Hoe bedrijfskaarten bedrijven van elke omvang ten goede komen: vereenvoudig het onkostenbeheer
- Last updated: juni 3, 2023
- Corporate cards
Product Marketing
Bedrijven van elke omvang gebruiken bedrijfskaarten om onkostenbeheer te stroomlijnen, de controle over personeelsuitgaven te verbeteren en terugbetalingsprocessen te vereenvoudigen, waardoor uiteindelijk de financiële zichtbaarheid wordt verbeterd en het kostenbeheer wordt geoptimaliseerd.
Bedrijfskaarten bieden ook toegang tot waardevolle beloningen en voordelen, waardoor ze een strategisch hulpmiddel zijn voor bedrijven om hun winstgevendheid te maximaliseren.
Maar hoewel de meeste zakelijke kaartprogramma’s cashback op transacties bieden, zijn deze besparingen niet de belangrijkste drijfveer voor bedrijven die ervoor kiezen hun werknemers uit te rusten met zakelijke creditcards of betaalpassen.
In plaats daarvan beginnen bedrijven de waarde in te zien van tools voor onkostenbeheer, waaronder bedrijfskaarten, voor het verbeteren van de transparantie en controle over hun zakelijke uitgaven.
Dergelijke tools helpen bedrijfseigenaren en financiële teams om dieper in hun uitgavenpatroon te duiken, een cruciale behoefte in het huidige economische klimaat waarin onkostenbeheer niet alleen een luxe maar een noodzaak is.
Laten we dus eens kijken naar de belangrijkste voordelen van het gebruik van zakelijke betaalkaarten voor onkostenbeheer, en naar de verschillen tussen traditionele kaarten en de Yokoy Smart-bedrijfskaarten.
Waarom hebben bedrijven bedrijfskaarten nodig?
Over het algemeen pakken zakelijke betaalkaarten uitdagingen aan zoals:
Het stroomlijnen van kostenbeheer
Effectief kostenbeheer is een fundamenteel aspect van het handhaven van financiële stabiliteit en het maximaliseren van de winstgevendheid voor bedrijven. Aangezien bedrijven ernaar streven hun activiteiten te optimaliseren, wordt de behoefte aan efficiënte tracking en controle van personeelsuitgaven steeds belangrijker.
In deze context zijn bedrijfskaarten naar voren gekomen als een onmisbaar hulpmiddel. Door een gecentraliseerde en gestroomlijnde benadering van onkostenbeheer te bieden, bieden bedrijfskaarten volledige transparantie over zakelijke uitgaven, waardoor het gemakkelijker wordt om zakelijke uitgaven te beheersen.
Verbeterde controle en toezicht
Met bedrijfskaarten kunnen bedrijven bestedingslimieten instellen en specificeren waar en hoe geld kan worden gebruikt. Dit niveau van controle zorgt ervoor dat het onkostenbeleid wordt nageleefd en minimaliseert het risico van ongeoorloofde of onnodige uitgaven.
Door besluitvormers de mogelijkheid te bieden om uitgaven in realtime te controleren, geven bedrijfskaarten bedrijven meer financiële controle en strategische planningsmogelijkheden.
"We kozen voor de Yokoy-kaart als onze bedrijfskaart omdat we dankzij het zero-fee-model niet alleen genieten van de ideale oplossing aan de kostenkant, maar ons tegelijkertijd heel wat handmatig administratief werk en waardoor ons uitgavenbeheer veel duidelijker en efficiënter wordt."
Omgaan met out-of-pocket uitgaven
Sta even stil bij uw eigen processen. Vertrouwt u erop dat werknemers u hun facturen en kwitanties per e-mail sturen en vervolgens uitgaven die buiten het beleid vallen handmatig volgen en corrigeren? Deze stappen kosten kostbare tijd en brengen extra kosten met zich mee voor de financiële afdeling.
Door bedrijfskaarten te gebruiken en strikte uitgavencontroles te implementeren, kunnen deze omslachtige processen worden gestroomlijnd, waardoor onnodige kosten worden geëlimineerd en de zichtbaarheid en controle over kaartuitgaven wordt verbeterd.
