Traiter les factures automatiquement

Consolidez vos processus de comptes fournisseurs, gérez les factures à grande échelle et payez au temps passé avec la solution de gestion des factures basée sur l’IA de Yokoy.

Conforme au RGPD. Certifié ISO 27001, ISO 9001 et ISO 14001.

Rationalisez votre processus AP

Obtenez un aperçu en temps réel de vos factures et évitez les retards de paiement.

Réduire les tâches manuelles

Réduisez le temps passé à télécharger, valider et approuver manuellement les factures. L’IA de Yokoy capture les factures automatiquement, accélérant ainsi le temps de traitement.

Éliminer les erreurs et la fraude

Extrayez automatiquement les données des factures et définissez des flux d’approbation personnalisés afin d’éliminer les erreurs, de repérer les valeurs aberrantes en temps réel et d’assurer la conformité.

Payer les fournisseurs à temps

Intégrez Yokoy à votre système ERP pour soumettre automatiquement des factures, avoir une visibilité en temps réel sur l’état des factures et éviter les retards de paiement.

Centralisez vos factures

Réduisez le nombre d’outils nécessaires à la gestion des comptes fournisseurs et gérez toutes les factures sur une plateforme centrale grâce à la configuration multi-entités légales de Yokoy.

Gérer plusieurs formats de facture​

Traitez des factures au format .pdf ou connectez-vous à votre plateforme de facturation électronique pour recevoir des factures électroniques directement dans la plateforme Yokoy par l’intermédiaire de nos partenaires.

Automatisez le traitement des factures

L’IA de Yokoy extrait automatiquement les informations d’en-tête et de poste des factures entrantes, en travaillant avec des données non structurées et en les structurant pour une utilisation ultérieure.

Automatiser le rapprochement des factures

Augmentez votre efficacité grâce au traitement des factures basé sur l’IA, au codage intelligent des postes individuels et à l’appariement automatisé à 2 et 3 voies. L’IA de Yokoy fait le travail à votre place, en garantissant la conformité et en prévenant la fraude.

Meilleure précision grâce au Smart Coding

L’IA de Yokoy code les factures sur la base des données de base à jour de votre ERP et devient plus intelligente à chaque facture traitée. Augmentez votre précision en codant une seule fois les factures des nouveaux fournisseurs et en laissant l’IA faire le reste.

Éviter les paiements non autorisés​

Améliorez la transparence au sein de l’organisation en ce qui concerne l’approbation des factures afin de vous assurer que vous ne payez que ce qui est nécessaire.

Réduire les étapes d'approbation​

Identifiez automatiquement toutes les approbations nécessaires pour autoriser un paiement. Yokoy soumet les factures au support de coûts, au responsable hiérarchique ou au fournisseur, par le biais de flux d’approbation dynamiques.

Renforcer la gouvernance

Mettez en place des flux de travail personnalisés et des flux de pré-approbation pour rediriger automatiquement les factures vers les bons approbateurs et renforcer la gouvernance au sein des entités mondiales.

Prévenir les retards de paiement​

Configurez des flux de travail personnalisés pour approuver automatiquement les factures récurrentes, éviter les frais de retard de paiement et satisfaire les fournisseurs. Synchronisez vos paiements de factures dans votre système comptable ou ERP pour une comptabilité précise.

Clôturez vos comptes à temps

Rationalisez le processus de clôture mensuelle en automatisant le traitement et la validation des factures, en garantissant la conformité grâce à des règles intégrées et en synchronisant les données de dépenses en temps réel grâce à des intégrations API.

Restez à l’épreuve des audits et simplifiez le reporting​

Yokoy contribue à simplifier le suivi de vos factures et garantit un processus de gestion des factures à l’épreuve des audits avec des pistes d’audit automatisées. Visualisez toutes vos factures, approbations et paiements de factures en un seul endroit, pour faciliter les rapports financiers.

