Wat is spendmanagement? Grondbeginselen en hoe het werkt

Picture of Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

In de kern is uitgavenbeheer de praktijk van het beheren van de uitgaven van een organisatie om kostenbesparingen te realiseren en de efficiëntie te verhogen. In de huidige competitieve markt zijn bedrijven die hun uitgaven effectief kunnen beheren beter gepositioneerd om te slagen, te groeien en winstgevend te blijven.

Dit artikel is bedoeld om een uitgebreid overzicht te geven van wat uitgavenbeheer is, waarom het belangrijk is en hoe het bedrijven van elke omvang en in alle sectoren ten goede kan komen.

We behandelen de basisprincipes van het concept en de belangrijkste componenten ervan, de voordelen van het gebruik van oplossingen voor digitaal uitgavenbeheer en best practices voor het succesvol beheren van zakelijke uitgaven.

 

Aan het einde van dit artikel zou u een duidelijk begrip moeten hebben van wat uitgavenbeheer is en hoe het uw organisatie kan helpen betere financiële resultaten te behalen.

Inhoudsopgave

De basisprincipes van het beheer van zakelijke uitgaven

Laten we beginnen met te verduidelijken wat zakelijke uitgaven betekenen.

 

 

Uitgaven verwijst naar al het geld dat een organisatie uitgeeft aan goederen en diensten om haar activiteiten te ondersteunen. Dit omvat alles van kantoorbenodigdheden en -apparatuur tot grondstoffen en eindproducten, maar ook alle personeelskosten die worden gemaakt tijdens het zakendoen namens het bedrijf.

 

 

Uitgavenbeheer is dus het proces van het beheersen en optimaliseren van de uitgaven van een bedrijf aan goederen en diensten.

 

Om effectieve kostenbeheersing te bereiken en end-to-end zichtbaarheid van uitgaven te krijgen, gebruiken bedrijven uitgavenbeheersoftware die volledig is geïntegreerd met tools zoals ERP-systemen, reisbeheerplatforms, btw-terugvorderingsoplossingen of inkooptools.

Survey

Staat van Spend Management Transformatie

We houden momenteel een enquête over de staat van digitale transformatie in de financiële wereld, met de nadruk op uitgavenbeheerpraktijken. Zou jij je bijdrage willen leveren? Het duurt maar 3 minuten.

Het verschil tussen uitgavenbeheer en inkoop

Hoewel uitgavenbeheer en inkoop op elkaar lijken, zijn het eigenlijk verschillende processen.

In wezen is inkoop een onderdeel van uitgavenbeheer. Terwijl inkoop betrekking heeft op het tactische proces van het verwerven van goederen en diensten van leveranciers, is uitgavenbeheer een breder, meer strategisch proces dat de gehele uitgavencyclus omvat, van strategische inkoop en inkoop tot betaling en naleving.

 

Inkoop wordt vaak uitgevoerd door inkoopteams of individuen, die er verantwoordelijk voor zijn dat goederen en diensten worden ingekocht tegen de best mogelijke prijs, kwaliteit en leveringsvoorwaarden.

 

Bestedingsbeheer heeft daarentegen een meer strategische benadering, waarbij een breder scala aan belanghebbenden betrokken is, zoals financiële teams, operationele en nalevingsteams.

De belangrijkste componenten van uitgavenbeheer

Onkosten-, factuur- en bedrijfskaartbeheer zijn allemaal onderdelen van uitgavenbeheer. Een allesomvattend platform voor uitgavenbeheer moet dus het crediteurenproces samenbrengen met het beheer van uitgaven en zakelijke kaarttransacties.

Onkostenbeheer omvat het proces van het volgen, goedkeuren en vergoeden van personeelskosten die tijdens de bedrijfsvoering zijn gemaakt. Dit kunnen reiskosten, maaltijden, amusement en andere diverse uitgaven zijn.

 

Door de personeelskosten te beheersen, kunnen organisaties het risico op fraude en fouten verkleinen en tegelijkertijd zorgen voor naleving van het bedrijfsbeleid en overheidsvoorschriften.

Vervolgens maakt factuurbeheer ook deel uit van het bredere uitgavenbeheerproces en omvat het ontvangen, verwerken en betalen van leveranciersfacturen. Dit kan het beheer van inkooporders, het volgen van betalingen en het afstemmen van facturen met leverancierscontracten omvatten.

