Uitgavenbeheer voor multinationale bedrijven: Wat de beste oplossingen gemeen hebben
- Laats bijgewerkt: mei 22, 2023
- Spend management
Medeoprichter & CCO, Yokoy
Als CFO kun je twijfels hebben over de betrouwbaarheid van software voor uitgavenbeheer als de ultieme oplossing voor het stroomlijnen van financiële processen en het maximaliseren van kostenbesparingen.
Ondanks de groeiende populariteit van oplossingen voor het beheer van bedrijfsuitgaven, zijn er geluiden die de effectiviteit ervan bij het aanpakken van de complexiteit van uitgavenbeheer in twijfel trekken.
Deze verschillende meningen suggereren dat dergelijke tools misschien niet de allesomvattende oplossingen bieden die ze beloven, en dat ze misschien niet de magische oplossing zijn voor alle financiële uitdagingen waar de financiële afdeling en inkoopteams mee te maken hebben.
In dit artikel onderzoeken we de belangrijkste kenmerken van de beste oplossingen voor uitgavenbeheer en hun geschiktheid voor de unieke behoeften van wereldwijde organisaties.
Wat doet software voor uitgavenbeheer?
Uitgavenbeheer en onkostenbeheer worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze verwijzen naar verschillende aspecten van financieel beheer binnen een organisatie.
Onkostenbeheer richt zich vooral op het controleren en bijhouden van individuele uitgaven van medewerkers, zoals reiskosten of maaltijdvergoedingen. Het gaat om processen zoals onkostendeclaraties, goedkeuring van vergoedingen en compliance met het beleid.
Uitgavenbeheer daarentegen heeft een bredere kijk en omvat het beheer en de optimalisatie van de totale uitgaven van een organisatie in verschillende categorieën.
Het doel is om bedrijven te helpen inzicht te krijgen in alle soorten uitgaven en ze effectief te beheren om kostenbesparingen te maximaliseren, betere leverancierscontracten af te sluiten en datagestuurde beslissingen te nemen bij het toewijzen van middelen.
Hoewel onkostenbeheer een onderdeel is van uitgavenbeheer, hanteert uitgavenbeheer een meer holistische benadering, die een breder scala aan financiële processen omvat en zich richt op de algehele uitgavenstrategie van de organisatie.
Inzicht in dit onderscheid is belangrijk voor bedrijven om ervoor te zorgen dat ze over de juiste hulpmiddelen en processen beschikken om zowel de onkosten- als de uitgavenbeheeraspecten van hun financiële activiteiten effectief te beheren.
Wat software betreft, hoewel de details per tool kunnen verschillen, richten de meeste aanbieders van uitgavenbeheer voor wereldwijde ondernemingen zich op het automatiseren van drie functionele gebieden van uitgavenbeheer:
- Crediteurenprocessen
- Betalingen met zakelijke kaarten en
- Personeelsuitgaven, inclusief reiskosten
We hebben het onderwerp uitgavenbeheer in detail besproken in het onderstaande artikel.
Blog artikel
Wat is uitgavenbeheer? Grondbeginselen en hoe het werkt
In de huidige concurrerende markt zijn bedrijven die hun uitgaven effectief kunnen beheren beter gepositioneerd om te groeien en winstgevend te blijven.
Lars Mangelsdorf,
CCO bij Yokoy
Belangrijkste kenmerken van top software voor uitgavenbeheer
Uit het CFP Pulse Survey van PwC dat in 2022 werd uitgevoerd, bleek dat bijna de helft van de CFO’s (48%) van plan was om zich meer te richten op digitale transformatie-initiatieven, met als doel operationele efficiëntie te bereiken en omzetgroei op de lange termijn te stimuleren.
Het hebben van de juiste tools is de sleutel tot het faciliteren van transformatieprojecten, en volgens hetzelfde onderzoek wilde 53% van de financieel directeuren de digitale transformatie versnellen met behulp van data-analyse, AI, automatisering en cloudoplossingen.
Door uitgaven, facturen en kaartbetalingen in één centraal platform onder te brengen, kan AI-aangedreven software voor uitgavenbeheer, zoals Yokoy, deze doelstellingen ondersteunen, omdat het helpt bij het stimuleren van standaardisatie en het automatiseren van handmatige processen voor operationele efficiëntie, evenals bij het verbeteren van de zichtbaarheid en het uitgaventoezicht van uitgaven tussen afdelingen en regio’s.
