Hoe virtuele bedrijfskaarten de kostenbeheersing verbeteren en willekeurige uitgaven beperken

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Virtuele bedrijfskaarten lossen een heel specifiek probleem op voor middelgrote en grote organisaties: ze stellen bedrijven in staat om hun uitgavencontrole aan te scherpen of te versoepelen terwijl ze het realtime overzicht van de bedrijfsuitgaven behouden.

In tegenstelling tot traditionele kaarten, kunnen deze intelligente betaalkaarten volledig worden geïntegreerd in software voor uitgavenbeheer en onkostendeclaratie, waardoor echte end-to-end automatisering van het gehele onkostenbeheerproces wordt gegarandeerd.

 

En als we naar de laatste gegevens van Visa kijken, kunnen we stellen dat steeds meer bedrijven de voordelen beginnen in te zien van het overstappen van fysieke naar virtuele kaarten.

 

Uit het rapport van Visa over B2B-betaalmethoden blijkt dat 1 op de 3 bedrijven het gebruik van cheques heeft verminderd ten gunste van elektronische betaalmethoden zoals virtuele kaarten, waarbij gebruiksscenario’s variëren van betalingen van leveranciersfacturen tot kaarten voor eenmalig gebruik voor personeelskosten. Bovendien zal de markt voor virtuele kaarten naar verwachting blijven groeien en tegen 2025 $ 500 miljard bereiken.

 

In dit artikel ga ik in op de uitdagingen die deze bedrijfskaarten oplossen, de voordelen van virtuele kaarten ten opzichte van traditionele kaarten en waarom virtuele bedrijfskaarten de perfecte oplossing zijn om discretionaire uitgaven te beperken.

 

Laten we beginnen met de basis.

Table of Contents

Wat zijn virtuele bedrijfskaarten en hoe verschillen ze van fysieke kaarten?

In wezen doen zowel virtuele als fysieke bedrijfskaarten hetzelfde: ze stellen bedrijven in staat hun uitgaven te betalen. Net als fysieke kaarten hebben virtuele kaarten een kaarthouder, een kaartnummer, vervaldatum en CVV.

 

Virtuele kaarten kunnen onderweg worden uitgegeven, kunnen voor verschillende betalingen worden gebruikt, voornamelijk online betalingen, en kunnen eenvoudig worden toegevoegd aan digitale portemonnees voor mobiele betalingen. Dus als u bijvoorbeeld de slimme bedrijfskaarten van Yokoy gebruikt en een aanstaande zakenreis heeft, kunt u ervoor kiezen om reiskosten te betalen met uw virtuele Yokoy-kaart, via uw mobiele portemonnee.

 

Laten we nu eens kijken naar een paar verschillen – ik verwijs naar de virtuele bedrijfskaarten van Yokoy en vergelijk ze met traditionele kaarten van andere leveranciers.

 

Virtuele kaarten:

  • Kan op aanvraag worden samengesteld door elke lijnmanager of financiële beheerder, rechtstreeks vanuit de Yokoy-app.
  • Kan met één klik worden bevroren en beëindigd vanaf ons platform.
  • Kan worden gebruikt voor enkele transacties – in dit geval worden ze kaarten voor eenmalig gebruik genoemd, of voor meerdere transacties, zoals terugkerende abonnementsbetalingen bijvoorbeeld.
  • Kan worden aangepast met gedetailleerd uitgavenbeheer, van bestedingslimieten tot categorie- of leveranciersbeperkingen.
  • Kan worden gebruikt als virtuele reiskaarten voor reizigers die tijdens een zakenreis eenmalige aankopen moeten doen.
  • En omdat ze virtueel zijn, kunnen dergelijke kaarten natuurlijk niet worden verloren, gestolen of gedeeld tussen werknemers, waardoor ze uitstekende hulpmiddelen zijn tegen onkostenfraude.