 

Effectief factuurbeheer kan organisaties helpen de cashflow en prognoses te verbeteren, verwerkingskosten te verlagen en tijdige betaling aan leveranciers te garanderen. Ten slotte omvat zakelijk kaartbeheer het beheer van zakelijke creditcardprogramma’s, inclusief kaartuitgifte, gebruik en afstemming.

 

Door hun werknemers te voorzien van slimme bedrijfskaarten, kunnen organisaties betalingsprocessen stroomlijnen, administratieve kosten verlagen en de controle over de uitgaven van werknemers verbeteren.

Al deze processen maken deel uit van uitgavenbeheer, omdat ze betrekking hebben op het beheer van de geldstroom binnen een organisatie, vanaf de eerste identificatie van een behoefte tot de uiteindelijke betaling aan een leverancier of werknemer.

 

Door een holistische benadering van uitgavenbeheer te hanteren, kunnen organisaties meer inzicht in en controle over uitgaven krijgen, kosten verlagen en de naleving van intern en extern beleid verbeteren.

De voordelen van het gebruik van software voor uitgavenbeheer

Het implementeren van effectieve oplossingen voor uitgavenbeheer kan verschillende voordelen hebben voor organisaties, zoals hieronder weergegeven.

Realtime zichtbaarheid van uitgaven

Software voor uitgavenbeheer biedt real-time inzicht in alle uitgavenactiviteiten in de hele organisatie, waardoor bedrijven uitgavenpatronen kunnen identificeren en inzicht krijgen in waar ze kosten kunnen besparen.

 

Software voor uitgavenbeheer verzamelt gegevens uit meerdere bronnen, zoals inkooporders, facturen, contracten en onkostendeclaraties, en consolideert deze in een centraal platform. Hierdoor kunnen bedrijven hun uitgavengegevens in realtime analyseren en rapporten en dashboards maken die een holistisch beeld geven van hun uitgavenactiviteiten.

 

Door realtime inzicht in uitgaven te bieden, stelt software voor uitgavenbeheer bedrijven in staat hun uitgavenactiviteiten in realtime te volgen en uitgaven te volgen ten opzichte van budgettoewijzingen. Ze kunnen snel eventuele te hoge uitgaven of ongebruikelijke uitgavenpatronen identificeren en corrigerende maatregelen nemen.

Kostenreductie en besparingen

Een effectief uitgavenbeheersysteem kan organisaties helpen gebieden te identificeren waar ze kosten kunnen besparen en besparingen kunnen realiseren.

 

Door uitgavenpatronen te analyseren, kunnen organisaties gebieden identificeren waar ze mogelijk te veel uitgeven, betere prijzen en voorwaarden bedingen met leveranciers en efficiëntere processen implementeren om kosten te verlagen.

ROI-calculator

Bereken uw besparing

Hoeveel kunt u jaarlijks besparen als u Yokoy kiest als uw suite voor uitgavenbeheer? Onze ROI-calculator helpt u het rendement op uw investering te kwantificeren, zodat u een solide pleidooi kunt bouwen voor financiële transformatie.

Verbeterde procesefficiëntie

Oplossingen voor uitgavenbeheer kunnen helpen bij het stroomlijnen van processen, het verminderen van tijdrovende handmatige taken en het elimineren van menselijke fouten door middel van automatisering, waardoor organisaties efficiënter kunnen werken.

 

Dit kan helpen om de tijd en middelen te verminderen die nodig zijn om uitgaven te beheren en personeel vrij te maken om zich te concentreren op meer strategische activiteiten.

Betere besluitvorming

Effectief uitgavenbeheer biedt organisaties meer inzicht in en inzicht in hun uitgavenpatronen. Dit kan bedrijven helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen over leveranciersselectie, contractonderhandelingen en uitgavenprioriteiten.

 

Door toegang te hebben tot realtime uitgavengegevens en uitgavenanalyses, kunnen organisaties betere beslissingen nemen die zijn afgestemd op hun strategische doelen.

Verbeterd compliance- en risicobeheer

Tot slot kunnen oplossingen voor uitgavenbeheer organisaties helpen bij het verbeteren van compliance en risicobeheer. Door een beter begrip te hebben van uitgavenpatronen en leveranciersrelaties, kunnen organisaties potentiële risico’s identificeren en beperken. Dit kan helpen om het risico op fraude, fouten en nalevingsovertredingen te verkleinen.

 

Concluderend kan het implementeren van effectieve oplossingen voor uitgavenbeheer organisaties helpen een reeks voordelen te behalen, waaronder kostenreductie, procesoptimalisatie, betere besluitvorming en verbeterd nalevings- en risicobeheer.

