Workflows voor factuurgoedkeuring automatiseren met Yokoy
- Laatst bijgewerkt: augustus 14, 2023
- Invoice management
Product Manager, Yokoy
Zelfs in de technisch onderlegde wereld van vandaag houden sommige bedrijven zich nog steeds aan papieren processen als het gaat om het afhandelen en goedkeuren van facturen. We hebben het over stapels papieren facturen die naar teams op afstand worden gestuurd die de factuurgegevens handmatig scannen en typen in ouderwetse software.
Stelt u zich eens voor dat u de leveranciersfacturen in papieren of elektronische vorm ontvangt, vervolgens de gegevens moet digitaliseren om het meer gestructureerd te maken en handmatig moet controleren op duplicaten voordat u uiteindelijk al die informatie in het factuurbeheersysteem invoert.
Deze tijdrovende stappen zijn niet alleen vatbaar voor menselijke fouten, maar ze kunnen ook gemakkelijk onnodige knelpunten veroorzaken in de bedrijfsprocessen die door financiële teams worden afgehandeld, wat leidt tot late betalingen, extra kosten als gevolg van vertragingen en slechte leveranciersrelaties.
In dit artikel gaan we dieper in op de implicaties van handmatig factuurbeheer en verkennen we de voordelen van automatiseringssoftware.
Wat is een factuurgoedkeuringsworkflow?
Een workflow voor het goedkeuren van facturen is een gestructureerde aanpak om inkomende facturen van leveranciers of leveranciers te beoordelen, goed te keuren en te beheren.
Workflows zorgen ervoor dat facturen nauwkeurig worden geverifieerd, voldoen aan het bedrijfsbeleid en de regelgeving, en worden goedgekeurd voor betaling op een gecontroleerde en transparante manier. Door hun workflows voor het goedkeuren van facturen te stroomlijnen, kunnen bedrijven fouten en dubbele betalingen voorkomen, frauderisico’s verminderen, financiële nauwkeurigheid behouden en goede leveranciersrelaties bevorderen.
De stappen en componenten van een factuurgoedkeuringsworkflow kunnen variëren op basis van de grootte van de organisatie, de branche en specifieke vereisten, maar er zijn enkele algemene stappen die een factuur doorloopt voordat hij wordt betaald.
In het volgende gedeelte gaan we dieper in op de typische stappen die een robuuste factuurgoedkeuringsworkflow vormen.
Typische stappen in een workflow voor het goedkeuren van facturen
Een goed gestructureerde workflow voor factuurgoedkeuring zorgt voor nauwkeurigheid, naleving en transparantie in het betalingsproces. Van eerste verificatie tot betalingsverwerking, elke stap speelt een cruciale rol bij het waarborgen van de financiële integriteit van de organisatie en het onderhouden van positieve leveranciersrelaties.
Ontvangst factuur
Het proces begint wanneer het bedrijf een factuur ontvangt van een verkoper of leverancier voor geleverde goederen of diensten. Het formaat van de factuur kan verschillen op basis van de aanpak die is gekozen voor het crediteurenproces en de mate van toegepaste AP-automatisering.
Factuur verificatie
De factuur wordt grondig gecontroleerd op juistheid en volledigheid. Dit omvat het controleren op correct factuurnummer, prijsstelling, hoeveelheid en beschrijving van goederen of diensten, evenals bevestiging dat de factuur overeenkomt met de voorwaarden van de oorspronkelijke inkooporder of het oorspronkelijke contract.
Matching en three-way matching
Indien van toepassing wordt een twee-, drie- of viervoudige factuurmatch uitgevoerd. Dit omvat het vergelijken van de factuur met de bijbehorende inkooporder en het ontvangen van een rapport. De drie documenten moeten overeenkomen wat betreft hoeveelheden, factuurbedrag en ontvangen artikelen. Deze stap zorgt ervoor dat er geen ontbrekende informatie is en helpt voorkomen dat frauduleuze of foutieve factuurbetalingen worden verwerkt.
Afhandeling van uitzonderingen
Als er afwijkingen of uitzonderingen worden gevonden tijdens het verificatieproces, worden deze problemen aangepakt. Uitzonderingen kunnen verschillen in hoeveelheden, prijzen of onjuist ontvangen artikelen zijn. Er is een intern proces opgezet om deze uitzonderingen op te lossen, waarbij mogelijk communicatie met de leverancier of relevante afdelingen nodig is.