 

Dit zijn de verschillen op hoog niveau tussen virtuele bedrijfskaarten en fysieke kaarten. Laten we nu eens kijken naar de belangrijkste voordelen en beperkingen van virtuele bedrijfskaarten, voordat we ingaan op het onderwerp discretionaire uitgaven.

Voor- en nadelen van virtuele bedrijfskaarten

Laten we beginnen met de voordelen – nogmaals, alles wat ik hier noem verwijst naar onze smart corporate cards, niet naar algemene bedrijfskaarten. Als u nieuwsgierig bent naar meer informatie over Yokoy’s kaarten, kunt u onze speciale pagina bekijken: Slimme bedrijfskaarten, of bekijk het webinar hieronder.

Webinar

Waarom je slimme bedrijfskaarten nodig hebt

Welke voordelen bieden slimme bedrijfskaarten? En hoe kun je er in de praktijk voordeel uit halen?

Belangrijkste voordelen van virtuele kaarten

TIJDELIJKE GELDIGHEID

Een van de belangrijkste voordelen van virtuele kaarten is waarschijnlijk hun tijdelijke karakter. Dergelijke kaarten kunnen worden uitgegeven met een vooraf bepaalde geldigheidsperiode, waardoor hun bruikbaarheid wordt beperkt tot een specifiek tijdsbestek, transactie, leverancier, categorie, team, enzovoort. Dit verkleint het risico op ongeoorloofd gebruik drastisch.

GRANULAIRE UITGAVENCONTROLE

Zoals eerder vermeld, worden virtuele kaarten geleverd met aanpasbare bestedingslimieten, zodat u specifieke bestedingslimieten voor elke kaart kunt instellen en deze kunt afstemmen op individuele werknemers of afdelingen. Bovendien kunt u virtuele kaarten voor eenmalig gebruik uitgeven, bijvoorbeeld voor eenmalige projecten, of voor teamevenementen, klantlunches, enzovoort. Kaarten voor eenmalig gebruik verlopen onmiddellijk na het eerste gebruik, als de autorisatie hoger was dan 1 euro of GBP, dus er is geen risico dat de kaarten opnieuw worden gebruikt.

VOLLEDIGE AUTOMATISERING VAN KOSTENRAPPORTERING

Aangezien ze volledig zijn geïntegreerd in de Yokoy-suite voor uitgavenbeheer, maken onze virtuele kaarten, net als onze fysieke smartcards, het mogelijk om uw onkostenbeheer van begin tot eind te automatiseren. Er zijn geen extra spreadsheets en Excel-tabellen met transactiegegevens nodig, dus de last van het indienen van onkosten wordt weggenomen voor werknemers.

GEAUTOMATISEERDE AFSTEMMING MET ONTVANGSTBEWIJZEN

Virtuele kaarten maken het leven niet alleen gemakkelijker voor werknemers, maar ook voor beheerders. Financiële teams hoeven geen tijd meer te verspillen aan het handmatig afstemmen van transacties met onkostennota’s, aangezien alle gegevens direct beschikbaar zijn in het Yokoy-platform.

VERBETERDE BEVEILIGING EN FRAUDEBESCHERMING

Virtuele kaarten voegen een extra beveiligingslaag toe aan zakelijke transacties door de noodzaak om gevoelige kaartgegevens te delen tot een minimum te beperken. Met beperkte geldigheid en gebruik wordt het risico op kaartfraude of ongeautoriseerde transacties aanzienlijk verminderd. Bovendien activeren de slimme virtuele kaarten van Yokoy real-time meldingen in geval van beleidsovertredingen of mogelijk frauduleuze items, waardoor het voor managers en beheerders gemakkelijk wordt om oneigenlijk gebruik te identificeren.

BEPERK PRIVÉBETALINGEN​

Virtuele kaarten zijn perfect voor werknemers, omdat ze onmiddellijk kunnen worden gebruikt om persoonlijke creditcards te vervangen, waardoor ze het ongemak besparen van het gebruik van persoonlijke fondsen om zakelijke uitgaven te dekken. Tegelijkertijd maakt dit het voor bedrijven gemakkelijker om uitgaven bij te houden en onder controle te houden, dus het is een win-winsituatie.