Laten we eens kijken naar de belangrijkste kenmerken van oplossingen voor uitgavenbeheer die deze doelen kunnen ondersteunen.
1. Proces- en workflowautomatisering voor verbeterde procesefficiëntie
Een van de belangrijkste kenmerken van de beste software voor uitgavenbeheer is de automatisering van workflows en processen.
Met enterprise spend management oplossingen worden handmatige en tijdrovende taken, zoals gegevensinvoer, afstemming en goedkeuringen, vervangen door gestroomlijnde geautomatiseerde processen. Deze automatisering elimineert menselijke fouten, verkort de verwerkingstijd en verbetert de algehele efficiëntie.
Met geautomatiseerde workflows kunnen organisaties vooraf gedefinieerde regels en goedkeuringsstromen instellen, waardoor het uitgavenbeleid consequent wordt nageleefd en afwijkende uitgaven worden geminimaliseerd.
Geautomatiseerde processen maken ook real-time inzicht mogelijk in de status van aanvragen, facturen en betalingen, zodat financiële afdelingen en inkoopteams de voortgang kunnen volgen en op tijd actie kunnen ondernemen.
Crediteurenautomatisering
Automatisering van de crediteurenadministratie stroomlijnt en automatiseert de factuurverwerking en betalingsworkflows, waardoor de efficiëntie toeneemt, het aantal handmatige fouten afneemt en de zichtbaarheid van financiële transacties verbetert.
Zo stelt Yokoy wereldwijde ondernemingen in staat om hun factuurverwerking van begin tot eind te automatiseren. Onze software maakt gebruik van AI-aangedreven automatisering om gegevens vast te leggen, te valideren, te matchen en te boeken, waardoor menselijke tussenkomst bijna volledig overbodig wordt.
Dit leidt tot een grotere nauwkeurigheid in de financiële administratie en maakt handmatige reconciliatie overbodig. Bovendien versnellen geautomatiseerde workflows en pre-goedkeuringsstromen de betalingscycli, zodat leveranciers op tijd worden betaald.
Travel and expense management automation
Een andere waardevolle eigenschap van top software voor uitgavenbeheer is de automatisering van de reis- en onkostenbeheerprocessen.
Het handmatig bijhouden en vergoeden van onkosten van werknemers kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met automatisering kunnen werknemers echter eenvoudig digitale onkostendeclaraties indienen, inclusief bonnetjes en relevante documentatie.
Geautomatiseerde oplossingen voor reis- en onkostenbeheer stroomlijnen het hele proces, van het indienen van onkosten tot goedkeuring en vergoeding. Bovendien maken ze het organisaties gemakkelijk om het onkostenbeleid te handhaven, compliance met uitgavenlimieten te garanderen en berekeningen van vergoedingen te automatiseren.
Door het automatiseren van reis- en onkostenbeheer kunnen organisaties betere controle krijgen over de uitgaven van hun medewerkers, de naleving van beleidsregels afdwingen en real-time inzicht krijgen in de uitgaven. Hierdoor kunnen financiële afdelingen uitgavenpatronen analyseren, kostenbesparende mogelijkheden identificeren en weloverwogen beslissingen nemen om reis- en onkostengerelateerde uitgaven te optimaliseren.
In de whitepaper hieronder lees je meer over de automatiseringsmogelijkheden van Yokoy op het gebied van reis- en onkostenbeheer.
White paper
De toekomst van reis- en onkostenbeheer
Na een enorme inzinking als gevolg van de pandemie herstellen de zakenreizen zich eindelijk. Macro-economische uitdagingen vertragen echter het inhaaleffect en dwingen financiële en reisleiders om kosten te besparen door zakenreizen te beperken.
Hoe kunnen bedrijven zich aanpassen?
Automatisering van zakelijke kaartbetalingen
De beste aanbieders van uitgavenbeheer bieden bedrijfskaarten – debetkaarten, creditcards en virtuele kaarten – aan als onderdeel van hun aanbod. Deze functie is essentieel voor internationale ondernemingen, omdat het uitgaven, facturen en betalingen tussen afdelingen en regio’s met elkaar verbindt en volledige zichtbaarheid en real-time controle biedt over je uitgaven.
