Ausgabenmanagement-Software für globale Unternehmen: Was die besten Lösungen gemeinsam haben

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Als CFO stellen Sie vielleicht in Frage, dass Software für das Ausgabenmanagement in Unternehmen die ultimative Lösung für die Rationalisierung von Finanzprozessen und die Maximierung von Kosteneinsparungen ist.

Entgegen der zunehmenden Beliebtheit von Lösungen für die Verwaltung von Unternehmensausgaben gibt es Stimmen, die deren Effektivität bei der Bewältigung der Komplexität der Ausgabenverwaltung in Frage stellen.

Diese unterschiedlichen Ansichten deuten darauf hin, dass solche Tools möglicherweise nicht die umfassenden Lösungen liefern, die sie versprechen, und dass sie nicht die magische Lösung für alle finanziellen Herausforderungen sind, mit denen die Finanzabteilung und die Beschaffungsteams konfrontiert sind.

In diesem Artikel untersuchen wir die wichtigsten Merkmale der besten Ausgabenmanagement-Lösungen sowie ihre Eignung für die besonderen Anforderungen globaler Unternehmen.

Table of Contents

Was leistet die Ausgabenmanagement-Software?

Die Begriffe Ausgabenmanagement und Ausgabenverwaltung werden häufig synonym verwendet, beziehen sich aber auf unterschiedliche Aspekte der Finanzverwaltung in einem Unternehmen.

Das Ausgabenmanagement konzentriert sich in erster Linie auf die Kontrolle und Verfolgung der Ausgaben einzelner Mitarbeiter, wie z. B. Reisekosten oder Essensrückerstattungen. Es umfasst Prozesse wie Spesenabrechnungen, Genehmigungen von Erstattungen und die Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien.

Das Ausgabenmanagement hingegen ist breiter angelegt und umfasst die Verwaltung und Optimierung der Gesamtausgaben eines Unternehmens über verschiedene Kategorien hinweg.

Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, einen Überblick über alle Arten von Ausgaben zu erhalten und diese effektiv zu verwalten, um Kosteneinsparungen zu maximieren, bessere Lieferantenverträge auszuhandeln und datengestützte Entscheidungen bei der Zuweisung von Ressourcen zu treffen.

Während das Ausgabenmanagement eine Komponente des Ausgabenmanagements ist, verfolgt das Ausgabenmanagement einen ganzheitlicheren Ansatz, der ein breiteres Spektrum von Finanzprozessen abdeckt und sich auf die gesamte Ausgabenstrategie des Unternehmens konzentriert.

Diese Unterscheidung ist für Unternehmen wichtig, um sicherzustellen, dass sie über die richtigen Tools und Prozesse verfügen, um sowohl die Ausgaben- als auch die Ausgabenmanagement-Aspekte ihrer Finanzoperationen effektiv zu verwalten.

 

Die meisten Anbieter von Software für das Ausgabenmanagement globaler Unternehmen konzentrieren sich auf die Automatisierung von drei Funktionsbereichen des Ausgabenmanagements, auch wenn sich die einzelnen Tools im Detail unterscheiden können:

 

  • Prozesse der Kreditorenbuchhaltung
  • Firmenkartenzahlungen, und
  • Mitarbeiterausgaben, einschließlich Reisekosten

 

Wir haben das Thema Ausgabenmanagement in dem folgenden Artikel näher erläutert.

Blogartikel

Was ist Spend Management? Seine Funktionsweise und Vorteile

Durch eine effektive Verwaltung der Ausgaben können Unternehmen Kosteneinsparungen erzielen und ihre Effizienz steigern, was wiederum das Fundament für Wachstum und Rentabilität bildet. 

Lars Mangelsdorf

CCO bei Yokoy

Hauptmerkmale der besten Spend Management Software

Die PwC-Umfrage CFP Pulse Survey aus dem Jahr 2022 hat gezeigt, dass fast die Hälfte der CFOs (48 %) plant, ihren Fokus auf digitale Transformationsinitiativen zu verstärken, um operative Effizienz zu erreichen und langfristiges Umsatzwachstum zu fördern.

Die richtigen Tools sind der Schlüssel zur Erleichterung von Transformationsprojekten, und laut derselben Umfrage wollen 53 % der Finanzchefs die digitale Transformation mithilfe von Datenanalysen, KI, Automatisierung und Cloud-Lösungen beschleunigen.

CFO's priorities in 2022

Durch die Zusammenführung von Ausgaben, Rechnungen und Kartenzahlungen auf einer zentralen Plattform kann eine KI-gestützte Ausgabenmanagement-Software wie Yokoy diese Ziele unterstützen, da sie die Standardisierung vorantreibt und manuelle Prozesse automatisiert, um die betriebliche Effizienz zu steigern sowie die Ausgabentransparenz und -kontrolle abteilungs- und länderübergreifend zu verbessern.

Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten Funktionen von Ausgabenmanagement-Lösungen, die diese Ziele unterstützen können.

1. Prozess- und Workflow-Automatisierung für verbesserte Prozesseffizienz

Eines der wichtigsten Merkmale der besten Ausgabenmanagement-Software ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen. Optimierte Arbeitsabläufe und standardisierte Verfahren führen zu einer höheren Effizienz bei Aufgaben wie Bestellanforderungen, Genehmigungen und der Rechnungsbearbeitung.

 

Mit Enterprise Spend Management-Lösungen werden manuelle und zeitaufwändige Aufgaben wie Dateneingabe und Genehmigungen durch rationalisierte, automatisierte Prozesse ersetzt. Durch diese Automatisierung werden menschliche Fehler vermieden, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Gesamteffizienz gesteigert.

 

Mit automatisierten Workflows können Unternehmen vordefinierte Regeln und Genehmigungsabläufe einrichten, um die konsequente Einhaltung der Ausgabenrichtlinien zu gewährleisten und unüberlegte Ausgaben zu minimieren.

 

Automatisierte Prozesse ermöglichen auch einen Echtzeit-Einblick in den Status von Anfragen, Rechnungen und Zahlungen, so dass Finanzabteilungen und Beschaffungsteams den Fortschritt verfolgen und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können.

 

Die meisten Anbieter von Ausgabenmanagement-Tools für globale Unternehmen konzentrieren sich auf die Automatisierung von drei Funktionsbereichen des Spend Management, auch wenn die Einzelheiten von Tool zu Tool variieren können:

 

  • Prozesse der Kreditorenbuchhaltung
  • Firmenkartenzahlungen, und
  • Mitarbeiterausgaben, einschließlich Reisekosten

 

In der Praxis bedeutet dies Folgendes.

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert und automatisiert die Arbeitsabläufe bei der Rechnungsverarbeitung und der Bezahlung, verbessert die Effizienz, reduziert manuelle Fehler und erhöht die Transparenz der Finanztransaktionen.

 

Yokoy beispielsweise ermöglicht es globalen Unternehmen, ihre Rechnungsverarbeitung von Anfang bis Ende zu automatisieren. Unsere Software nutzt KI-gestützte Automatisierung, um Daten zu erfassen, zu validieren, abzugleichen und zu verbuchen, so dass menschliche Eingriffe fast vollständig entfallen.

 

Dies führt zu einer verbesserten Genauigkeit der Finanzdaten und macht den manuellen Abgleich überflüssig. Darüber hinaus beschleunigen automatisierte Workflows und Vorabgenehmigungen die Zahlungszyklen und stellen sicher, dass die Lieferanten pünktlich bezahlt werden.

 

Wie das Rechnungsmodul von Yokoy funktioniert, haben wir im folgenden Artikel erklärt: Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung: So beschleunigen Sie den Kreditorenprozess mit Künstlicher Intelligenz.

Automatisierung des Reise- und Spesenmanagements

Eine weitere wertvolle Funktion der besten Ausgabenmanagement-Software ist die Automatisierung der Reise- und Spesenverwaltung.

Die manuelle Erfassung und Erstattung von Mitarbeiterausgaben kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Mit der Automatisierung können Mitarbeiter jedoch problemlos digitale Spesenabrechnungen einreichen, einschließlich Quittungen und relevanter Unterlagen.

Automatisierte Lösungen für das Reise- und Spesenmanagement rationalisieren den gesamten Prozess, von der Einreichung der Spesen bis zur Genehmigung und Erstattung. Darüber hinaus erleichtern sie Unternehmen die Durchsetzung von Spesenrichtlinien, die Einhaltung von Ausgabenlimits und die Automatisierung von Erstattungsberechnungen.

Durch die Automatisierung der Reise- und Spesenverwaltung erhalten Unternehmen eine bessere Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter, können die Einhaltung von Richtlinien durchsetzen und erhalten einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben. So können Finanzabteilungen Ausgabenmuster analysieren, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung erkennen und fundierte Entscheidungen zur Optimierung von Reise- und Spesenausgaben treffen.

In dem folgenden Artikel erfahren Sie mehr über die Automatisierungsmöglichkeiten von Yokoy im Bereich Reise- und Spesenmanagement.

Meinungsbeitrag

Compliance-Maximierung durch automatisierte Spesenabrechnung: wichtige Überlegungen

Die automatisierte Spesenabrechnung hat sich als eine Lösung durchgesetzt, die es Finanzteams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu gewinnen. Außerdem können Automatisierung und moderne Lösung für die Abrechnung von Reisekosten enorm dabei helfen, Fehler und Betrug zu vermeiden und lokale Vorschriften einzuhalten. 

