Pourquoi la transformation de la finance par l’IA commence par la gestion des dépenses
- Dernière actualisation : juillet 31, 2023
- Finance transformation, Spend management
Co-founder & CEO, Yokoy
Si nous regardons comment les entreprises dépensent de l’argent, c’est principalement à travers trois processus : P2P, T&E et paie. Parmi ceux-ci, la paie est gérée par le service des ressources humaines, je ne l’aborderai donc pas dans cet article. Les deux autres processus – procure-to-pay et gestion des déplacements et des dépenses – forment ce que nous appelons la gestion des dépenses.
Lorsque nous nous penchons sur le processus de gestion des dépenses, il est facile de comprendre pourquoi les entreprises ont négligé de moderniser leur approche pendant si longtemps. Le P2P et le T&E sont tous deux complexes, couvrant souvent plusieurs systèmes et opérations. Et dans ces deux processus, l’argent est perdu directement ou indirectement.
Directement, par le biais de paiements directs, de taxes non réclamées, de remises fournisseur manquées, d’outils inutiles faisant partie de piles technologiques complexes ou d’amendes résultant de manquements à la conformité.
Indirectement, via des flux de travail inefficaces, des tâches manuelles répétitives et des processus fragmentés causés par des piles technologiques disjointes.
Compte tenu des flux de trésorerie importants impliqués, obtenir une visibilité et un contrôle complets sur l’ensemble du processus de gestion des dépenses est crucial pour les entreprises.
Pourtant, malgré la disponibilité de solutions ponctuelles et les efforts de numérisation et d’automatisation, ces deux processus restent sujets aux erreurs, aux inefficacités, aux pertes financières et aux problèmes de conformité.
Même dans les organisations qui mettent fortement l’accent sur l’exploitation de la technologie dans l’ensemble de l’entreprise, l’optimisation des pratiques de gestion des dépenses a souvent été un aspect oublié de la transformation de la fonction financière.
Aujourd’hui, les entreprises ressentent l’impact de la négligence de leur processus de gestion des dépenses, alors que la concurrence pour les talents devient beaucoup plus féroce et que les technologies d’IA changent la façon dont les industries fonctionnent.
Alors pourquoi les entreprises ont-elles négligé ces processus pendant si longtemps ?
Parce que pour faire face à cette complexité, en particulier lors de la gestion des dépenses à travers les zones géographiques et les devises, une technologie telle que l’automatisation ne suffit pas. Zoomons sur les défis typiques d’un processus traditionnel de gestion des dépenses, pour plus de clarté.
Défis d'un processus traditionnel de gestion des dépenses
Certaines des étapes typiques du processus P2P, telles que la demande d’achat, la négociation des prix, la lecture et la compréhension d’une facture, ou la mise en correspondance et la validation des factures en fonction des réglementations de l’entreprise et du pays, ne peuvent pas être entièrement automatisées sans l’IA.
De plus, utiliser uniquement l’automatisation peut introduire plus de problèmes qu’elle n’en résout, car cette technologie ne peut à elle seule empêcher les erreurs humaines ou réduire les déviations et les reprises causées par de telles erreurs.
Ainsi, dans le processus P2P, l’automatisation peut prendre en charge certaines tâches, telles que l’envoi d’un bon de commande à un fournisseur, l’extraction des données de facturation ou l’autorisation d’une facture basée sur des flux d’approbation automatique. Mais pour automatiser entièrement les étapes et la logique du processus Procure-to-Pay, l’utilisation de l’IA est obligatoire.
Il en va de même pour la gestion des déplacements et des dépenses. Examinons le processus T&E typique, pour comprendre ce que l’automatisation peut et ne peut pas faire, et pourquoi la voie à suivre consiste à intégrer l’IA dans le processus.
Alors que les approbations de dépenses ou le calcul et l’émission des indemnités journalières et kilométriques en fonction d’un voyage peuvent être automatisés, le traitement et l’extraction d’un justificatif de dépenses, la mise en correspondance des dépenses avec les transactions par carte ou la détection des violations de politique en temps réel nécessitent plus qu’une simple automatisation.
Ainsi, dans les deux processus, l’automatisation ne peut aider les équipes financières que jusqu’à un certain point. Des technologies telles que RPA, par exemple, ne peuvent pas prendre en charge la gestion des exceptions et ne peuvent pas reconnaître les activités non conformes et potentiellement frauduleuses.
