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Wie virtuelle Firmenkarten die Ausgabenkontrolle verbessern und diskretionäre Ausgaben begrenzen

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Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Virtuelle Firmenkarten lösen ein ganz spezifisches Problem für mittlere und große Unternehmen: Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgabenkontrolle zu verschärfen oder zu lockern und gleichzeitig den Überblick über die Geschäftsausgaben in Echtzeit zu behalten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Karten können diese intelligenten Zahlungskarten vollständig in Software zur Ausgabenverwaltung und Kostenabrechnung integriert werden, wodurch eine echte End-to-End-Automatisierung des gesamten Kostenverwaltungsprozesses gewährleistet wird.

 

Und wenn wir uns die neuesten Daten von Visa ansehen, können wir mit Sicherheit sagen, dass immer mehr Unternehmen beginnen, die Vorteile der Umstellung von physischen auf virtuelle Karten zu erkennen.

 

Der Bericht von Visa über B2B-Zahlungsmethoden zeigt, dass jedes dritte Unternehmen die Nutzung von Schecks zugunsten elektronischer Zahlungsmethoden wie virtueller Karten reduziert hat, wobei die Anwendungsfälle von der Zahlung von Lieferantenrechnungen bis hin zu Einwegkarten für Mitarbeiterausgaben reichen.

 

 Darüber hinaus wird erwartet, dass der Markt für virtuelle Karten weiter wächst und bis 2025 ein Volumen von 500 Milliarden US-Dollar erreichen wird.

 

In diesem Artikel gehe ich auf die Herausforderungen ein, die diese Firmenkarten lösen, auf die Vorteile virtueller Karten gegenüber herkömmlichen Karten und darauf, warum virtuelle Firmenkarten die perfekte Lösung zur Begrenzung diskretionärer Ausgaben sind.

 

Beginnen wir mit den Grundlagen.

Table of Contents

Was sind virtuelle Firmenkarten und wie unterscheiden sie sich von physischen Karten?​

Im Kern bewirken sowohl virtuelle als auch physische Firmenkarten dasselbe: Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Ausgaben zu bezahlen. Genau wie physische Karten haben virtuelle Karten einen Karteninhaber, eine Kartennummer, ein Ablaufdatum und einen CVV.

 

Virtuelle Karten können unterwegs ausgegeben werden, können für eine Vielzahl von Zahlungen verwendet werden – vor allem für Online-Zahlungen – und können für mobile Zahlungen einfach zu digitalen Geldbörsen hinzugefügt werden. Wenn Sie beispielsweise die Smart-Firmenkarten von Yokoy nutzen und eine Geschäftsreise anstehen, können Sie Ihre Reisekosten mit Ihrer virtuellen Yokoy-Karte über Ihr mobiles Portemonnaie bezahlen.

 

Schauen wir uns nun ein paar Unterschiede an – ich beziehe mich auf die virtuellen Firmenkarten von Yokoy und vergleiche sie mit herkömmlichen Karten anderer Anbieter.

 

Virtuelle Karten:

 

  • Kann bei Bedarf von jedem Vorgesetzten oder Finanzadministrator direkt über die Yokoy-App erstellt werden.
  • Kann mit einem Klick von unserer Plattform aus eingefroren und beendet werden.
  • Kann für einzelne Transaktionen verwendet werden – in diesem Fall werden sie als Einmalkarten bezeichnet – oder für mehrere Transaktionen, beispielsweise für wiederkehrende Abonnementzahlungen.
    Kann mit detaillierter Ausgabenkontrolle angepasst werden, von Ausgabenlimits bis hin zu Kategorie- oder Anbieterbeschränkungen.
  • Kann als virtuelle Reisekarte für Reisende verwendet werden, die während einer Geschäftsreise einmalige Einkäufe tätigen müssen.
  • Und da solche Karten virtuell sind, können sie natürlich nicht verloren gehen, gestohlen oder zwischen Mitarbeitern geteilt werden, was sie zu hervorragenden Werkzeugen gegen Spesenbetrug macht.

 

Dies sind die wesentlichen Unterschiede zwischen virtuellen Firmenkarten und physischen Karten. Schauen wir uns nun die wichtigsten Vorteile und Einschränkungen virtueller Firmenkarten an, bevor wir uns mit dem Thema diskretionäre Ausgaben befassen.

Vor- und Nachteile virtueller Firmenkarten

Beginnen wir mit den Vorteilen – auch hier gilt: Alles, was ich hier erwähne, bezieht sich auf unsere Smart-Corporate-Karten, nicht auf allgemeine Firmenkarten. Wenn Sie mehr über die Karten von Yokoy erfahren möchten, können Sie sich unsere spezielle Seite „Smart Corporate Cards“ ansehen oder sich das Webinar unten ansehen.

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Hauptvorteile virtueller Karten

VORÜBERGEHENDE GÜLTIGKEIT

Einer der Hauptvorteile virtueller Karten ist wahrscheinlich ihr temporärer Charakter. 