Faire un tour sur Yokoy Invoice

Ce que disent nos clients

4.5 based on 124 reviews
4.5/5
Raphael WidmerCFO, Stadler Rail
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"Chez Stadler Rail, nous avons automatisé notre processus mondial de gestion des dépenses avec Yokoy. Cela signifie que l’intelligence artificielle de Yokoy effectue le travail répétitif à notre place et que nous vérifions uniquement les valeurs aberrantes et les exceptions manuellement, ce qui nous fait gagner du temps et de l’argent."
Christoph KühneGroup Finance, On
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"Yokoy a joué un rôle essentiel dans la révolution de la gestion de nos notes de frais, alors que nous connaissons une croissance mondiale et rapide. Le taux d'automatisation de près de 90% est impressionnant, nous permettant de gérer un grand nombre de dépenses avec facilité et de les exporter dans la journée."
Enver SirucicCFO BAWAG Group
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"Yokoy se distingue comme une entreprise visionnaire qui propose une solution véritablement unique. Son équipe de réussite client a joué un rôle central dans l'automatisation de nos processus de gestion des dépenses."
Marianne SchluepHead of Finance and Accounting, Fenaco
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"Avec Yokoy, nous avons opté pour une solution de gestion des dépenses uniforme et à l'échelle du groupe qui unifie nos différents processus de dépenses sur une seule plateforme et les automatise dans toutes les organisations. Cela garantit une conformité à l'échelle de l'entreprise et une efficacité accrue."
Yvonne GrossVP of Finance & Operations, Daedalean
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"Yokoy et Travelperk nous ont aidé à automatiser la gestion des frais de voyage de bout en bout. Désormais, les employés réservent facilement des voyages dans TravelPerk, et toutes les données sont envoyées à Yokoy en temps réel, avec tous les contrôles de conformité et la validation de la TVA déjà en place."
Christoph JennyCo-founder, Planted
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"Une carte d'entreprise doit être sécurisée et simple - et c'est exactement ce que propose la Yokoy Mastercard. De plus, la carte est intelligente, ce qui nous fait gagner un temps considérable."
Michael Kultscher-BurgerTeamlead Accounts Payable & Receivable, DO & CO
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"Un processus unifié pour l’ensemble du groupe DO & CO. Yokoy nous permet de collaborer de manière optimale sur tous les sites et entités."
Peter GrausgruberFormer CFO, Bitpanda
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"À long terme, nous sommes intéressés par une solution tout-en-un qui couvre tous les processus de dépenses de l'entreprise. Avec Yokoy, nous avons la solution parfaite pour cela."
Mirko BrudermannCFO, FC Basel
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"Le processus de dépenses avant Yokoy était extrêmement laborieux. C'est formidable d'avoir une solution avec laquelle nous pouvons enregistrer et soumettre des dépenses à tout moment et n'importe où."
Tania ThiebachFormer CFO, Sherpany
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"Avant Yokoy, notre processus de dépenses était principalement manuel et prenait du temps. Maintenant, nous l'avons standardisé et rationalisé. La magie de l'IA fait vraiment la majeure partie du travail."
Vivian MohrCFO, Comparis
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"Yokoy est très facile à utiliser, ce qui nous fait gagner du temps et le rend efficace. La connexion à l'ERP fonctionne sans problème et fournit des données en temps réel pour les transactions par carte de crédit."
Benjamin KasumiSAP Consultant
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"Grâce à leurs conseils et à leurs capacités d'automatisation, nous avons rationalisé nos processus financiers, ce qui s'est traduit par une accélération remarquable de 70 % de la clôture des comptes. Yokoy a véritablement transformé notre gestion financière et nous ne pourrions être plus satisfaits des résultats."
Ebru AricanFormer Head of Group Controlling & Accounting, Ameropa
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"Nous avons été impressionnés par la facilité d'utilisation de Yokoy et son intégration transparente avec notre fournisseur de carte de crédit."
Herbert SablotnyCFO, Beekeeper
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"Nous avons eu un moment de folie lorsque nous avons réalisé qu'avec Yokoy, il ne fallait que quelques secondes pour créer un rapport par rapport aux nombreuses heures passées."
Rafael SayaSenior Finance Manager, ITA
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"Avant, lorsqu'un reçu manquait, notre équipe financière devait le rechercher. Désormais, c'est Yokoy qui le fait automatiquement - en pré-remplissant toutes les informations avec une grande précision."
Nilgün Kilit Former Team Lead Accounting and Patient Billing, Bellikon Rehabilitation Clinic
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"On nous a fait une démonstration du logiciel Yokoy et il était clair que nous devions l'avoir. C'est ainsi que le logiciel doit être aujourd'hui, aussi intuitif qu'une application pour smartphone."
Marcel P. de BoniManaging Director, ECOVIS
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"Nous avons déjà testé d'autres outils de dépenses, mais Yokoy représente un nouveau niveau d'automatisation grâce à l'intelligence artificielle et à l'interface bien conçue de l'outil."
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Yokoy Invoice en un coup d'œil

