Geautomatiseerde onkostenrapportage: vereenvoudig het bijhouden van onkosten en maximaliseer naleving
- Last updated: juni 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Geautomatiseerde onkostenrapportage wint steeds meer terrein als oplossing om financiële teams te helpen hun workflows te stroomlijnen en realtime inzicht te krijgen in de bedrijfskosten.
Maar er is nog een gebied waarop automatisering en moderne oplossingen voor onkostenbeheer enorm kunnen helpen: het minimaliseren van fouten en fraude en het naleven van lokale regelgeving. Of, met andere woorden, het waarborgen van de naleving van intern en extern beleid.
In dit artikel bekijken we de stappen in het onkostendeclaratieproces die volledig geautomatiseerd kunnen worden, om u te helpen bij de overstap van op Excel gebaseerde onkostendeclaratiesjablonen en tijdrovende handmatige processen naar end-to-end automatisering.
Ook bespreken we de meest voorkomende soorten beleidsschendingen die kunnen optreden bij het rapporteren van onkosten, en de belangrijkste overwegingen voor het maximaliseren van de naleving door middel van automatisering van onkostendeclaraties.
Hoe Yokoy AI gebruikt om naleving af te dwingen in het onkostendeclaratieproces
Het zou inmiddels duidelijk moeten zijn dat handmatige of op Excel gebaseerde onkostenverwerking en -rapportage tot het verleden behoren, en er is geen reden voor bedrijven om dergelijke processen niet te automatiseren met de kracht van AI.
Laten we dus eens kijken naar enkele praktische manieren waarop Yokoy kunstmatige intelligentie gebruikt om compliance af te dwingen in het uitgavenbeheerproces, en impliciet ook in onkostenbeheer.
Om dit specifieker te maken, kijken we naar de reis van een uitgave door Yokoy en waar AI-algoritmen bij betrokken zijn.
Het initiëren van de onkostendeclaratie
De eerste stap in het onkostendeclaratieproces is het uploaden van een afbeelding van een ontvangstbewijs. Houd er rekening mee dat dit geen papieren bon hoeft te zijn; u kunt ook .pdf-documenten uploaden.
In Yokoy kunnen werknemers afzonderlijke uitgaven indienen door de bon vast te leggen met de mobiele app, of meerdere uitgaven aan een zakenreis toevoegen, dankzij integraties met zakenreisorganisaties.
Het lezen van de gegevens
Yokoy verwerkt de afbeelding en haalt er alle gegevens uit die relevant zijn voor de onkostennota: bijvoorbeeld de datum van betaling, het type aankoop, het bestede bedrag, de dienstverlener, de BTW, enzovoort.
Het AI-algoritme leest al deze gegevens, herkent de betekenis ervan en valideert de informatie aan de hand van relevant bedrijfsbeleid.
De kunstmatige intelligentie kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen gekochte artikelen en uitgaven signaleren die niet in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid, zoals alcoholische dranken.
In één kassabon kan de Yokoy-app ruim 300 datapunten valideren, waardoor de kans op fouten tot een minimum wordt beperkt.
Zodra de gegevens zijn gelezen, wijst de AI van Yokoy de transactie automatisch toe aan de juiste uitgavencategorie. Alles is geautomatiseerd en op de achtergrond, dus het enige wat de medewerker nog hoeft te doen is een korte beschrijving van de uitgave toevoegen en – indien betaald met eigen geld – Privé betaald als betaalmethode selecteren.
Valideren van de uitgave
In de validatiestap verifieert de Yokoy AI-functionaliteit de kosten voor naleving van de door het bedrijf geconfigureerde voorschriften. AI-algoritmen kunnen bijvoorbeeld automatisch dagtarieven toepassen voor maaltijden en verblijfskosten, zoals gespecificeerd in het bedrijfsbeleid.
Het systeem kan ook eventuele uitgaven identificeren die de toegestane limieten overschrijden en deze ter beoordeling markeren of direct weigeren. Dit kan ervoor zorgen dat werknemers niet te veel uitgeven aan hun uitgaven en dat het bedrijfsbudget op de juiste manier wordt gebruikt.
De regels kunnen worden aangepast aan specifieke bedrijfsbehoeften en -beleid, zelfs als de regelgeving per dochteronderneming verschilt.
Als een bedrijf bijvoorbeeld een beleid heeft dat voorafgaande goedkeuring vereist voor bepaalde soorten uitgaven, zoals businessclassvluchten of dure klantdiners, kan het systeem zo worden geprogrammeerd dat deze uitgaven automatisch ter goedkeuring worden gemarkeerd voordat ze worden vergoed.
Het signaleren van beleidsschendingen en frauduleuze betalingen
In deze stap detecteert de software duplicaten en evalueert mogelijk frauduleuze gegevens. Als alles er goed uitziet, wordt de bon toegewezen aan een specifieke categorie. In dit geval wordt de onkostendeclaratie automatisch gegenereerd, zonder dat er extra tussenkomst nodig is.
Als de AI echter potentieel frauduleuze artikelen en beleidsschendingen detecteert – bijvoorbeeld middelen die de toegestane bedragen overschrijden, of reiskosten die niet in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid – worden de artikelen gemarkeerd als uitschieters en wordt de bon verzonden naar de goedkeurder, ter beoordeling.
Tegelijkertijd worden dubbele bonnen dienovereenkomstig gemarkeerd en wordt de goedkeurder op de hoogte gesteld, waardoor te hoge betalingen worden voorkomen. Dit zorgt voor een auditbestendig onkostenbeheerproces en vereenvoudigt de financiële rapporten, waardoor teams de bedrijfsuitgaven onder controle kunnen houden.
Btw herkennen en terugvragen automatiseren
In het geval van uitgaven die in het buitenland zijn gedaan, kan onze software de valuta omrekenen naar de valuta van uw land, waardoor handmatige omrekening niet meer nodig is.
Ook kan de AI de uitgaven identificeren die in aanmerking komen voor btw-teruggave op basis van hun categorie en het land waarin ze hebben plaatsgevonden, waardoor het volledige belastingteruggaveproces wordt geautomatiseerd.
Aangezien het landschap van de wereldwijde btw verandert, kan het voor bedrijven behoorlijk overweldigend zijn om de regelgeving bij te houden, dus het gebruik van AI om deze stap te automatiseren vermindert de risico’s en maakt het terugvorderingsproces veel soepeler.
Kosten toewijzen aan kostenplaatsen
De Yokoy-app automatiseert deze stap, waarbij machine learning niet alleen wordt gebruikt om de gegevens te extraheren, maar ook om de kostenplaats exact te matchen op basis van de uitgavencategorie. Zo kan de tool enkelvoudige onkosten herkennen en verwerken, maar ook kilometerkosten die vergoed moeten worden met specifieke tarieven.
Reiskosten die ontstaan tijdens zakenreizen worden door Yokoy ook automatisch gecategoriseerd en via integraties met reisaanbieders aan de juiste reis toegewezen.
In het geval van reizen in verschillende tijdzones, wordt met deze verschillen rekening gehouden door de Yokoy-app, wanneer de forfaitaire bedragen worden berekend en de terugbetalingsbedragen worden gevalideerd.
Yokoy detecteert vergoedingen automatisch op basis van het onkostenland, zodat financiële teams geen tijd hoeven te besteden aan het handmatig controleren van de nieuwste regelgeving en vergoedingen om de ingediende onkostendeclaraties te valideren.
Brengt het gebruik van software voor onkostenbeheer om rapportage te automatiseren compliancerisico's met zich mee?
Een van de grootste zorgen met betrekking tot het gebruik van nieuwe technologieën zoals automatisering of kunstmatige intelligentie in financiële processen, is dat dit kan leiden tot beleidsschendingen, niet-naleving en frauduleuze activiteiten.
Deze angst is niet geheel ongegrond, aangezien automatisering bedrijven potentieel kan blootstellen aan nieuwe risico’s en kwetsbaarheden.
In een traditioneel, handmatig proces kunnen bijvoorbeeld compliance-inbreuken op verschillende manieren plaatsvinden, zoals:
- Frauduleuze uitgaven: Werknemers kunnen valse of opgeblazen uitgaven indienen om meer vergoeding te ontvangen dan waarop ze recht hebben.
- Niet-goedgekeurde uitgaven: Werknemers kunnen uitgaven indienen die niet vooraf zijn goedgekeurd door hun managers of die niet in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid.
- Onjuiste onkostengegevens: Medewerkers kunnen fouten maken bij het invoeren van onkostengegevens, zoals datums of bedragen, wat kan leiden tot onjuiste vergoedingen.
- Ontbrekende bonnen: Werknemers voegen mogelijk geen ondersteunende documentatie bij, zoals kwitanties, waardoor het moeilijk kan worden om de rechtmatigheid van een uitgave te verifiëren.
- Vertraagde indiening: Werknemers kunnen onkostendeclaraties indienen na de deadline van het bedrijf, wat kan leiden tot vertraagde terugbetalingen of zelfs weigering van terugbetaling.
Met het juiste beleid en de juiste procedures kan geautomatiseerd onkostenbeheer deze risico’s echter aanzienlijk verminderen en de algehele naleving verbeteren.
Om slechts enkele voorbeelden te geven:
- Door automatisering en AI te gebruiken, kunnen bedrijven niet-conforme uitgaven of verdachte activiteiten markeren, waardoor het risico op frauduleuze uitgaven en andere nalevingsschendingen wordt verkleind.
- Kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde workflows voor voorafgaande goedkeuring kunnen uitgavenlimieten afdwingen, ongeoorloofde uitgaven voorkomen en zorgen voor real-time monitoring van uitgaven, voor een betere controle van zakelijke uitgaven.
- Bovendien vermindert automatisering van onkostendeclaraties de behoefte aan handmatige gegevensinvoer, wat het risico op menselijke fouten aanzienlijk kan verminderen en het gemakkelijker kan maken om onkosten bij te houden en te beheren.
- Wanneer het volledige uitgavenbeheerproces is geautomatiseerd, kan het een duidelijk audittraject bieden en ervoor zorgen dat alle uitgaven worden verantwoord, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om te blijven voldoen aan het interne beleid en de externe regelgeving.
Over het algemeen vermindert het automatiseren van het onkostendeclaratieproces het risico op nalevingsschendingen en verbetert de algehele naleving van intern beleid en externe regelgeving.
Toch lijkt de overstap van handmatig werk naar automatisering voor veel bedrijven een ontmoedigende taak.
De kosten van het niet automatiseren van het onkostendeclaratieproces
Volgens een onderzoek van de Global Business Travel Association gaf 65% van de bedrijven aan dat het handhaven van hun onkostenbeleid een uitdaging was. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat slechts 57% van de bedrijven een formeel onkostenbeleid had en dat slechts 51% een geautomatiseerd onkostenbeheersysteem had.
We zijn het ermee eens dat de overgang een uitdaging kan zijn en dat bedrijven zich misschien zorgen maken dat het tijdrovend en kostbaar zal zijn.
Maar de kosten van het niet doorvoeren van verandering zijn eigenlijk groter.
We hebben hierboven vermeld dat een enkele onkostendeclaratie bedrijven gemiddeld tot $ 58 per declaratie kost. Maar dit zijn slechts proceskosten.
De Association of Certified Fraud Examiners meldt dat onkostenvergoedingsfraude verantwoordelijk is voor 14,5% van alle beroepsfraude en -misbruik. In een onderzoek van SAP Concur gaf 40% van de werknemers toe het reis- en onkostenbeleid van hun bedrijf te hebben geschonden.
Het niet naleven van de regels voor onkostendeclaraties kan leiden tot juridische en financiële sancties, waarbij sommige rechtsgebieden boetes opleggen tot $25.000 per overtreding.
En als we kijken naar de stappen in een traditioneel onkostendeclaratieproces, dan is er niets dat niet kan of mag worden geautomatiseerd.
De onderstaande stappen maken deel uit van een traditioneel onkostenbeheerproces:
- Opgelopen kosten: een werknemer maakt zakelijke uitgaven met zijn persoonlijke middelen.
- Verzamelen van bonnen: De werknemer verzamelt bonnen en andere ondersteunende documentatie voor de gemaakte kosten. De kwitanties, samen met andere betalingsbewijzen, moeten bij de onkostendeclaratie worden gevoegd om de onkosten te onderbouwen.
- De onkostendeclaratie invullen: de werknemer vult handmatig een onkostendeclaratieformulier in, waarin de gemaakte onkosten worden vermeld, samen met de ondersteunende documenten. Onkostengegevens zoals de datum van de uitgave, het bestede bedrag en het doel van de uitgave moeten handmatig worden ingevuld.
- Goedkeuringsproces: de werknemer dient de onkostennota ter goedkeuring in bij zijn manager. De manager beoordeelt vervolgens het rapport, verifieert de authenticiteit van de bonnen en keurt de uitgave goed of af.
- Vergoeding: Zodra de onkostennota is goedgekeurd, moet de werknemer een vergoeding ontvangen voor zijn onkosten.
Met geautomatiseerde onkostendeclaratiesoftware kunnen bedrijven onkosten efficiënter bijhouden, workflows automatiseren en ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid en de lokale regelgeving worden nageleefd.
Volgende stappen
Kortom, geautomatiseerde onkostenrapportage kan organisaties helpen om te voldoen aan lokale regelgeving, belastingwetten en intern onkostenbeleid, waardoor het risico op boetes, boetes en reputatieschade wordt verkleind.
Door belangrijke aspecten van het proces te automatiseren, zoals gegevensinvoer, validatie van onkostengegevens of onkostencategorisering, kunnen financiële teams het risico op fouten en fraude verkleinen en kunnen ze de onkosten van werknemers in realtime volgen, waardoor ze potentiële problemen in een vroeg stadium kunnen identificeren en corrigerende maatregelen nemen.
Als u wilt zien wat Yokoy kan betekenen voor het declaratieproces van uw bedrijf, kunt u hieronder een demo boeken.
Zie Yokoy in actie
Breng je uitgaven, facturen van leveranciers en zakelijke kaartbetalingen onder in één volledig geïntegreerd platform, aangedreven door AI-technologie.
Vereenvoudig uw uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.