Comment les cartes d’entreprise profitent aux entreprises de toutes tailles : simplifiez la gestion des dépenses
- Last updated: juin 3, 2023
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Product Marketing
Les entreprises de toutes tailles utilisent les cartes d’entreprise pour rationaliser la gestion des dépenses, renforcer le contrôle des dépenses des employés et simplifier les processus de remboursement, pour finalement améliorer la visibilité financière et optimiser la gestion des coûts.
Les cartes d’entreprise donnent également accès à des récompenses et à des avantages précieux, ce qui en fait un outil stratégique permettant aux entreprises de maximiser leur rentabilité.
Pourtant, bien que la plupart des programmes de cartes d’entreprise offrent un cashback sur les transactions, ces économies ne sont pas le principal moteur des entreprises qui choisissent d’équiper leurs employés de cartes de crédit ou de débit professionnelles.
Au lieu de cela, les entreprises commencent à reconnaître la valeur des outils de gestion des dépenses, y compris les cartes d’entreprise, pour améliorer la transparence et le contrôle de leurs dépenses professionnelles.
De tels outils aident les propriétaires d’entreprise et les équipes financières à approfondir leurs habitudes de dépenses, un besoin crucial dans le climat économique actuel où la gestion des dépenses n’est pas seulement un luxe mais une nécessité.
Voyons donc les principaux avantages de l’utilisation des cartes de paiement d’entreprise pour la gestion des dépenses, et les différences entre les cartes traditionnelles et les cartes intelligentes d’entreprise Yokoy.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin de cartes d'entreprise ?
Dans l’ensemble, les cartes de paiement d’entreprise permettent de relever des défis tels que :
Rationaliser la gestion des dépenses
La gestion efficace des dépenses est un aspect fondamental du maintien de la stabilité financière et de la maximisation de la rentabilité des entreprises. Alors que les entreprises s’efforcent d’optimiser leurs opérations, la nécessité d’un suivi et d’un contrôle efficaces des dépenses des employés devient de plus en plus cruciale.
Dans ce contexte, les cartes d’entreprise se sont imposées comme un outil indispensable. En fournissant une approche centralisée et rationalisée de la gestion des dépenses, les cartes d’entreprise offrent une transparence totale sur les dépenses professionnelles, ce qui facilite leur contrôle.
Renforcement du contrôle et de la surveillance
Avec les cartes d’entreprise, les entreprises peuvent établir des limites de dépenses et préciser où et comment les fonds peuvent être utilisés. Ce niveau de contrôle garantit le respect des politiques de dépenses et minimise le risque de dépenses non autorisées ou inutiles.
En donnant aux décideurs la possibilité de contrôler les dépenses en temps réel, les cartes d’entreprise permettent aux entreprises d’avoir un meilleur contrôle financier et de meilleures capacités de planification stratégique.
"Nous avons choisi la carte Yokoy comme carte d'entreprise car grâce au modèle à cotisation zéro, nous bénéficions non seulement d'une solution idéale sur le plan des coûts, mais en même temps, elle nous permet d'éviter de nombreux travaux administratifs manuels ainsi que de rendre la gestion de nos dépenses beaucoup plus claire et efficace."
Faire face aux dépenses personnelles
Réfléchis un instant à tes propres processus. Est-ce que tu comptes sur les employés pour qu’ils t’envoient leurs factures et leurs reçus par courriel, pour ensuite suivre et rectifier manuellement les dépenses hors politique ? Ces étapes consomment un temps précieux et entraînent des coûts supplémentaires pour le service financier.
En utilisant des cartes d’entreprise et en mettant en place des contrôles stricts des dépenses, ces processus fastidieux peuvent être rationalisés, ce qui permet d’éliminer les coûts inutiles et d’améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses par carte.
Simplification des remboursements des employés
Les processus traditionnels de remboursement des dépenses impliquent souvent que les employés utilisent des cartes de crédit personnelles pour couvrir les dépenses professionnelles et soumettent ensuite des demandes de remboursement. Les cartes d’entreprise éliminent ces tracas en permettant aux employés de facturer les dépenses directement à l’entreprise, ce qui a pour effet d’améliorer la trésorerie et de favoriser la satisfaction des employés.
Nous avons détaillé le sujet des remboursements dans l’article ci-dessous.
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Vishnuram Muthuraman,
Product Marketing
Traiter les paiements complexes des fournisseurs
Chaque vendeur et fournisseur a ses propres conditions de paiement et cycles de facturation. Sans flexibilité dans les paiements, tu peux te retrouver lié à des conditions rigides ou soumis à des frais de retard, ce qui entraîne des rentrées d’argent irrégulières.
Opportunités d'économies manquées
Dans l’environnement commercial rapide d’aujourd’hui, les entreprises ont besoin d’avoir un aperçu en temps réel de leurs dépenses d’un simple clic, plutôt que d’attendre la fin du mois. L’accès à ces informations permet de réaliser des économies de trésorerie optimales et d’éviter les dépenses inutiles, telles que les dépenses en double.