Comment fonctionne Yokoy Invoice

Saisissez la facture dans Yokoy à partir de différentes sources : par téléchargement manuel, par courriel ou par l’API pour les factures électroniques via nos partenaires.

Notre technologie d’intelligence artificielle analyse l’ensemble de la facture, extrait les champs de l’en-tête et des postes, et propose automatiquement un codage GL.

Yokoy s’assure que toutes les données des factures sont exactes et complètes, évitant ainsi les erreurs, les doublons et les articles frauduleux. L’outil effectue automatiquement des rapprochements à 2 ou 3 voies, pour un processus sans erreur.

Le document est acheminé pour approbation selon des flux de travail propres à l’entreprise, en fonction du support de coûts, du fournisseur ou du responsable hiérarchique. En cas de non-concordance entre les factures, les bons de commande et les entrées de marchandises, Yokoy déclenche des notifications automatiques pour empêcher les paiements non approuvés.

Payez à temps et soyez à l’épreuve des audits. Grâce aux connexions directes avec l’ERP, Yokoy comptabilise la facture directement dans l’ERP, avec toutes les données comptables requises et la piste d’audit de l’approbation.

Caractéristiques principales

Découvrez notre solution de gestion des dépenses.

Prise en charge complète de la facturation électronique

Gardez des processus simples et utilisez une plate-forme centrale pour toutes vos factures – factures papier et électroniques. Yokoy prend en charge la plupart des formats de facture grâce à nos partenariats.

Codage intelligent des éléments de campagne

Accélérez le traitement des factures en laissant l’IA faire le travail. Yokoy attribue automatiquement une prédiction de compte GL pour chaque document de facturation.

Correspondance automatisée

Yokoy effectue une correspondance à 2 et 3 voies en important les données d’approvisionnement de votre système ERP et détecte automatiquement les anomalies, afin que vous puissiez agir en temps réel.

Contrôles de conformité automatisés

Yokoy effectue automatiquement la validation des documents de facturation en vérifiant si la facture est un doublon et si les données de paiement sont à jour avec celles importées de l’ERP.

Flux de travail et d'approbation personnalisés

Cartographiez vos workflows de facturation, personnalisez-les en définissant des approbations par le biais d’objets de coûts, de fournisseurs ou de responsables hiérarchiques, et définissez des règles de gestion des exceptions.

Analyse des données en temps réel

Restez au courant de chaque facture et bon de commande. Surveillez les flux de travail d’approbation en temps réel pour toutes les entités juridiques dans un tableau de bord central et prenez des mesures si nécessaire.

Traiter les factures sur tous les appareils

Grâce à la conception intuitive de Yokoy, tous les détails de la facture sont disponibles en un coup d’œil et à portée de main, quel que soit l’appareil que vous utilisez.

Intégrations API flexibles

Yokoy est livré avec des connecteurs pré-construits pour les principaux systèmes ERP, offrant une API intuitive et facile à intégrer, vous permettant ainsi de supprimer les silos de système et de données.

