessen Sie die Suche nach Belegen und den manuellen Abgleich von Ausgaben mit Kartentransaktionen. Yokoy automatisiert Ihr Ausgabenmanagement von Anfang bis Ende für einen schnellen und mühelosen Monatsabschluss.
Was unsere Kunden sagen
Yokoy Expense im Überblick
So funktioniert Yokoy Expense
Machen Sie ein Foto Ihres Belegs direkt in Ihrer Yokoy-App oder laden Sie ihn in Ihre mobile oder Web-App hoch. Alternativ können Sie den Beleg auch als E-Mail-Anhang an Yokoy weiterleiten.
Yokoys OCR liest automatisch alle relevanten Informationen aus dem Beleg und extrahiert sie. Anschließend befüllt die KI den Spesenbericht mit allen relevanten Informationen wie Händler, Land und Währung, Gesamtbetrag, Spesenkategorie und Mehrwertsteuer.
Yokoy überprüft den Spesenbericht auf die Einhaltung relevanter Unternehmensrichtlinien und lokaler Vorschriften. Dabei erkennt es potenziell betrügerische Positionen, Verstöße gegen Richtlinien und fehlende Mehrwertsteuersätze. Unser KI-Modell lernt kontinuierlich dazu und verbessert sich mit jedem verarbeiteten Spesenbericht.
Basierend auf dem Kostenobjekt oder dem jeweiligen Vorgesetzten identifiziert Yokoy automatisch die Genehmigungsschritte. Das Tool bietet anpassbare Freigabeprozesse, die es Ihnen ermöglichen, mehrstufige bedingte Workflows einzurichten.
Die genehmigten Ausgaben werden automatisch in das ERP-System gebucht. Yokoy lässt sich nahtlos mit führenden ERP-Systemen wie SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 und vielen weiteren integrieren.
Yokoy gewährleistet, dass alle verarbeiteten Ausgaben gemäß den gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. So sind Sie für bevorstehende Finanzprüfungen gewappnet.
Zentralisierte Reisekostenverwaltung
Integrieren Sie Yokoy nahtlos mit Ihrem TMC und lassen Sie Yokoy Expense automatisch Tagessätze und Kilometergelder erstatten. Mit der Yokoy Smart Lodge Card können Sie alle Zahlungen für Geschäftsreisen sicher und bequem von einer Karte aus abwickeln.
Wichtigste Funktionen
Lernen Sie unsere automatisierte Spesenlösung kennen.
Länderspezifische Tagesdiäten
Geben Sie automatisch länderspezifische Tagessätze aus, um unterschiedliche Anforderungen verschiedener Standorte zu erfüllen. Yokoy unterstützt dabei spezifische Regelungen wie die 3-Monats-Regel oder die Mitternachtsregel.
Automatisierte Kilometergeld-Erstattungen
Lassen Sie Kilometergelder von der KI berechnen. Mitarbeitende geben den Startpunkt und das Ziel ein – Yokoy erledigt den Rest.
Individualisierbare Freigabeprozesse
Optimieren Sie Ihren Prozess, indem Sie Auto-Freigaben einrichten und benutzerdefinierte Regeln festlegen, die verschiedene Prozessschritte einleiten.
End-to-End Automatisierung
Mit Yokoy automatisieren Sie den gesamten Prozess des Reisekostenmanagements von Anfang bis Ende, sparen wertvolle Zeit und stellen sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
Automatische Erfassung von Mehrwertsteuersätzen
Yokoy erfasst und extrahiert präzise Mehrwertsteuersätze weltweit und vereinfacht Ihnen dadurch die Mwst.-Rückforderungen.
Echtzeit-Reporting
Verfolgen Sie die Mitarbeiterausgaben in Echtzeit und erhalten Sie mit jederzeit eine umfassende Übersicht über Ihre Geschäftsausgaben.
KI-basierte Compliance-Prüfung
Vermeiden Sie übermäßige Ausgaben und Betrug, erkennen Sie Regelverstöße in Echtzeit und setzen Sie die Einhaltung mithilfe automatisierter Überprüfungen durch.
