Was ist Spend Management? Seine Funktionsweise und Vorteile

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Durch eine effektive Verwaltung der Ausgaben können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen und ihre Effizienz steigern, was wiederum das Fundament für Wachstum und Rentabilität bildet. 

Eine intelligente Ausgabenverwaltung ermöglicht es Unternehmen, Einsparungen zu realisieren, indem sie Ausgabenbereiche identifizieren, die reduziert oder optimiert werden können, und eine bessere Kontrolle und Überwachung der Ausgaben ermöglichen. So können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Ressourcen effektiver einsetzen und ihre Geschäftsprozesse optimieren.

 

Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick darüber, was effizientes Spend Management definiert,  weshalb es wichtig ist und wie Unternehmen unabhängig von Größe und Branche davon profitieren können.

Befassen wir uns also mit den Grundlagen, den wichtigsten Komponenten und den Vorteilen von digitalen Ausgabenmanagementlösungen gegenüber bewährten Verfahren für die erfolgreiche Verwaltung von Unternehmensausgaben.

 

Dieser Artikels vermittelt Ihnen ein Überblick darüber, was Ausgabenmanagement ist und wie es Ihrem Unternehmen dabei hilft, bessere finanzielle Ergebnisse zu erzielen.

Table of Contents

Die Grundlagen des Ausgabenmanagements

Lassen Sie uns zunächst klären, was der Begriff „Geschäftsausgaben“ bedeutet.

 

Der Begriff „Ausgaben“ bezieht sich auf alle Kosten, die ein Unternehmen für Waren und Dienstleistungen zur Unterstützung seiner Geschäftstätigkeit aufwendet.

 

Dazu zählen sämtliche Aspekte, angefangen von Büromaterial und Ausrüstung bis hin zu Rohstoffen und Fertigerzeugnissen. Ferner umfassen sie auch sämtliche Ausgaben, die Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens tätigen.

 

Unter Ausgabenmanagement versteht man also den Prozess der Kontrolle und Optimierung der Ausgaben eines Unternehmens für Waren und Dienstleistungen.

 

Um eine wirksame Kostenkontrolle zu erreichen und eine durchgängige Ausgabentransparenz zu erhalten, nutzen die meisten Unternehmen Spend Management Software, die vollständig in Tools wie ERP-Systeme, Reisekostenmanagement-Plattformen, Lösungen zur Rückforderung der Mehrwertsteuer oder Beschaffungs-Tools integriert ist.

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Der Unterschied zwischen Ausgabenmanagement und Beschaffung

Auch wenn Ausgabenverwaltung und Beschaffung auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, handelt es sich tatsächlich um völlig unterschiedliche Aufgabenbereiche und Prozesse.

 

Im Wesentlichen ist die Beschaffung ein Teilbereich des Ausgabenmanagements. Während sich die Beschaffung mit dem taktischen Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen von Lieferanten befasst, ist das Ausgabenmanagement ein breiteres und strategischer ausgerichtetes Aufgabengebiet.

 

Dieser Prozess umspannt den gesamten Zyklus der Ausgaben, beginnend bei der strategischen Beschaffung und dem Einkauf bis hin zur Zahlung und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften.

 

Die Beschaffung wird häufig von Einkaufsteams oder Einzelpersonen durchgeführt, die dafür verantwortlich sind, dass Waren und Dienstleistungen zu den bestmöglichen Preisen, Qualitäten und Lieferbedingungen eingekauft werden.

 

Das Ausgabenmanagement hingegen verfolgt einen strategischeren Ansatz und bezieht ein breiteres Spektrum von Stakeholdern ein, z. B. Finanzadministration, Einkauf, und Compliance.  

Die wichtigsten Bestandteile des Spend Management

Das Verwalten von Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen und der Transaktionsabgleich mit Buchungen von Firmenkarten ist zentraler Teil des Business Spend Management. Eine umfassende Ausgabenmanagement-Plattform sollte daher die Kreditorenbuchhaltung sowie die Spesenmanagement und Firmenkartentransaktionen zusammenführen.