Goedkeuringsrouting
Zodra de factuur is geverifieerd en de uitzonderingen zijn opgelost, wordt deze ter goedkeuring doorgestuurd. Het goedkeuringsproces kan meerdere autorisatieniveaus omvatten op basis van de hiërarchie en het beleid van het bedrijf. Goedkeurders kunnen afdelingsmanagers, projectmanagers of het AP-team zijn.
Goedkeuringswerkstroom
De factuur wordt via een goedkeuringsworkflow verzonden. Dit kan een handmatig proces zijn met fysieke handtekeningen of een geautomatiseerd workflowsysteem dat de factuur elektronisch naar de juiste goedkeurders stuurt op basis van vooraf gedefinieerde regels. Dit kan cross-functionele goedkeuringen omvatten waarbij niet alleen de financiële afdeling betrokken is, maar ook andere teams.
Beoordeling door goedkeurders
Goedkeurders beoordelen de factuur om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan het bedrijfsbeleid en de budgettoewijzingen. Ze kunnen ook alle relevante documentatie bekijken, zoals contracten of overeenkomsten, om de juistheid van de factuur te verifiëren.
Goedkeuring besluit
In sommige gevallen kunnen goedkeurders om aanvullende documentatie of verduidelijking vragen alvorens goedkeuring te verlenen. Zodra alle vereiste goedkeuringen zijn verkregen, wordt de factuur gemarkeerd als volledig goedgekeurd en klaar voor betaling.
Verwerking van betalingen
Na goedkeuring gaat de factuur de betalingsverwerkingsfase in. Afhankelijk van de betalingsvoorwaarden en -processen van het bedrijf, kan de betaling worden geïnitieerd via uitgifte van cheques, elektronische overboeking (EFT) of andere betalingsmethoden.
Afstemming van betalingen
Nadat de betaling is uitgevoerd, stemt het financiële of crediteurenteam de betaling af met de factuur. Deze stap zorgt ervoor dat het juiste bedrag is betaald en helpt bij het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie.
Archiveren en archiveren
De goedgekeurde factuur en alle relevante documentatie worden gearchiveerd voor archiverings- en auditdoeleinden. Dit helpt een transparante en traceerbare geschiedenis van financiële transacties te behouden.
Het is belangrijk op te merken dat de specifieke stappen en processen kunnen variëren op basis van de grootte van het bedrijf, de branche en het interne beleid. Sommige organisaties hebben mogelijk complexere goedkeuringsworkflows, terwijl andere meer gestroomlijnde processen hebben.
Factuurbeheersoftware zoals Yokoy kan deze stappen aanzienlijk versnellen en stroomlijnen. Yokoy maakt gebruik van door AI aangedreven automatisering om alle stappen af te handelen, van het vastleggen en matchen van facturen met leverancier en inkooporder tot het coderen van elk regelitem (categorie, kostenobject, btw, enz.) en factuurgoedkeuring via geautomatiseerde workflows.
Door integraties met ERP-systemen automatiseert Yokoy ook de boekingsstap, waardoor echte end-to-end automatisering van factuurbeheer wordt gegarandeerd.
Yokoy Invoice
Verwerk facturen automatisch
Consolideer je crediteurenadministratie om facturen op schaal te beheren en op tijd te betalen met de AI-aangedreven oplossing voor factuurbeheer van Yokoy.
Typen factuurgoedkeuringsworkflows in Yokoy
De meest voorkomende soorten factuurgoedkeuringsstromen in Yokoy zijn kostenobjectgebaseerde, lijnmanagergebaseerde en leveranciersgebaseerde workflows.
OP LEVERANCIER GEBASEERDE WERKSTROMEN
In dit type workflow kan een klant ervoor kiezen om een standaardleveranciersgoedkeurder toe te wijzen wanneer een factuur wordt ingediend. Als er geen fiatteur is toegewezen, wordt de factuur automatisch doorgestuurd naar de reviewer.