REALTIME BESTEDINGSGEGEVENS VOOR END-TO-END ZICHTBAARHEID

Zowel fysieke als virtuele smart corporate cards bieden beheerders en financiële teams real-time uitgavengegevens, die gedetailleerd inzicht geven in wat er wordt uitgegeven, hoe en door wie. Door transacties in realtime te volgen, kunnen financiële teams potentiële discrepanties of onregelmatigheden onmiddellijk identificeren, waardoor het reconciliatieproces wordt gestroomlijnd.

FLEXIBILITEIT VOOR ZOWEL GEBRUIKERS ALS ADMINS ​

Virtuele kaarten hebben het voordeel dat ze onmiddellijk kunnen worden stopgezet, zonder verspilling voor het bedrijf. Aangezien er geen plastic kaart wordt uitgegeven, hoeven werknemers geen beëindigde kaarten terug te sturen. Bovendien zijn ze zeer flexibel omdat u ze kunt instellen als kaarten voor eenmalig of meervoudig gebruik, om risico’s en mogelijke beleidsovertredingen te beperken.

Risico's verbonden aan virtuele bedrijfskaarten

Deze is heel eenvoudig, want er is slechts één nadeel als het gaat om virtuele bedrijfskaarten: ze kunnen alleen worden gebruikt voor mobiele betalingen via digitale portemonnees, dus tenzij je die hebt, kun je ze niet onderweg gebruiken om in te betalen – winkelaankopen.

 

Maar afgezien daarvan kunt u virtuele kaarten voor werkelijk elke transactie gebruiken en zijn ze ideaal voor online betalingen.

 

Voordat we verder gaan met het onderwerp discretionaire uitgaven, een woord over onze Smart Lodge Card. Dit type kaart is een virtuele zakelijke reiskaart, wat betekent dat het voornamelijk wordt gebruikt voor het betalen van pre-trip aankopen, zoals hotelboekingen of reistickets. U kunt er hieronder meer over leren.

Yokoy Smart Lodge Card

Eén kaart voor al je reisboekingen

Betaal veilig voor vluchten, treinen, hotels en reisdiensten met één centrale Smart Lodge Card. Geen transactiekosten, geen wisselkosten, geen kaartkosten.

Hoe virtuele bedrijfskaarten discretionaire uitgaven beperken

Het beperken van discretionaire uitgaven is niet alleen gevoelig vanuit zakelijk oogpunt, maar ook cruciaal voor het behoud van financiële stabiliteit en groei op lange termijn.

 

Zonder effectief onkostenbeheer kunnen bedrijven onbewust buitensporige kosten maken, wat leidt tot verminderde winstgevendheid en financiële inefficiëntie. Bovendien kan het ontbreken van een duidelijk uitgavenbeleid ook bijdragen aan een gebrek aan transparantie, waardoor het voor financiële teams een uitdaging wordt om probleemgebieden effectief te identificeren en aan te pakken.

 

Hoewel we het geweldig vinden als onze klanten hun werknemers zo vertrouwen dat ze geen strikt beleid hebben voor discretionaire uitgaven, hebben we meerdere gevallen gezien waarin bedrijven elk jaar miljoenen verliezen aan non-conformistische of discretionaire uitgaven.

Dit is zelfs een van de belangrijkste redenen waarom klanten kiezen voor de slimme bedrijfskaarten van Yokoy. Een van onze klanten worstelde bijvoorbeeld al meer dan 10 jaar met ongecontroleerde discretionaire uitgaven. Ze moesten altijd wachten tot het einde van de maand om een ​​idee te krijgen van hoeveel hun werknemers uitgeven, en de gesprekken met werknemers die te veel uitgeven waren nooit leuk.

