Moderne Reisekosten-Software für Unternehmen: Nützliche Tipps für CFOs und Finanzteams
- Last updated: Mai 6, 2024
- Business payments, Travel and expense management
Mit Unternehmen wie On, die einen herausragenden Automatisierungsgrad von 90 Prozent erreichen, und Bühler, die eine beachtliche 4,7-fache Kapitalrendite (ROI) verzeichnen, ist klar, dass moderne Lösungen für die Bezahlung von Geschäftsreisen einen erheblichen Einfluss auf das finanzielle Situation eines Unternehmens haben. Diese Ergebnisse unterstreichen, wie wichtig Lösungen für die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und der finanziellen Ergebnisse sind.
Durch die Automatisierung von Reisekostenabrechnungen und die Einrichtung wirksamer Kontrollen können Unternehmen die Kosten senken, die durch die manuelle Bearbeitung von Reisekosten, verspätete Rückerstattungen und Compliance-Probleme entstehen. Eine hohe Kapitalrendite zeigt, dass sich die Investition in diese Lösungen durch Effizienzsteigerung und Kostensenkung schnell auszahlt.
Neben Zeit- und Kosteneinsparungen spielt die Automatisierung eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Compliance. Die automatisierte Nachverfolgung von Ausgaben, die Erstellung von Berichten und Freigabeprozesse tragen dazu bei, dass die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Standards entsprechen. Dieser vorausschauende Ansatz zur Einhaltung von Vorschriften trägt dazu bei, Risiken und potenzielle finanzielle Herausforderungen zu minimieren. Dieser Artikel beleuchtet, wie Sie die perfekte Lösung finden, um sichere Zahlungsoptionen für alle anfallenden Geschäftsreisen einzurichten und zusammenzuführen.
Wie sieht eine leistungsstarke Reisekostenmanagement-Software aus?
Bei der Suche nach einer sinnvollen Lösung sollten Sie auf verschiedene Merkmale achten. Hier ist ein Überblick darüber, was wir für wichtig halten:
- Firmenkarten für einfache Zahlungen
- Volle Kontrolle über Ausgabenlimits
- Hohe Sicherheitsstandards
- Benutzerdefinierte Freigabeprozesse
- Berichte in Echtzeit
- Integration in Spesenmanagementlösung für einen ganzheitlichen Überblick und Datensynchronisation
- KI-basierte Automatisierung
Lassen Sie uns näher erläutern, warum diese Funktionen so wichtig sind: Eine durchdachte Lösung für die Bezahlung von Geschäftsreisen wird oft mit Firmenkarten (einschließlich virtueller Karten) geliefert, die speziell für Geschäftsausgaben entwickelt wurden. Diese Karten vereinfachen die Zahlungen auf Geschäftsreisen und machen es den Mitarbeitenden leicht, Kosten wie Hotelübernachtungen, Mahlzeiten und Transport zu regulieren, ohne ihre persönlichen Finanzen zu strapazieren.
Ein wesentlicher Aspekt einer soliden Zahlungslösung für Geschäftsreisen ist die Möglichkeit, genaue Ausgabenlimits für physische und virtuelle Zahlungen festzulegen. Unternehmen können Ausgabengrenzen für einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen festlegen und sogar bestimmen, welche Geschäftspartner in Anspruch genommen werden können.
Eine zuverlässige Zahlungslösung enthält gleichzeitig robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Betrug und nicht autorisierten Ausgaben. Dazu können zusätzliche Sicherheitssysteme, die Verschlüsselung von Kartendaten und eine kontinuierliche Betrugsüberwachung gehören. Solche Maßnahmen bieten sowohl den Arbeitnehmenden als auch den Arbeitgebern die Gewissheit, dass alle Transaktionen sicher und geschützt sind.
