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Automatisierte Spesenabrechnung: Vereinfachen Sie die Spesenverfolgung und maximieren Sie die Compliance

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Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Die automatisierte Spesenabrechnung hat als Lösung, die Finanzteams dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben zu erhalten, zunehmend an Bedeutung gewonnen.

Aber es gibt noch einen weiteren Bereich, in dem Automatisierung und moderne Spesenmanagementlösungen enorm helfen können: die Minimierung von Fehlern und Betrug sowie die Einhaltung lokaler Vorschriften. Oder anders ausgedrückt: Sicherstellung der Einhaltung interner und externer Richtlinien.

 

In diesem Artikel betrachten wir die Schritte im Spesenabrechnungsprozess, die vollständig automatisiert werden können, um Ihnen den Übergang von Excel-basierten Spesenabrechnungsvorlagen und zeitaufwändigen manuellen Prozessen zu einer durchgängigen Automatisierung zu erleichtern.

 

Außerdem behandeln wir die häufigsten Arten von Richtlinienverstößen, die bei der Abrechnung von Ausgaben auftreten können, und die wichtigsten Überlegungen zur Maximierung der Compliance durch Automatisierung der Spesenabrechnung.

Table of Contents

Wie Yokoy KI nutzt, um die Spesenabrechnung zu automatisieren

Mittlerweile sollte klar sein, dass die manuelle oder Excel-basierte Spesenabwicklung und -berichterstattung der Vergangenheit angehören, und es gibt keinen Grund für Unternehmen, nicht darüber nachzudenken, solche Prozesse mithilfe der Leistungsfähigkeit von KI zu automatisieren.

 

Schauen wir uns also einige praktische Möglichkeiten an, wie Yokoy künstliche Intelligenz einsetzt, um die Einhaltung von Vorschriften im Ausgabenverwaltungsprozess und implizit auch im Ausgabenmanagement durchzusetzen.

 

Um dies konkreter zu machen, schauen wir uns den Weg einer Geschäftsausgabe über Yokoy an und schauen uns an, wo KI-Algorithmen beteiligt sind.

Initiierung der Spesenabrechnung

Initiierung der Spesenabrechnung
Der erste Schritt im Spesenabrechnungsprozess ist das Hochladen eines Bildes einer Quittung. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht unbedingt um einen Papierbeleg handeln muss – Sie können auch .pdf-Dokumente hochladen.

 

In Yokoy können Mitarbeiter einzelne Ausgaben einreichen, indem sie einfach den Beleg mit der mobilen App erfassen, oder durch Integrationen mit Geschäftsreiseunternehmen mehrere Ausgaben zu einer Geschäftsreise hinzufügen.

Auslesen der Daten

Yokoy verarbeitet das Bild und extrahiert alle für die Spesenabrechnung relevanten Daten: zum Beispiel das Datum der Zahlung, die Art des Kaufs, den ausgegebenen Betrag, den Dienstleister, die Mehrwertsteuer und so weiter.

 

Der KI-Algorithmus liest alle diese Daten, erkennt ihre Bedeutung und validiert die Informationen anhand relevanter Unternehmensrichtlinien.

 

Beispielsweise kann die künstliche Intelligenz zwischen gekauften Artikeln unterscheiden und Ausgaben kennzeichnen, die nicht im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien stehen, wie beispielsweise alkoholische Getränke.

 

In einem einzigen Beleg kann die Yokoy-App über 300 Datenpunkte validieren, wodurch das Fehlerrisiko auf ein Minimum reduziert wird.

 

Sobald die Daten gelesen sind, ordnet die KI von Yokoy die Transaktion automatisch der richtigen Ausgabenkategorie zu. Alles geschieht automatisiert und im Hintergrund, so dass der Mitarbeiter nur noch eine kurze Beschreibung der Ausgabe hinzufügen und – bei Bezahlung mit eigenem Geld – als Zahlungsart „Privat bezahlt“ auswählen muss.

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Andreea Macoveiciuc,

Growth Marketing Manager

Prüfung der Ausgaben

Im Validierungsschritt überprüft die Yokoy AI-Funktionalität den Aufwand für die Einhaltung der vom Unternehmen konfigurierten Vorschriften. Beispielsweise können KI-Algorithmen automatisch Tagessätze für Verpflegung und Unterkunft anwenden, wie in den Unternehmensrichtlinien festgelegt.

