Traitement automatisé des factures : étapes du processus et comment commencer
- Last updated: juin 3, 2023
- Invoice management
Product Manager
Le traitement des factures est un processus complexe et parfois opaque. Les entreprises qui n’automatisent pas ces tâches passent à côté d’une opportunité majeure de rationaliser leurs opérations financières mondiales.
Qu’est-ce que l’automatisation du traitement des factures et comment les entreprises peuvent-elles en tirer parti ?
La numérisation et l’automatisation sont de plus en plus répandues dans le monde de l’entreprise. Il n’est pas surprenant que la grande majorité des organisations aient donné la priorité à une stratégie commerciale «numérique d’abord».
Malgré cela, beaucoup n’ont pas encore réalisé tous les avantages de l’adoption du numérique en ce qui concerne les processus financiers, en particulier l’espace de traitement des factures.
Le traitement et le suivi manuels des factures prennent beaucoup de temps. Mais ce n’est pas tout – un manque de compréhension de la situation financière de votre entreprise peut causer beaucoup de frustration. Par exemple, si vous ne savez pas immédiatement pourquoi une facture d’un fournisseur n’a pas encore été payée ou si vous ne savez pas où en est une facture dans le processus d’approbation.
Dans l’ensemble, les entreprises qui n’automatisent pas le traitement de leurs factures négligent une énorme opportunité de maximiser l’efficacité du flux de travail, d’atténuer les risques et d’assurer un meilleur contrôle sur leurs opérations financières mondiales.
Mais comment fonctionne l’automatisation de la gestion des factures en pratique et quels sont ses avantages ?
Différentes approches de traitement des factures
L’achat de produits ou de services dans une entreprise suit le processus d’achat au paiement qui couvre tout, de la définition des exigences d’achat à l’émission du paiement. Le traitement des factures est un élément clé de ce processus.
Cependant, pour comprendre l’image complète, nous devons examiner les étapes précédentes, menées par l’approvisionnement. Il existe généralement trois approches qui tournent autour de la question de savoir si un bon de commande (PO) est utilisé ou non.
Approvisionnement sans bon de commande
Lorsqu’aucun bon de commande n’est utilisé, le service financier traite directement tous les devis et ceux-ci sont payés immédiatement après la livraison des services ou des produits.
Approche basée sur les bons de commande
Dans une approche basée sur les bons de commande, plusieurs devis sont d’abord obtenus auprès des fournisseurs. Après avoir choisi le bon fournisseur, le devis d’un fournisseur est transformé en bon de commande. Lorsque le bon de commande est émis, cela signifie que le budget a été débloqué. Le fournisseur peut alors fournir les matériaux ou les services et est payé – après l’achèvement.
Bon de commande et réception de marchandises
Avec un bon de commande et une réception de marchandises, un niveau de vérification supplémentaire est intégré au processus d’approvisionnement. Au cours de ce processus, un document d’entrée de marchandises est signé avant le paiement effectif de la facture.
Le service des achats ou les personnes travaillant dans l’entrepôt confirment qu’ils ont bien reçu la marchandise. Ces informations sont ensuite introduites dans l’ERP. Le service des comptes fournisseurs prend cela, puis fait correspondre la réception des marchandises avec la facture et le bon de commande pour libérer le paiement.
L’approche adoptée par une organisation dépend fortement des circonstances.
De manière générale, plus l’entreprise est grande, plus son processus d’achat est complexe. Non seulement différentes couches organisationnelles sont impliquées, mais elles sont également confrontées à des budgets plus élevés.
Par conséquent, les grandes entreprises sont plus susceptibles de recourir aux bons de commande, voire à une combinaison de bons de commande et d’entrées de marchandises. Cela les aide à garantir une approche structurée, leur permet de mieux suivre leurs dépenses et garantit qu’ils obtiennent réellement ce qu’ils ont commandé.
Alors que le service des achats est chargé d’établir un bon de commande et de le faire approuver par les propriétaires d’entreprise, le service des comptes fournisseurs doit traiter les factures liées à ce bon de commande.
Dès qu’ils reçoivent une facture, celle-ci est associée à un bon de commande dans le système ERP. C’est ce qu’on appelle la correspondance à 2 voies.
Au moment où une entrée de marchandises est utilisée, le service des comptes fournisseurs attend un signal indiquant que les marchandises ou les services ont été reçus en bon état. Après traitement de ces informations issues de l’ERP, la facture est traitée. C’est ce qu’on appelle la correspondance à 3 voies.
Les entreprises qui n’automatisent pas le traitement de leurs factures négligent l’opportunité de maximiser l’efficacité du flux de travail, d’atténuer les risques et d’assurer un meilleur contrôle sur les opérations financières mondiales.
Défis dans le traitement des factures
Les factures arrivent, sont enregistrées par rapport aux documents pertinents (bon de commande et bon de réception des marchandises), approuvées par le personnel concerné, puis payées – toutes ces étapes font du traitement manuel des factures un processus complexe et parfois opaque.
