Waarom de AI-gestuurde transformatie van financiën begint met uitgavenbeheer
- Laatst bijgewerkt: juli 31, 2023
- Finance transformation, Spend management
Co-founder & CEO, Yokoy
Als we kijken naar hoe bedrijven geld uitgeven, gebeurt dat voornamelijk via drie processen: P2P, T&E en payroll. Hiervan wordt de salarisadministratie afgehandeld door de HR-afdeling, dus daar ga ik in dit artikel niet op in. De andere twee processen – procure-to-pay en reis- en onkostenbeheer – vormen wat we uitgavenbeheer noemen.
Wanneer we inzoomen op het uitgavenbeheerproces, is het gemakkelijk te begrijpen waarom bedrijven zo lang hebben nagelaten hun aanpak te moderniseren. Zowel P2P als T&E zijn complex en omvatten vaak meerdere systemen en operaties. En in beide processen gaat direct of indirect geld verloren.
- Rechtstreeks, via contante betalingen, niet-geclaimde belasting, gemiste leverancierskortingen, onnodige tooling die deel uitmaakt van complexe technische stapels of boetes als gevolg van inbreuken op de naleving.
- Indirect, door inefficiënte workflows, repetitieve handmatige taken en gefragmenteerde processen veroorzaakt door onsamenhangende tech-stacks.
Gezien de aanzienlijke kasstromen die ermee gemoeid zijn, is het verkrijgen van volledige zichtbaarheid en controle over het gehele uitgavenbeheerproces van cruciaal belang voor bedrijven. Maar ondanks de beschikbaarheid van puntoplossingen en inspanningen op het gebied van digitalisering en automatisering, blijven deze twee processen gevoelig voor fouten, inefficiënties, financiële verliezen en nalevingsproblemen.
Zelfs in organisaties die sterk gericht zijn op het benutten van technologie in het hele bedrijf, is het optimaliseren van de uitgavenbeheerpraktijken vaak een vergeten aspect geweest van de algehele digitale transformatie van de financiële functie.
Nu voelen bedrijven de impact van het over het hoofd zien van hun uitgavenbeheerproces, nu de concurrentie om talent veel heviger wordt en AI-technologieën de manier veranderen waarop industrieën werken.
Dus waarom hebben bedrijven deze processen zo lang verwaarloosd?
Want om deze complexiteit aan te pakken, vooral bij het beheren van uitgaven in verschillende regio’s en valuta’s, is technologie zoals automatisering niet voldoende. Laten we voor de duidelijkheid eens inzoomen op de typische uitdagingen van een traditioneel uitgavenbeheerproces.
Uitdagingen van een traditioneel uitgavenbeheerproces
Sommige typische stappen in het P2P-proces, zoals het aankoopverzoek, het onderhandelen over prijzen, het lezen en begrijpen van een factuur, of het matchen en valideren van facturen op basis van bedrijfs- en landregelgeving, kunnen niet volledig worden geautomatiseerd zonder AI.
Bovendien kan het gebruik van alleen automatisering meer problemen veroorzaken dan oplossen, aangezien deze technologie alleen menselijke fouten niet kan voorkomen of afwijkingen en herbewerkingen die door dergelijke fouten worden veroorzaakt, kan verminderen.
In het P2P-proces kan automatisering dus bepaalde taken overnemen, zoals het verzenden van een inkooporder naar een leverancier, het extraheren van factuurgegevens of het autoriseren van een factuur op basis van automatische goedkeuringsstromen. Maar om zowel de stappen als de logica van het procure-to-pay-proces volledig te automatiseren, is het gebruik van AI verplicht.
Hetzelfde geldt voor reis- en onkostenbeheer. Laten we eens kijken naar het typische T&E-proces, om te begrijpen wat automatisering wel en niet kan doen, en waarom de beste manier is om AI in het proces op te nemen.
Hoewel het goedkeuren van onkosten of het berekenen en uitgeven van dagvergoedingen en kilometervergoedingen op basis van een rit kan worden geautomatiseerd, vereist het verwerken en extraheren van een onkostennota, het matchen van onkosten met kaarttransacties of het detecteren van beleidsovertredingen in realtime meer dan alleen automatisering.
Dus in beide processen kan automatisering de financiële teams maar tot op zekere hoogte helpen. Technologieën zoals RPA kunnen bijvoorbeeld geen uitzonderingen afhandelen en kunnen niet-conforme en potentieel frauduleuze activiteiten niet herkennen.
Dus wanneer alleen automatisering wordt gebruikt, ligt de logica van het proces bij de mens en wordt het ware potentieel van transformatie gemist.
