Hoe u factuur matching-technologie gebruikt om uw procesefficiëntie te verbeteren
- Last updated: juni 3, 2023
- Invoice management
Product Manager
Het handmatig matchen van facturen met inkooporders en goederenontvangsten is tijdrovend en foutgevoelig en kan leiden tot verschillen in voorraad en financiële administratie.
Om deze problemen aan te pakken, gebruiken de meeste bedrijven geautomatiseerde methoden voor het matchen van facturen, waaronder 2-way, 3-way en 4-way matching.
In dit artikel gaan we dieper in op deze verschillende methodes voor het matchen van facturen, de pijnpunten die ermee samenhangen, en we laten je zien hoe geautomatiseerde factuurmatching je kan helpen deze uitdagingen te overwinnen.
2-way matching vs. 3-way matching vs. 4-way matching: What is the difference?
De term “2-way match” verwijst naar een proces waarbij alleen rekening wordt gehouden met de match tussen een factuur en een inkooporder. Deze benadering gaat er echter van uit dat de ontvangen goederen altijd overeenkomen met de bestelling in termen van kwantiteit en kwaliteit.
De “3-way match”-methode daarentegen verifieert niet alleen de factuur tegen de bestelling, maar houdt ook rekening met de goederenontvangst. Deze aanpak verkleint de kans op het onjuist goedkeuren van facturen en voorkomt discrepanties tussen fysieke en boekhoudkundige voorraad.
Naast deze twee methodes hebben we ook 4-way matching, wat een extra stap introduceert van het matchen van de factuur met het inspectierapport. Het inspectierapport wordt meestal gemaakt wanneer de geleverde goederen worden ontvangen en het verifieert dat de artikelen voldoen aan de kwaliteitsnormen die zijn gespecificeerd in de inkooporder.
Door het inspectierapport op te nemen in het matchingproces, helpt een 4-way match om factureringsfouten te voorkomen, het risico op fraude te verkleinen en de nauwkeurigheid van de financiële administratie te verbeteren.
Bij gebruik van de 2-way match methode is het bijvoorbeeld mogelijk om op basis van de factuur goederen boekhoudkundig te boeken, ook als deze nooit zijn aangekomen en niet daadwerkelijk op voorraad zijn. En met 3-voudige factuurmatching is het mogelijk dat de goederen op voorraad zijn, maar niet voldoen aan de verwachte kwaliteitscriteria.
Dus hoewel de four-way match meer tijd kan kosten dan een two-way match of een three-way match, biedt het wel een extra beveiligingslaag en zorgt het ervoor dat bedrijven de goederen ontvangen waarvoor ze betalen op het kwaliteitsniveau dat ze verwachten.
Wanneer voor een automatiseringsoplossing wordt gekozen, gaat het proces natuurlijk veel sneller. Maar voordat we u laten zien hoe de factuurautomatiseringssoftware van Yokoy werkt, gaan we eerst kijken naar de criteria die bedrijven in overweging moeten nemen bij het bepalen welke matchingsmethode ze moeten gebruiken.
White paper
Financiële transformatie checklist
In deze whitepaper gaan we dieper in op de essentiële stappen voor CFO’s en financiële leiders om de gereedheid van hun organisatie te beoordelen en een overtuigend argument op te bouwen voor digitale transformatie in de financiële wereld.
Hoe u kunt beslissen welke methode voor het matchen van facturen u wilt gebruiken
Bedrijfsgrootte
Zoals u zich kunt voorstellen, kan het in een klein bedrijf werken om documenten met de hand te matchen. Maar op grote schaal, in AP-teams die honderden en duizenden facturen per maand verwerken, is handmatig matchen niet duurzaam.
Het proces is foutgevoelig en vereist te veel tijd en moeite van de crediteurenadministratie – tijd die beter kan worden besteed aan andere onderdelen van het bedrijf die meer waarde toevoegen. Een geautomatiseerd systeem is dus een must.
Hier zijn dus enkele algemene overwegingen voor het kiezen van de te gebruiken factuurvergelijkingsmethode.
Doorgaans gebruiken kleine en lokale middelgrote bedrijven papieren of PDF-facturen en worden gegevens op koptekstniveau gebruikt voor accountcodering. Het gebruik van inkooporders is laag en tweerichtingsafstemming is gebruikelijk als PO’s worden gebruikt.
In landen met weinig regelgeving is naleving van landspecifieke regelgeving geen groot probleem en zijn niet-realtime integraties met boekhoudsystemen acceptabel.
In dergelijke bedrijven is AP-automatisering gunstig, maar financiële teams kunnen het redden met een mix van handmatige en digitale processen. Dus hoewel software voor het matchen van facturen nuttig is, kunnen kleinere bedrijven het zonder doen.