 

Solche Karten können mit einer vorgegebenen Gültigkeitsdauer ausgegeben werden, wodurch ihre Verwendbarkeit auf einen bestimmten Zeitraum, eine bestimmte Transaktion, einen bestimmten Anbieter, eine bestimmte Kategorie, ein bestimmtes Team usw. beschränkt wird. Dadurch wird das Risiko einer unbefugten Nutzung drastisch reduziert.

Detaillierte Ausgabenkontrolle

Wie bereits erwähnt, verfügen virtuelle Karten über anpassbare Ausgabenlimits, sodass Sie für jede Karte spezifische Ausgabenlimits festlegen und diese an einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen anpassen können. Darüber hinaus können Sie virtuelle Einmalkarten beispielsweise für einmalige Projekte, Teamevents, Kundenessen etc. ausstellen.

 

Einmalkarten verfallen sofort nach der ersten Nutzung, wenn die Autorisierung über 1 Euro oder GBP lag, es besteht also kein Risiko, dass die Karten wiederverwendet werden.

Vollständige Automatisierung der Spesenabrechnung

Da sie vollständig in die Yokoy-Ausgabenmanagement-Suite integriert sind, ermöglichen unsere virtuellen Karten – genau wie unsere physischen Smartcards – die vollständige Automatisierung Ihres Ausgabenmanagements. Es sind keine zusätzlichen Tabellenkalkulationen und Excel-Tabellen mit Transaktionsdetails erforderlich, sodass den Mitarbeitern die Belastung durch die Einreichung von Spesen entfällt.

Automatisierter Abgleich mit Spesenbelegen

Virtuelle Karten erleichtern nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch den Administratoren das Leben. Finanzteams müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, Transaktionen manuell mit Spesenbelegen abzugleichen, da alle Daten sofort auf der Yokoy-Plattform verfügbar sind.

ERHÖHTE SICHERHEIT UND BETRUGSSCHUTZ

Virtuelle Karten bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene für Geschäftstransaktionen, indem sie die Notwendigkeit der Weitergabe sensibler Kartendaten minimieren. Durch die begrenzte Gültigkeit und Nutzung wird das Risiko von Kartenbetrug oder nicht autorisierten Transaktionen deutlich reduziert

 

Darüber hinaus lösen die intelligenten virtuellen Karten von Yokoy bei Richtlinienverstößen oder potenziell betrügerischen Artikeln Echtzeitbenachrichtigungen aus, sodass Manager und Administratoren eine missbräuchliche Verwendung leicht erkennen können.

Beschränken Sie private Zahlungen

Virtuelle Karten sind perfekt für Mitarbeiter, da sie sofort als Ersatz für persönliche Kreditkarten verwendet werden können und ihnen die Unannehmlichkeit erspart, persönliche Gelder zur Deckung von Geschäftsausgaben zu verwenden. Gleichzeitig wird es für Unternehmen dadurch einfacher, ihre Ausgaben zu verfolgen und unter Kontrolle zu halten, sodass eine Win-Win-Situation entsteht.

ECHTZEIT-KOSTENDATEN FÜR GANZHEITLICHE SICHTBARKEIT

Sowohl physische als auch virtuelle Smart-Corporate-Cards versorgen Administratoren und Finanzteams mit Ausgabendaten in Echtzeit und geben detaillierte Einblicke darüber, was wie und von wem ausgegeben wird. Durch die Echtzeitverfolgung von Transaktionen können Finanzteams potenzielle Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten umgehend erkennen und so den Abstimmungsprozess optimieren.

FLEXIBILITÄT FÜR BENUTZER UND ADMINISTRATOREN

Virtuelle Karten haben den Vorteil, dass sie sofort kündbar sind, ohne dass für das Unternehmen Verluste entstehen. Da keine Plastikkarte ausgegeben wird, müssen Mitarbeiter gekündigte Karten nicht zurückgeben. Darüber hinaus sind sie sehr flexibel, da Sie sie entweder als Einweg- oder als Mehrwegkarten verwenden können, um Risiken und potenzielle Richtlinienverstöße zu begrenzen.

Mit virtuellen Firmenkarten verbundene Risiken

Dies ist wirklich einfach, denn virtuelle Firmenkarten haben nur einen Nachteil: Sie können für mobile Zahlungen nur über digitale Geldbörsen verwendet werden. Wenn Sie also nicht über diese verfügen, können Sie sie nicht zum Bezahlen unterwegs verwenden Einkäufe im Laden.

 

Abgesehen davon können Sie virtuelle Karten für absolut jede Transaktion verwenden und sie eignen sich ideal für Online-Zahlungen.

 

Bevor wir uns dem Thema diskretionäre Ausgaben zuwenden, noch ein Wort zu unserer Smart Lodge Card. Bei diesem Kartentyp handelt es sich um eine virtuelle Geschäftsreisekarte, das heißt, ihr Verwendungszweck besteht hauptsächlich darin, vor der Reise getätigte Einkäufe zu bezahlen, beispielsweise Hotelbuchungen oder Reisetickets. Mehr darüber erfahren Sie weiter unten.

