Head of Customer Success, Yokoy
Mit einer Geschichte, die bis ins Jahr 1860 zurückreicht, bietet Bühler ein umfassendes Angebot an Maschinen und innovativen Lösungen für die Nahrungs- und Futtermittel- sowie die hochentwickelte Materialindustrie.
Durch das Engagement für Nachhaltigkeit, Innovation und die enge Zusammenarbeit mit Kunden hat sich das Unternehmen international als vertrauenswürdiger Partner etabliert. Bühler bedient Kunden in über 140 Ländern und leistet so einen Beitrag zu weltweiten Ernährungszielen, Fortschritten in der Mobilität und im Umweltschutz.
Company overview
Uzwil, Schweiz
12’500 MitarbeiterInnen
Fertigungstechnologie
Yokoy Expense
Das Problem: Spesenberichte in verschiedenen Währungen und Sprachen bringt die manuelle Verarbeitung an Ihre grenzen
Die Bühler Group ist ein Schweizer Produktionsunternehmen, das sich auf die Herstellung von Fertigungstechnologie für die Lebens- und Futtermittel- sowie die moderne Werkstoffindustrie spezialisiert hat. Als globales Unternehmen mit mehr als 12.500 MitarbeiterInnen stieß das die Finanzadministration bei der Spesenverwaltung zunehmend an ihre Grenzen.
Die vielen Montagearbeiten in Produktionsanlagen auf der ganzen Welt bei der Spesenbelege in unterschiedlichen Sprachen und Währungen eingereicht werden, machten die manuelle Verarbeitung zu einem schwierigen Unterfangen.
Das Unternehmen benötigte eine digitale Lösung, mit der die Finanzprozesse optimiert und die Spesenverarbeitung automatisieren werden kann.
Die Lösung: Yokoy Expense automatisiert die Verarbeitung von Spesenbelegen aus der ganzen Welt, einschließslich China
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Die Bühler Group hat sich für die Ausgabenmanagement-Suite von Yokoy entschieden, da sie sich schnell und unkompliziert an die wachsenden Anforderungen des Unternehmens sowie an seine weltweiten Aktivitäten anpassen lässt und problemlos auf weitere Geschäftseinheiten ausgerollt werden kann.
Die Yokoy-Suite setzt künstliche Intelligenz und OCR-Technologie ein, um Spesenbelege präzise zu erfassen – unabhängig von Sprache und Währung – und sie automatisch auf Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu überprüfen. Die nahtlose Integration der Suite in die ERP-Systeme von Bühler wird durch die Yokoy-API ermöglicht.
Ein entscheidendes Kriterium im Bewertungsprozess war, dass Yokoy auch in China genutzt werden kann.
Das Ergebnis: ein automatisierter SpesenProzess auf globaler Ebene
Die Einführung von Yokoy Expense war für die Bühler Group ein voller Erfolg. Durch die Automatisierung ist es dem Unternehmen innerhalb von 12 Monaten gelungen, die Arbeitsstunden, die für die Spesenverwaltung aufgewendet werden, um 58% zu reduzieren.
Der gesamte Ausgabenprozess dauert heute nur noch durchschnittlich 2,53 Tage, was zu einer bemerkenswerten Kostenreduzierung im Vergleich zum manuellen Prozess führt.
beträgt die Bearbeitungszeit von Spesenreports durchschnittlich
verschiedene Kostenträger gebucht
aller spesen werden innerhalb von 24 stunden verarbeitet
jährliche Investitionsrendite
Mit Yokoy Expense werden 46,7% aller Ausgaben innerhalb von 24 Stunden und 79,66% innerhalb von 4 Tagen bearbeitet. Während es in vielen anderen Unternehmen oft Wochen dauert, um Spesenberichte zu verarbeiten, benötigen bei Bühler nur noch 6,49 % der Belege mehr als 7 Tage für deren Verarbeitung.
Innerhalb eines Jahres hat die Bühler Group 48.134 Spesen mit Belegen aus 25 Ländern, darunter China, Indien, Mexiko, USA und die Türkei, automatisiert verarbeitet – bei einer Fehlerquote nahe der 0 Prozent. Insgesamt wurden Ausgaben auf 1.048 verschiedene Kostenträger gebucht.
Die End-to-End-Automatisierung hat bei Bühler signifikante Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bewirkt. So ermöglicht nahezu das Fünffache der jährlichen Lizenzgebühren für Yokoy Expense als Return on Investment (ROI), und das, obwohl sich Bühler noch in der Einführungsphase befindet und gerade erst beginnt, das volle Potenzial von Yokoy auszuschöpfen.