Middelgrote en grote bedrijven hebben echter andere behoeften, waarbij juridische en compliance-aspecten een prioriteit zijn. Accountcodering evolueert naar het niveau van de factuurregel en het gebruik van inkooporders neemt toe.
Hierdoor is two-way matching, zeker een handmatig proces, niet langer voldoende voor de AP-afdeling. Deze bedrijven hebben behoefte aan verbeterde samenwerking met leveranciers, ondersteuning bij het opvragen van facturen en integratie met meerdere backend-systemen, met name systemen die groeien door acquisitie.
Voor deze organisaties heeft geautomatiseerde factuurverwerking de voorkeur – idealiter 3-way matching. Het proces voor het vastleggen van gegevens is vaak de meest urgente behoefte voor snelgroeiende organisaties, aangezien het aantal leveranciersfacturen groter is dan het personeelsbestand van AP.
En als we kijken naar internationale ondernemingen, zijn de vereisten zelfs nog complexer. Ondersteuning voor juridische naleving is nodig voor meerdere landen en er zijn complexe regels voor accountcodering en PO-matching nodig.
Drieweg-, vierweg- en/of n-weg-matching kan een betere optie zijn, en ondersteuning in meerdere talen en formaten van elektronische facturen moeten worden geboden. Ondersteuning voor real-time integratie is gebruikelijk en geavanceerde mogelijkheden zoals kunstmatige intelligentie, realtime auditing en API’s worden vaak gebruikt.
Inkoop- en factuurcomplexiteit
Het is echter vermeldenswaard dat zelfs in middelgrote en grote ondernemingen niet voor elke aankoop een drievoudige afstemming vereist is.
Als een bedrijf bijvoorbeeld regelmatig een product of dienst bestelt en de factuurgegevens bekend en consistent zijn – zoals bijvoorbeeld het geval is bij terugkerende aankopen zoals softwareabonnementen – kan een 2-way match voldoende zijn om matching-fouten te voorkomen.
Voor eenmalige aankopen van aanzienlijke waarde wordt echter een strakker factuurgoedkeuringsproces aanbevolen. Dit komt omdat de kosten misschien niet zo bekend zijn, en het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle drie de documenten op elkaar zijn afgestemd om discrepanties te voorkomen. Waakzaamheid is nodig om fouten op te sporen, en het gebruik van een 3-way matching-benadering kan helpen dit doel te bereiken.
Vervolgens moeten we rekening houden met de complexiteit van facturen en factuurgegevens. Eenvoudige facturen met een paar regelitems, geen inhoudingen en geen anomalieën kunnen bijvoorbeeld eenvoudig en volledig worden geautomatiseerd, en afhankelijk van de gekochte goederen kan 2-way matching voldoende zijn.
Voor meer complexe, waarbij het aantal regelitems varieert, er onvolledige of inconsistente informatie is, en er ook aftrekposten en anomalieën zijn, is 2-way matching niet de beste oplossing en moet handmatig werk worden vervangen door procesautomatisering en AI.
Hoe werkt de handmatige factuurmatching?
Nu de verschillen tussen de matchingsmethoden duidelijk zijn, gaan we kijken naar de typische stappen in een handmatig drievoudig factuurmatchingproces, om te begrijpen wat er geautomatiseerd wordt en wat niet.
Zoals eerder vermeld, wordt bij drievoudige afstemming de factuur vergeleken met zowel de inkooporder als de goederenontvangst om ervoor te zorgen dat alle drie de documenten overeenkomen, voordat de factuur wordt betaald.
In een handmatig matchingproces zou het AP-team al deze documenten moeten controleren:
- De inkooporder (PO) die door de koper aan de leverancier is afgegeven, met een overzicht van de aan te kopen goederen of diensten, de hoeveelheid, de overeengekomen prijs en de leveringsdatum.
- Het goederenontvangstbewijs (GR) uitgegeven door de koper om te bevestigen dat de goederen of diensten zijn ontvangen en dat ze overeenkomen met de details op de inkooporder. De GR bevat details zoals de datum van ontvangst, de ontvangen hoeveelheid en eventuele afwijkingen of schade.
- De factuur uitgegeven door de leverancier om betaling te vragen voor de geleverde goederen of diensten. De factuur bevat regelitems met details zoals de itembeschrijving, hoeveelheid, prijs en betalingsvoorwaarden.
Als dit proces handmatig wordt uitgevoerd, moeten eventuele verschillen worden onderzocht en opgelost voordat de factuur kan worden verwerkt voor betaling. Zodra de factuur is geverifieerd en goedgekeurd, kan de betaling worden verwerkt.
