Von Tradition zur Innovation: Kägi Söhne modernisiert seine Spesenverwaltung

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Yokoy

Kägi Söhne, das Schweizer Unternehmen hinter der Schokoladenwaffel „Kägi fret“, begeistert seit 1934 Menschen auf der ganzen Welt mit seinen hochwertigen Produkten. Dank der starken Ausrichtung auf Qualität und Tradition konnte das Unternehmen seine Position als Marktführer festigen. Gleichzeitig kamen die internen Finanzprozesse zunehmend an ihre Grenzen, um mit den Anforderungen eines modernen Geschäfts Schritt zu halten. Die ineffizienten, manuellen Abläufe überdehnten nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern auch die Produktivität des Unternehmens.

Die Herausforderungen manueller Arbeitsabläufe in einem wachsenden Unternehmen

Mitarbeitende, die von Geschäftsreisen zurückkehrten, reichten Stapel von Belegen ein, die vom Finanzteam mühsam in Excel-Tabellen eingetragen, geprüft und zur Erstattung weiterverarbeitet werden mussten – ein Verfahren, das oft zwei bis vier Wochen oder sogar noch länger dauerte.

„Der gesamte Prozess war langsam, fehleranfällig und für ein modernes Unternehmen einfach nicht mehr tragbar“, erklärt Roger Mock, Leiter Finanzen und Personal bei Kägi Söhne. „Es konnte Wochen, manchmal sogar einen Monat dauern, bis ein Mitarbeiter seine Spesen erstattet bekam. Wir wussten, dass wir hier dringend modernisieren mussten.“ Kägi brauchte eine moderne Lösung, um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen, ohne dabei Kompromisse bei der Genauigkeit und Compliance zu machen.

Spesenmanagement neu gedacht: Effizient, intelligent und maßgeschneidert für KMUs

Kägi Söhne hatte klare Anforderungen. „Wir wollten kein komplexes System, das schwer zu implementieren und zu verwalten ist“, so Herr Mock. „Wir brauchten eine Lösung, die einfach, automatisiert und für KMUs geeignet ist. Yokoy stach als benutzerfreundliche, moderne Lösung mit End-to-End-Automatisierung und hervorragenden Integrationsmöglichkeiten heraus.“

Der Implementierungsprozess, geleitet von Herrn Mock persönlich, wurde innerhalb von nur acht Wochen erfolgreich abgeschlossen. Dank der engen Zusammenarbeit mit dem Yokoy-Team verlief die Umstellung trotz der komplexen ERP-Integration reibungslos.

Heute wird Yokoy auf allen Unternehmensebenen genutzt. Egal ob der CEO international reist oder Auszubildende ein Mittagessen abrechnen – das System bewältigt alle Ausgaben vollautomatisiert und liefert spürbare Ergebnisse. Seit der Einführung von Yokoy konnte Kägi Söhne eine Effizienzsteigerung von 124 % erzielen und die Produktivität auf das 2,24-fache steigern.

Effizientere Prozesse und zufriedene Mitarbeitende

Einer der größten Vorteile von Yokoy liegt in den KI-gestützten Funktionen. Belege werden automatisch ausgelesen, kategorisiert und zur Freigabe weitergeleitet. Dies reduziert die Arbeitsbelastung der Finanzabteilung erheblich und minimiert Fehler. „Das System spart uns enorm viel Zeit“, berichtet Herr Mock. „Die KI liest Belege aus, schlägt Kategorien vor und wir müssen kaum eingreifen. Besonders für unsere internationalen Mitarbeitenden ist das System unverzichtbar, da Yokoy Belege in jeder Sprache verarbeiten kann – von Arabisch bis Chinesisch. Das hat vieles verändert.“

Seit der Implementierung von Yokoy im Jahr 2020 hat Kägi Söhne deutliche Effizienzsteigerungen erzielt. Prozesse, die früher mehrere Wochen in Anspruch nahmen, können jetzt innerhalb von Tagen abgeschlossen werden, wodurch wertvolle Ressourcen freigesetzt werden. Die schnellere Abwicklung von Rückerstattungen hat nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert, sondern dem Team auch den Raum gegeben, sich auf wichtigere strategische Aufgaben zu konzentrieren.

„Yokoy hat unsere Spesenverwaltung komplett verändert“, fasst Roger Mock zusammen. „Es ist effizient, präzise und eine echte Erleichterung für alle Beteiligten.“

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