 

Das System kann auch alle Ausgaben identifizieren, die die zulässigen Grenzen überschreiten, und sie entweder zur Überprüfung markieren oder direkt ablehnen. Dies kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Ausgaben nicht überbeanspruchen und das Budget des Unternehmens angemessen verwendet wird.

 

Die Regeln können an spezifische Unternehmensanforderungen und -richtlinien angepasst werden, auch wenn die Vorschriften von Tochtergesellschaft zu Tochtergesellschaft unterschiedlich sind.

 

Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Richtlinie hat, die eine Vorabgenehmigung für bestimmte Arten von Ausgaben erfordert, wie zum Beispiel Business-Class-Flüge oder teure Kundenessen, kann das System so programmiert werden, dass diese Ausgaben automatisch zur Genehmigung markiert werden, bevor sie erstattet werden.

Kennzeichnung von Richtlinienverstößen und gefälschten Zahlungen

In diesem Schritt erkennt die Software Duplikate und wertet potenziell betrügerische Daten aus. Wenn alles gut aussieht, wird der Beleg einer bestimmten Kategorie zugeordnet. In diesem Fall wird die Spesenabrechnung automatisch erstellt, ohne dass ein zusätzlicher Eingriff erforderlich ist.

 

Wenn die KI jedoch potenziell betrügerische Artikel und Richtlinienverstöße erkennt – beispielsweise Mittel, die die zulässigen Beträge überschreiten, oder Reisekosten, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen, werden die Artikel als Ausreißer markiert und die Quittung an gesendet der Genehmiger zur Überprüfung.

 

Gleichzeitig werden doppelte Belege entsprechend gekennzeichnet und der Genehmiger benachrichtigt, um Überzahlungen zu vermeiden. Dies gewährleistet einen revisionssicheren Kostenverwaltungsprozess und vereinfacht die Finanzberichte, sodass Teams die Unternehmensausgaben unter Kontrolle halten können.

Erkennung der Mehrwertsteuer und Automatisierung von Rückforderungen

Bei Ausgaben im Rahmen von Auslandsreisen kann unsere Software die ausländische Währung in die lokale Währung umrechnen. Manuelle Umrechnungen bei Reisezielen außerhalb von Deutschland sind demnach nicht mehr nötig.

 

Außerdem kann die KI den gesamten Prozess der Steuerrückforderung automatisieren, indem sie die Kategorie der Ausgabe und das Land, in dem sie angefallen ist, identifiziert. Kommt hierbei eine Rückforderung der Mehrwertsteuer infrage, kann das System diese vorbereiten.

 

In Anbetracht der sich ständig wandelnden globalen Mehrwertsteuerlandschaft kann es für Unternehmen ziemlich überwältigend sein, mit den Vorschriften Schritt zu halten. Der Einsatz von KI zur Automatisierung dieses Schritts verringert die Risiken und macht den Prozess der Rückforderung der Mehrwertsteuer viel reibungsloser.

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„Das Finanzteam kann sich nur auf Ausnahmen konzentrieren und alle anderen Ausgaben werden innerhalb von Sekunden vollautomatisch verarbeitet. Die Mehrwertsteuererkennung von Yokoy trägt dazu bei, eine automatisierte Mehrwertsteuerrückforderung sicherzustellen.“

Herbert Sablotny, Beekeeper’s CFO

Zuweisung von Ausgaben zu Kostenstellen

Die Yokoy-App automatisiert diesen Schritt und nutzt maschinelles Lernen nicht nur, um die Daten zu extrahieren, sondern auch, um die Kostenstelle anhand der Ausgabenkategorie genau zuzuordnen. So kann das Tool sowohl einzelne Ausgaben, als auch Fahrtkosten, die mit Kilometerpauschalen erstattet werden müssen, erkennen und verarbeiten.

Ausgaben im Rahmen von Geschäftsreisen werden von Yokoy ebenfalls automatisch kategorisiert und durch die Integration mit Reiseanbietern der richtigen Reise zugeordnet. So finden sich Mautgebühren beispielsweise in der Kategorie Beförderungskosten.