 

Bij de invoering van virtuele kaarten zagen ze een opmerkelijke vermindering van 30% in de personeelskosten, wat resulteerde in een hogere winstgevendheid en een sterkere financiële positie. En deze situatie komt vrij vaak voor. We praten met veel bedrijven die graag meer controle willen hebben over de personeelsuitgaven, maar aarzelen om te veel beperkingen op te leggen, om hun bedrijfscultuur niet te schaden of onnodige bureaucratie te introduceren.

 

Ons advies is om hun werknemers uit te rusten met slimme bedrijfskaarten – fysiek of virtueel – en indien nodig kaarten voor eenmalig gebruik te gebruiken om discretionaire uitgaven te beheersen.

Zo kunnen bedrijfs- of teamuitjes met een vast budget betaald worden met eenmalige kaarten. Eenmalige online aankopen voor zakelijke doeleinden zijn ook een geschikte kandidaat – het is niet nodig om een ​​medewerker een permanente kaart te geven als hij bijvoorbeeld een eenmalige training moet betalen.

 

Reiskosten voor werknemers die normaal gesproken niet reizen en geen gewone fysieke kaart nodig hebben, kunnen ook met virtuele kaarten worden betaald. Op deze manier verspilt het bedrijf geen middelen aan fysieke kaarten en hoeven werknemers niet met hun persoonlijke kaarten te betalen.

Een ander aanbevolen gebruik van virtuele kaarten is in bedrijfstakken waar tijdelijke werknemers worden ingezet, bijvoorbeeld in de bouw, detailhandel, snelle restaurants, enzovoort. Bedrijven kunnen hun werknemers nog steeds bedrijfskaarten geven, maar ze kunnen virtuele kaarten gebruiken om de uitgaven te beperken en de procedure voor het beëindigen van de kaarten te vereenvoudigen zodra het contract van de werknemers afloopt.

 

 

Hier zijn nog enkele voorbeelden van onkostencategorieën waar virtuele kaarten te hulp kunnen komen:

 

  • Deelname aan evenementen – uw verkoopteam gaat bijvoorbeeld naar een beurs en u wilt ervoor zorgen dat ze binnen een budget blijven.
  • Werk uitbesteden aan freelance bijdragers en betalen voor onderpand en ander dergelijk marketingmateriaal is een veelvoorkomend gebruik bij technologiebedrijven.
  • Uitgaven tijdens excursies, klantbezoeken, enzovoort. Zo sturen onze klanten in de maakindustrie hun monteurs vaak naar magazijnen of productielocaties. Virtuele kaarten zijn perfect voor dergelijke bezoeken.

Volgende stappen

Virtuele bedrijfskaarten vormen een transformerende oplossing voor middelgrote en grote organisaties en bieden voordelen zoals gedetailleerde uitgavencontroles, volledige automatisering van onkostendeclaraties, verbeterde beveiliging en real-time uitgavengegevens voor uitgebreide zichtbaarheid.

 

Om de kracht van Yokoy’s virtuele bedrijfskaarten echt te ervaren en te ontdekken hoe ze de uitgavencontrole van uw organisatie kunnen transformeren, nodig ik u uit om hieronder een demo te boeken.

Vereenvoudig je uitgavenbeheer

Gerelateerde inhoud

Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.

Hoe Planted groeiblokkers uitroeit met Yokoy

Lees hoe Planted de volledige op AI gebaseerde uitgavenbeheersuite van Yokoy gebruikt en facturen, uitgaven en kaarttransacties op een geautomatiseerde en volledig geïntegreerde manier verwerkt.
Meer leren

GBTA + VDR Europe Conference 2023 – Hamburg, 14-16 November 2023

Doe mee aan de belangrijkste Europese bijeenkomst van de wereldwijde zakenreisindustrie, GBTA + VDR Europe Conference 2023, en maak deel uit van de reis met Yokoy en Travelperk.
Meer leren

Gids: Financiële compliance in Zwitserland [2023]

In Zwitserland is financiële compliance een complex landschap. Het doel van deze gids is om u op de hoogte te houden van de Oostenrijkse regelgeving die van toepassing is op uitgavenbeheer.
Meer leren

Headline

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Headline

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Headline

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.