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Einfach & Transparent: BAWAGs Weg zum automatisierten Spesenmanagement

Last updated: September 5, 2023

Case study

Rachel Steding

Head of Customer Success, Yokoy

Die BAWAG Group AG ist eine börsennotierte Holdinggesellschaft mit Sitz in Wien, Österreich, und betreut 2,1 Millionen Privatkunden, Kleinunternehmen, Firmenkunden, Immobilienkunden und Kunden des öffentlichen Sektors in Österreich, Deutschland, der Schweiz, den Niederlanden, Westeuropa und den Vereinigten Staaten.

Die Gruppe ist unter verschiedenen Marken und über zahlreiche Kanäle tätig und bietet umfassende Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Sparen, Zahlungsverkehr, Kreditvergabe, Leasing, Geldanlage, Bausparen, Factoring und Versicherungen an. Ziel ist es, einfache, transparente und erschwingliche Finanzprodukte und -dienstleistungen anzubieten.

Company overview

Wien, Österreich

3’438 MitarbeiterInnen

Finanzdienstleistungen

779 Nutzer

6 Entities live

Yokoy Expense

Herausforderung: Manuelles Spesenmanagement

Während ein digitaler Ansatz im Bankwesen seit langem ein Eckpfeiler des unternehmerischen Bewusstseins und der Langlebigkeit der BAWAG ist, erkannte die Finanzabteilung der BAWAG, dass es auch bei internen administrativen Prozessen wie der Reisekostenabrechnung moderner, digitaler Lösungen bedarf, um nachhaltige Produktivitätssteigerungen zu erzielen und operative Exzellenz sicherzustellen.

Angesichts der manuellen und zunehmend isolierten Prozesse im Spesenmanagement suchte die BAWAG nach einer Software-Lösung, um einen automatisierten End-to-End-Prozess zu etablieren. Dieser sollte nicht nur die fehleranfällige manuelle Arbeit reduzieren, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich verbessern

Lösung: Automatisierte Spesenverwaltung mit künstlicher Intelligenz

Bei der Suche nach der optimalen Lösung für das Spesenmanagement folgte die BAWAG einem umfassenden Anforderungskatalog.

Nach sorgfältiger Evaluierung entschied sich das Unternehmen für die KI-basierte Ausgabenmanagementlösung von Yokoy, die nicht nur die Finanzprozesse der BAWAG automatisieren, sondern auch effizienter gestalten sollte.

“Die Zusammenarbeit mit dem Customer Success Team von Yokoy war ausgezeichnet. Seine Unterstützung und Fachwissen haben unserer Finanzabteilung geholfen, neue Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren und einen bemerkenswerten Grad an Automatisierung zu erreichen. Yokoy ist unbestreitbar ein zukunftsweisendes Tool, und wir sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen.”

Benjamin Kasumi, SAP Consultant BAWAG

Das Projektteam der BAWAG erlebte während der Implementierung von Yokoy Expense, dass das Customer Success Team von Yokoy außergewöhnlich engagiert war, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten stets gut informiert waren und kontinuierliche Unterstützung erhielten.

Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Software-Implementierungen zeitaufwändig und anspruchsvoll sind und die Servicequalität einen erheblichen Einfluss auf den Projekterfolg hat.

Von Anfang an arbeiteten das BAWAG-Finanzteam und Yokoy eng zusammen, um das Projekt erfolgreich zu initiieren und ineffiziente Prozessschritte zu identifizieren, die auf veraltete Systeme zurückzuführen waren.

Effekt: Effizienzsteigerungen - Von Anfang bis Ende

Das Ergebnis? Das Finance-Team der BAWAG wird nicht mehr durch veraltete und unzureichende Tools ausgebremst und konnte sich von zeitraubenden manuellen Aufgaben befreien. Heute verwaltet es Reisekosten und Spesen automatisiert und deutlich effizienter. Dabei behält es weiter die volle Kontrolle und Transparenz über die Genehmigungsschritte, ohne Abstriche bei Qualität und Präzision machen zu müssen.

Yokoy Expense fügt sich nahtlos in die bestehenden Softwarelandschaft der BAWAG ein und verbindet auf clevere Weise ehemals unterbrochene Arbeitsabläufe zu einem einzigen automatisierten End-to-End-Prozess.

Durch die Nutzung des Tools hat die Finanzverwaltung der BAWAG ein hohes Maß an Prozessautomatisierung erreicht. So wurden nicht nur Arbeitsabläufe optimiert und die technische Infrastruktur modernisiert, sondern auch die KI-Fähigkeiten von Yokoy genutzt, um die Finanzadministration fortlaufend zu verbessern.

Und die MitarbeiterInnen aus anderen Abteilungen? Die können ihre Ausgaben jetzt in Sekundenschnelle und mit minimalem Aufwand über ihr Smartphone einreichen und erhalten schnell und unkompliziert ihre Erstattungen. Das bedeutet, dass auch sie weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden müssen und mehr Zeit haben, sich auf die Umsetzung der Strategie der BAWAG zu konzentrieren.