Lars Mangelsdorf, 

Co-founder und CCO, Yokoy

Automatisierung von Firmenkartenzahlungen

Die führenden Anbieter von Ausgabenmanagement bieten Firmenkarten – Debitkarten, Kreditkarten und virtuelle Karten – als Teil ihres Angebots an. Diese Funktion ist für globale Unternehmen unerlässlich, da sie Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen abteilungs- und länderübergreifend miteinander verbindet und so volle Transparenz und Echtzeitkontrolle über die Geschäftsausgaben bietet.

Die Smartcards von Yokoy können beispielsweise mit integrierten Ausgabenlimits für bestimmte Zahlungen, Mitarbeiter oder ganze Unternehmensabteilungen konfiguriert werden, um eine vollständige Kontrolle der Unternehmensausgaben zu gewährleisten.

Darüber hinaus lassen sie sich vollständig in Finanzsoftware wie die Yokoy-Ausgabenmanagementlösung integrieren und ermöglichen so eine nahtlose Finanzautomatisierung. Dank dieser Integration wird jede Transaktion mit einer Smart Corporate Card direkt in Yokoy eingespeist, so dass Sie sie leicht nachverfolgen können.

Yokoy Smart Lodge Card

Außerdem werden die Transaktionen automatisch mit den gespeicherten Belegen abgeglichen. So behält Ihr Finanzteam die Kontrolle über das gesamte Kartenportfolio und alle damit verbundenen Transaktionen, was ein noch nie dagewesenes Maß an Übersichtlichkeit bietet. 

 

Lesen Sie den folgenden Artikel, um zu erfahren, wie die intelligenten Unternehmenskarten von Yokoy den globalen Geschäftszahlungsverkehr automatisieren: Warum intelligente Firmenkarten ein Muss für Unternehmen sind.

2. Ausgabenkontrolle

Top-Plattformen für das Ausgabenmanagement ermöglichen eine einheitliche Sicht auf die Ausgaben in allen Abteilungen und an allen Standorten, wodurch Silos beseitigt werden und ein umfassender Überblick über die Finanzlandschaft des Unternehmens geschaffen wird, um die Ausgabenkontrolle zu verbessern.

Solche Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Ausgabenrichtlinien festzulegen und durchzusetzen, um sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den vorgegebenen Richtlinien und Budgetbeschränkungen übereinstimmen. Durch die Definition von Ausgabelimits, Kategorien und anderen Richtlinienparametern können Unternehmen ihre Ausgaben besser kontrollieren, das Risiko von Mehrausgaben minimieren und ein verantwortungsvolles Finanzverhalten fördern.

Genehmigungsworkflows verbessern die Ausgabenkontrolle weiter. Unternehmen können vordefinierte Genehmigungshierarchien und Weiterleitungsmechanismen implementieren, um sicherzustellen, dass alle Ausgabenanträge die richtigen Kanäle durchlaufen und die erforderlichen Genehmigungen erhalten.

Darüber hinaus bieten Ausgabenmanagement-Tools einen Echtzeit-Einblick in die Ausgabenaktivitäten, so dass Unternehmen ihre Ausgaben überwachen, sie mit den geplanten Ausgaben vergleichen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen können. Dies trägt dazu bei, unzulässige Ausgaben zu verhindern und die Verantwortlichkeit zu fördern.

3. Ausgabenanalyse in Echtzeit

Die Echtzeit-Ausgabenanalyse ist eine wichtige Funktion von ESMS-Lösungen, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Ausgaben in Echtzeit zu überwachen und zu analysieren. Sie liefert aktuelle und genaue Daten und ermöglicht die proaktive Erkennung potenzieller Probleme wie Budgetüberschreitungen oder übermäßige Ausgaben in bestimmten Kategorien.

Ausgabenmanagement-Apps bieten anpassbare Berichte und interaktive Dashboards, mit denen Benutzer Ausgabendaten in Echtzeit visualisieren und analysieren können, so dass sich die Beteiligten einen umfassenden Überblick über die Ausgabenlandschaft ihres Unternehmens verschaffen können.

Durch die Nachverfolgung von Ausgaben in Echtzeit und die detaillierten Funktionen zur Ausgabenberichterstattung können Finanzabteilungen und Beschaffungsteams Bereiche mit überhöhten Ausgaben identifizieren, bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln und die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicherstellen.

Durch die Konsolidierung und Analyse von Ausgabendaten generiert die Enterprise Spend Management Software wertvolle Geschäftsinformationen, die es Unternehmen ermöglichen, verwertbare Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und Markttrends zu gewinnen.