Types de cartes d'entreprise
Cartes de débit d'entreprise
La carte de débit est le moyen de paiement le plus populaire dans le secteur privé. La différence avec la carte de crédit réside dans la méthode de débit : la carte de débit prend les réservations directement sur le compte bancaire et débite rapidement le compte, alors que la carte de crédit le fait à intervalles réguliers, par exemple une fois par mois.
Les cartes de débit ne conviennent que dans une certaine mesure aux cartes d’entreprise, car les cartes de débit classiques sont rarement utilisées pour les paiements en ligne, ce qui est nécessaire pour les vols ou les abonnements à des logiciels. En revanche, le risque de fraude est très faible car les budgets disponibles sont pré-approuvés et les transactions peuvent être suivies en temps réel.
Cartes de crédit d'entreprise
La carte de crédit professionnelle est largement connue. Elle est très pratique, car les employés peuvent effectuer des paiements à la fois sur place et en ligne. Elles sont aussi souvent utilisées pour confirmer des réservations. Cependant, elles comportent un risque de fraude plus élevé que les cartes de débit ou prépayées, non seulement par des tiers, mais aussi par leurs propres employés.
Un autre point négatif est la facturation mensuelle, le délai rend la récupération des dépenses privées coûteuse et lourde.
Cartes prépayées
Avec les cartes prépayées, tous les paiements peuvent être effectués exactement comme avec une carte de crédit. En outre, les entreprises peuvent fixer des budgets précis et ainsi limiter massivement le risque de fraude.
Si une carte est reliée à une solution de gestion des dépenses entièrement automatisée, les transactions peuvent même être vues en temps réel. La facturation devient alors un jeu d’enfant. La carte prépayée est donc la meilleure alternative aux cartes de débit et de crédit.
Cartes virtuelles
De plus en plus d’entreprises se tournent vers les cartes virtuelles (également appelées cartes jetables ou parfois même à jeter) pour les paiements professionnels. Pour les paiements sur Internet, il s’agit d’une alternative sûre et pratique. Il suffit alors d’afficher les données pertinentes de la carte pour effectuer le paiement, sans qu’il soit nécessaire d’émettre une carte physique.
Les entreprises peuvent soit utiliser des cartes virtuelles pour des paiements spécifiques, soit autoriser certaines personnes à les utiliser. Dans les deux cas, l’entreprise peut décider de restrictions, telles que la période de validité, la limite de dépenses ou le lieu et la période d’utilisation.
Par exemple, avec les cartes virtuelles Yokoy Smart, tu peux équiper tes employés d’un moyen de paiement en quelques secondes, tout en gardant un contrôle total sur les dépenses de l’entreprise et en gagnant un temps précieux grâce au rapprochement automatique des transactions.
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Cartes d'entreprise traditionnelles : Principaux inconvénients
Les cartes d’entreprise traditionnelles souffrent de plusieurs inconvénients importants qui entravent leur efficacité et leur efficience. Ces inconvénients sont enracinés dans des processus dépassés et des limitations qui entravent le bon déroulement des opérations et la gestion financière.
Voici les principaux inconvénients des cartes d’entreprise traditionnelles :
Processus basés sur le papier
La commande, l’administration et la gestion des dépenses pour les cartes d’entreprise traditionnelles reposent souvent sur des processus papier encombrants. De la demande d’une carte pour un nouvel employé au rapprochement des dépenses, ces procédures manuelles prennent beaucoup de temps et sont sujettes aux erreurs.
La nécessité de lettres signées, de relevés papier et d’importations de fichiers texte ajoute une complexité inutile et ralentit l’ensemble du flux de travail.
Visibilité limitée des transactions
Avec les cartes d’entreprise traditionnelles, il peut être difficile d’obtenir une vue d’ensemble précise et à jour des transactions. Les entreprises reçoivent généralement une facture ou un relevé mensuel qui répertorie les paiements et les transactions par carte.
Cependant, ces informations peuvent ne pas être facilement accessibles ou compréhensibles. Faire correspondre les dépenses aux transactions par carte de crédit demande un effort supplémentaire, ce qui peut entraîner des retards, des erreurs et des difficultés dans le suivi et le rapprochement des dépenses. Ainsi, dans une configuration traditionnelle, les entreprises manquent de capacités de suivi des dépenses en temps réel.
Facturation centralisée et facturation décentralisée
Les cartes d’entreprise traditionnelles offrent deux types de facturation : la facturation centralisée et la facturation décentralisée. Dans le cas d’une facturation centralisée, l’entreprise reçoit la facture/le relevé et est responsable de son paiement intégral.