Die effektive Spesenmanagement umfasst den gesamten Prozess der Nachverfolgung, Genehmigung und Erstattung von Aufwendungen, die im Rahmen der Mitarbeiteraktivitäten entstehen können. Hierzu zählen beispielsweise Reisekosten, Tagesdiäten, Bewirtung und weitere Aufwendungen.

 

Die systematische Verwaltung der Mitarbeiterausgaben ermöglicht es Unternehmen, das Risiko von Betrug und Fehlern signifikant zu verringern und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle geltenden Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Vertrauen und Transparenz können somit erhöht werden.

Die Verwaltung von Rechnungen ist ein unerlässlicher Bestandteil des umfassenden Ausgabenverwaltungsprozesses und deckt den gesamten Prozess vom Empfang bis hin zur Bezahlung von Lieferantenrechnungen ab. Hierbei sind Aufgaben wie die Verwaltung von Bestellungen, die Überwachung von Zahlungen sowie die Abstimmung von Rechnungen mit Lieferantenverträgen zu berücksichtigen.

 

Durch eine effiziente Rechnungsverwaltung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, eine höhere Genauigkeit und Effizienz erzielen und die Zahlungsabwicklung beschleunigen. Die Reduzierung von Fehlern und die Einhaltung von Vertragsbedingungen sind weitere positive Effekte einer erfolgreichen Rechnungsverwaltung.

 

Die Verwaltung von Firmenkarten umfasst die vollständige Steuerung von Unternehmenskreditkartenprogrammen – einschließlich Ausstellung, Nutzung und Umsatzprüfung.

 

Durch den Einsatz intelligenter Firmenkarten – Kreditkarten und Debitkarten – können Unternehmen nicht nur Zahlungsprozesse optimieren, sondern auch Verwaltungskosten senken und die Kontrolle über die Ausgaben ihrer MitarbeiterInnen verbessern.

 

Die einfache Nachverfolgung von Transaktionen und die Möglichkeit Ausgabenlimits festzulegen,  sind nur einige der vielen Vorteile, die Unternehmen durch die Verwendung von Unternehmenskarten genießen können.

Die genannten Prozesse sind ein integraler Bestandteil des Ausgabenmanagements, da sie den Geldfluss innerhalb einer Organisation von der Bedarfsermittlung bis zur endgültigen Zahlung an Lieferanten oder Mitarbeiter umfassen.

 

Indem ein ganzheitlicher Ansatz für das Spend Management etabliert wird, können Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Ausgaben erlangen. Gleichzeitig können Kosten gesenkt und die Einhaltung interner und externer Richtlinien verbessert werden.

Die Vorteile von Ausgabenverwaltungs- Software

Die Implementierung von neuen Ausgabenverwaltungslösungen kann eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen haben, wie nachfolgend zusammengefasst wird.

Sichtbarkeit der Ausgaben in Echtzeit

Spend-Management-Software bietet Echtzeit-Einblick in alle Ausgabenaktivitäten im gesamten Unternehmen, sodass Ausgabenmuster erkannt und Erkenntnisse darüber gewonnen werden können, wo Unternehmen ihre Kosten senken können.

 

Spend-Management-Software vereint Daten aus mehreren Quellen wie Bestellungen, Rechnungen, Verträgen und Spesenabrechnungen auf einer zentralen Plattform. Auf diese Weise erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Ausgabendaten in Echtzeit zu analysieren und Berichte und Dashboards zu erstellen, die einen ganzheitlichen Überblick über ihre Ausgabenaktivitäten bieten.

 

Durch die Transparenz in Echtzeit können Unternehmen ihre Ausgabenaktivitäten überwachen und Ausgaben anhand von Budgetzuweisungen verfolgen. Mithilfe der Ausgabenverwaltungssoftware können sie schnell Ausgabenüberschreitungen oder ungewöhnliche Ausgabenmuster erkennen und enstprechend eingreifen.

 

Die Verwendung von Ausgabenmanagement-Tools bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, einschließlich der Optimierung von Ausgaben, der Reduzierung von Kosten und der Verbesserung der Compliance. Durch die Nutzung dieser Technologien können Unternehmen ihre Ausgabenprozesse automatisieren und gleichzeitig wertvolle Ressourcen freisetzen, die für andere geschäftliche Aktivitäten genutzt werden können.