Ainsi, lorsque l’automatisation seule est utilisée, la logique du processus repose sur les humains et le véritable potentiel de transformation est manqué.
Nous le voyons clairement dans les entreprises qui utilisent des solutions en place qui sont capables de prendre en charge certaines des étapes manuelles répétitives, mais qui ne sont pas en mesure de « réfléchir » et d’exécuter des opérations que l’IA peut effectuer.
Pour ne donner que quelques exemples : dans un processus T&E traditionnel où une combinaison d’étapes automatisées et manuelles est utilisée, le coût de traitement d’une seule note de frais est de 58 USD.
Les systèmes de déplacement et de dépenses en place, ainsi que les solutions cloisonnées qui ne gèrent que certaines parties du processus, peuvent réduire ce coût à 20 $ par rapport. Cependant, nos clients bénéficient de réductions de coûts beaucoup plus importantes : en utilisant la technologie de l’IA, ils sont en mesure de réduire le coût de traitement d’un rapport de dépenses à 1 $ par rapport.
Ceci est possible en automatisant 88 % à 90 % du processus et en s’appuyant sur l’IA et l’automatisation pour toutes les étapes du processus T&E. Les seuls domaines qui nécessitent une intervention humaine sont les exceptions et les cas extrêmes.
Mais même ici, en fonction de la configuration et des politiques spécifiques de chacun, l’IA peut venir à la rescousse. Alors que dans un processus T&E traditionnel, 19 % des notes de frais contiennent des erreurs, l’IA est capable d’éliminer la plupart des erreurs humaines, en automatisant entièrement la lecture et le traitement des reçus, ainsi que la mise en correspondance des transactions et l’approbation des dépenses conformes à l’entreprise. politique.
Des opérations alimentées par l'IA pour une finance autonome
"Traditionnellement complexe et souvent truffée d'inefficacités, la gestion des dépenses peut être repensée avec l'IA en son cœur."
Le concept d’un service financier autonome peut sembler une vision lointaine, mais il devient rapidement une réalité pour les organisations avant-gardistes.
Dans une fonction financière autonome, les processus et les activités sont régis et exploités par une technologie d’auto-apprentissage telle que l’intelligence artificielle. Cette approche avancée de la finance va au-delà de l’automatisation, offrant des informations en temps réel et prédictives, une conformité transparente et une flexibilité accrue dans les stratégies financières.
Dans une fonction financière autonome – et pas seulement automatisée -, les humains et l’IA travaillent côte à côte, chacun faisant ce qu’il fait de mieux. Alors que nous entrons dans l’ère de l’IA, il n’y a aucune raison valable pour que les équipes financières continuent de perdre du temps sur des processus qui peuvent être entièrement pris en charge par la technologie.
Leading organizations know this and are taking decisive action. Sixty-four percent of CFOs believe autonomous finance is the way forward and are prioritizing investments in AI-powered software.
L’intelligence artificielle transforme les opérations financières, permettant aux équipes de transcender les tâches manuelles sujettes aux erreurs et de se concentrer sur la prise de décision stratégique et la création de valeur. Et le processus de gestion des dépenses, traditionnellement complexe et souvent criblé d’inefficacités, est le point de départ idéal pour cette transformation, car il peut être entièrement repensé avec l’IA en son cœur.
La gestion des dépenses basée sur l’IA introduit un nouveau niveau de sophistication, en automatisant les tâches manuelles, en détectant les modèles de comportement en matière de dépenses et en fournissant des informations exploitables. L’analyse de données en temps réel permet aux équipes financières de prendre des décisions éclairées rapidement et avec précision, ce qui entraîne une augmentation des économies de coûts, une réduction des risques de conformité et une amélioration des performances financières globales.
Bien sûr, les obstacles à la mise en œuvre de solutions basées sur l’IA résident dans la complexité de la gestion des dépenses, et une prise de décision nuancée est nécessaire. Mais alors que le monde évolue de manière irréversible vers des opérations financières autonomes, les entreprises doivent reconnaître que l’IA est le moteur de cette transformation.
En adoptant les technologies basées sur l’IA, les équipes financières jettent les bases solides d’un avenir financier autonome et gagnent la liberté de réinventer leurs rôles, en stimulant l’innovation et la valeur stratégique pour leurs organisations.
L’avenir de la finance est à portée de main, et tout commence par une adoption visionnaire de l’IA dans la gestion des dépenses.
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