Door alle drie de documenten te matchen, zorgt three-way matching ervoor dat facturen nauwkeurig zijn, dat leveranciers worden betaald voor geleverde goederen of diensten en dat fraude en fouten tot een minimum worden beperkt.
Het matchen van facturen en inkooporders is slechts één stap in het factuur automatiseringsproces, maar het is een tijdrovende stap. Het automatiseren van dit deel van het proces kan dus een aanzienlijke impact hebben op het bedrijfsresultaat, vooral als uw inkoop- en AP-afdelingen te maken hebben met grote hoeveelheden facturen en inkooporders.
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Uitdagingen in een handmatig factuurmatchingproces
Het handmatig matchen van facturen kan een aantal uitdagingen voor bedrijven opleveren, waaronder een groter aantal fouten vanwege de grote hoeveelheid gegevens die moet worden verwerkt, of vanwege discrepanties tussen bonnen, facturen en bijbehorende inkooporders.
Het proces is arbeidsintensief en tijdrovend, omdat personeel elke factuur handmatig moet controleren aan de hand van inkooporders en bonnen. Dit kan een aanslag op de middelen zijn en kan leiden tot vertragingen bij het verwerken van betalingen, wat gevolgen heeft voor de cashflow.
Bovendien kan het bij een handmatige instelling moeilijk zijn om volledig inzicht te krijgen in het volledige purchase-to-pay-proces. Dit kan het voor het AP-team moeilijk maken om gebieden te identificeren waar processen kunnen worden verbeterd of om potentiële fraude of fouten te identificeren.
En als laatste hebben we de problemen van mismatches, te hoge betalingen en frauduleuze facturen. Mismatches kunnen om verschillende redenen optreden, zoals fouten veroorzaakt door fluctuerende internationale wisselkoersen, onjuiste gegevensinvoer of onverwachte verzendkosten die worden toegevoegd.
De meest voorkomende soorten afwijkingen zijn afwijkingen in het aantal artikelen op de factuur in vergelijking met het aantal artikelen op de inkooporder of de kassabon, en inconsistenties tussen de factuurprijs en de inkooporderprijs.
Deze fouten kunnen leiden tot te hoge betaling voor goederen of diensten. Als bijvoorbeeld de hoeveelheid of de prijs van de ontvangen goederen onjuist is, kan de factuur volledig worden betaald zonder dat de afwijking wordt opgemerkt.
Het automatiseren van het matchingproces door middel van AP-softwareoplossingen kan daarentegen fouten verminderen, de efficiëntie verhogen en geld besparen door te hoge betalingen te voorkomen.
Hoe technologie voor het matchen van facturen de efficiëntie verbetert
De genoemde uitdagingen kunnen effectief worden aangepakt door de implementatie van factuurvergelijkingstechnologie. Door geautomatiseerde processen voor het matchen van facturen op te nemen, kunnen organisaties hun activiteiten stroomlijnen en de operationele efficiëntie verbeteren.
Verbeterde nauwkeurigheid en foutreductie
Een van de belangrijkste uitdagingen bij het handmatig matchen van facturen is het verhoogde risico op menselijke fouten vanwege de enorme hoeveelheid gegevens die ermee gemoeid zijn.
Technologie voor het matchen van facturen maakt gebruik van geavanceerde AI-algoritmen en machine learning-mogelijkheden om facturen nauwkeurig te matchen met inkooporders en bonnen.
Met de factuurmodule van Yokoy wordt bijvoorbeeld het vastleggen, valideren en matchen van alle gegevens gedaan door AI en is het grootste deel van het proces geautomatiseerd, wat leidt tot een aanzienlijke vermindering van het aantal fouten en een verbetering van de snelheid.
Dubbele facturen worden automatisch gedetecteerd, zodat financiële teams snel actie kunnen ondernemen op de facturen die hun aandacht nodig hebben.
Door het proces te automatiseren met kunstmatige intelligentie kunnen bedrijven het aantal fouten dat wordt veroorzaakt door menselijke gegevensinvoerfouten, dubbele facturen of verschillen in prijzen en hoeveelheden aanzienlijk verminderen.
Verhoogde efficiëntie en tijdsbesparing
Handmatige factuurmatching is een arbeidsintensieve taak die kostbare tijd en middelen kost. Technologiegestuurde automatisering versnelt het matchingproces, waardoor factuurverwerking en goedkeuringscycli sneller verlopen.
