Wie Unternehmen jeder Größe von Firmenkarten profitieren: Vereinfachen Sie die Spesenmanagement

Francesca Burkhardt
Francesca Burkhardt

Product Marketing

Unternehmen jeder Größe nutzen Firmenkarten, um das Ausgabenmanagement zu optimieren, Ausgaben durch Mitarbeiter besser kontrollieren zu können und Rückerstattungen nach Geschäftsreisen zu vereinfachen. Dies führt zu finanzieller Transparenz und optimiertem Kostenmanagement.

Firmenkarten bieten außerdem Zugang zu wertvollen Prämien und Zusatzleistungen und sind damit ein strategisches Instrument für Unternehmen, um die Rentabilität zu steigern. 

Doch obwohl die meisten Firmenkartenprogramme Cashback auf Transaktionen anbieten, sind diese Einsparungen nicht der Hauptgrund für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mit Geschäftskreditkarten oder Debitkarten ausstatten.

Stattdessen erkennen Unternehmen zunehmend die Bedeutung von Firmenkarten, die in Kostenmanagement-Tools integriert sind und den Fokus auf die gesteigerte Transparenz und Kontrolle über alle Geschäftsausgaben bieten.

Solche Tools helfen Geschäftsinhabern und Finanzteams, tiefer in ihre Muster der geschäftlichen Ausgaben einzutauchen und Opitmierungspotentiale zu erkennen.  Eine Notwendigkeit im heutigen Wirtschaftsklima.

Werfen wir also einen Blick auf die Hauptvorteile der Verwendung von Firmenkarten für die Reisekostenabrechnung und auf die Unterschiede zwischen herkömmlichen Karten und den Yokoy Smart Corporate Cards.

Table of Contents

Wozu brauchen Unternehmen Firmenkarten?

Insgesamt bewältigen Firmenzahlungskarten Herausforderungen wie:

Optimiertes Ausgabenmanagement

Ein wirksames Ausgabenmanagement ist ein grundlegender Aspekt für die Erhaltung der finanziellen Stabilität und die Maximierung der Rentabilität von Unternehmen. Da Unternehmen bestrebt sind, ihre Abläufe zu optimieren, wird die Notwendigkeit einer effizienten Verfolgung und Kontrolle der Mitarbeiterausgaben immer wichtiger.

In diesem Zusammenhang haben sich Corporate Cards zu einem unverzichtbaren Instrument entwickelt. Durch einen zentralisierten und rationalisierten Ansatz für das Ausgabenmanagement bieten Firmenkarten volle Transparenz über die Geschäftsausgaben und erleichtern so die Kontrolle der Geschäftsausgaben.

Einhaltung der Compliance- Richtlinien

Mit Firmenkarten können Unternehmen individuelle Limits  für Mitarbeiter, Abteilungen oder Ausgabenzwecke festlegen. So wird das Risiko von Ausgabenanomalien minimiert und unnötige Kosten vermieden. 

Indem sie Entscheidungsträgern die Möglichkeit geben, Ausgaben in Echtzeit zu überwachen, ermöglichen sie zudem eine sofortige Eingriff seitens der Finanzabteilung, sollten besondere Auffälligkeiten im Zahlungsverkehr sichtbar werden. Entsprechende Firmenkarten können dann vom Administrator sofort gesperrt werden. 

"Uns hat die Yokoy-Karte bei der Wahl einer Firmenkarte insofern überzeugt, da wir dank des Null-Gebührenmodells nicht nur auf Kostenseite in den Genuss der idealen Lösung kommen, sondern sie uns gleichzeitig auch ermöglicht, einen großen manuellen Verwaltungsaufwand zu vermeiden sowie unser Ausgabenmanagement wesentlich übersichtlicher und effizienter zu gestalten."

Umgang mit Auslagen

Denken Sie einen Moment über Ihre eigenen Prozesse der Spesenabrechnung nach. Verlassen Sie sich darauf, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen ihre Rechnungen und Quittungen per E-Mail schicken und dann Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen eigenständig korrigieren? Diese Schritte kosten wertvolle Zeit und verursachen zusätzliche Kosten für die Finanzabteilung. 