KOSTEN OBJECTGEBASEERDE WORKFLOWS
In dit type workflow leest de AI van Yokoy de ingediende factuur en extraheert alle kostenobjectgegevens, waarbij alle eigenaren van kostenobjecten en hun gedelegeerden automatisch worden toegewezen. Eigenaren van kostenobjecten moeten de facturen goedkeuren om het proces te laten doorgaan. Als de limiet van het kostenobject wordt overschreden, kan de factuur worden geëscaleerd naar de bovenliggende kostenplaats.
OP LIJNMANAGER GEBASEERDE WORKFLOW
In dit geval wordt de ingediende factuur automatisch toegewezen aan de lijnmanager van de indiener. Als er drempels voor automatische goedkeuring zijn, wordt alles tot aan die limieten automatisch goedgekeurd.
GEEN GOEDKEURINGSSTROMEN
Yokoy maakt het mogelijk om facturen direct goed te keuren, zonder extra controles, in gevallen waarin alleen een financiële beoordeling nodig is.
Hoewel Yokoy-klanten ook kunnen kiezen voor gemengde goedkeuringsstromen die bijvoorbeeld kostenobjectgoedkeuringen combineren met op leveranciers gebaseerde workflows, komen dergelijke automatiseringsworkflows minder vaak voor. De workflows worden opgezet in de technische fase van het implementatietraject en zijn gebaseerd op het in kaart brengen van het AP-proces dat voorafgaat aan de kick-off van de implementatie.
Blog article
Implementatieplan voor een wereldwijde oplossing voor uitgavenbeheer
Door ons werk met meer dan 600+ wereldwijde klanten, variërend van middelgrote bedrijven tot grote ondernemingen, hebben we ons eigen raamwerk ontwikkeld voor het transformeren van het uitgavenbeheerproces.
Gordan Grcman,
Senior Implementation Manager, Yokoy
Voorbeeld: kostenobject- en leveranciersgebaseerde workflows
Laten we eens kijken naar het scenario van het opzetten van een workflow op basis van zowel het kostenobject als de leverancier. Het doel is om een factuur te laten goedkeuren door de respectievelijke eigenaren van kostendragers en een extra goedkeurder te laten kiezen op basis van de leverancier.
In Yokoy kun je een gepersonaliseerde workflow creëren die aan beide criteria voldoet. Hier is hoe het proces zich ontvouwt:
- De initiële goedkeuringsworkflow voor kostenobjecten wordt uitgevoerd.
- Na voltooiing van de eerste workflow beoordeelt Yokoy de behoefte aan aanvullende goedkeurders en neemt deze op in het factuurgoedkeuringsproces.
Als gebruiker van de Factuurmodule is het cruciaal om de voortgang van uw ingediende facturen te kunnen volgen en de volgende goedkeurder in de rij te kunnen identificeren. Deze informatie is toegankelijk via het speciale tabblad “Goedkeurders” binnen de specifieke factuur waarin u geïnteresseerd bent.
Door op een factuur te klikken, kunt u de aanstaande goedkeurders in de vastgestelde goedkeuringsstroom bekijken. Deze functie geeft u inzicht in wie uw factuur vervolgens zal beoordelen, zodra u alle benodigde gegevens heeft ingevoerd.
Bovendien is er bij het configureren van de goedkeuringsworkflow in Yokoy een optie om het systeem te vragen een samenvattende e-mail te sturen naar de manager van de goedkeurder (of een aangewezen gebruiker) met de goedgekeurde details. Deze functionaliteit verbetert de communicatie en archivering.
Als u geïnteresseerd bent in een bepaald scenario, kunt u hieronder een demo boeken bij ons team.
Zie Yokoy in actie
Breng je uitgaven, facturen van leveranciers en zakelijke kaartbetalingen onder in één volledig geïntegreerd platform, aangedreven door AI-technologie.
Hoe kan automatisering de factuurgoedkeuringsworkflow optimaliseren?
Automatisering kan de factuurgoedkeuringsworkflow op verschillende manieren optimaliseren:
- Efficiëntie en snelheid: Geautomatiseerde factuurbeheersystemen kunnen facturen snel verwerken, waardoor handmatige invoer en routering overbodig wordt. Dit verkort de verwerkingstijd, waardoor facturen sneller door de goedkeuringspijplijn kunnen gaan, wat resulteert in tijdige betalingen en een verbeterde cashflow.