Met Yokoy kunnen bedrijven bijvoorbeeld goedkeuringsstromen implementeren voor specifieke leveranciers, kostenplaatsen of facturen voor bepaalde bedragen naar lijnmanagers sturen.
Door routinematige factuurbeheertaken, zoals gegevensextractie en vergelijking, te automatiseren, kunnen werknemers zich concentreren op activiteiten met toegevoegde waarde. Deze efficiëntie leidt tot tijdsbesparing, versnelt de cashflow en verbetert de relaties met leveranciers.
Bovendien kunnen facturen voor extra gemak zowel op mobiel als desktop worden beheerd, waarbij de gebruikerservaring naadloos is op alle apparaten.
Verbeterde zichtbaarheid en controle
Gebrek aan inzicht in het factuurmatchingproces kan effectief financieel beheer in de weg staan. Technologie voor het matchen van facturen biedt real-time inzicht in de status van facturen, waardoor bedrijven het hele proces kunnen volgen en bewaken.
Deze zichtbaarheid helpt bij het identificeren van knelpunten, vertragingen of mogelijke fouten, waardoor een snelle oplossing mogelijk is. Met meer controle over crediteuren kunnen bedrijven de cashflow optimaliseren, prognoses verbeteren en weloverwogen financiële beslissingen nemen.
De analysemodule van Yokoy biedt bijvoorbeeld real-time gegevens, zodat AP-afdelingen eenvoudig rapporten kunnen opstellen om te zien welke leveranciersfacturen vastzitten in goedkeuringsprocessen en factuurbetalingen vertraging oplopen.
Fraudedetectie en -preventie
Factuurfraude is een groot probleem voor bedrijven, met mogelijk ernstige financiële gevolgen. Handmatige processen maken het een uitdaging om frauduleuze facturen of verdachte activiteiten op te sporen.
Met geautomatiseerde factuurmatchingtechnologie profiteren bedrijven van geavanceerde algoritmen die afwijkingen, dubbele facturen of ongeautoriseerde wijzigingen in realtime kunnen identificeren.
Yokoy’s AI voor factuurverwerking detecteert bijvoorbeeld beleidsschendingen zodra ze zich voordoen, waardoor naleving van het interne beleid en de externe regelgeving wordt gegarandeerd.
Door dergelijke discrepanties te signaleren, kunnen bedrijven fraude voorkomen, financiële verliezen beperken en zorgen voor naleving van interne controles en wettelijke vereisten.
Kostenreductie en resource-optimalisatie
Handmatige processen brengen aanzienlijke administratieve kosten met zich mee, waaronder arbeid, papier en opslag. Door het matchen van facturen te automatiseren, kunnen bedrijven de kosten van handmatige gegevensinvoer, afdrukken en fysieke opslag aanzienlijk verlagen.
Bovendien verbetert het gestroomlijnde proces de toewijzing van middelen door overbodige taken te elimineren, waardoor organisaties personeel kunnen toewijzen aan meer strategische activiteiten.
Schaalbaarheid en aanpassingsvermogen
Naarmate bedrijven groeien en transactievolumes toenemen, kunnen handmatige processen moeite hebben om de werklast effectief aan te kunnen. Technologie voor het matchen van facturen biedt schaalbaarheid, waardoor moeiteloos hogere factuurvolumes kunnen worden beheerd zonder aan nauwkeurigheid of efficiëntie in te boeten en zonder het personeelsbestand te vergroten.
Bovendien kunnen moderne oplossingen voor factuurautomatisering, zoals Yokoy, worden geïntegreerd met bestaande ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), waardoor naadloze end-to-end-processen mogelijk zijn.
Volgende stappen
Concluderend, het handmatig matchen van facturen met inkooporders en goederenontvangsten brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee, waaronder het tijdsverbruik en de kans op fouten die kunnen leiden tot voorraad- en financiële verschillen.
Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zijn bedrijven overgestapt op geautomatiseerde methoden voor het matchen van facturen, zoals 2-way, 3-way en 4-way matching.
Bij het bepalen van de juiste afstemmingsmethode moeten bedrijven rekening houden met verschillende criteria, waaronder de noodzaak van nauwkeurigheid, fraudepreventie en het niveau van controle over inventaris en financiële gegevens.
Door de juiste matchingmethode te selecteren en automatiseringstools te gebruiken, kunnen bedrijven hun activiteiten stroomlijnen, fouten minimaliseren en financieel beheer optimaliseren.
Automatiseringsoplossingen, zoals de factuurautomatiseringssoftware van Yokoy, kunnen het afstemmingsproces aanzienlijk versnellen, waardoor de efficiëntie van crediteurenadministraties wordt verbeterd. Als je hem in actie wilt zien, kun je hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.