Durch die Verwendung von Firmenkarten und die Implementierung strenger Ausgabenkontrollen können diese umständlichen Prozesse optimiert werden, wodurch unnötige Kosten vermieden werden und die Transparenz und Kontrolle über Kartenausgaben verbessert wird.

Vereinfachte Rückerstattungen von Spesen

Bei herkömmlichen Verfahren zur Kostenerstattung nutzen Mitarbeiter häufig private Kreditkarten zur Deckung von Geschäftsausgaben und stellen später Erstattungsanträge.

 

Mit Firmenkarten entfällt dieser Aufwand, da Mitarbeiter ihre Ausgaben vom Geschäftskonto des Unternehmen bezahlen. Das verbessert nicht nur den Cashflow der Firma, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie bei Dienstreisen dem Unternehmen kein Geld mehr vorstrecken müssen. 

Verpasste Sparmöglichkeiten

Im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld benötigen Unternehmen Echtzeit-Einblicke in ihre Ausgaben mit nur einem Klick, anstatt bis zum Monatsende zu warten. Der Zugriff auf diese Erkenntnisse gewährleistet optimale Geldeinsparungen und verhindert verschwenderische Ausgaben, wie z. B. Doppelausgaben.

Arten von Firmenkarten

Firmen-Debitkarten

Die Debitkarte ist das beliebteste Zahlungsmittel im privaten Bereich. Der Unterschied zur Kreditkarte liegt in der Art der Abbuchung: Während die Debitkarte die Buchungen direkt vom Bankkonto abbucht und das Konto zeitnah belastet, erfolgt die Abbuchung bei der Kreditkarte in regelmäßigen Abständen, beispielsweise einmal im Monat.

Debitkarten sind für Firmenkarten nur bedingt geeignet, da die klassischen Debitkarten selten für Online-Zahlungen verwendet werden, die für Flüge oder ein Software-Abo benötigt werden. Andererseits ist das Betrugsrisiko sehr gering, da der Verfügungsrahmen vorab genehmigt wird und Transaktionen in Echtzeit verfolgt werden können.

Firmenkreditkarten

Die Geschäftskreditkarte ist weithin bekannt und besonders praktisch. Mitarbeiter können mit ihr jegliche Ausgaben vor Ort als auch online tätigen. Sie werden auch häufig zur Bestätigung von Reservierungen verwendet. Allerdings bergen sie ein höheres Betrugsrisiko als Debit- oder Prepaid-Kreditkarten, nicht nur durch Dritte, sondern auch durch die eigenen Mitarbeiter.

Ein weiterer Minuspunkt ist die monatliche Abrechnung, die zeitliche Verzögerung macht die Rückforderung privater Ausgaben kostspielig und umständlich.

Prepaid-Karten

Mit Prepaid-Karten können alle Zahlungen genauso abgewickelt werden wie mit einer Kreditkarte. Darüber hinaus können Unternehmen präzise Kartenlimits festlegen und so das Betrugsrisiko massiv begrenzen.

Wenn eine Karte mit einer vollautomatischen Spend-Management-Lösung verknüpft ist, können Transaktionen sogar in Echtzeit eingesehen werden. Dann wird die Abrechnung zum Kinderspiel. Die Prepaid-Karte ist daher besonders für große Unternehmen die beste Alternative zu Debit- und Kreditkarten.

Virtuelle Karten

Immer mehr Unternehmen greifen für geschäftliche Zahlungen auf virtuelle Karten (auch Einweg- oder manchmal auch Wegwerfkarten genannt) zurück. Für Zahlungen im Internet ist dies eine sichere und praktische Alternative. Für die Zahlung werden dann einfach die relevanten Kartendaten angezeigt, ohne dass eine physische Karte ausgestellt werden muss.

 

Unternehmen können virtuelle Karten entweder für bestimmte Zahlungen nutzen oder bestimmte Personen zur Nutzung ermächtigen. In beiden Fällen kann das Unternehmen über Einschränkungen entscheiden, etwa über die Gültigkeitsdauer, die Ausgabegrenze oder den Ort und Zeitraum der Nutzung.

 

Mit den virtuellen Yokoy Smart Corporate Cards können Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter in Sekundenschnelle mit einem Zahlungsmittel ausstatten, während Sie die volle Kontrolle über die Unternehmensausgaben behalten und dank des automatischen Transaktionsabgleichs wertvolle Zeit sparen.

