Implementatieplan voor een wereldwijde oplossing voor uitgavenbeheer – de aanpak van Yokoy
- Laatst bijgewerkt: juli 31, 2023
- Finance transformation, Spend management
Senior Implementation Manager, Yokoy
Het primaire doel van de implementatieprojecten van Yokoy is het verzekeren van klantsucces. Dit houdt een gezamenlijke aanpak in, waarbij we – samen met onze klanten – specifieke zakelijke doelstellingen definiëren voordat we een wereldwijde oplossing voor uitgavenbeheer uitrollen.
Door successtatistieken vast te stellen die zijn afgestemd op deze doelen en ervoor te zorgen dat de belanghebbenden tijdens het implementatieproces op één lijn liggen, versnellen we de time-to-value voor onze klanten.
Door ons werk met meer dan 600+ wereldwijde klanten, variërend van middelgrote bedrijven tot grote ondernemingen, hebben we ons eigen raamwerk ontwikkeld voor het transformeren van het uitgavenbeheerproces.
Onze aanpak pakt de gemeenschappelijke uitdagingen van een traditioneel proces aan, terwijl de problemen worden voorkomen die het vaakst worden ervaren door organisaties die financiële transformatie-initiatieven ondergaan. De vier pijlers van dit raamwerk zijn:
- Transformatie strategie,
- Technische architectuur afgestemd op strategie,
- Blauwdruk voor implementatie en gefaseerde wereldwijde uitrol,
- Ondersteuning bij verandermanagement, inclusief post-implementatie hypercare.
In dit artikel zal ik ons algemene implementatieplan gedetailleerd beschrijven, zodat u weet wat u kunt verwachten wanneer u Yokoy kiest als uw softwareleverancier voor uitgavenbeheer.
Onze aanpak voor het implementeren van software voor uitgavenbeheer
Hoewel we sterk de nadruk leggen op een flexibele implementatiebenadering, hebben we onze beproefde blueprint, die dient als onze best practice-gids.
Onze blauwdruk voor implementatie en gefaseerde uitrol is een zorgvuldig opgesteld stappenplan dat zorgt voor een soepele en succesvolle overgang naar het nieuwe systeem, ongeacht de complexiteit en schaal van het project.
Omdat we samenwerken met grote internationale organisaties met meerdere entiteiten in verschillende regio’s, raden we over het algemeen een gefaseerde uitrol aan, waarbij een of enkele landen eerst live gaan. Dit zorgt voor een snellere go-live-datum en helpt ons de setup te optimaliseren voordat deze verder wordt uitgerold.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een implementatieplan.
De exacte projecttijdlijn kan van bedrijf tot bedrijf verschillen, afhankelijk van het aantal entiteiten en de complexiteit van bestaande systemen en processen. Onze algemene aanpak bestaat uit vier hoofdfasen:
– Projectvoorbereiding,
– Implementatie fase,
– Activeringsfase,
– Implementatie en go-live, gevolgd door ondersteuning na de implementatie.
Laten we elk van deze fasen nader bekijken om te zien wat ze inhouden.
Fase 1: Projectvoorbereiding
Zodra het verkoopproces is beëindigd, neemt een toegewijde implementatiemanager contact met u op om u door het hele project te begeleiden.
Vervolgens verzamelen we al uw vereisten, leren we uw huidige configuratie en gewenste eindstatus in meer detail kennen en komen we een projecttijdlijn overeen. Tijdens deze fase maakt ook jouw team kennis met ons product en trappen we officieel af met het transformatieproject.
Fase 2: implementatie van de oplossing
Dit is de meest resource- en tijdintensieve stap. Tijdens deze fase zorgen we ervoor dat alle zakelijke vereisten duidelijk zijn, alle vereisten aanwezig zijn en we beginnen met de technische installatie, inclusief de configuratie van een Yokoy-sandboxaccount, met alle vereiste integraties.
Deze fase wordt afgesloten met acceptatietesten, om er zeker van te zijn dat alles naar wens is. Zodra de setup is afgetekend, gaan we de derde fase van het project in.
Fase 3: Activering van de klant
Tijdens deze fase gebruikt uw team het systeem en krijgt het diepgaande live training van Yokoy’s Academy, evenals trainingsgidsen en videomateriaal voor zelfstudie. Tegelijkertijd bereidt ons implementatieteam de productieomgeving voor op livegang.
Hieronder vindt u meer informatie over de trainingen en diensten die door ons Academy-team worden aangeboden.
Yokoy Academy
Yokoy’s Academy biedt live en zelfgeleide training om u te helpen een Yokoy-expert te worden en het volste vertrouwen te krijgen om eindgebruikerstrainingen in uw bedrijf uit te rollen.
Phase 4: Deployment and Hypercare
Ten slotte ben je tijdens de Deployment-fase klaar om live te gaan met Yokoy. Deze fase omvat toegewijde ondersteuning gedurende één maand na go-live: een stap die we Hypercare noemen.
Bij Yokoy zijn we niet klantgericht: we zijn geobsedeerd door de klant.
Alles wat we doen, van hoe we ons platform ontwikkelen tot hoe we ons product ontwerpen, tot hoe we onze trainings- en ondersteuningsdiensten bouwen, alles wordt gedaan met grote zorg voor de eindklant – U!
Omdat u zo belangrijk voor ons bent, ondersteunen wij u tijdens het live operatieve gebruik van ons platform gedurende een volledige maand na go-live. Dit is de zogenaamde Hypercare-fase, waarin we ervoor zorgen dat je weet hoe je het platform volledig kunt gebruiken om er het maximale uit te halen, en we ervoor zorgen dat alle processen binnen Yokoy soepel verlopen.
Hypercare begint direct na de implementatiefase en biedt niet alleen technische ondersteuning in geval van bugs, incidenten of andere soortgelijke gevallen, maar ook toegang tot productgerelateerde vragen en assistentie via het Yokoy’s Academy-team.
Tijdens je hele Yokoy-reis ondersteunt de Academy je met hoogwaardig trainingsmateriaal en lessen onder leiding van een instructeur, zodat je het gebruik van ons platform echt onder de knie kunt krijgen. Tegelijkertijd krijgt u toegang tot exclusieve trainingsvideo’s en gedetailleerde handboeken en trainingsblauwdrukken, zodat u de kennisuitwisselingssessies binnen uw bedrijf naar behoefte kunt uitbreiden.
En natuurlijk bieden wij, als vertrouwde partners, continue ondersteuning en toegewijd accountbeheer na de implementatie om uw tevredenheid te garanderen en u in staat te stellen het volledige potentieel van Yokoy’s uitgavenbeheersuite te realiseren.
Volgende stappen
Als u meer wilt weten over ons raamwerk voor financiële transformatie, bekijk dan de onderstaande whitepaper. En ben je klaar voor de volgende stap bij ons, boek dan een call met een van onze Sales collega’s. Ze kijken graag naar jouw specifieke wensen om te zien of we goed bij elkaar passen!
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.