 

Door te investeren in de juiste tools en processen kunnen organisaties meer zichtbaarheid en controle krijgen over hun uitgaven en betere bedrijfsresultaten behalen.

De uitdagingen van het implementeren van oplossingen voor uitgavenbeheer

Hoewel effectief uitgavenbeheer aanzienlijke voordelen kan opleveren voor bedrijven, kan het implementeren van strategieën voor digitaal uitgavenbeheer een uitdaging zijn, vooral voor bedrijven die nog steeds handmatige processen volgen en vertrouwen op tools zoals spreadsheets in plaats van speciale software te gebruiken.

 

Hier volgen enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee organisaties te maken kunnen krijgen bij het implementeren van uitgavenbeheer. We hebben de uitdagingen behandeld, evenals hoe ze aan te pakken, in ons webinar hieronder.

Webinar

De CFO-blueprint voor uitgavenbeheer

Leer hoe je een holistisch beeld krijgt van je uitgavenbeheerproces om eenvoudig inefficiënties te identificeren, activiteiten te stroomlijnen om systeem- en gegevenssilo’s te verwijderen en realtime analyses te gebruiken om risico’s te elimineren, kosten te beheersen en vooruit te plannen.

Weerstand tegen verandering

Een van de grootste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het implementeren van uitgavenbeheer, is weerstand tegen verandering. Werknemers kunnen weerstand bieden tegen het veranderen van de manier waarop ze werken, vooral als ze de dingen al jaren op dezelfde manier doen.

 

Onderzoek wijst uit dat tot 70% van de verandermanagementinitiatieven mislukken vanwege weerstand van werknemers. In een onderzoek van McKinsey & Company gaf 80% van de leidinggevenden aan dat hun organisatie op weerstand stuitte bij het implementeren van een nieuw initiatief, en slechts 30% geloofde dat ze erin waren geslaagd die weerstand te overwinnen.

 

Het is dus belangrijk om de voordelen van uitgavenbeheer te communiceren en werknemers bij het proces te betrekken om deze zorgen weg te nemen.

Gebrek aan middelen en expertise

Het implementeren van een platform voor uitgavenbeheer vereist vaak gespecialiseerde expertise, en veel groeiende organisaties beschikken mogelijk niet over de interne middelen om digitaliserings- of transformatieprojecten voor uitgaven effectief te beheren.

 

In een onderzoek van Deloitte noemde 43% van de organisaties een gebrek aan interne middelen als een grote uitdaging bij het implementeren van tooling voor uitgavenbeheer.

 

Om deze uitdaging aan te gaan, kan het nodig zijn om extra personeel met de nodige expertise aan te nemen, bepaalde taken uit te besteden aan externe dienstverleners of consultants, of te investeren in technologische oplossingen om uitgavenbeheer te ondersteunen.

Datakwaliteit en integratie

Effectief uitgavenbeheer is afhankelijk van nauwkeurige en tijdige gegevens. Veel organisaties worstelen echter met datakwaliteit en integratie. In traditionele opstellingen zijn gegevens geïsoleerd en opgeslagen in verschillende systemen of formaten, wat het moeilijk maakt om een volledig overzicht van de uitgaven te krijgen.

 

Uit een onderzoek van Deloitte bleek dat 43% van de organisaties worstelt met de nauwkeurigheid en volledigheid van gegevens, terwijl uit een ander onderzoek van Procurify bleek dat 59% van de bedrijven niet over de tools en processen beschikt om uitgavengegevens effectief te beheren.

 

Het aanpakken van deze uitdagingen vereist vaak investeringen in tools en processen voor gegevensbeheer om ervoor te zorgen dat gegevens nauwkeurig en gemakkelijk toegankelijk zijn. AI-technologie en -automatisering kunnen helpen bij het lezen, categoriseren, matchen, enzovoort van gegevens.

Hoe te beginnen: Criteria voor het kiezen van software voor uitgavenbeheer

Hoewel u misschien denkt dat een oplossing voor uitgavenbeheer alleen door uw financiële team zal worden gebruikt, heeft zo’n tool een aanzienlijke impact op uw bedrijfsresultaten, aangezien het van invloed is op bijna elk team in uw bedrijf.

 

U moet dus streven naar een duidelijke lijst met vereisten voordat u investeert in een platform om zakelijke uitgaven te stroomlijnen.

 

Uw boekhoudteam heeft bijvoorbeeld mogelijk specifieke functionaliteiten nodig, terwijl de medewerkers die declaraties moeten indienen zich misschien alleen maar bekommeren om de UX van de tool. Tegelijkertijd wil je IT-afdeling misschien een tool die perfect integreert in het bestaande technologielandschap, om zowel het proces als de datastromen te stroomlijnen.