Kostenreduktion und Einsparungen

Ein effektives Ausgabenmanagementsystem kann Organisationen dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen sie Kosten senken und Einsparungen erzielen können.

 

Durch die Analyse von Ausgabenmustern können Unternehmen Bereiche identifizieren, in denen sie möglicherweise zu viel ausgeben, bessere Preise und Konditionen mit Lieferanten aushandeln und effizientere Prozesse zur Kostensenkung implementieren.

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Verbesserte Prozesseffizienz

Ausgabenmanagement-Software können dazu beitragen, Prozesse zu rationalisieren, zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu reduzieren und menschliche Fehler durch Automatisierung zu eliminieren.

 

Dies trägt dazu bei, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung der Ausgaben zu reduzieren und MitarbeiterInnen den Freiraum zu geben, sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren.

Bessere Entscheidungsfindung

Effektives Ausgabenmanagement bietet Unternehmen mehr Transparenz und Einblicke in ihre Ausgabenmuster. Dies kann Unternehmen dabei helfen, fundiertere Entscheidungen in Bezug auf die Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen und Ausgabenprioritäten zu treffen.

 

Durch den Zugriff auf Ausgabendaten und Ausgabenanalysen in Echtzeit können Unternehmen bessere Entscheidungen treffen, die auf ihre strategischen Ziele ausgerichtet sind.

Verbessertes Compliance- und Risikomanagement

Zu guter Letzt, können Ausgabenverwaltungslösungen Organisationen dabei helfen, die Compliance und das Risikomanagement zu verbessern.

 

Durch ein besseres Verständnis der Ausgabenmuster und Lieferantenbeziehungen können Unternehmen potenzielle Risiken erkennen und mindern. Dies kann dazu beitragen, das Risiko von Betrug, Fehlern und Compliance-Verstößen zu verringern.

 

Zusammenfassend ergibt sich, dass die Implementierung einer effektiven Ausgabenverwaltung Organisationen dabei helfen kann, verschiedene Vorteile zu erzielen, darunter eine Senkung der Kosten, Optimierung von Prozessen, bessere Entscheidungsfindung sowie verbessertes Compliance- und Risikomanagement.

 

Durch die richtige Investition in Tools und Prozesse können Unternehmen eine größere Transparenz und Kontrolle über ihre Ausgaben erlangen, Ausgabenüberschreitungen und ungewöhnliche Ausgabenmuster schnell erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen.

 

Darüber hinaus können Ausgabenmanagementlösungen Organisationen dabei helfen, potenzielle Risiken und Compliance-Verstöße zu erkennen und zu mindern, was letztendlich zu einem reibungsloseren und effizienteren Betrieb führt.

Die Herausforderungen bei der Implementierung von Spend Management Lösungen​

Während ein effektives Spend Management erhebliche Vorteile für Unternehmen bringen kann, kann die Implementierung digitaler Ausgabenmanagementstrategien eine Herausforderung darstellen, insbesondere für Unternehmen, die bislang auf manuelle Prozessen setzen und sich auf klassische Bürosoftware wie zum Beispiel „Microsoft Excel“ verlassen, anstatt dedizierte Software zu verwenden.

 

Wir haben die Herausforderungen sowie deren Bewältigung in unserem Webinar genauer unter die Lupe genommen und diskutiert.

Widerstände gegen Veränderungen

Untersuchungen zeigen, dass die Einführung von Ausgabenmanagementlösungen für Unternehmen eine große Herausforderung darstellen kann, da Mitarbeiter oft Widerstand gegen Veränderungen leisten. Tatsächlich scheitern bis zu 70% der Initiativen zum Veränderungsmanagement an diesem Widerstand.

 

Eine Studie von McKinsey & Company ergab, dass 80% der Führungskräfte berichteten, dass ihre Unternehmen auf Widerstand bei der Umsetzung neuer Initiativen stießen und nur 30% glaubten, dass sie diesen Widerstand erfolgreich überwinden konnten.

 

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, die Vorteile des Ausgabenmanagements zu vermitteln und die Mitarbeiter in den Prozess einzubeziehen, um deren Bedenken zu zerstreuen.