Vereenvoudigde vergoedingen voor werknemers
Traditionele onkostenvergoedingsprocessen houden vaak in dat werknemers persoonlijke creditcards gebruiken om zakelijke uitgaven te dekken en later terugbetalingsverzoeken indienen.
Bedrijfskaarten maken een einde aan dit gedoe door werknemers in staat te stellen onkosten rechtstreeks bij het bedrijf in rekening te brengen, waardoor de cashflow wordt verbeterd en de werknemerstevredenheid wordt bevorderd.
In onderstaand artikel hebben we het onderwerp vergoedingen uitgewerkt.
Blogartikel
Onkostenvergoedingen op grote schaal beheren: uitdagingen en best practices
Sommige organisaties aarzelen om hun onkostenvergoedingsproces te automatiseren, omdat ze bang zijn dat automatisering de zaken ingewikkelder kan maken. In dit artikel bekijken we hoe grote bedrijven de uitdaging van op grote schaal vergoeden kunnen aanpakken, met behulp van automatisering.
Vishnuram Muthuraman,
Product Marketing
Afhandelen van complexe leveranciersbetalingen
Elke leverancier en leverancier heeft zijn eigen betalingsvoorwaarden en factureringscycli. Zonder betalingsflexibiliteit bent u mogelijk gebonden aan rigide voorwaarden of te late vergoedingen, wat resulteert in een onregelmatige cashflow.
Gemiste besparingskansen
In de snelle zakelijke omgeving van vandaag hebben bedrijven realtime inzicht in hun uitgaven nodig met slechts één klik, in plaats van te wachten tot het einde van de maand. Toegang tot deze inzichten zorgt voor optimale geldbesparingen en voorkomt verspillende uitgaven, zoals dubbele uitgaven.
Soorten zakelijke kaarten
Zakelijke debetkaarten
De pinpas is het populairste betaalmiddel in de particuliere sector. Het verschil met de creditcard zit hem in de manier van afschrijven: de pinpas haalt boekingen direct van de bankrekening en schrijft direct van de rekening af, terwijl de creditcard dat op gezette tijden doet, bijvoorbeeld eens per maand.
Pinnen is slechts in beperkte mate geschikt voor zakelijke kaarten, omdat de klassieke pinpassen zelden worden gebruikt voor online betalingen, die nodig zijn voor vluchten of software-abonnementen. Aan de andere kant is het risico op fraude zeer laag, aangezien de beschikbare budgetten vooraf zijn goedgekeurd en transacties in realtime kunnen worden gevolgd.
Zakelijke creditcards
De zakelijke creditcard is alom bekend. Erg handig, want medewerkers kunnen zowel ter plekke als online betalen. Ze worden ook vaak gebruikt om reserveringen te bevestigen. Ze hebben echter een groter risico op fraude dan debet- of prepaidkaarten, niet alleen door derden, maar ook door hun eigen medewerkers.
Een ander negatief punt is de maandelijkse facturatie, de tijdsvertraging maakt het terugvorderen van privé-uitgaven duur en omslachtig.
Prepaid kaarten
Met prepaidkaarten kunnen alle betalingen precies zoals met een creditcard worden gedaan. Bovendien kunnen bedrijven precieze budgetten vastleggen en zo het risico op fraude enorm beperken.
Als een kaart is gekoppeld aan een volledig geautomatiseerde spend management oplossing, zijn transacties zelfs in realtime te zien. Factureren wordt dan een fluitje van een cent. De prepaidkaart is daarmee het beste alternatief voor debet- en kredietkaarten.
Virtuele kaarten
Steeds meer bedrijven wenden zich tot virtuele kaarten (ook wel wegwerp- of soms zelfs wegwerpkaarten genoemd) voor zakelijke betalingen. Voor betalingen op internet is dit een veilig en praktisch alternatief. De relevante kaartgegevens worden dan eenvoudig getoond voor de betaling, zonder dat er een fysieke kaart uitgegeven hoeft te worden.
