Finanztransformation erfolgreich aufgegleist: Ein reibungsloser Start für Stadler mit Yokoy  

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Rachel Steding

Head of Customer Success, Yokoy

Stadler, der renommierte Schweizer Hersteller von Schienenfahrzeugen, hat es sich zur Aufgabe gemacht, zuverlässige und sichere Züge zu bauen, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind und den Fahrgästen optimalen Komfort bieten. Mit Hauptsitz in Bussnang, Schweiz, ist Stadler an 15 Produktions- und Komponentenstandorten und mit über 80 Servicestandorten weltweit präsent.  

Im Bestreben auf Automatisierung zu setzen, hat Stadler mit Yokoy die Transformation der Finanzabteilung angestoßen. 

Company overview

Bussnang, Schweiz

14’000 Mitarbeiter

19 Entitäten live

12’588 Benutzer

Mobilität

Yokoy Expense, Pay, Lodge Card

Das Problem: Die Bestandslösung hatte ausgedient

Das papierbasierte Spesenmanagement von Stadler war einfach nicht mehr zeitgemäß. Sowohl die Mitarbeiter als auch das Finanzteam waren mit dem bestehenden Prozess unzufrieden, da er nicht effizient und einfach genug war, um die Verwaltung großer Mengen von Ausgaben zu bewältigen. Es war Zeit für ein neues digitales Spesenmanagement-Tool.  

Nach einer Testphase mit einem vielversprechenden Anbieter beschloss die Geschäftsleitung jedoch, die weitere Implementierung aufgrund des negativen Feedbacks der Testnutzer einzustellen. Das Tool wies Defizite in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Kollaborationsmöglichkeiten zwischen einreichenden Mitarbeitern und dem Finanzteam sowie automatisierte Datentransfers auf. 

Die Lösung: So intuitiv, dass selbst Kinder Yokoy bedienen können

Stadler suchte einen neuen Ansatz für das Ausgabenmanagement und berief einen Ausschuss ein, der sich aus Vertretern der Bereiche IT, HR, Finanzen und Produktion zusammensetzte. Das Ziel: Eine umfassende Lösung zur Rationalisierung und Automatisierung der Reisekostenabrechnung zu implementieren, wobei ein reibungsloser Datenfluss zwischen den zahlreichen ERP-Systemen gewährleistet sein muss. Ein komplexes Unterfangen, wenn man bedenkt, dass allein in den Schweizer Niederlassungen von Stadler über fünf verschiedene ERP-Systeme zum Einsatz kommen. 

Nach der Evaluierung von sieben Spesenmanagement-Tools konnte sich Yokoy klar durchsetzen – auch gegenüber den etablierten Konkurrenten auf dem Markt. Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit waren für Kerstin Bejić ausschlaggebend:    

"Wir brauchten ein Tool, das einfach zu bedienen ist und keine Schulung erfordert, also habe ich meinen 8-jährigen Sohn Yokoy ausprobieren lassen. Er konnte es sofort und ohne jegliche Anleitung benutzen"

Neben den benutzerfreundlichen Funktionen stach Yokoy vor allem durch seinen Innovationsgeist und das Interesse an einer engen Partnerschaft aus, die zu einer Erweiterung des Yokoy Pay Moduls, einschließlich der gemeinsamen Entwicklung der Yokoy Lodge Card führte.

Diese ermöglicht es den Mitarbeitern von Stadler, alle Zahlungen für Flüge von einer einzigen hinterlegte Firmenkarte abzuwickeln, was wiederum den Abrechnungsprozess für das Finanzteam erheblich vereinfacht.  

Der Effekt: Höchstgeschwindigkeit im Spesenmanagement durch End-to-End Integrationen

Dank Yokoy Expense läuft das Spesenmanagement von Stadler nun mit der Präzision eines Schweizer Uhrwerks. “Wir erhalten praktisch keine Support-Tickets von Mitarbeitern. Und als Administrator kann ich die wenigen, die eintreffen, in der Regel selbst bearbeiten”, bestätigt Bejić. 

Die Finanzteams von Stadler arbeiten nun 3,5-mal effizienter als zuvor, was spürbare Kosteneinsparungen mit sich bringt.

"Zu Beginn des Projekts arbeiteten wir mit unseren Partnern bei Travelbrain zusammen, um einen Business Case zu erstellen. Wir kamen zu dem Ergebnis, dass Spesenabrechnung Kosten in Höhe von ca. 120 CHF verursacht. Dank Yokoy konnten wir diese Kosten erheblich reduzieren, und zwar auf durchschnittlich etwa 20 CHF pro Spesenabrechnung”

Dies entspricht einer beeindruckenden Kostenersparnis von 83% durch die Automatisierung eines bereits digitalen Prozesses.

3.5x

Effizienzsteigerung im Spesenmanagement

0 %

Kosteneinsparungen durch Automatisierung

Darüber hinaus macht Stadler von den vielfältigen Integrationsmöglichkeiten in Drittanbieter-Software zu nutze. Durch den Einsatz des ERP-Connectors kann Yokoy die Berechnung und Buchung der Lohnsteuer vollständig automatisieren und dabei die 3-Monats-Regel in Deutschland problemlos einbeziehen.

Außerdem hat sich die Zusammenarbeit mit einem Anbieter für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer als finanziell vorteilhaft erwiesen, da die Steuer automatisch von den Ausgaben zurückgefordert wird. Im Rahmen des Projekts haben wir in Erwägung gezogen, die Mehrwertsteuerrückerstattung auf die Länder zu verteilen, in denen unsere Unternehmen nicht registriert sind, und die Mehrwertsteuerrückerstattung dieser Rechnungen übersteigt die Implementierungskosten und die jährlichen Lizenzgebühren von Yokoy. „Es war also nicht schwer, überzeugende Argumente für die Ausweitung der automatischen Mehrwertsteuerrückerstattung auf die gesamte Gruppe zu finden“, fasst Kerstin Bejić zusammen.

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