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La transformation financière sur les rails : le voyage de Stadler Rail avec Yokoy

Dernière actualisation : mars 8, 2024

Case study

Rachel Steding

Head of Customer Success, Yokoy

Stadler Rail, un fabricant suisse renommé de matériel roulant ferroviaire, se consacre à la construction de trains fiables et sûrs, adaptés aux besoins des clients tout en offrant un confort optimal à leurs passagers. Basée à Bussnang, en Suisse, Stadler est présente sur 15 sites de production et de composants, ainsi que sur plus de 80 sites de service dans le monde.

Dans sa quête de l’excellence financière, Stadler Rail s’est lancé dans un voyage transformateur avec Yokoy.

Company overview

Bussnang, Suisse

14’000 collaborateurs

19 entités en direct

12’588 utilisateurs

Mobilité

Yokoy Expense, Pay, Lodge Card  

Défi : sortir des sentiers battus avec les outils existants

L’ancien outil de gestion des dépenses de Stadler Rail ne suffisait tout simplement pas et servait principalement d’archives pour les dépenses. Les employés et l’équipe financière étaient insatisfaits de l’outil qui ne parvenait tout simplement pas à résoudre le problème principal de la gestion de volumes élevés de dépenses qui devaient toutes être validées et approuvées de manière efficace et simple.

En raison de sa faible convivialité, du manque d’interaction entre les utilisateurs soumettant et approuvant les dépenses et de la nécessité d’une intervention manuelle constante, l’expérience globale était frustrante.

« Le fournisseur précédent s’appuyait sur un transfert de fichiers, ce qui entraînait des enregistrements de données systématiquement incomplets ou incorrects. Cela rendait la synchronisation entre les outils vraiment exaspérante. a noté Bajić, assistant du directeur financier de Stadler Rail.

Solution : Un outil si intuitif que même un enfant peut l'utiliser

Stadler Rail s’est lancé dans une nouvelle approche de gestion des dépenses, en convoquant un comité composé de représentants de l’informatique, des ressources humaines, des finances et de la production de l’ensemble de l’entreprise. Leur objectif : mettre en œuvre une solution globale pour rationaliser et automatiser la comptabilité des voyages d’affaires, garantissant un flux de données fluide entre les nombreux systèmes ERP, une entreprise complexe étant donné que Stadler utilise plus de 5 systèmes ERP distincts uniquement au sein de ses entités suisses.

Après avoir examiné une liste restreinte de sept outils de gestion des dépenses, Yokoy s’est imposé comme le leader incontesté devant d’autres acteurs plus importants et mieux établis sur le marché. La simplicité et la facilité d’utilisation se sont démarquées pour Kerstin Bajić, qui a déclaré : « Nous avions besoin d’un outil facile à utiliser et ne nécessitant aucune formation, j’ai donc laissé mon fils de 8 ans essayer Yokoy. Il a pu l’utiliser immédiatement, sans aucune instruction.

"Nous avions besoin d'un outil simple à utiliser et ne nécessitant aucune formation."

Kerstin Bajić, Assistant to the CFO at Stadler Rail

Au-delà de ses fonctions conviviales, Yokoy s’est distingué par son approche innovante et son engagement fort dans un partenariat étroit.

La collaboration entre Yokoy et Stadler Rail a conduit à l’expansion du module de paiement, y compris l’introduction de la Lodge Card.

Cette amélioration permet aux employés de gérer efficacement tous les paiements liés aux vols via une seule carte déposée, simplifiant considérablement le processus comptable pour l’équipe financière de Stadler Rail. Cela marque le début du forfait de voyage complet de Yokoy, rationalisant l’expérience de voyage des employés et du personnel financier.

Impact : Gestion accélérée des dépenses avec Yokoy et des intégrations tierces

Yokoy Expense a révolutionné la gestion des dépenses de Stadler Rail, qui fonctionne désormais comme sur des roulettes. « Nous ne recevons pratiquement plus de tickets de support de la part des salariés. Et en tant qu’administrateur, je peux facilement résoudre la plupart d’entre eux moi-même », confirme Bejić.

Les équipes financières de Stadler Rail fonctionnent désormais 3,5 fois plus efficacement qu’auparavant, ce qui a un impact tangible sur l’activité.

«Nous estimons qu’avant, nous dépensions environ 120 CHF par note de frais. Mais avec Yokoy, nous avons constaté un revirement remarquable avec une estimation moyenne d’environ 20 CHF par note de frais», déclare Bejić. Cela correspond à une économie impressionnante de 83 % grâce à l’automatisation d’un processus déjà numérique.

"Le montant que nous recevons en remboursements d'impôts automatiques dépasse à lui seul les coûts de mise en œuvre et les frais de licence annuels de Yokoy."

Raphael Widmer, CFO at Stadler Rail

De plus, Stadler Rail a exploité à son avantage la puissance de l’intégration tierce. L’utilisation du connecteur SAP d’Innflow permet à Yokoy d’automatiser complètement le calcul et la comptabilisation des charges sociales, en intégrant de manière transparente la règle des 3 mois.

3.5x

efficacité accrue des processus

0 %

économies de coûts grâce à l’automatisation

De plus, l’intégration avec TVA-IT s’est avérée financièrement avantageuse, avec une récupération automatique des taxes dépassant les coûts de mise en œuvre et les frais de licence annuels de Yokoy.

« Le montant que nous recevons sous forme de remboursements d’impôts automatiques dépasse à lui seul les coûts de mise en œuvre et les frais de licence annuels de Yokoy. Il n’a donc pas été difficile de présenter des arguments convaincants en faveur du déploiement de l’intégration TVA-IT à l’ensemble du groupe », conclut Raphael Widmer, CFO chez Rail Stadler.

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