Les défis les plus courants liés au traitement des factures sont :
- Sujette à l’erreur : La saisie manuelle des données est une tâche laborieuse et sujette à l’erreur humaine. Sans un processus de vérification robuste, des informations inexactes ou en double peuvent se retrouver dans le système ERP, entraînant des paiements incorrects et des écarts.
- Mauvaise surveillance et traçabilité : avec une approche entièrement manuelle, il devient difficile de suivre l’évolution d’une facture et d’identifier les goulots d’étranglement dans le processus. Il n’est pas toujours clair qui est responsable de la facture, où elle en est dans le processus ou ce qui doit se passer pour la faire avancer.
- Incapacité à évoluer : à mesure qu’une entreprise grandit et traite davantage de factures, il devient de plus en plus difficile de gérer le volume manuellement. Cela est particulièrement vrai lorsque les entreprises travaillent avec des fournisseurs du monde entier et effectuent des transactions dans différentes devises. Le traitement manuel peut rapidement devenir écrasant et chronophage.
- Délais de traitement lents : le traitement manuel peut être lent et prendre du temps, ce qui peut entraîner des retards dans le paiement des factures et des relations tendues avec les fournisseurs. De plus, cela peut conduire les entreprises à ne pas bénéficier des remises pour paiement anticipé.
- Manque de visibilité : le traitement manuel peut rendre difficile l’obtention d’une vue complète des flux de trésorerie et de la santé financière de l’entreprise. Cela peut rendre difficile la prise de décisions éclairées concernant les dépenses et la budgétisation.
Compte tenu de ces défis, un processus manuel peut entraîner une perte de factures et d’autres documents connexes, des paiements sur les mauvais comptes, voire des paiements en double.
De plus, les nombreuses opérations répétitives et manuelles créent une charge de travail élevée au sein du service financier. Les gens passent beaucoup de temps à traiter les factures, tout en ayant moins de temps disponible pour vérifier, surveiller et analyser les données financières de l’entreprise.
Par exemple, le traitement des factures provenant de diverses sources par différents moyens – comme l’utilisation d’un processus pour les factures papier et d’une approche différente pour les factures électroniques – augmente les taux d’erreur et réduit l’efficacité.
En fin de compte, cela a un impact sur les résultats d’une entreprise, car cela signifie que du temps et de l’argent sont gaspillés avec des processus inefficaces.
Nous avons détaillé ce sujet plus en détail dans l’article ci-dessous.
Article du blog
Six principaux défis de l'automatisation des factures et comment les surmonter
Les comptes fournisseurs sont souvent considérés comme des frais généraux et font partie du coût des affaires. Par conséquent, les directeurs financiers peuvent ne pas accorder beaucoup d’attention à leur processus de gestion des factures, en supposant qu’il se fera tout seul. Malheureusement, cette hypothèse ne pourrait pas être plus éloignée de la vérité.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO
À quoi ressemble le traitement automatisé des factures ?
En s’éloignant des processus manuels chronophages et en adoptant un logiciel de traitement des factures, les entreprises peuvent normaliser leurs processus pour les factures entrantes et les factures approuvées.
Lorsque toutes les factures suivent le même processus standardisé et sont reçues, traitées et stockées dans le même système de traitement des factures, les équipes financières bénéficient d’une visibilité totale sur leurs processus AP.
Une solution de traitement des factures peut rationaliser toutes les étapes, de l’extraction des informations des factures des fournisseurs à l’introduction des données dans votre système ERP. De cette façon, vous avez toujours une image claire de l’état d’avancement d’une facture dans le processus, tout en établissant la base pour des paiements rapides et précis.
De plus, les workflows de traitement automatisé des factures aident à éliminer les erreurs et les écarts, ce qui permet à l’équipe des comptes fournisseurs de gagner un temps précieux.
Maintenant, si nous examinons le processus typique des comptes fournisseurs, une facture fournisseur passe par certaines étapes spécifiques. Le processus comprend généralement les étapes suivantes :
1. NUMÉRISATION DE LA FACTURE
Cela implique de numériser la facture ou de capturer ses données par voie électronique. Les données de la facture sont extraites et enregistrées, y compris des informations telles que les détails du fournisseur, les conditions de paiement et le montant de la facture. Chaque article est ensuite lu et l’utilisateur affecte le bon compte général (G/L) dans le système. Cette étape permet de réduire les erreurs et la saisie manuelle des données.
2. APPROBATION DES FACTURES
Une fois l’étape de saisie des données effectuée et la facture numérisée, le logiciel d’automatisation prend le relais et fait correspondre la facture avec le bon de commande (PO) et l’entrée de marchandises correspondants, le cas échéant. Le système d’automatisation vérifie si les détails de la facture correspondent à ceux du bon de commande et de l’entrée de marchandises, ce qui garantit que l’entreprise ne paie que ce qu’elle a reçu.