Anpassbare Freigabeworkflows ermöglichen es Unternehmen, präzise Abläufe für die Genehmigung von Ausgaben einzurichten. Diese Workflows können an die Hierarchie und Genehmigungskette eines Unternehmens angepasst werden. So können beispielsweise größere Ausgaben mehrere Freigaben erfordern, während kleinere Ausgaben automatisch genehmigt werden können. Durch diese Anpassung wird sichergestellt, dass Ausgaben auf dem richtigen Niveau geprüft werden, um die Ausgabenkontrolle und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Sofortige Berichtsfunktionen sind wichtig, um die Ausgaben in Echtzeit im Auge zu behalten und den Finanzteams und Managern die Möglichkeit zu geben, Ausgaben sofort zu verfolgen. Dieser zeitnahe Einblick unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung, die schnelle Identifizierung von Anomalien und die sofortige Anpassung von Budgets oder Ausgabenlimits.
Die nahtlose Integration in eine Spesenmanagement-Plattform bietet eine einheitliche Sicht auf alle Geschäftsausgaben, nicht nur auf die reisebezogenen. Diese Integration sorgt für einen reibungslosen Datenfluss zwischen dem Zahlungssystem und dem Spesenmanagement-Tool. Das Ergebnis ist eine konsolidierte Ansicht der Ausgaben, die für mehr Klarheit, Präzision und Effizienz im Finanzmanagement sorgt.
Hochentwickelte KI kann Routineaufgaben wie die Kategorisierung von Ausgaben, das Scannen von Belegen und die Eingabe von Daten übernehmen. Durch diese Automatisierung werden manuelle Aufgaben reduziert, Fehler verringert und der Prozess der Ausgabengenehmigung und -berichterstattung beschleunigt. Darüber hinaus kann KI Einblicke und Vorschläge auf der Grundlage von Ausgabenverhalten und -trends bieten und Unternehmen dabei helfen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
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Warum brauchen Unternehmen eine Reisekostenmanagement-Software?
Kurz gesagt: Eine sinnvolle Lösung für die Bezahlung von Geschäftsreisen unterstützt heutzutage die Automatisierung, gibt Ihnen mehr Kontrolle und erhöht die Effizienz. Sie erleichtert den Umgang mit Ausgaben, ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf Geschäftsreisen zu konzentrieren, und hilft Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen. Da sich Unternehmen immer mehr Prozesse digitalisieren, ist die Automatisierung der Reisekostenabrechnung nicht nur nützlich, sondern unerlässlich. Die Systeme machen Zahlungen und Spesenabrechnungen reibungsloser und weniger fehleranfällig und reduzieren darüber hinaus die manuelle Arbeit.
Ihr Unternehmen kann:
- Ausgabenlimits festlegen
- auswählen, welche Arten von Händlern oder Dienstleistern genutzt werden können, und andere Kontrollmechanismen anwenden
- unterschiedliche Mehrwertsteuersätze verfolgen und dokumentieren, um sie korrekt zurückzufordern
- Spesenabrechnungen für Mitarbeiter und das Finanzteam vereinfachen
Einige Reisekosten, wie Flüge oder Hotels, die über eine Unternehmensplattform gebucht werden, können in Form von Rechnungen und nicht nur als Erstattungen eingereicht werden. Das Zahlungssystem kann diese Rechnungen reibungslos verwalten und dafür sorgen, dass die Anbieter pünktlich bezahlt und die Mitarbeitenden schnell entschädigt werden.
Insgesamt spart der Einsatz einer Zahlungslösung für Geschäftsreisen sowohl Zeit als auch Geld. Durch automatische Abläufe, die Vermeidung von Fehlern und die Rückforderung der Mehrwertsteuer können Unternehmen ihre Reisekosten erheblich senken. Da alles automatisch synchronisiert wird und weniger manuelle Eingaben erforderlich sind, ist die Gefahr von Fehlern in der Reisekostenabrechnung geringer. Das bedeutet, dass die Finanzunterlagen des Unternehmens jederzeit korrekt sind und weniger Fehler behoben werden müssen.
