Gérer les dépenses sans effort

Rationalisez la gestion de vos dépenses, simplifiez les rapports de dépenses et prévenez la fraude avec la solution de gestion des dépenses pilotée par l’IA de Yokoy.

Conforme au RGPD. Certifié ISO 27001, ISO 9001 et ISO 14001.

Améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation

Mettez la gestion de vos dépenses en pilote automatique – y compris la récupération de la TVA et les rapports sur les frais de déplacement.

Supprimer les tâches manuelles

Supprimez la paperasserie, éliminez la saisie manuelle des données et automatisez les tâches répétitives grâce à l’IA, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Rationalisez votre processus

Consolidez et rationalisez votre processus de dépenses de bout en bout, avec un traitement des données alimenté par l’IA et des intégrations transparentes.

Rembourser les employés plus rapidement

Faites plaisir à vos employés et veillez à ce que les remboursements soient effectués en temps voulu grâce à des flux automatisés de rapprochement et d’approbation.

La facilité d'utilisation au cœur de l'action

Soumettez, traitez, approuvez et remboursez vos dépenses en déplacement. L’IA de Yokoy fait le travail en arrière-plan, ce qui vous permet de suivre vos dépenses, de garder le contrôle et de profiter de la même expérience transparente sur tous les appareils.

Processus sans papier

Simplifiez l’administration, éliminez les erreurs humaines et déchargez vos employés et vos équipes financières grâce à un processus numérique.

Dépenses centralisées​

Ne vous souciez plus de la gestion de plusieurs cartes ou du rapprochement manuel des dépenses en centralisant et en automatisant entièrement vos paiements de voyage.

On traite automatiquement près de 90% de leurs dépenses​

« Yokoy a joué un rôle central dans la révolution de notre gestion des dépenses alors que nous connaissons une croissance mondiale rapide. Le taux d’automatisation de près de 90 % est impressionnant, nous permettant de gérer facilement un grand nombre de dépenses. »

Christoph Kühne, Group Finance, On

Contrôle total des dépenses​

Appliquez votre politique de voyage, émettez un nombre limité de cartes et veillez à ce que les limites des cartes ne soient pas dépassées grâce à des contrôles des dépenses en temps réel.

Rapprochement automatisé

L’IA de Yokoy associe automatiquement les paiements par carte entrants aux dépenses, détectant les doublons en temps réel afin d’éviter les paiements frauduleux et de rembourser les employés deux fois.

Processus d'approbation automatisé

Soumettez automatiquement les reçus de dépenses aux propriétaires d’objets de coûts ou aux responsables hiérarchiques appropriés, avec une escalade hiérarchique et basée sur des seuils en plusieurs étapes. Yokoy permet des workflows d’approbation dynamiques pour les configurations T&E complexes.

Remboursements entièrement automatisés

Simplifiez votre processus de remboursement en automatisant entièrement l’approbation des dépenses qui correspondent à certains seuils de dépenses. Si vous souhaitez renforcer le contrôle de vos dépenses, vous pouvez toujours ajouter des étapes d’approbation supplémentaires dans les workflows.

Conformité intégrée​

Appliquez sans effort vos politiques de voyages et de dépenses grâce aux capacités de conformité intégrées de Yokoy. Créez des flux de travail et des flux d’approbation personnalisés pour approuver automatiquement les notes de frais et détecter les violations des politiques en temps réel afin d’éviter les remboursements de dépenses frauduleux.

Pistes d'audit automatisées

Automatisez la collecte et le stockage des reçus et suivez vos notes de frais et approbations dans un tableau de bord central. Yokoy stocke tous vos reçus au format numérique pour des contrôles ultérieurs, pour des pistes d’audit simples et des rapports financiers rapides.

Réservation automatisée vers l'ERP

Yokoy se synchronise automatiquement avec les données de base et exporte toutes les données financières vers le système ERP. Les reçus sont stockés pour d’autres vérifications, pour de simples pistes d’audit.

Clôture de fin de mois plus rapide

Oubliez la course aux reçus et le rapprochement manuel des dépenses avec les transactions par carte. Yokoy automatise la gestion de vos dépenses de bout en bout, pour une clôture mensuelle rapide et sans effort.