 

Mit diesen Informationen können Finanzabteilungen und Beschaffungsteams fundierte Entscheidungen treffen, Möglichkeiten zur Kostenoptimierung erkennen und strategische Initiativen vorantreiben.

4. Automatisierte Compliance-Kontrollen

Die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Risikomanagements, den Ausgabenmanagement-Tools bieten.

Durch konfigurierbare Regeln und automatisierte Überprüfungen stellen Ausgabenmanagementsysteme sicher, dass die Geschäftsausgaben den festgelegten Richtlinien entsprechen – sowohl internen Richtlinien als auch externen Vorschriften. Dadurch wird das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, von Bußgeldern und von Reputationsschäden verringert.

Die KI-Technologie und Automatisierung von Yokoy hilft beispielsweise, Richtlinienverstöße und betrügerische Ausgaben in Echtzeit zu erkennen, Ausreißer und Ausnahmen zu markieren und die Beteiligten zu benachrichtigen, wenn eine manuelle Überarbeitung erforderlich ist.

Diese Funktionalität gewährleistet Effizienz durch Automatisierung bei gleichzeitiger Einhaltung von Compliance-Standards.

5. Vollständig integrierte Softwareumgebung

Ein weiteres wesentliches Merkmal der besten Spend Management Software ist die Fähigkeit zur nahtlosen Integration in bestehende Technologie-Stacks, idealerweise über API. Dadurch werden Daten- und Systemsilos beseitigt und eine echte End-to-End-Automatisierung sowie vollständige Transparenz und Einsicht in Prozesse und Ausgaben gewährleistet.

Eine vollständig integrierte Softwareumgebung verbessert die Datengenauigkeit und -konsistenz, da die manuelle Dateneingabe entfällt und das Fehlerrisiko sinkt.

Darüber hinaus erleichtern Integrationen die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen am Ausgabenmanagement beteiligten Abteilungen, da alle Beteiligten auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen und mit ihnen arbeiten können. Diese kollaborative Umgebung fördert die Transparenz, verringert Kommunikationslücken und steigert die allgemeine Effizienz und Effektivität.

Obwohl jeder Ausgabenmanagement-Anbieter seine bevorzugten Integrationen anbietet, erleichtern die besten Lösungen die Integration mit ERP- und Buchhaltungssoftware, Reise-, Personal-, Beschaffungs- und Vertragsmanagement- sowie Mehrwertsteuerrückforderungssystemen.

6. Budgetierung und Prognosen

Budgetierung und Prognosen sind wesentliche Prozesse für Finanzabteilungen, da sie einen Fahrplan für die Finanzplanung und Entscheidungsfindung liefern.

Eine genaue Budgetierung ermöglicht es Organisationen, Ressourcen effektiv zuzuweisen, finanzielle Ziele zu setzen und die Leistung im Vergleich zu den geplanten Ausgaben zu überwachen. Gleichzeitig können Finanzabteilungen auf der Grundlage aktueller Daten und Markttrends künftige finanzielle Ergebnisse vorhersehen, was Unternehmen hilft, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

Die besten Lösungen für das Ausgabenmanagement erkennen die Bedeutung einer genauen Budgetierung und Prognose und bieten Funktionen zur Unterstützung dieser Prozesse.

 

Wie oben gezeigt, bietet Yokoy beispielsweise eine Echtzeitverfolgung von Rechnungszahlungen, Kartenzahlungen und Mitarbeiterausgaben im Vergleich zu den Zielvorgaben, so dass die Finanzabteilungen die Ausgabenaktivitäten genau überwachen können.

Durch den Zugriff auf aktuelle Daten können die Finanzteams Abweichungen erkennen, die Gründe dafür analysieren und umgehend Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Nächste Schritte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein effektiver Ausgabenmanagementprozess für Unternehmen, die ihre Abläufe rationalisieren und finanzielle Spitzenleistungen erzielen wollen, von entscheidender Bedeutung ist. Durch die Implementierung von Software für das Ausgabenmanagement können Unternehmen ihre Ausgabenprozesse optimieren, eine bessere Kontrolle über ihre Ausgaben erlangen und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.

Ausgabenmanagementlösungen bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter verbesserte Effizienz, Ausgabenkontrolle, Ausgabenanalyse in Echtzeit, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, verbessertes Risikomanagement, eine vollständig integrierte Softwareumgebung und mehr Business Intelligence.

Wenn Sie wissen möchten, wie Yokoy im Vergleich zu anderen führenden Anbietern von Spend Management Software abschneidet und was unsere KI-gestützte Ausgabenmanagement-Suite auszeichnet, können Sie unten eine Demo buchen.

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