Dans le cas d’une facturation décentralisée, le titulaire de la carte reçoit le relevé et doit payer la facture. Cette configuration rend la gestion des dépenses de l’entreprise plus complexe et peut entraîner une certaine confusion quant à la personne responsable du règlement des frais.
Charge administrative manuelle
Les administrateurs de cartes s’appuient souvent sur des méthodes dépassées, telles que des feuilles de calcul Excel, pour suivre les affectations, les limites et les dates d’expiration des cartes des employés.
Cette charge administrative manuelle prend beaucoup de temps et est sujette aux erreurs. Il peut être difficile de maintenir un registre précis et à jour des détails de la carte, ce qui entraîne des inefficacités et des difficultés à gérer efficacement le programme de cartes d’entreprise.
Manque de solutions de cartes virtuelles
Les cartes d’entreprise traditionnelles sont avant tout des cartes physiques, ce qui signifie qu’il y a des délais pour recevoir la carte par la poste. En outre, il manque souvent des solutions de cartes virtuelles instantanées, en particulier lorsque les cartes physiques ne sont pas nécessaires, comme pour les achats en ligne ou les services numériques.
Cette limitation entrave la flexibilité et la commodité dont les entreprises modernes ont besoin, en particulier à l’ère numérique.
Intégration limitée des applications mobiles
Les applications mobiles qui offrent un suivi des dépenses en temps réel et des options de paiement mobile comme Apple Pay ou Google Pay peuvent faire défaut aux cartes d’entreprise traditionnelles. Cela limite la capacité des employés à suivre leurs dépenses en déplacement et à effectuer des paiements pratiques à l’aide de leurs appareils mobiles, ce qui entraîne des désagréments et des retards potentiels dans les processus financiers.
Frais annuels
Les cartes d’entreprise traditionnelles sont souvent assorties de frais annuels, ce qui représente une charge financière supplémentaire pour les entreprises. Ces frais peuvent dissuader les entreprises de fournir des cartes à leurs employés, surtout si les avantages et la commodité offerts par les cartes ne compensent pas les coûts associés.
Compte tenu de ces inconvénients, les entreprises sont de plus en plus à la recherche d’alternatives qui offrent une meilleure visibilité des transactions, une charge administrative réduite, des options de cartes virtuelles instantanées, une intégration transparente des applis mobiles et une gestion rentable, permettant en fin de compte des programmes de cartes d’entreprise plus efficaces et efficients.
C’est pourquoi nous avons créé les cartes d’entreprise Smart dans le cadre de l’offre Yokoy Pay.
L'alternative Yokoy : Cartes d'entreprise intelligentes
Chez Yokoy, nous relevons ces défis et apportons de l’innovation dans le domaine des paiements d’entreprise grâce à nos cartes d’entreprise intelligentes.
Les cartes d’entreprise Yokoy permettent aux entreprises de rationaliser leurs programmes de cartes, d’améliorer la gestion des dépenses et l’expérience globale des utilisateurs, tant pour les administrateurs que pour les détenteurs de cartes, en offrant une transparence totale et un contrôle des dépenses avec un maximum de flexibilité.
En se connectant directement aux outils de gestion des dépenses, nos cartes d’entreprise intelligentes peuvent répondre aux besoins des entreprises modernes et de leurs employés mieux que leurs homologues traditionnels, que ce soit sous la forme d’une carte de crédit, d’une carte de débit ou d’une carte prépayée.
Pourquoi ?
- Conformité intégrée : Tu décides de ce que tes employés dépensent, ce qui garantit le respect des directives de l’entreprise et de la réglementation.
- Rapprochement automatisé : Les transactions par carte sont automatiquement introduites dans Yokoy et rapprochées des reçus, ce qui réduit la charge de travail.
- Contrôle total des liquidités : Fixe des limites de dépenses individuelles jusqu’au niveau de l’employé et alloue l’argent exactement là où il est nécessaire.
- Aperçu détaillé des transactions par carte : Le tableau de bord des cartes de Yokoy te donne un contrôle total en temps réel de toutes les cartes et de toutes les transactions.
- Flexibilité : Yokoy fait de l’administration des cartes un jeu d’enfant. Les cartes virtuelles peuvent être créées rapidement et en fonction des processus.
Les cartes d’entreprise virtuelles et les cartes physiques sont un élément clé de notre offre, créant une transparence complète des dépenses dans les entreprises.
Chaque carte à puce est directement intégrée à Yokoy, te donnant un aperçu de toutes tes dépenses en temps réel, tout en rapprochant automatiquement chaque transaction des reçus correspondants.
Il n’y a pas de frais de carte ou de devises étrangères, ni de surtaxe de change. En outre, les entreprises bénéficient d’un cashback sur chaque transaction.
Si tu souhaites voir nos cartes d’entreprise en action, tu peux réserver une démo ci-dessous.
Simplifiez la gestion de vos dépenses
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