Intelligente Firmenkarten

Intelligent bezahlen

Mit den intelligenten Firmenkarten von Yokoy vereinfachen Sie Ihre Kartenadministration und behalten in Echtzeit den Überblick sowie die volle Kontrolle über Geschäftsausgaben weltweit.

Nachteile herkömmlicher Firmenkarten

Herkömmliche Firmenkarten weisen mehrere erhebliche Nachteile auf, die ihre Effizienz und Effektivität beeinträchtigen. Diese Nachteile sind auf veraltete Prozesse und Einschränkungen zurückzuführen, die einen reibungslosen Betrieb und ein reibungsloses Finanzmanagement behindern.

 

Hier sind die Hauptnachteile herkömmlicher Firmenkarten:

Papierbasierte Prozesse

Bestellung, Verwaltung und Ausgabenverwaltung für herkömmliche Firmenkarten basieren oft auf umständlichen papierbasierten Prozessen. Von der Beantragung einer Karte für einen neuen Mitarbeiter bis hin zum Abgleich von Ausgaben sind diese manuellen Verfahren zeitaufwändig und fehleranfällig.

 

Die Notwendigkeit unterzeichneter Briefe, Papierabrechnungen und des Imports von Textdateien erhöht die Komplexität unnötig und verlangsamt den gesamten Arbeitsablauf.

Eingeschränkte Transaktionstransparenz

Bei herkömmlichen Firmenkarten kann es schwierig sein, einen genauen und aktuellen Überblick über die Transaktionen zu erhalten. Unternehmen erhalten in der Regel eine monatliche Rechnung oder einen Kontoauszug, in dem die Zahlungen und Transaktionen pro Karte aufgeführt sind.

 

Allerdings sind diese Informationen möglicherweise nicht leicht zugänglich oder leicht verständlich. Es erfordert zusätzlichen Aufwand, die Ausgaben mit den Kreditkartentransaktionen abzugleichen, was zu Verzögerungen, Fehlern und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Abstimmung der Ausgaben führen kann.

 

Daher mangelt es Unternehmen in einem herkömmlichen System an Möglichkeiten zur Kostenverfolgung in Echtzeit.

Zentral abgerechnete vs. dezentral abgerechnete Systeme

Herkömmliche Firmenkarten bieten zwei Abrechnungsarten: zentral abgerechnet und dezentral abgerechnet. Bei einem zentral abgerechneten System erhält das Unternehmen die Rechnung/den Kontoauszug und ist für die vollständige Bezahlung verantwortlich.

 

Bei einer dezentralen Abrechnung erhält der Karteninhaber die Abrechnung und muss die Rechnung bezahlen. Dieser Aufbau erhöht die Komplexität bei der Verwaltung der Unternehmensausgaben und kann zu Verwirrung darüber führen, wer für die Abrechnung der Gebühren verantwortlich ist.

Manueller Verwaltungsaufwand

Kartenadministratoren greifen oft auf veraltete Methoden wie Excel-Tabellen zurück, um Mitarbeiterkartenzuweisungen, Limits und Ablaufdaten zu verfolgen.

 

Dieser manuelle Verwaltungsaufwand ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Es kann schwierig sein, eine genaue und aktuelle Aufzeichnung der Kartendetails zu führen, was zu Ineffizienzen und Schwierigkeiten bei der effektiven Verwaltung des Firmenkartenprogramms führt.

Mangel an Lösungen für virtuelle Karten

Bei herkömmlichen Firmenkarten handelt es sich in erster Linie um physische Karten, was zu Verzögerungen beim Erhalt der Karte per Post führt. Darüber hinaus mangelt es häufig an sofortigen Lösungen für virtuelle Karten, insbesondere wenn physische Karten nicht erforderlich sind, beispielsweise für Online-Einkäufe oder digitale Dienste.

 

Diese Einschränkung beeinträchtigt die Flexibilität und den Komfort, die moderne Unternehmen benötigen, insbesondere im digitalen Zeitalter.

Eingeschränkte Integration mobiler Apps

Mobile Apps, die eine Ausgabenverfolgung in Echtzeit und mobile Zahlungsoptionen wie Apple Pay oder Google Pay bieten, fehlen möglicherweise für herkömmliche Firmenkarten.