Yokoy treibt finanzielle Innovation voran
Yokoy genießt das Vertrauen von Unternehmen auf der ganzen Welt. Der hohe Automatisierungsgrad von On beispielsweise ist ein Beweis für den Wert der Integration moderner Zahlungslösungen in die Geschäftsprozesse. Das Unternehmen nutzt die Automatisierungslösung von Yokoy, um sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, damit sich die Mitarbeitenden auf wichtigere, strategische Aufgaben konzentrieren können. Die Straffung der Arbeitsabläufe spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler und sorgt für eine genaue und zuverlässige Ausgabenverwaltung.
On verarbeitet fast 90 % seiner Ausgaben automatisch
„Yokoy hat eine entscheidende Rolle bei der Revolutionierung unseres Spesenmanagements gespielt, da wir ein schnelles globales Wachstum verzeichnen. Der Automatisierungsgrad von fast 90 % ist beeindruckend und ermöglicht es uns, eine große Anzahl von Spesen problemlos zu verwalten.“
Christoph Kühne, Group Finance, On
4.7x ROI mit Yokoy
Die Bühler Group hat sich für die Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy entschieden, weil sie sich schnell an die wachsenden Anforderungen und die globale Reichweite des Unternehmens anpassen lässt. Sie ist nicht nur benutzerfreundlich in der Erstimplementierung, sondern bietet auch eine einfache Skalierbarkeit für zusätzliche Einheiten. Die Suite von Yokoy nutzt künstliche Intelligenz und OCR-Technologie, um Spesenbelege unabhängig von Sprach- oder Währungsunterschieden genau zu interpretieren und zu validieren.
Die flexible API der Suite gewährleistet eine nahtlose Integration in die ERP-Lösungen von Bühler. Einen Schlüsselfaktor im Entscheidungsprozess bildete die Kompatibilität der Suite für den Einsatz in China.
Auf der Suche nach einer erstklassigen Lösung für das Ausgabenmanagement hatte BAWAG klare Anforderungen, an denen sich die Suche orientierte. Nach einer gründlichen Evaluierung entschied man sich für die KI-gesteuerte Lösung von Yokoy. Diese Entscheidung versprach nicht nur Automatisierung, sondern ebenso einen reibungsloseren, effizienten Finanz-Workflow für BAWAG.
Während Software-Implementierungen oft entmutigend sein können, erlebte das BAWAG-Team die Unterstützung von Yokoy als außergewöhnlich hilfreich. Das Team bemühte sich, alle Beteiligten während der gesamten Implementierungsphase auf dem Laufenden zu halten, zu engagieren und gut zu unterstützen.
“Yokoy zeichnet sich als visionäres Unternehmen aus, das eine wirklich einzigartige Lösung anbietet. Ihr Kundenerfolgsteam hat eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung unserer Ausgabenmanagementprozesse gespielt.”
Yokoy ist Ihre KI-gesteuerte Zero-Touch-Lösung für die Bezahlung von Geschäftsreisen
Yokoy ist die Lösung für Ihr Spesenmanagement – sie vereinfacht, automatisiert und steigert die Effizienz Ihres Reisekostenmanagements. Mit unseren drei Produkten Yokoy Pay, Yokoy Expense und Yokoy Invoice sparen Sie Geld, schonen Ihre personellen Ressourcen und erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Noch nie war es so einfach, die Finanzen für Geschäftsreisen zu verwalten.
Yokoy Pay
Yokoy Pay bietet Funktionen, die die Nachverfolgung, Genehmigung und Erstattung von Ausgaben zum Kinderspiel machen – einschließlich physischer Karten oder der Bereitstellung einer kontaktlosen virtuellen Kartennummer für jedes Teammitglied. Auf diese Weise können Mitarbeitende mühelos Zahlungen von unterwegs abwickeln und sind nicht mehr auf manuelle Prozesse zur Verwaltung von Quittungen und Rechnungen angewiesen. Durch die Automatisierungsfunktionen gewährleistet Yokoy Pay prompte Rückerstattungen und bietet Echtzeit-Einblicke in Reiseausgaben, die mit Kreditkarten (Mastercard, Visa, American Express) und anderen Zahlungsmethoden getätigt wurden.