De smart cards van Yokoy kunnen bijvoorbeeld worden geconfigureerd met ingebouwde uitgavenlimieten voor specifieke betalingen, werknemers of hele bedrijfsafdelingen, voor volledige controle over de bedrijfsuitgaven.
Daarnaast zijn ze volledig te integreren met financiële software zoals de Yokoy spend management oplossing, waardoor een naadloze financiële automatisering mogelijk is. Dankzij deze integratie wordt elke transactie met een slimme bedrijfskaart direct in Yokoy ingevoerd, zodat je ze eenvoudig kunt volgen.
Bovendien worden transacties automatisch aangesloten met opgeslagen bonnetjes. Het resultaat is dat je financiële team in staat is om controle te houden over de hele kaartenportefeuille en alle bijbehorende transacties, waardoor je een ongekend niveau van overzicht hebt.
2. Uitgaventoezicht
De beste platforms voor uitgavenbeheer bieden een eenduidig beeld van de uitgaven van alle afdelingen en locaties, elimineren silo’s en bieden een volledig inzicht in het financiële landschap van de organisatie, voor een beter uitgaventoezicht.
Dergelijke oplossingen stellen organisaties in staat om een uitgavenbeleid op te stellen en af te dwingen, zodat uitgaven in overeenstemming zijn met vooraf bepaalde richtlijnen en budgettaire beperkingen. Door uitgavenlimieten, categorieën en andere beleidsparameters te definiëren, kunnen organisaties uitgaven beter beheersen, het risico op overbesteding minimaliseren en verantwoordelijk financieel gedrag stimuleren.
Goedkeuringsworkflows verbeteren het uitgaventoezicht nog verder. Organisaties kunnen vooraf gedefinieerde goedkeuringshiërarchieën en routeringsmechanismen implementeren om ervoor te zorgen dat alle uitgavenverzoeken de juiste kanalen doorlopen en de benodigde goedkeuringen krijgen.
Bovendien bieden tools voor uitgavenbeheer real-time inzicht in de uitgavenactiviteiten, zodat organisaties hun uitgaven kunnen bewaken, deze kunnen vergelijken met geplande uitgaven en indien nodig corrigerende maatregelen kunnen nemen. Dit helpt ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen en bevordert verantwoording.
3. Real-time uitgavenanalyse
Real-time uitgavenanalyse is een belangrijke functie van uitgavenbeheeroplossingen waarmee organisaties hun uitgaven in real-time kunnen controleren en analyseren. Het biedt actuele en nauwkeurige gegevens, waardoor potentiële problemen zoals budgetoverschrijdingen of buitensporige uitgaven in specifieke categorieën proactief kunnen worden geïdentificeerd.
Apps voor uitgavenbeheer bieden aanpasbare rapporten en interactieve dashboards waarmee gebruikers uitgavengegevens in real-time kunnen visualiseren en analyseren, zodat belanghebbenden een volledig beeld krijgen van het uitgavenlandschap van hun organisatie.
Door uitgaven real-time te volgen en met gedetailleerde rapportagemogelijkheden voor uitgaven kunnen financiële afdelingen en inkoopteams gebieden identificeren waar te veel wordt uitgegeven, onderhandelen over betere voorwaarden met leveranciers en zorgen voor compliance met intern beleid en externe regelgeving.
Door het consolideren en analyseren van uitgavengegevens genereert enterprise uitgavenbeheersoftware waardevolle bedrijfsinformatie, waardoor organisaties bruikbare inzichten krijgen in uitgavenpatronen, prestaties van leveranciers en markttrends.
Met deze informatie kunnen financiële afdelingen en inkoopteams weloverwogen beslissingen nemen, mogelijkheden voor kostenoptimalisatie identificeren en strategische initiatieven stimuleren.
4. Geautomatiseerde controles op compliance
Het bijhouden van compliance is een ander belangrijk aspect van risicobeheer dat wordt aangeboden door tools voor uitgavenbeheer.