We zien dit duidelijk bij bedrijven die gevestigde oplossingen gebruiken die enkele van de repetitieve, handmatige stappen kunnen overnemen, maar niet in staat zijn om het “denken” en de bewerkingen uit te voeren die AI kan doen.
Om slechts enkele voorbeelden te geven: in een traditioneel T&E-proces waarbij een combinatie van automatisering en handmatige stappen wordt gebruikt, bedragen de kosten voor het verwerken van een enkele onkostennota $ 58.
Gevestigde reis- en onkostensystemen, evenals geïsoleerde oplossingen die slechts delen van het proces afhandelen, kunnen deze kosten verlagen tot $ 20 per rapport. Onze klanten ervaren echter veel grotere kostenbesparingen: door AI-technologie te gebruiken, kunnen ze de kosten van het verwerken van een onkostendeclaratie terugbrengen tot $ 1 per declaratie.
Dit is mogelijk door 88%-90% van het proces te automatiseren en te vertrouwen op AI en automatisering voor alle stappen van het T&E-proces. De enige gebieden die menselijke tussenkomst vereisen, zijn de uitzonderingen en randgevallen.
Maar zelfs hier, afhankelijk van iemands specifieke instellingen en beleid, kan AI te hulp schieten. Terwijl in een traditioneel T&E-proces 19% van de onkostendeclaraties fouten bevat, kan AI de meeste menselijke fouten elimineren door het lezen en verwerken van ontvangstbewijzen, evenals het matchen van transacties en het goedkeuren van onkosten die voldoen aan het bedrijf volledig te automatiseren beleid.
AI-aangedreven operaties voor autonome financiën
"Traditioneel complex en vaak doorzeefd met inefficiënties, kan uitgavenbeheer opnieuw worden bedacht met AI als kern."
Het concept van een autonome financiële afdeling lijkt misschien een verre visie, maar het wordt snel werkelijkheid voor vooruitstrevende organisaties.
In een autonome financiële functie worden processen en activiteiten bestuurd en uitgevoerd door zelflerende technologie zoals kunstmatige intelligentie. Deze geavanceerde benadering van financiën gaat verder dan automatisering en biedt realtime en voorspellende inzichten, naadloze naleving en verbeterde flexibiliteit in financiële strategieën.
In een autonome – en niet alleen geautomatiseerde – financiële functie werken mensen en AI samen, waarbij ze elk doen waar ze goed in zijn. Nu we het AI-tijdperk binnenstappen, is er geen geldige reden voor financiële teams om tijd te blijven verspillen aan processen die volledig kunnen worden overgenomen door technologie.
Toonaangevende organisaties weten dit en ondernemen daadkrachtige actie. Vierenzestig procent van de CFO’s gelooft dat autonome financiering de weg vooruit is en geeft prioriteit aan investeringen in door AI aangedreven software.
Kunstmatige intelligentie transformeert financiële operaties, waardoor teams handmatige, foutgevoelige taken kunnen overstijgen en zich kunnen concentreren op strategische besluitvorming en waardecreatie. En het uitgavenbeheerproces, traditioneel complex en vaak doorzeefd met inefficiënties, is het ideale startpunt voor deze transformatie, omdat het volledig opnieuw kan worden vormgegeven met AI als kern.
AI-gestuurd uitgavenbeheer introduceert een nieuw niveau van verfijning, automatisering van handmatige taken, het detecteren van patronen in uitgavengedrag en het leveren van bruikbare inzichten. Realtime data-analyse stelt financiële teams in staat om snel en nauwkeurig weloverwogen beslissingen te nemen, wat leidt tot meer kostenbesparingen, minder nalevingsrisico’s en verbeterde algehele financiële prestaties.
Natuurlijk liggen de hindernissen bij het implementeren van op AI gebaseerde oplossingen in de complexiteit van uitgavenbeheer, en genuanceerde besluitvorming is noodzakelijk. Maar terwijl de wereld onomkeerbaar evolueert naar autonome financiële operaties, moeten bedrijven erkennen dat AI de drijvende kracht is achter deze transformatie.
Door AI-aangedreven technologieën te omarmen, leggen financiële teams een solide basis voor een autonome financiële toekomst en krijgen ze de vrijheid om hun rol opnieuw vorm te geven, waardoor innovatie en strategische waarde voor hun organisaties worden gestimuleerd.
De toekomst van financiën ligt binnen handbereik en het begint allemaal met een visionaire omarming van AI in uitgavenbeheer.
White paper
Financiële transformatie checklist
In deze whitepaper gaan we dieper in op de essentiële stappen voor CFO’s en financiële leiders om de gereedheid van hun organisatie te beoordelen en een overtuigend argument op te bouwen voor digitale transformatie in de financiële wereld.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde inhoud
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.