Financiële transformatie op het spoor: Stadler Rail’s Ride With Yokoy
- Laatst bijgewerkt: maart 8, 2024
Head of Customer Success, Yokoy
Stadler Rail, een gerenommeerde Zwitserse fabrikant van rollend spoorwegmaterieel, zet zich in voor het bouwen van betrouwbare en veilige treinen die zijn afgestemd op de behoeften van de klant en tegelijkertijd optimaal comfort bieden aan hun passagiers. Stadler, met hoofdkantoor in Bussnang, Zwitserland, is aanwezig op 15 locaties voor productie en componenten, en met meer dan 80 servicelocaties wereldwijd.
In hun streven naar financiële uitmuntendheid begon Stadler Rail samen met Yokoy aan een transformatieve reis.
Company overview
Bussnang, Zwitserland
14.000 medewerkers
19 live entiteiten
12.588 gebruikers
Mobiliteit
Yokoy Expense, Pay, Lodge Card
Uitdaging: Van de baan raken met verouderde tools
De vorige tool voor onkostenbeheer van Stadler Rail voldeed simpelweg niet en diende vooral als archief voor onkosten. Zowel de medewerkers als het financiële team waren ontevreden over de tool die eenvoudigweg er niet in slaagde het kernprobleem op te lossen van het beheren van grote uitgavenvolumes die allemaal op een efficiënte en gemakkelijke manier gevalideerd en goedgekeurd moesten worden.
Vanwege de slechte bruikbaarheid, een gebrek aan interactie tussen gebruikers die uitgaven indienen en goedkeuren, en de noodzaak van constante handmatige tussenkomst, was de algehele ervaring frustrerend.
“De vorige provider vertrouwde op een bestandsoverdracht, wat resulteerde in gegevensrecords die voortdurend onvolledig of onjuist waren. Dit maakte de synchronisatie tussen de tools echt irritant.” merkte Bajić op, assistent van de CFO bij Stadler Rail.
Oplossing: een hulpmiddel dat zo intuïtief is dat zelfs een kind het kan gebruiken
Stadler Rail begon aan een nieuwe aanpak van het uitgavenbeheer en riep een commissie bijeen bestaande uit IT-, HR-, financiële en productievertegenwoordigers uit het hele bedrijf. Hun doel: het implementeren van een holistische oplossing voor het stroomlijnen en automatiseren van de boekhouding van zakenreizen, waardoor een soepele gegevensstroom tussen de talrijke ERP-systemen wordt gegarandeerd, een complexe onderneming aangezien Stadler alleen binnen zijn Zwitserse entiteiten meer dan vijf verschillende ERP-systemen gebruikt.
Na het beoordelen van een shortlist van zeven tools voor onkostenbeheer kwam Yokoy naar voren als de duidelijke koploper vóór andere grotere, meer gevestigde spelers op de markt. Eenvoud en gebruiksgemak vielen op voor Kerstin Bajić, die opmerkte: “We hadden een tool nodig die gemakkelijk te gebruiken was en waarvoor geen training nodig was, dus liet ik mijn 8-jarige zoon Yokoy uitproberen. Hij kon het meteen gebruiken, zonder enige instructies.”
"We hadden een tool nodig die gemakkelijk te gebruiken was en waarvoor geen training nodig was."
Naast de gebruiksvriendelijke functies onderscheidde Yokoy zich door zijn innovatieve aanpak en sterke toewijding aan een nauwe samenwerking.
De samenwerking tussen Yokoy en Stadler Rail leidde tot de uitbreiding van de betaalmodule, waaronder de introductie van de Lodge Card.
Dankzij deze verbetering kunnen werknemers alle vluchtgerelateerde betalingen efficiënt beheren via één enkele ingediende kaart, waardoor het boekhoudproces voor het financiële team van Stadler Rail aanzienlijk wordt vereenvoudigd. Dit markeert het begin van het uitgebreide reispakket van Yokoy, waarmee de reiservaring voor zowel medewerkers als financieel personeel wordt gestroomlijnd.
Impact: snel uitgavenbeheer met integraties van Yokoy en derden
Yokoy Expense heeft een revolutie teweeggebracht in het onkostenbeheer van Stadler Rail, dat nu op rolletjes loopt. “We krijgen vrijwel geen supporttickets meer van medewerkers. En als beheerder kan ik de meeste daarvan prima zelf afhandelen”, bevestigt Bejić.
De financiële teams van Stadler Rail werken nu 3,5 keer efficiënter dan voorheen, wat een tastbare impact heeft op het bedrijf.
“We schatten dat we voorheen ongeveer CHF 120,- per onkostennota besteedden. Maar met Yokoy hebben we een opmerkelijke ommekeer gezien met een gemiddelde schatting van ongeveer CHF 20 per onkostendeclaratie”, zegt Bejić. Dit komt overeen met een indrukwekkende kostenbesparing van 83% door de automatisering van een reeds digitaal proces.
“Alleen al het bedrag dat we aan automatische belastingteruggaven ontvangen, overtreft de implementatiekosten en de jaarlijkse licentiekosten van Yokoy.”
Bovendien heeft Stadler Rail de kracht van de integratie van derden in zijn voordeel benut. Door gebruik te maken van de SAP-connector van Innflow kan Yokoy volledige automatisering realiseren bij het berekenen en boeken van de loonbelasting, waarbij de 3-maandenregel naadloos wordt geïntegreerd.
verhoogde procesefficiëntie
kostenbesparing door automatisering
Bovendien is de integratie met VAT-IT financieel voordelig gebleken, waarbij de automatische belastingterugvordering de implementatiekosten en jaarlijkse licentiekosten van Yokoy overschrijdt.
“Alleen al het bedrag dat we aan automatische belastingteruggaven ontvangen, overtreft de implementatiekosten en de jaarlijkse licentiekosten van Yokoy. Het was dus niet moeilijk om een overtuigend pleidooi te houden voor het uitrollen van de BTW-IT-integratie naar de hele groep”, besluit Raphael Widmer, CFO bij Stadler spoor.
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.
Lees meer verhalen
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.