Rationalisez votre paysage informatique

L’API de Yokoy facilite les intégrations transparentes avec les systèmes d’entreprise pour une automatisation de bout en bout à travers les entités et les zones géographiques.

Simplifiez la gestion de vos dépenses

L'impact Yokoy

Découvrez comment nous contribuons à la réussite de nos clients.

Questions fréquentes

Oui, vous pouvez acheter Yokoy Invoice séparément. Cependant, l’utilisation de la suite complète offre plus d’avantages, car vous pouvez gérer vos dépenses, vos factures et vos paiements par carte dans une plateforme centrale, et vous pouvez réduire les silos de systèmes et de données en simplifiant les intégrations ERP.

Le processus d’approbation peut être défini de manière flexible en fonction des besoins de l’entreprise. Pour obtenir un niveau d’automatisation plus élevé et réduire le temps de traitement, nous recommandons de mettre en place un processus d’approbation basé sur le support de coûts, le fournisseur ou le responsable hiérarchique.

Lorsqu’un bon de commande est en place, la facture ne doit être modifiée manuellement qu’en un seul endroit et en un seul clic : Lorsqu’elle est examinée en vue d’être approuvée. Après cela, l’approbation complète peut être ignorée car elle a déjà eu lieu à l’avance par l’approbation de la commande, et les données de la facture seront automatiquement exportées vers l’ERP.

Cela peut se produire parce que le montant n’est pas correct, qu’il a déjà été payé d’une autre manière, etc. Dans ce cas, l’équipe financière, qui est chargée d’approuver les factures après leur téléchargement, peut simplement supprimer la facture dans Yokoy.

Oui, bien que nous servions à la fois les moyennes et les grandes entreprises, la valeur ajoutée de Yokoy est mieux perçue par les entreprises internationales. Notre suite est conçue pour des configurations complexes, globales et multi-entités, et s’intègre avec la plupart des outils ERP et HRM tels que SAP R3/S4 et Successfactors, entre autres.

Cela dépend du nombre d’entités juridiques, des configurations et des intégrations requises, ainsi que de la préparation et de la réactivité de l’équipe de projet du client.
 
Par exemple, une mise en œuvre globale avec 4 entités légales, une intégration de système ERP, des intégrations de cartes de crédit et une configuration SSO peut prendre de 2 à 6 mois, en fonction du niveau de standardisation, du paysage informatique et de la rapidité avec laquelle les informations requises peuvent être fournies. La portée et la durée du projet seront évaluées individuellement avec vous, par notre partenaire de mise en œuvre certifié ou notre équipe de services Yokoy.

Nous travaillons avec un certain nombre de partenaires qualifiés et certifiés qui mèneront le projet de la planification à la mise en œuvre et aux tests, et coordonneront des ateliers de formation pour votre équipe. Les entreprises internationales bénéficient d’un Key Customer Success Manager dédié et ont la possibilité de faire appel à nos experts internes pour des conseils sur les meilleures pratiques.

La protection des données est une priorité absolue chez Yokoy. Vos données sont cryptées à la fois en transit, c’est-à-dire de votre appareil à Yokoy, et au repos dans le nuage avec un cryptage AES 256 bits. Nos données dans le nuage sont stockées exclusivement dans l’UE (Francfort et St. Ghislaine, Belgique). Des informations sur la sécurité du Google Cloud Data Center sont disponibles ici et sur les normes de conformité que nous suivons sont disponibles ici. Enfin, ce que nous faisons en tant que Yokoy pour la sécurité et la protection des données peut être consulté ici.

Étant donné qu’il n’existe pas deux configurations identiques, nous discuterons de vos besoins spécifiques au cours du processus de vente et nous vous proposerons une offre sur mesure qui vous permettra de tirer le meilleur parti de notre suite de gestion des dépenses. 

Laissez l'IA faire le travail

Bénéficiez d’une visibilité et d’un contrôle complets sur vos dépenses professionnelles grâce à l’automatisation alimentée par l’IA.