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Wie virtuelle Firmenkarten diskretionäre Ausgaben begrenzen

Die Begrenzung diskretionärer Ausgaben ist nicht nur aus geschäftlicher Sicht sinnvoll, sondern auch entscheidend für die Aufrechterhaltung der Finanzstabilität und des langfristigen Wachstums.

 

Ohne ein effektives Kostenmanagement können Unternehmen unwissentlich übermäßige Kosten verursachen, was zu einer geringeren Rentabilität und finanziellen Ineffizienzen führt. Darüber hinaus kann das Fehlen einer klaren Ausgabenpolitik auch zu einem Mangel an Transparenz führen, was es für Finanzteams schwierig macht, Problembereiche effektiv zu identifizieren und anzugehen.

 

Obwohl wir es lieben, wenn unsere Kunden ihren Mitarbeitern so sehr vertrauen, dass sie keine strengen Richtlinien für diskretionäre Ausgaben haben, haben wir mehrere Fälle gesehen, in denen Unternehmen jedes Jahr Millionen durch eigenwillige oder diskretionäre Ausgaben verlieren.

Tatsächlich ist dies einer der Hauptgründe, warum sich Kunden für die intelligenten Firmenkarten von Yokoy entscheiden. 


Beispielsweise hatte einer unserer Kunden mehr als zehn Jahre lang mit unkontrollierten diskretionären Ausgaben zu kämpfen. Sie mussten immer bis zum Ende des Monats warten, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viel ihre Mitarbeiter ausgaben, und die Gespräche mit Mitarbeitern, die zu viel ausgaben, waren nie angenehm. 


Durch die Einführung virtueller Karten konnten sie eine bemerkenswerte Reduzierung der Mitarbeiterausgaben um 30 % beobachten, was zu einer höheren Rentabilität und einer stärkeren Finanzlage führte. Und diese Situation kommt durchaus häufig vor.  


Wir sprechen mit vielen Unternehmen, die gerne mehr Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter hätten, aber davor zurückschrecken, zu viele Beschränkungen einzuführen, um ihrer Unternehmenskultur nicht zu schaden oder unnötige Bürokratie einzuführen.


Unser Rat ist, ihre Mitarbeiter mit intelligenten Unternehmenskarten – physisch oder virtuell – auszustatten und bei Bedarf Einwegkarten zu verwenden, um diskretionäre Ausgaben zu kontrollieren.

So können beispielsweise Firmen- oder Teamevents mit festem Budget mit Einwegkarten bezahlt werden. Auch einmalige Online-Käufe für geschäftliche Zwecke sind ein geeignetes Mittel – es ist nicht nötig, einem Mitarbeiter eine Dauerkarte zu geben, wenn er beispielsweise eine einmalige Schulung bezahlen muss.

 

Reisekosten für Mitarbeiter, die normalerweise nicht reisen und keine reguläre physische Karte benötigen, können auch mit virtuellen Karten bezahlt werden. Auf diese Weise verschwendet das Unternehmen keine Ressourcen für physische Karten und die Mitarbeiter müssen nicht mit ihren persönlichen Karten bezahlen.

Ein weiterer empfehlenswerter Einsatz virtueller Karten ist in Branchen, in denen Zeitarbeitskräfte beschäftigt sind, beispielsweise im Baugewerbe, im Einzelhandel, in Schnellrestaurants usw. 


Unternehmen können ihren Mitarbeitern weiterhin Unternehmenskarten geben, sie können jedoch virtuelle Karten verwenden, um die Ausgaben zu begrenzen und das Verfahren zur Kündigung der Karten nach Ablauf der Arbeitsverträge der Arbeitnehmer zu vereinfachen.


Hier sind einige weitere Beispiele für Ausgabenkategorien, bei denen virtuelle Karten Abhilfe schaffen können:


  • Teilnahme an Veranstaltungen – Ihr Vertriebsteam nimmt beispielsweise an einer Messe teil und Sie möchten sicherstellen, dass das Budget eingehalten wird.
  • Die Auslagerung von Arbeiten an freiberufliche Mitarbeiter und die Bezahlung von Begleitmaterial und anderen Marketingmaterialien ist bei Technologieunternehmen ein häufiger Anwendungsfall.
  • Ausgaben, die bei Exkursionen, Kundenbesuchen usw. anfallen. Beispielsweise schicken unsere Kunden aus der Fertigungsindustrie ihre Ingenieure häufig in Lager oder Produktionsstandorte. Für solche Besuche eignen sich virtuelle Karten hervorragend.

Nächste Schritte

Virtuelle Firmenkarten stellen eine transformative Lösung für mittlere und große Unternehmen dar und bieten Vorteile wie detaillierte Ausgabenkontrolle, vollständige Automatisierung der Spesenabrechnung, verbesserte Sicherheit und Ausgabendaten in Echtzeit für umfassende Transparenz.

 

Um die Leistungsfähigkeit der virtuellen Firmenkarten von Yokoy wirklich zu erleben und herauszufinden, wie sie die Ausgabenkontrolle Ihres Unternehmens verändern können, lade ich Sie ein, unten eine Demo zu buchen.

Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement​

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