 

Dies schränkt die Möglichkeiten der Mitarbeiter ein, ihre Ausgaben unterwegs zu verfolgen und bequem über ihre Mobilgeräte zu bezahlen, was zu Unannehmlichkeiten und möglichen Verzögerungen bei Finanzprozessen führt.

Jahresgebühren

Bei herkömmlichen Firmenkarten fallen häufig Jahresgebühren an, was eine zusätzliche finanzielle Belastung für Unternehmen darstellt. Diese Gebühren können Unternehmen davon abhalten, ihren Mitarbeitern Karten zur Verfügung zu stellen, insbesondere wenn die Vorteile und der Komfort der Karten die damit verbundenen Kosten nicht überwiegen.

Angesichts dieser Nachteile suchen Unternehmen zunehmend nach Alternativen, die eine verbesserte Transaktionstransparenz, einen geringeren Verwaltungsaufwand, sofortige Optionen für virtuelle Karten, eine nahtlose Integration mobiler Apps und eine kostengünstige Verwaltung bieten und letztendlich effizientere und effektivere Firmenkartenprogramme ermöglichen.

Aus diesem Grund haben wir die Smart-Firmenkarten als Teil des Yokoy Pay-Angebots entwickelt.

Die Yokoy-Alternative: Intelligente Firmenkarten

Bei Yokoy stellen wir uns diesen Herausforderungen und bringen mit unseren Smart Corporate Cards Innovationen in den Geschäftszahlungsbereich.

Mit den Firmenkarten von Yokoy können Unternehmen ihre Kartenprogramme rationalisieren, das Ausgabenmanagement verbessern und das allgemeine Benutzererlebnis sowohl für Administratoren als auch für Karteninhaber verbessern, indem sie vollständige Transparenz und Ausgabenkontrolle bei maximaler Flexibilität bieten.

Durch die direkte Anbindung an Tools zur Ausgabenverwaltung können unsere intelligenten Unternehmenskarten die Anforderungen moderner Unternehmen und ihrer Mitarbeiter besser erfüllen als ihre herkömmlichen Gegenstücke, sei es in Form einer Kreditkarte, Debitkarte oder Prepaid-Karte.

 

Warum?

 

  • Integrierte Compliance: Sie entscheiden, wofür Ihre Mitarbeiter Geld ausgeben, und stellen so die Einhaltung unternehmensinterner und behördlicher Richtlinien sicher.

  • Automatisierter Abgleich: Kartentransaktionen werden automatisch in Yokoy eingespeist und mit Belegen abgeglichen, was den Arbeitsaufwand reduziert.

  • Volle Liquiditätskontrolle: Legen Sie individuelle Ausgabenlimits bis auf Mitarbeiterebene fest und verteilen Sie Geld genau dort, wo es benötigt wird.

  • Detaillierte Übersicht über Kartentransaktionen: Mit dem Yokoy-Karten-Dashboard haben Sie in Echtzeit die vollständige Kontrolle über alle Karten und Transaktionen.

  • Flexibilität: Yokoy macht die Kartenverwaltung zum Kinderspiel. Virtuelle Karten können schnell und prozessorientiert erstellt werden.

Die virtuellen Firmenkarten und physischen Karten sind ein zentraler Bestandteil unseres Angebots und schaffen umfassende Ausgabentransparenz in Unternehmen. Jede Smartcard ist direkt in Yokoy integriert, sodass Sie in Echtzeit einen Überblick über alle Ihre Ausgaben haben und jede Transaktion automatisch mit den entsprechenden Belegen abgleichen.

Es fallen keine Karten- oder Fremdwährungsgebühren und keine Wechselkurszuschläge an. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von Cashback bei jeder Transaktion.

 

Wenn Sie unsere Firmenkarten in Aktion sehen möchten, können Sie unten eine Demo buchen.

Intelligente Firmenkarten

Intelligent bezahlen

Mit den intelligenten Firmenkarten von Yokoy vereinfachen Sie Ihre Kartenadministration und behalten in Echtzeit den Überblick sowie die volle Kontrolle über Geschäftsausgaben weltweit.

Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement

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