Fehlende Ressourcen und Fachkenntnisse

Eine effektive Implementierung einer Ausgabenmanagement-Plattform erfordert oft spezialisiertes Wissen, das nicht alle wachsenden Unternehmen intern aufbringen können. Laut einer Deloitte-Umfrage haben 43 % der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Einführung von Spend-Management-Tools aufgrund fehlender interner Ressourcen.

 

Um diese Herausforderung zu bewältigen, können Unternehmen zusätzliches Fachpersonal einstellen, bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister oder Berater auslagern oder in Technologielösungen zur Unterstützung des Ausgabenmanagements investieren. Indem sie dies tun, können sie sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um die Implementierung reibungslos und effektiv durchzuführen.

Datenqualität und -integration

Ein effektives Ausgabenmanagement hängt von genauen und aktuellen Daten ab. Viele Unternehmen haben jedoch Probleme mit der Datenqualität und -integration. In herkömmlichen Systemen sind die Daten isoliert und in verschiedenen Systemen oder Formaten gespeichert, was es schwierig macht, einen umfassenden Überblick über die Ausgaben zu erhalten.

 

Eine Studie von Deloitte ergab, dass 43 % der Unternehmen Probleme mit der Genauigkeit und Vollständigkeit der Daten haben, während eine andere Studie von Procurify ergab, dass 59 % der Unternehmen nicht über die Tools und Prozesse verfügen, um Ausgabendaten effektiv zu verwalten.

 

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert häufig Investitionen in Datenmanagement-Tools und -Prozesse, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und leicht zugänglich sind. KI-Technologie und Automatisierung können beim Lesen, Kategorisieren, Abgleichen usw. von Daten helfen.

Webinar

Für CFOs: Der Blueprint für die Transformation des Ausgabenmanagements

In diesem Webinar zeigen wir Ihnen das Konzept, mit dem unsere Kunden ihr Ausgabenmanagement von Anfang bis Ende rationalisieren und volle Transparenz und Kontrolle über ihre Geschäftsausgaben erlangen.

Erste Schritte: Kriterien für die Auswahl von Spend-Management-Software

Während Sie vielleicht denken, dass eine Spend-Management-Lösung nur von Ihrem Finanzteam verwendet wird, hat ein solches Tool einen erheblichen Einfluss auf Ihr Endergebnis, da es sich auf die Arbeit von fast allen Abteilungen in Ihrem Unternehmen auswirkt.

 

Daher sollten Sie zunächst einen stringenten Anforderungskatalog aufsetzen, bevor Sie sich für das Investment in eine Ausgabenmangement-Lösung entscheiden.

 

Es liegt auf der Hand, dass Ihr Buchhaltungsteam spezialisierte Funktionen benötigt, während für MitarbeiterInnen anderer Abteilungen lediglich die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung wichtig ist, wenn sie Spesen einreichen.  Ihre IT-Abteilung legt wiederum den Fokus darauf dass sich die Software nathlos in die vorhandene Systemlandschaft integriert, um sowohl den Prozess als auch die Datenflüsse zusammenzuführen.

 

Fehlt ein klares Verständnis darüber, was eine Spend-Management-Plattform speziell für Ihr Unternehmen leisten muss, erhalten Sie womöglich eine Lösung, die übermäßig komplex oder schlecht implementiert ist.

 

Hier sind einige wichtige Kriterien, die bei der Auswahl einer Spend-Management-Software zu berücksichtigen sind: 

1. Eigenschaften

Um Ihre Geschäftsausgaben effektiv zu verwalten, ist es ratsam, nach einer Software zu suchen, die Funktionen wie Spesenverwaltung, Rechnungsverarbeitung und Kartenzahlungen in einem zentralen Tool vereint, um eine durchgängige Transparenz und Kontrolle für Ihre Finanzabteilung zu gewährleisten.

