Het International Testing Agency (ITA) verwerkt uitgaven 2,5x sneller met Yokoy
- mei 23, 2023
Co-founder & CMO, Yokoy
Als een organisatie met meerdere belanghebbenden, opgericht als een stichting zonder winstoogmerk, zet het International Testing Agency (ITA) zich in voor het leveren van een alomvattend antidoping-playbook op mondiale schaal.
De missie van ITA is duidelijk: het bevorderen van integriteit en eerlijkheid in de sport wereldwijd. De ITA bestrijkt 150 landen en bedient meer dan 50 internationale federaties en grote evenementenorganisatoren, waardoor het bereik werkelijk mondiaal is.
Met Yokoy versnelde ITA het onkostenproces met 2,5 keer. 61% van de uitgaven worden nu rechtstreeks met Yokoy Pay betaald en de duur van het onkostenproces is teruggebracht tot gemiddeld zes dagen. De end-to-end automatisering heeft geresulteerd in een kostenbesparing van 5,6 keer de jaarlijkse Yokoy-licentiekosten.
Company overview
Lausanne, Zwitserland
Sport / NGO
151 medewerkers
70 gebruikers
1 entiteit live
Yokoy Expense, Yokoy Pay
De marathon van onkostenbeheer
Het beheren van de onkosten voor medewerkers die altijd onderweg zijn naar internationale bestemmingen betekende dat ze voortdurend grote hoeveelheden onkosten moesten verwerken.
Net als bij een estafettewedstrijd moest elk onkostendocument door meerdere handen gaan voordat de terugbetaling en boeking konden plaatsvinden, en werknemers werden belast met de handmatige taak van het verzamelen en afstemmen van de bonnen.
“We hadden eerder andere digitale tools geprobeerd, maar waren ontevreden omdat ze dezelfde vervelende processen vereisten waarbij eerst handmatig een onkostendeclaratie werd gemaakt en later bonnen werden toegevoegd”, zegt Rafael Saya, Senior Finance Manager bij de ITA.
Een financiële gamechanger
De zoektocht van de ITA naar een baanbrekende oplossing leidde hen naar Yokoy’s AI-aangedreven suite voor uitgavenbeheer. Yokoy hielp bij het naadloos stroomlijnen van het volledige onkostenproces van de ITA met opmerkelijke precisie, van het vastleggen van gedetailleerde ontvangstbewijzen tot de uiteindelijke afstemming.
“Als er voorheen een bon ontbrak, moest het financiële team er achteraan gaan. Nu doet Yokoy het automatisch. Het systeem vult de relevante informatie vooraf in, dus het is zeer nauwkeurig.”
Tegenwoordig fungeert Yokoy als controlecentrum voor de financiële activiteiten van de ITA. De tool voert naadloos geautomatiseerde nalevingscontroles uit, detecteert afwijkingen in de uitgaven en biedt ongeëvenaarde zichtbaarheid van gegevens.
Deze zorgvuldige monitoring zorgt ervoor dat de onkostenverwerking van de ITA soepel, moeiteloos en foutloos verloopt, waardoor het personeel zich kan inzetten voor het garanderen van schone en eerlijke sporten.
Impact: topprestaties op het gebied van uitgavenbeheer
De gebruiksvriendelijke interface van Yokoy is naadloos geïntegreerd in de workflow van de ITA, zoals blijkt uit Saya, die benadrukt: “We hoefden geen interne training te volgen. We deelden simpelweg een PowerPoint die we hadden gemaakt met de organisatie, en dat was genoeg. Zo gebruiksvriendelijk is het.”
verhoging van de efficiëntie
gemiddelde verwerkingstijd
uitgaven betaald met slimme bedrijfskaarten
rendement op investering (ROI)
Rendement op investering
De efficiëntiewinst als gevolg van end-to-end automatisering heeft voor het financiële team van ITA een kostenbesparing van 5,6 keer de jaarlijkse Yokoy-licentiekosten opgeleverd.
Verhoging van de efficiëntie
Sinds de implementatie van Yokoy Expense en Yokoy Pay, de geïntegreerde slimme bedrijfskaarten, is het onkostenproces bijna 2,5 keer sneller dan voorheen met eerdere onkostentools, waarvan de UX te omslachtig en tijdrovend was om van enige waarde te zijn.
Kosten betaald met smart corporate cards
Tegenwoordig betalen ITA-werknemers 61% van de zakelijke uitgaven rechtstreeks met Yokoy Pay, dat transactiegegevens rechtstreeks ophaalt en deze automatisch vergelijkt met bonnen in de app.
Gemiddelde verwerkingstijd
Ook al verwerkt het financiële team nog steeds bonnen van werknemers in verschillende organisaties over de hele wereld, het hele onkostenproces van de ITA, van de indienings- en goedkeuringsstromen tot de uiteindelijke boeking in het ERP-systeem, duurt nu slechts zes dagen, vergeleken met veertien dagen in het verleden .
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Lees meer klantverhalen
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.