Bedrijven kunnen virtuele kaarten gebruiken voor specifieke betalingen of bepaalde mensen autoriseren om ze te gebruiken. In beide gevallen kan het bedrijf beperkingen stellen, zoals de geldigheidsduur, bestedingslimiet of locatie en gebruiksperiode.
Met de virtuele Yokoy Smart-kaarten kunt u uw werknemers bijvoorbeeld binnen enkele seconden voorzien van een betaalmiddel, terwijl u de volledige controle houdt over de bedrijfsuitgaven en kostbare tijd bespaart dankzij automatische transactie-afstemming.
Yokoy Smart Corporate Cards
Betaal op een slimme manier
Vereenvoudig je kaartadministratie en krijg realtime inzicht in en controle over je wereldwijde uitgaven met de Smart Corporate Cards van Yokoy.
Traditionele bedrijfskaarten: belangrijkste nadelen
Traditionele bedrijfskaarten hebben verschillende belangrijke nadelen die hun efficiëntie en effectiviteit in de weg staan. Deze nadelen zijn geworteld in verouderde processen en beperkingen die een soepele bedrijfsvoering en financieel beheer in de weg staan.
Dit zijn de belangrijkste nadelen van traditionele bedrijfskaarten:
OP PAPIER GEBASEERDE PROCESSEN
Bestelling, administratie en uitgavenbeheer voor traditionele bedrijfskaarten zijn vaak afhankelijk van omslachtige, op papier gebaseerde processen. Van het aanvragen van een kaart voor een nieuwe werknemer tot het afstemmen van uitgaven, deze handmatige procedures zijn tijdrovend en foutgevoelig.
De behoefte aan ondertekende brieven, papieren verklaringen en het importeren van tekstbestanden voegt onnodige complexiteit toe en vertraagt de hele workflow.
BEPERKTE ZICHTBAARHEID VAN TRANSACTIES
Met traditionele bedrijfskaarten kan het een uitdaging zijn om een nauwkeurig en actueel overzicht van transacties te krijgen. Bedrijven ontvangen meestal een maandelijkse factuur of afschrift met betalingen en transacties per kaart.
Het is echter mogelijk dat deze informatie niet gemakkelijk toegankelijk of gemakkelijk te begrijpen is. Het vereist extra inspanning om uitgaven af te stemmen op creditcardtransacties, wat kan leiden tot vertragingen, fouten en problemen bij het volgen en afstemmen van uitgaven. In een traditionele opzet missen bedrijven dus mogelijkheden voor het in real-time bijhouden van onkosten.
CENTRAAL GEFACTUREERD VS. DECENTRAAL GEFACTUREERDE INSTELLINGEN
Traditionele bedrijfskaarten bieden twee factureringsconfiguraties: centraal gefactureerd en decentraal gefactureerd. In een centraal gefactureerde configuratie ontvangt het bedrijf de factuur/afschrift en is het verantwoordelijk voor de volledige betaling ervan.
In een decentraal gefactureerde opzet ontvangt de kaarthouder het afschrift en moet hij de factuur betalen. Deze opstelling introduceert complexiteit bij het beheer van bedrijfsuitgaven en kan leiden tot verwarring over wie verantwoordelijk is voor het vereffenen van de kosten.
HANDMATIGE ADMINISTRATIEVE LASTEN
Kaartbeheerders vertrouwen vaak op verouderde methoden, zoals Excel-spreadsheets, om kaarttoewijzingen, limieten en vervaldatums van medewerkers bij te houden.
Deze handmatige administratieve last is tijdrovend en foutgevoelig. Het kan een uitdaging zijn om een nauwkeurig en up-to-date overzicht van kaartgegevens bij te houden, wat resulteert in inefficiëntie en problemen bij het effectief beheren van het bedrijfskaartprogramma.
GEBREK AAN VIRTUELE KAARTOPLOSSINGEN
Traditionele bedrijfskaarten zijn voornamelijk fysieke kaarten, wat betekent dat er vertraging is bij het ontvangen van de kaart per post. Bovendien is er vaak een gebrek aan instant virtuele kaartoplossingen, vooral wanneer fysieke kaarten niet nodig zijn, zoals voor online aankopen of digitale diensten.