Gewappnet für Finanzprüfungen
Yokoy gewährleistet eine revisionssichere Ablage sämtlicher Spesenabrechnungen und fungiert als zuverlässige Informationsquelle für bevorstehende Finanzprüfungen.
Unterstützung mehrerer Entitäten
Optimieren Sie komplexe AP- und T&E-Prozesse in allen Einheiten und Tochtergesellschaften und standardisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für mehr Effizienz und Kontrolle mit einer zentralen Plattform für das Ausgabenmanagement.
Erstklassiger Service und Support
Erhalten Sie umgehend Antworten auf Ihre Fragen, lösen Sie Probleme mithilfe unserer Experten und erweitern Sie Ihr Wissen durch ausführliche Live- und selbstgeführte Schulungen in der Academy.
Optimieren Sie Ihre Systemlandschaft
Unsere API ermöglicht die nahtlose Integration mit Enterprise-Systemen und damit die End-to-End-Automatisierung über verschiedene Geschäftsbereiche und Standorte hinweg.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
Der Yokoy Effekt
So tragen wir zum Erfolg unserer Kunden und Kundinnen bei.
Häufig gestellte Fragen
Yokoy Expense und Yokoy Invoice können separat erworben werden, Yokoy Pay ist jedoch nur in Kombination mit Yokoy Expense verfügbar. Die Nutzung der kompletten Suite bietet jedoch größere Vorteile, da Sie Ihre Spesen, Rechnungen und Kartenzahlungen auf einer zentralen Plattform verwalten können und durch die Vereinfachung der ERP-Integrationen System- und Datensilos reduzieren können.
Ja, Yokoy lässt sich mit über 50 Lösungen integrieren und automatisiert somit den gesamten Prozess des Ausgabenmanagements. Gleichzeitig ermöglicht es unsere API schnell und einfach maßgeschneiderte Integrationen zu erstellen. Besuchen Sie unsere Integrationsseite für weitere Details.
Ja, unsere Ausgabenmanagementlösung ist für komplexe, globale Multi-Entity-Konfigurationen ausgelegt und lässt sich mit den meisten ERP- und HRM-Tools von Unternehmen wie SAP R3/S4 und Successfactors und anderen integrieren.
Wir arbeiten mit zertifizierten Partnern zusammen, die das Projekt von der Planung über die Implementierung bis hin zum Testen verantworten und Schulungsworkshops für Ihr Team koordinieren. Globale Unternehmenskunden profitieren von einem dedizierten Key Customer Success Manager und haben die Möglichkeit, unsere internen Experten und Expertinnen für Best-Practice-Beratung zu anzufragen.
Der Datenschutz hat bei Yokoy höchste Priorität. Ihre Daten werden sowohl von Ihrem Gerät zu Yokoy als auch in der Cloud mit einer 256-Bit-AES Verschlüsselung verschlüsselt. Unsere Cloud-Daten werden ausschließlich in der EU (Frankfurt, und St. Ghislaine, Belgien) gespeichert. Informationen zur Sicherheit des Google Cloud Data Centers finden Sie hier (https://www.google.com/about/datacenters/data-security/) und zu den von uns befolgten Compliance-Standards finden Sie hier (https://cloud.google.com/security/compliance/offerings). Informationen bezüglich was wir als Yokoy für die Datensicherheit und den Datenschutz tun, finden Sie hier.
Aufgrund der einzigartigen Anforderungen jeder Konfiguration nehmen wir uns während des Verkaufsprozesses die Zeit, Ihre spezifischen Anforderungen sorgfältig zu evaluieren. Basierend darauf erstellen wir Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot, das sicherstellt, dass Sie unsere umfassende Ausgabenmanagement-Suite bestmöglich für sich nutzen. Hier Preis anfragen
Überlassen Sie die Arbeit unserer KI
Erhalten Sie mit KI-gestützter Automatisierung umfassende Transparenz und Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben.