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Einfach & Transparent: BAWAGs Weg zum automatisierten Spesenmanagement

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Rachel Steding

Head of Customer Success, Yokoy

Die BAWAG Group AG ist eine bo╠łrsennotierte Holdinggesellschaft mit Sitz in Wien, O╠łsterreich, und betreut 2,1 Millionen Privatkunden, Kleinunternehmen, Firmenkunden, Immobilienkunden und Kunden des o╠łffentlichen Sektors in O╠łsterreich, Deutschland, der Schweiz, den Niederlanden, Westeuropa und den Vereinigten Staaten.

 

Die Gruppe ist unter verschiedenen Marken und u╠łber zahlreiche Kana╠łle ta╠łtig und bietet umfassende Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Sparen, Zahlungsverkehr, Kreditvergabe, Leasing, Geldanlage, Bausparen, Factoring und Versicherungen an. Ziel ist es, einfache, transparente und erschwingliche Finanzprodukte und -dienstleistungen anzubieten.

Company overview

Wien, O╠łsterreich

3ÔÇÖ438 MitarbeiterInnen

Finanzdienstleistungen

779 Nutzer

6 Entities live

Yokoy Expense

Herausforderung: Manuelles Spesenmanagement

Wa╠łhrend ein digitaler Ansatz im Bankwesen seit langem ein Eckpfeiler des unternehmerischen Bewusstseins und der Langlebigkeit der BAWAG ist, erkannte die Finanzabteilung der BAWAG, dass es auch bei internen administrativen Prozessen wie der Reisekostenabrechnung moderner, digitaler Lo╠łsungen bedarf, um nachhaltige Produktivita╠łtssteigerungen zu erzielen und operative Exzellenz sicherzustellen.

 

Angesichts der manuellen und zunehmend isolierten Prozesse im Spesenmanagement suchte die BAWAG nach einer Software-Lo╠łsung, um einen automatisierten End-to-End-Prozess zu etablieren. Dieser sollte nicht nur die fehleranfa╠łllige manuelle Arbeit reduzieren, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich verbessern

L├Âsung: Automatisierte Spesenverwaltung mit k├╝nstlicher Intelligenz

Bei der Suche nach der optimalen Lo╠łsung fu╠łr das Spesenmanagement folgte die BAWAG einem umfassenden Anforderungskatalog.

 

Nach sorgfa╠łltiger Evaluierung entschied sich das Unternehmen fu╠łr die KI-basierte Ausgabenmanagementlo╠łsung von Yokoy, die nicht nur die Finanzprozesse der BAWAG automatisieren, sondern auch effizienter gestalten sollte.

ÔÇťDie Zusammenarbeit mit dem Customer Success Team von Yokoy war ausgezeichnet. Seine Unterst├╝tzung und Fachwissen haben unserer Finanzabteilung geholfen, neue Optimierungsm├Âglichkeiten zu identifizieren und einen bemerkenswerten Grad an Automatisierung zu erreichen. Yokoy ist unbestreitbar ein zukunftsweisendes Tool, und wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen.ÔÇŁ

Das Projektteam der BAWAG erlebte wa╠łhrend der Implementierung von Yokoy Expense, dass das Customer Success Team von Yokoy au├čergewo╠łhnlich engagiert war, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten stets gut informiert waren und kontinuierliche Unterstu╠łtzung erhielten.

 

Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Software-Implementierungen zeitaufwa╠łndig und anspruchsvoll sind und die Servicequalita╠łt einen erheblichen Einfluss auf den Projekterfolg hat.

 

Von Anfang an arbeiteten das BAWAG-Finanzteam und Yokoy eng zusammen, um das Projekt erfolgreich zu initiieren und ineffiziente Prozessschritte zu identifizieren, die auf veraltete Systeme zuru╠łckzufu╠łhren waren.

Effekt: Effizienzsteigerungen - Von Anfang bis Ende

Das Ergebnis? Das Finance-Team der BAWAG wird nicht mehr durch veraltete und unzureichende Tools ausgebremst und konnte sich von zeitraubenden manuellen Aufgaben befreien. Heute verwaltet es Reisekosten und Spesen automatisiert und deutlich effizienter. Dabei beha╠łlt es weiter die volle Kontrolle und Transparenz u╠łber die Genehmigungsschritte, ohne Abstriche bei Qualita╠łt und Pra╠łzision machen zu mu╠łssen.

 

Yokoy Expense fu╠łgt sich nahtlos in die bestehenden Softwarelandschaft der BAWAG ein und verbindet auf clevere Weise ehemals unterbrochene Arbeitsabla╠łufe zu einem einzigen automatisierten End-to-End-Prozess.

 

Durch die Nutzung des Tools hat die Finanzverwaltung der BAWAG ein hohes Ma├č an Prozessautomatisierung erreicht. So wurden nicht nur Arbeitsabla╠łufe optimiert und die technische Infrastruktur modernisiert, sondern auch die KI-Fa╠łhigkeiten von Yokoy genutzt, um die Finanzadministration fortlaufend zu verbessern.

 

Und die MitarbeiterInnen aus anderen Abteilungen? Die ko╠łnnen ihre Ausgaben jetzt in Sekundenschnelle und mit minimalem Aufwand u╠łber ihr Smartphone einreichen und erhalten schnell und unkompliziert ihre Erstattungen. Das bedeutet, dass auch sie weniger Zeit fu╠łr administrative Aufgaben aufwenden mu╠łssen und mehr Zeit haben, sich auf die Umsetzung der Strategie der BAWAG zu konzentrieren.

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