- Minder fouten: handmatige gegevensinvoer is foutgevoelig, zoals typefouten of onjuiste cijfers. Automatisering zorgt voor een nauwkeurige vastlegging van gegevens, waardoor het risico op discrepanties, betalingsfouten en de noodzaak van tijdrovende correcties wordt verkleind.
- Workflowstandaardisatie: Geautomatiseerde workflows zorgen voor consistente goedkeuringsprocessen, zodat elke factuur hetzelfde pad volgt en voldoet aan het bedrijfsbeleid. Dit minimaliseert verwarring en zorgt ervoor dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan.
- Transparantie en zichtbaarheid: Geautomatiseerde systemen bieden real-time inzicht in het factuurgoedkeuringsproces. Belanghebbenden kunnen de voortgang van facturen volgen, knelpunten identificeren en weloverwogen beslissingen nemen, wat de transparantie en verantwoording vergroot.
- Audittrail: automatisering creëert een elektronische audittrail van alle factuurgerelateerde activiteiten, inclusief goedkeuringen, afwijzingen en wijzigingen. Deze traceerbaarheid is van onschatbare waarde voor compliance, interne audits en geschillenbeslechting.
- Meldingen en waarschuwingen: Geautomatiseerde systemen kunnen meldingen en waarschuwingen naar relevante partijen sturen wanneer een factuur aandacht of goedkeuring behoeft. Dit vermindert vertragingen en zorgt voor tijdige acties, waardoor wordt voorkomen dat facturen verloren gaan of over het hoofd worden gezien in e-mailketens.
- Gegevensanalyse: automatisering genereert gegevensinzichten en biedt waardevolle analyses over trends in factuurverwerking, goedkeuringstijden en prestatiestatistieken. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om verbeterpunten te identificeren en processen verder te optimaliseren.
- Fraudepreventie: handmatige factuurverwerking stelt bedrijven bloot aan het risico van frauduleuze activiteiten en dubbele betalingen. In op papier gebaseerde of e-mailgestuurde workflows zonder robuuste validatiemechanismen, is het gemakkelijker voor onbevoegde partijen om valse facturen te manipuleren of te genereren, wat leidt tot dubbele betalingen en financiële verliezen. Automatisering kan bestaan uit ingebouwde algoritmen voor fraudedetectie en validatiecontroles, waardoor het risico wordt verkleind dat frauduleuze of dubbele facturen door het goedkeuringsproces glippen.
- Tijd tot betaling verkorten: Handmatige goedkeuringsprocessen zorgen vaak voor vertragingen door het routeren van facturen door verschillende afdelingen en het verkrijgen van fysieke handtekeningen. Automatisering verkort de verwerkingstijd, waardoor bedrijven kunnen profiteren van kortingen voor vroege betaling en gezonde leveranciersrelaties kunnen onderhouden.
Kortom, automatisering optimaliseert de factuurgoedkeuringsworkflow door de efficiëntie, nauwkeurigheid, transparantie en naleving te verbeteren. Het stelt organisaties in staat om hun crediteurenprocessen effectiever te beheren, wat leidt tot verbeterd financieel beheer en operationele uitmuntendheid.
Volgende stappen
In een handmatig factuurgoedkeuringsproces gaat een aanzienlijke hoeveelheid tijd verloren aan taken zoals het beoordelen van papieren documenten, het doorsturen van facturen via e-mailketens, het verkrijgen van fysieke handtekeningen en het handmatig volgen van de voortgang van goedkeuringen.
Als gevolg hiervan komt de efficiëntie van het hele proces in het gedrang, wat leidt tot vertragingen in betalingen, gespannen relaties met leveranciers en hogere operationele kosten. Overstappen op een geautomatiseerde factuurgoedkeuringsworkflow kan het proces drastisch stroomlijnen, goedkeuringstijden verkorten en de nauwkeurigheid verbeteren door middel van geautomatiseerde validatie.
Door een automatiseringsoplossing zoals Yokoy te implementeren, krijgen bedrijven realtime inzicht in hun pijplijnen voor factuurgoedkeuring. Deze transparantie zorgt voor een betere coördinatie tussen teams, tijdige updates voor belanghebbenden en de mogelijkheid om knelpunten snel aan te pakken, wat uiteindelijk leidt tot een efficiënter en beter geïnformeerd crediteurenproces.
Om te zien hoe Yokoy uw workflows voor factuurbeheer kan automatiseren, kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.