Yokoy ist eine solche Plattform, die Unternehmen dabei hilft, ihre Ausgabenverwaltungsprozesse zu zentralisieren und zu standardisieren. Unsere innovative Lösung ermöglicht es Finanzteams, Ausgaben, Rechnungen und Kartenzahlungen in einem einzigen Tool zu verwalten und liefert Echtzeitdaten und Einblicke in die Geschäftsausgaben durch die Verwendung intelligenter Unternehmenskarten anstelle traditioneller Karten.

Zusätzlich verwendet unsere Plattform KI (künstliche intelligenz), um Richtlinienverstöße, Ausreißer und Duplikate in Echtzeit zu erkennen und Überzahlungen und betrügerische Aktivitäten zu verhindern. So behalten Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Ausgaben.

2. Integrationen

Überlegen Sie, ob sich die Software in andere von Ihnen verwendete Tools wie Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme, Beschaffungstools oder Reisebuchungsplattformen integrieren lässt. Yokoy bietet Integrationen mit allen führenden ERP-Systemen und garantiert eine reibungslose Implementierung.

3. Benutzerfreundlichkeit

Eine benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche ist ein wichtiger Faktor bei der Wahl einer Ausgabenverwaltungssoftware. Eine schlechte Benutzererfahrung kann zu geringer Akzeptanz und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen. Aus diesem Grund sollte die Software sowohl für Einreicher als auch für Genehmiger intuitiv zu nutzen sein.

 

Da Endbenutzer heutzutage durch B2C-Software hohe Erwartungen haben, ist es ratsam, nach einer Lösung zu suchen, die auf Desktop- und Mobilgeräten verfügbar ist und ein nahtloses mobiles Erlebnis für die Verwaltung von Ausgaben und die Rechnungsverarbeitung bietet. So können Teams auch unterwegs Quittungen einreichen, Rechnungen bearbeiten und Zahlungen genehmigen.

 

Ein Beispiel für eine solche Lösung ist Yokoy, eine benutzerfreundliche Plattform für das Ausgabenmanagement, die auf Desktop- und Mobilgeräten verfügbar ist und eine intuitive Oberfläche für Einreicher und Genehmiger bietet. Die Plattform bietet auch die Möglichkeit, Quittungen über die mobile App hochzuladen und Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen.

4. Anpassung

Wählen Sie Software, die an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst werden kann, z. B. die Möglichkeit, Genehmigungsworkflows für verschiedene Arten von Ausgaben oder Beträgen einzurichten und benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.

5. Sicherheit

Stellen Sie sicher, dass die Software über starke Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um sensible Finanzdaten zu schützen.

6. Kunden-Support

Suchen Sie nach Software, die umfassenden Kundensupport bietet, einschließlich Schulungen, technischem Support und einer Benutzer-Community, die Ihnen hilft, das Beste aus der Software herauszuholen.

Zum Beispiel bieten wir bei Yokoy unseren Kunden einen schrittweisen Rollout mit umfassender Unterstützung in der Hypercare-Phase, sowohl auf der technischen Seite als auch auf der Seite des Änderungsmanagements.

Indem Sie diese Kriterien bei der Auswahl einer Ausgabenverwaltungssoftware berücksichtigen, können Sie eine Lösung finden, die die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt und Ihnen hilft, Ausgaben effizienter zu verwalten.

Nächste Schritte

Da Unternehmen weiterhin unter zunehmendem Druck stehen, ihre Ausgaben effektiv zu verwalten, ist es klar, dass die Ausgabenverwaltung noch viele Jahre lang eine wichtige Priorität bleiben wird.

 

Wenn Unternehmen aller Größen und Branchen die notwendigen Schritte zur Einführung effektiver Ausgabenpraktiken unternehmen, können sie davon profitieren und langfristig erfolgreicher sein.

 

Wenn Sie also den nächsten Schritt machen möchten und sehen wollen, wie die Ausgabenmanagement-Lösung von Yokoy Ihrem Unternehmen helfen kann, das Ausgabenmanagement, die Rechnungsverarbeitung und die Kartenzahlungen mit Hilfe von KI zu automatisieren, können Sie unten eine Demo buchen.

Sehen Sie Yokoy in Aktion

Führen Sie alle Spesen, Lieferantenrechnungen und Zahlungen mit Firmenkarten in einer integrierten und KI-gestützten Plattform zusammen.

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