Bei Reisen in andere Zeitzonen berücksichtigt die Yokoy-App diese Unterschiede bei der Berechnung der Pauschalbeträge und der Überprüfung der Erstattungsbeträge. Übernachtungspauschalen, Verpflegungspauschalen sowie allgemeine Spesenpauschalen wendet das System automatisch an.

Yokoy erkennt auch Zulagen automatisch auf der Grundlage des Landes, in dem die Ausgaben getätigt wurden. Infolgedessen müssen Finanzteams keine Zeit damit verbringen, die neuesten Vorschriften und Erstattungsbeträge manuell zu prüfen, um die eingereichten Spesenabrechnungen zu bewerten.

Die Kosten einer nicht automatisierten Spesenabrechnung

Laut einer Umfrage der Global Business Travel Association gaben 65 % der Unternehmen an, dass die Durchsetzung ihrer Reisekosten-Richtlinien eine Herausforderung darstellt. Dieselbe Umfrage ergab, dass nur 57 % der Unternehmen über eine formelle Spesenrichtlinie verfügen und nur 51 % ein automatisiertes Spesenmanagementsystem haben.

Wir geben zu, dass die Umstellung schwierig sein kann. Unternehmen befürchten vielleicht auch, dass sie zeitaufwändig und kostspielig ist.

Aber die Kosten, die sich daraus ergeben, den Wandel nicht einzuleiten, sind in Wirklichkeit viel höher.

Wir haben bereits erwähnt, dass eine einzige Spesenabrechnung Unternehmen im Durchschnitt bis zu 58 USD kostet. Aber das sind nur die Kosten für die Bearbeitung. 

Die Association of Certified Fraud Examiners berichtet, dass Betrug bei Reisekostenabrechnungen 14,5 % aller Fälle von Betrug und Missbrauch am Arbeitsplatz ausmacht. In einer Umfrage von SAP Concur gaben 40 % der Beschäftigten zu, gegen die Reise- und Spesenrichtlinien ihres Unternehmens verstoßen zu haben.

Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann rechtliche und finanzielle Sanktionen nach sich ziehen. In einigen Ländern werden Geldstrafen von bis zu 25.000 US-Dollar pro Verstoß verhängt.

Wenn wir uns nun die Schritte eines herkömmlichen Spesenabrechnungsprozesses ansehen, gibt es nichts, was nicht automatisiert werden kann oder sollte.

Im traditionellen Prozess des Reisekostenmanagements wird so vorgegangen:

 

  1. Ausgabe: Im Rahmen der beruflichen Reise tätigen die Angestellten Ausgaben mit eigenen Mitteln, z.B. bei Geschäftsessen, für Parkgebühren oder für Flugtickets.
  2. Sammeln der Belege: Die Angestellten sammeln für diese Ausgaben und sonstige Kosten Quittungen und andere Belege. Als zusätzlicher Nachweis für die Ausgaben sollten den Quittungen für die Reisekostenabrechnung noch andere Zahlungsbelege beigefügt werden.
  3. Ausfüllen der Spesenabrechnung: Die Angestellten füllen manuell ein Formular für die Reisekostenabrechnung aus. Hier führen sie die angefallenen Ausgaben zusammen mit den entsprechenden Quittungen auf. Details wie das Datum, der ausgegebene Betrag und der Zweck der Ausgabe fügen sie manuell hinzu.
  4. Genehmigung: Die Angestellten reichen die Reisekostenabrechnung bei ihren Vorgesetzten zur Genehmigung ein. Die Vorgesetzten prüfen die Angaben und die Echtheit der entsprechenden Belege, bevor sie die Abrechnung genehmigen oder ablehnen.
  5. Rückerstattung: Nach der Genehmigung der Reisekostenabrechnung sollten die Angestellten ihre Ausgaben erstattet bekommen.

 

Mit einer Spesenautomatisierungslösung können Unternehmen diese Ausgaben effizienter verfolgen, Arbeitsabläufe automatisieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und lokalen Vorschriften sicherstellen.

Birgt die Nutzung von Spesenmanagement-Software zur Automatisierung der Abrechnung Compliance-Risiken?

Häufig wird der Einsatz neuer Technologien wie Automatisierung oder künstlicher Intelligenz in Finanzprozessen wegen Angst vor Richtlinienverstößen, Nichteinhaltung von Vorschriften und Missbrauch gemieden.

 

Diese Befürchtung ist nicht gänzlich unbegründet: Automatisierung kann Unternehmen potenziell neuen Risiken und Schwachstellen aussetzen.

Bei einem traditionellen, manuellen Prozess können Compliance-Verstöße auf verschiedene Weise erfolgen, z.B. durch:

 

  • Betrug bei Auslagen: MitarbeiterInnen können gefälschte oder überhöhte Beträge für ihre Vorleistung beantragen, um mehr Erstattung zu erhalten, als ihnen zusteht. Ein beliebtes Beispiel sind die Einreichung privat gefahrener Kilometer als geschäftliche Fahrten.
  • Unerlaubt getätigte Ausgaben: Angestellte können Quittungen für Ausgaben einreichen, die nicht im Voraus von ihren Vorgesetzten genehmigt wurden oder die nicht mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Hierzu gehören beispielsweise Eintrittskarten als Werbegeschenke.
  • Fehlerhafte Angaben: Bei der Erfassung von Details zu Auslagen, wie z.B. Daten oder Beträgen, können Fehler gemacht werden, was zu falschen Erstattungen führen kann. Ein einfacher Zahlendreher kann die Kilometerpauschale zu einer beeindruckenden Summe werden lassen.
  • Fehlende Belege: Wenn Quittungen und andere Nachweise nicht eingereicht werden, fällt die Überprüfung von Abrechnungen schwer. Insbesondere bei Taxifahrten wird oft die Quittung vergessen.
  • Verspätete Einreichung: Angestellte reichen Spesenabrechnungen unter Umständen erst nach der festgelegten Frist ein. Dadurch können sich die Erstattungen verzögern oder sogar verweigert werden.

 

Mit den richtigen Richtlinien und Prozessen kann ein automatisiertes Spesenmanagement diese Risiken jedoch erheblich verringern und die Compliance insgesamt verbessern.

 

Hier nur einige Beispiele:

 

  • Automatisierung und KI ermöglichen es Unternehmen, unzulässige Ausgaben oder verdächtige Aktivitäten zu identifizieren. Hierdurch verringert sich das Risiko von Betrugsfällen und anderen Compliance-Verstößen.

 

  • Künstliche Intelligenz und automatisierte Workflows zur Vorab-Genehmigung können Ausgabenlimits durchsetzen, unerlaubte Ausgaben verhindern und eine Echtzeitüberwachung der entstandenen Kosten ermöglichen. So lassen sich Geschäftsausgaben besser kontrollieren.

 

  • Eine automatisierte Spesenabrechnung erspart die manuelle Dateneingabe. Dadurch sinkt die Gefahr menschlicher Fehler erheblich und es wird einfacher, Ausgaben nachzuverfolgen und zu verwalten. Das Ergebnis ist eine korrekte Spesenabrechnung.

 

Durch die Automatisierung des gesamten Spesenmanagement-Prozesses lässt sich ein klarer Prüfpfad erstellen. So wird gewährleistet, dass alle Ausgaben verbucht werden, was es für Unternehmen einfacher macht, die internen Richtlinien und externen Vorschriften einzuhalten.

 

Insgesamt senkt eine automatisierte Reisekostenabrechnung das Risiko von Compliance-Verstößen und verbessert die allgemeine Einhaltung von internen und externen Vorschriften.

 

Trotzdem scheint die Umstellung von manueller Arbeit auf Automatisierung für viele Unternehmen eine entmutigende Aufgabe zu sein.

Nächste Schritte

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine automatisierte Spesenabrechnung Unternehmen dabei helfen kann, lokale Vorschriften, Steuergesetze und interne Spesenrichtlinien einzuhalten. So verringert sie das Risiko von Bußgeldern, Strafen und Rufschäden.

Finanzteams können mithilfe von Automatisierung das Risiko von Fehlern und Betrug verringern und die Ausgaben von Angestellten in Echtzeit verfolgen.

 

Dies bietet sich insbesondere bei der Dateneingabe, der Überprüfung von Spesenangaben oder der Kategorisierung von Ausgaben an, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. So wird sichergestellt, dass die ausgezahlten Beträge den tatsächlichen Kosten entsprechen.

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