Yokoy Expense
Yokoy Expense ist eine umfassende Spesenmanagement-Lösung, die die Komplexität des Risikomanagements vereinfacht. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es Mitarbeitenden, Ausgaben für Flüge, Hotels oder Mahlzeiten einfach zu erfassen. Ausgestattet mit Funktionen wie automatischem Scannen von Belegen, Kategorisierung und optimierte Freigabeprozesse, reduziert Yokoy Expense die Fehlerwahrscheinlichkeit und beschleunigt die Spesenabrechnung. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit für die Mitarbeitenden, sondern gewährleistet auch eine sorgfältige und rechtskonforme Abwicklung der Geschäftsreisekosten für Finanzteams.
Yokoy Invoice
Yokoy Invoice ist ein robustes Tool zur Vereinfachung der Rechnungsstellung bei Geschäftsreisen. Es automatisiert den Prozess der Rechnungserstellung, -einreichung und -genehmigung und reduziert so die manuelle Dateneingabe und die administrativen Aufgaben, die mit der Reisebuchung einhergehen. Yokoy Invoice unterstützt mehrere Währungen und Steuerstrukturen und erleichtert die reibungslose Verwaltung internationaler Finanztransaktionen. Dank der Funktionen zur Echtzeit-Nachverfolgung und Benachrichtigung können Unternehmen pünktliche Zahlungen garantieren und gleichzeitig die Transparenz des Cashflows und die Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens sicherstellen.
White paper
Die Zukunft des Reisekostenmanagements
Nach massiven Einbrüchen durch die Pandemie erholen sich Geschäftsreisen endlich wieder. Makroökonomische Herausforderungen verlangsamen jedoch den Aufholeffekt und zwingen Finanz- und Travel Manager, Kosten zu senken, indem sie Geschäftsreisen einschränken.
Wie also ziehen einige Unternehmen mehr Wert aus Geschäftsreisen als andere?
Die nächsten Schritte
Mit den dargestellten Funktionen von Yokoy können Sie die Bezahlung Ihrer Geschäftsreisen sofort umgestalten – warum also nicht Zeit sparen, Fehler reduzieren und es den Teammitgliedern ermöglichen, sich auf die wichtigen Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren?
Beginnen Sie damit, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an die Bezahlung von Geschäftsreisen zu ermitteln. Dazu können Ziele wie Kostensenkungen, die Verbesserung von Compliance-Maßnahmen oder die Rationalisierung des Erstattungsprozesses gehören. Setzen Sie sich klare Ziele, was Sie mit dem neuen System erreichen wollen.
Als Nächstes sollten Sie verschiedene auf dem Markt erhältliche Reisezahlungslösungen untersuchen und bewerten. Achten Sie dabei auf Faktoren wie die Integrierbarkeit in Ihre bestehenden Systeme, die Benutzerfreundlichkeit, den Umfang des angebotenen Kundensupports und die Skalierbarkeit der Lösungen. Holen Sie sich Feedback von Unternehmen ähnlicher Größe in Ihrer Branche ein, um Einblicke in deren Erfahrungen zu erhalten und Empfehlungen zu sammeln.
Sobald Sie genügend Informationen gesammelt haben, können Sie sich für eine Lösung entscheiden. Treffen Sie Ihre Wahl anhand der Produktmerkmale, des Preis-Leistungs-Verhältnisses und der Qualität des Kundensupports. Entscheidend ist, dass die von Ihnen gewählte Lösung nicht nur Ihre aktuellen Geschäftsanforderungen erfüllt, sondern auch in der Lage ist, sich an zukünftige Anforderungen anzupassen.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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