La technologie derrière ces étapes varie d’un fournisseur à l’autre. Par exemple, la plupart des fournisseurs utilisent l’OCR pour capturer les données. Cependant, l’OCR n’est pas capable de lire les éléments de ligne et de comprendre la logique, donc pour ce type de fonctionnalité, la technologie AI est généralement utilisée.
3. APPROBATION DES FACTURES
Au cours de cette étape, la facture est examinée et approuvée sur la base de workflows prédéfinis. Par exemple, la facture peut être approuvée en fonction du fournisseur, des coûts, des services rendus ou en émettant une approbation manuelle. Plusieurs flux de travail individuels peuvent être configurés pour répondre à différents scénarios d’approbation.
4. EXPORTATION VERS LE SYSTÈME ERP
Une fois la facture approuvée, elle est exportée vers le système Enterprise Resource Planning (ERP) pour paiement. Le système ERP enregistre ensuite la facture et lance le processus de paiement.
5. ARCHIVAGE
Une fois la facture payée, elle est enregistrée et archivée sous le budget, le projet ou le fournisseur approprié. Cela garantit que tous les enregistrements sont conservés en toute sécurité et peuvent être facilement accessibles à l’avenir à des fins d’audit ou à d’autres fins.
Dans l’ensemble, la gestion automatisée des factures peut apporter de nombreux avantages à une entreprise, notamment une efficacité accrue, une réduction des erreurs, un meilleur contrôle des finances et une meilleure gestion des flux de trésorerie.
En automatisant ce processus, les entreprises peuvent se concentrer sur d’autres tâches importantes et augmenter leur productivité globale.
Comment Yokoy peut-il aider à l'automatisation des factures ?
Chez Yokoy, notre spécialité est d’aider les moyennes et grandes entreprises à réaliser une automatisation complète de leurs processus de gestion des dépenses, y compris les workflows de traitement des factures. Notre module d’automatisation des factures repose sur les principes fondamentaux suivants :
Extraction simplifiée des données de facturation
Grâce à des processus automatisés, nous éliminons le potentiel d’erreurs et atténuons les risques associés à la saisie manuelle des données. En extrayant les données de facturation avec précision et efficacité, nous assurons l’intégrité des informations financières.
Traitement des factures basé sur l'IA
Notre système utilise une technologie d’intelligence artificielle de pointe pour garantir que toutes les factures sont traitées et payées rapidement. En tirant parti des capacités de l’IA, nous améliorons l’efficacité et la précision tout en minimisant les retards et les goulots d’étranglement.
Yokoy assure un traitement transparent et automatisé des factures. En s’appuyant sur des modèles d’IA sophistiqués, notre solution capture toutes les informations de vos factures et les associe aux bons de commande ainsi qu’aux entrées de marchandises.
Workflows et flux d'approbation personnalisés
Notre logiciel vous permet de cartographier l’ensemble du flux d’approbation des factures et de définir comment les exceptions doivent être gérées. Ainsi, vous pouvez surveiller le statut de chaque facture en temps réel et atteindre exactement le niveau d’automatisation que vous envisagez.
Visibilité des données en temps réel
Notre solution offre un accès aux données en temps réel et une visibilité aux différentes parties prenantes au sein de l’organisation, y compris les demandeurs, les approbateurs et l’équipe financière. Cela permet la transparence et facilite la prise de décision éclairée tout au long du processus de gestion des factures.
Conception conviviale
En mettant l’accent sur la convivialité, notre logiciel offre une expérience transparente sur tous les appareils, permettant aux utilisateurs de saisir, d’examiner et d’approuver sans effort des factures, même en déplacement. Nous accordons la priorité aux interfaces intuitives qui améliorent la productivité et la commodité.
Intégration avec les principaux systèmes ERP et API flexible
Nous assurons une intégration transparente avec les principaux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), permettant un flux et une synchronisation des données transparents. De plus, notre interface de programmation d’applications (API) ouverte facilite les intégrations personnalisées avec d’autres solutions logicielles selon les besoins spécifiques de l’entreprise.
En numérisant et en automatisant le processus de gestion des factures, Yokoy offre plusieurs avantages clés :
- Délai de paiement accéléré : Notre solution minimise le temps de traitement, permettant un paiement plus rapide des factures. Cela garantit une meilleure gestion des flux de trésorerie pour les entreprises et favorise des relations plus solides avec les fournisseurs.
- Réduction du risque d’erreurs et d’erreurs : en automatisant l’extraction des données et en tirant parti du traitement basé sur l’IA, nous réduisons considérablement la probabilité d’erreurs humaines, améliorant ainsi la précision et la conformité.
- Réduction des coûts de traitement des factures : notre approche simplifiée élimine les interventions manuelles et réduit le besoin d’efforts administratifs importants, ce qui entraîne des économies substantielles pour les organisations.
Prochaines étapes
Chez Yokoy, nous nous engageons à relever les défis associés à la gestion des factures, en fournissant une solution logicielle complète qui optimise l’efficacité, la précision et la rentabilité. Si vous souhaitez voir notre module d’automatisation des factures en action, vous pouvez réserver une démonstration ci-dessous.
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