Door middel van configureerbare regels en geautomatiseerde controles helpen uitgavenbeheersystemen ervoor te zorgen dat zakelijke uitgaven voldoen aan vastgestelde richtlijnen – zowel intern beleid als externe regelgeving. Dit vermindert het risico op niet-compliance, boetes en reputatieschade.
De AI-technologie en automatisering van Yokoy helpt bijvoorbeeld om in real-time beleidsovertredingen en frauduleuze uitgaven te detecteren, uitschieters en uitzonderingen te markeren en belanghebbenden te waarschuwen wanneer handmatige herziening nodig is.
Deze functionaliteit zorgt voor efficiëntie door middel van automatisering, terwijl de compliance normen gehandhaafd blijven.
5. Volledig geïntegreerde softwareomgeving
Een andere essentiële eigenschap van top uitgavenbeheersystemen is de mogelijkheid om naadloos te integreren in bestaande tech-stacks, idealiter via API. Dit verwijdert gegevens- en systeemsilo’s en zorgt voor echte end-to-end automatisering en volledige transparantie en zichtbaarheid van processen en uitgaven.
Een volledig geïntegreerde softwareomgeving verbetert de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens door handmatige gegevensinvoer te elimineren en de kans op fouten te verkleinen.
Bovendien vergemakkelijken integraties de samenwerking tussen verschillende afdelingen die betrokken zijn bij uitgavenbeheer, omdat alle belanghebbenden toegang hebben tot en kunnen werken met dezelfde actuele informatie. Deze samenwerkingsomgeving bevordert transparantie, vermindert communicatiekloven en verbetert de algehele efficiëntie en effectiviteit.
Hoewel elke aanbieder van uitgavenbeheer zijn eigen voorkeursintegraties heeft, maken de beste oplossingen het gemakkelijk om te integreren met ERP- en boekhoudsoftware, reis-, HR-, inkoop- en contractbeheer en BTW-terugvorderingssystemen.
6. Budgettering en prognoses
Budgettering en prognoses zijn essentiële processen voor financiële afdelingen omdat ze een routekaart bieden voor financiële planning en besluitvorming.
Nauwkeurige budgettering stelt organisaties in staat om middelen effectief toe te wijzen, financiële doelen te stellen en prestaties af te zetten tegen geplande uitgaven. Tegelijkertijd stelt het financiële afdelingen in staat om te anticiperen op toekomstige financiële resultaten op basis van actuele gegevens en markttrends, waardoor organisaties weloverwogen strategische beslissingen kunnen nemen.
De beste oplossingen voor uitgavenbeheer erkennen het belang van nauwkeurige budgettering en prognoses en bieden mogelijkheden om deze processen te ondersteunen.
Yokoy biedt bijvoorbeeld real-time tracking van factuurbetalingen, kaartbetalingen en personeelsuitgaven op basis van doelstellingen, zodat financiële afdelingen de uitgavenactiviteiten nauwlettend kunnen volgen.
Door toegang te hebben tot actuele gegevens kunnen financiële teams afwijkingen identificeren, de achterliggende redenen analyseren en snel corrigerende maatregelen nemen.
Volgende stappen
Samenvattend is een effectief uitgavenbeheerproces van cruciaal belang voor bedrijven die hun activiteiten willen stroomlijnen en financiële uitmuntendheid willen bereiken. Door software voor uitgavenbeheer te implementeren, kunnen organisaties hun uitgavenprocessen stroomlijnen, beter uitgaventoezicht krijgen en weloverwogen financiële beslissingen nemen.
Oplossingen voor uitgavenbeheer bieden een reeks voordelen, waaronder verbeterde efficiëntie, uitgaventoezicht, real-time uitgavenanalyse, crediteurenautomatisering, verbeterd risicobeheer, een volledig geïntegreerde softwareomgeving en sterkere business intelligence.
Als je wilt zien hoe Yokoy zich verhoudt tot andere topleveranciers van uitgavenbeheer en wat onze AI-aangedreven uitgavenbeheersuite anders maakt, kun je hieronder een demo boeken.
Zie Yokoy in actie
Breng je uitgaven, facturen van leveranciers en zakelijke kaartbetalingen onder in één volledig geïntegreerd platform, aangedreven door AI-technologie.
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.