Deze beperking belemmert de flexibiliteit en het gemak die moderne bedrijven nodig hebben, vooral in het digitale tijdperk.
BEPERKTE MOBIELE APP-INTEGRATIE
Mobiele apps die real-time uitgaven volgen en mobiele betalingsopties bieden, zoals Apple Pay of Google Pay, ontbreken mogelijk voor traditionele bedrijfskaarten. Dit beperkt het vermogen van werknemers om hun uitgaven onderweg bij te houden en handige betalingen te doen met hun mobiele apparaten, wat leidt tot ongemak en mogelijke vertragingen in financiële processen.
JAARLIJKSE KOSTEN
Traditionele bedrijfskaarten hebben vaak jaarlijkse kosten, wat een extra financiële last voor bedrijven met zich meebrengt. Deze vergoedingen kunnen bedrijven ervan weerhouden om kaarten aan hun werknemers te verstrekken, vooral als de voordelen en het gemak van de kaarten niet opwegen tegen de bijbehorende kosten.
Gezien deze nadelen zoeken bedrijven steeds vaker naar alternatieven die verbeterde zichtbaarheid van transacties, minder administratieve lasten, onmiddellijke virtuele kaartopties, naadloze integratie van mobiele apps en kosteneffectief beheer bieden, waardoor uiteindelijk efficiëntere en effectievere bedrijfskaartprogramma’s mogelijk worden.
Daarom hebben we de Smart-bedrijfskaarten gemaakt als onderdeel van het Yokoy Pay-aanbod.
Het Yokoy-alternatief: slimme bedrijfskaarten
Bij Yokoy pakken we deze uitdagingen aan en brengen we innovatie in de zakelijke betalingsruimte met onze Smart-bedrijfskaarten.
De Yokoy-bedrijfskaarten stellen bedrijven in staat hun kaartprogramma’s te stroomlijnen, onkostenbeheer te verbeteren en de algemene gebruikerservaring voor zowel beheerders als kaarthouders te verbeteren, en bieden volledige transparantie en uitgavencontrole met maximale flexibiliteit.
Door rechtstreeks verbinding te maken met tools voor uitgavenbeheer, kunnen onze slimme bedrijfskaarten beter voldoen aan de behoeften van moderne bedrijven en hun werknemers dan hun traditionele tegenhangers, of het nu gaat om een creditcard, debetkaart of prepaidkaart.
Waarom?
- Ingebouwde naleving: u bepaalt waar uw werknemers geld aan uitgeven, en zorgt ervoor dat u voldoet aan de bedrijfs- en regelgevende richtlijnen.
- Geautomatiseerde afstemming: Kaarttransacties worden automatisch ingevoerd in Yokoy en gekoppeld aan ontvangstbewijzen, waardoor de werkdruk wordt verminderd.
- Volledige liquiditeitscontrole: Stel individuele bestedingslimieten in tot op het niveau van de werknemer en wijs geld precies toe waar het nodig is.
- Gedetailleerd kaarttransactieoverzicht: het Yokoy-kaartdashboard geeft u volledige real-time controle over alle kaarten en transacties.
- Flexibiliteit: Yokoy maakt kaartbeheer een fluitje van een cent. Virtuele kaarten kunnen snel en procesvolgend worden aangemaakt.
De virtuele bedrijfskaarten en fysieke kaarten vormen een belangrijk onderdeel van ons aanbod en zorgen voor uitgebreide transparantie van de uitgaven in bedrijven.
Elke smartcard is direct geïntegreerd met Yokoy, waardoor je in realtime een overzicht hebt van al je uitgaven, terwijl elke transactie automatisch wordt afgestemd op de respectievelijke bonnen. Er zijn geen kosten voor kaarten of vreemde valuta en geen toeslagen voor vreemde valuta. Bovendien profiteren bedrijven van cashback op elke transactie.
Als u onze bedrijfskaarten in actie wilt zien, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.