 

Zonder een duidelijk begrip van wat een platform voor uitgavenbeheer voor uw teams zou moeten doen, zou u kunnen eindigen met een oplossing die overdreven ontworpen of slecht geïmplementeerd is.

 

Hier volgen enkele belangrijke criteria waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van software voor uitgavenbeheer:

1. Functies​

Zoek naar software die de functies biedt die je nodig hebt om je zakelijke uitgaven effectief te beheren, en die onkostenbeheer, factuurverwerking en kaartbetalingen onder één centrale tool brengt. Dit zorgt voor end-to-end zichtbaarheid en controle voor uw financiële afdeling.

 

Yokoy helpt bedrijven bijvoorbeeld om hun uitgavenbeheerprocessen te centraliseren en te standaardiseren in één kernplatform, waardoor inefficiënties worden weggenomen.

 

Het stelt financiële teams in staat om uitgaven, facturen en kaartbetalingen in één enkele tool te beheren, en het innovatieve is dat door het gebruik van slimme bedrijfskaarten in plaats van traditionele kaarten, het real-time gegevens en inzichten in zakelijke uitgaven biedt.

 

Bovendien gebruikt ons platform AI om beleidsschendingen, uitschieters en duplicaten in realtime te detecteren, zodat het te hoge betalingen en frauduleuze activiteiten helpt voorkomen en volledige controle over de uitgaven van een bedrijf verzekert.

2. Integraties

Overweeg of de software kan worden geïntegreerd met andere tools die u gebruikt, zoals boekhoudsoftware, ERP-systemen, inkooptools of reisboekingsplatforms. Zo zorgt Yokoy voor integraties met de grootste ERP-spelers op de markt, voor een vlotte implementatie.

3. Gebruiksgemak

De software moet gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te navigeren zijn, met een duidelijke en intuïtieve interface, voor zowel de indiener als de goedkeurder. Dit aspect wordt vaak over het hoofd gezien door uitgavenbeheerplatforms, wat leidt tot een slechte gebruikerservaring, lage acceptatie en ontevredenheid van werknemers.

 

Aangezien de verwachtingen van eindgebruikers sterk worden beïnvloed door B2C-software, moet u op zoek gaan naar een oplossing die zowel op desktop als mobiel beschikbaar is en die een naadloze mobiele ervaring biedt, niet alleen voor het beheren van uitgaven, maar ook voor het verwerken van facturen.

 

Op deze manier kunnen uw teams onderweg kwitanties indienen, facturen verwerken en betalingen goedkeuren.

4. Maatwerk​

Kies software die kan worden aangepast aan uw specifieke zakelijke behoeften, zoals de mogelijkheid om goedkeuringsworkflows in te stellen voor verschillende soorten uitgaven of bedragen, en om aangepaste rapporten te maken.

5. Beveiliging​

Zorg ervoor dat de software beschikt over krachtige beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële gegevens te beschermen.

6. Ondersteuning​

Zoek naar software die uitgebreide klantenondersteuning biedt, inclusief training, technische ondersteuning en een gebruikerscommunity om u te helpen het meeste uit de software te halen.

Zo bieden we onze klanten bij Yokoy een gefaseerde uitrol, met uitgebreide ondersteuning in de Hypercare fase, zowel aan de technische kant als aan de change management kant.

 

Door rekening te houden met deze criteria bij het kiezen van software voor uitgavenbeheer, kunt u een oplossing vinden die voldoet aan de unieke behoeften van uw bedrijf en u helpt uw uitgaven efficiënter te beheren.

Volgende stappen

Nu organisaties steeds meer onder druk komen te staan om uitgaven effectief te beheren, is het duidelijk dat uitgavenbeheer nog vele jaren een topprioriteit zal blijven. Door de nodige stappen te nemen om effectieve bestedingspraktijken te implementeren, kunnen bedrijven van elke omvang en uit elke sector de vruchten plukken en op de lange termijn meer succes behalen.

 

Dus als u de volgende stap wilt zetten en wilt zien hoe Yokoy’s oplossing voor uitgavenbeheer uw bedrijf kan helpen bij het automatiseren van onkostenbeheer, factuurverwerking en zakelijke kaartbetalingen, met de kracht van AI, kunt u hieronder een demo boeken.

Vereenvoudig je uitgavenbeheer

Gerelateerde inhoud

Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.

Headline

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Headline

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Headline

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.