Ce que disent nos clients

4.5 based on 124 reviews
4.5/5
Raphael WidmerCFO, Stadler Rail
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"Chez Stadler Rail, nous avons automatisé notre processus mondial de gestion des dépenses avec Yokoy. Cela signifie que l’intelligence artificielle de Yokoy effectue le travail répétitif à notre place et que nous vérifions uniquement les valeurs aberrantes et les exceptions manuellement, ce qui nous fait gagner du temps et de l’argent."
Christoph KühneGroup Finance, On
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"Yokoy a joué un rôle essentiel dans la révolution de la gestion de nos notes de frais, alors que nous connaissons une croissance mondiale et rapide. Le taux d'automatisation de près de 90% est impressionnant, nous permettant de gérer un grand nombre de dépenses avec facilité et de les exporter dans la journée."
Enver SirucicCFO BAWAG Group
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"Yokoy se distingue comme une entreprise visionnaire qui propose une solution véritablement unique. Son équipe de réussite client a joué un rôle central dans l'automatisation de nos processus de gestion des dépenses."
Marianne SchluepHead of Finance and Accounting, Fenaco
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"Avec Yokoy, nous avons opté pour une solution de gestion des dépenses uniforme et à l'échelle du groupe qui unifie nos différents processus de dépenses sur une seule plateforme et les automatise dans toutes les organisations. Cela garantit une conformité à l'échelle de l'entreprise et une efficacité accrue."
Yvonne GrossVP of Finance & Operations, Daedalean
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"Yokoy et Travelperk nous ont aidé à automatiser la gestion des frais de voyage de bout en bout. Désormais, les employés réservent facilement des voyages dans TravelPerk, et toutes les données sont envoyées à Yokoy en temps réel, avec tous les contrôles de conformité et la validation de la TVA déjà en place."
Christoph JennyCo-founder, Planted
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"Une carte d'entreprise doit être sécurisée et simple - et c'est exactement ce que propose la Yokoy Mastercard. De plus, la carte est intelligente, ce qui nous fait gagner un temps considérable."
Michael Kultscher-BurgerTeamlead Accounts Payable & Receivable, DO & CO
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"Un processus unifié pour l’ensemble du groupe DO & CO. Yokoy nous permet de collaborer de manière optimale sur tous les sites et entités."
Peter GrausgruberFormer CFO, Bitpanda
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"À long terme, nous sommes intéressés par une solution tout-en-un qui couvre tous les processus de dépenses de l'entreprise. Avec Yokoy, nous avons la solution parfaite pour cela."
Mirko BrudermannCFO, FC Basel
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"Le processus de dépenses avant Yokoy était extrêmement laborieux. C'est formidable d'avoir une solution avec laquelle nous pouvons enregistrer et soumettre des dépenses à tout moment et n'importe où."
Tania ThiebachFormer CFO, Sherpany
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"Avant Yokoy, notre processus de dépenses était principalement manuel et prenait du temps. Maintenant, nous l'avons standardisé et rationalisé. La magie de l'IA fait vraiment la majeure partie du travail."
Vivian MohrCFO, Comparis
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"Yokoy est très facile à utiliser, ce qui nous fait gagner du temps et le rend efficace. La connexion à l'ERP fonctionne sans problème et fournit des données en temps réel pour les transactions par carte de crédit."
Benjamin KasumiSAP Consultant
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"Grâce à leurs conseils et à leurs capacités d'automatisation, nous avons rationalisé nos processus financiers, ce qui s'est traduit par une accélération remarquable de 70 % de la clôture des comptes. Yokoy a véritablement transformé notre gestion financière et nous ne pourrions être plus satisfaits des résultats."
Ebru AricanFormer Head of Group Controlling & Accounting, Ameropa
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"Nous avons été impressionnés par la facilité d'utilisation de Yokoy et son intégration transparente avec notre fournisseur de carte de crédit."
Herbert SablotnyCFO, Beekeeper
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"Nous avons eu un moment de folie lorsque nous avons réalisé qu'avec Yokoy, il ne fallait que quelques secondes pour créer un rapport par rapport aux nombreuses heures passées."
Rafael SayaSenior Finance Manager, ITA
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"Avant, lorsqu'un reçu manquait, notre équipe financière devait le rechercher. Désormais, c'est Yokoy qui le fait automatiquement - en pré-remplissant toutes les informations avec une grande précision."
Nilgün Kilit Former Team Lead Accounting and Patient Billing, Bellikon Rehabilitation Clinic
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"On nous a fait une démonstration du logiciel Yokoy et il était clair que nous devions l'avoir. C'est ainsi que le logiciel doit être aujourd'hui, aussi intuitif qu'une application pour smartphone."
Marcel P. de BoniManaging Director, ECOVIS
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"Nous avons déjà testé d'autres outils de dépenses, mais Yokoy représente un nouveau niveau d'automatisation grâce à l'intelligence artificielle et à l'interface bien conçue de l'outil."
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Yokoy Expense en un coup d'œil

Comment fonctionne Yokoy Expense

Prenez une photo de votre reçu directement dans votre application Yokoy ou téléchargez-la dans votre application mobile ou web. Vous pouvez également transmettre le reçu à Yokoy sous forme de pièce jointe à un e-mail.

L’OCR de Yokoy lit et extrait automatiquement toutes les informations pertinentes du reçu. Le moteur d’intelligence artificielle de Yokoy remplit ensuite le rapport de dépenses avec toutes les informations pertinentes telles que le marchand, le pays et la devise de la dépense, le montant total, la catégorie de dépense et la TVA multiple.

Yokoy vérifie la note de frais par rapport aux politiques pertinentes de l’entreprise et aux politiques réglementaires locales, en signalant les éléments frauduleux potentiels, les infractions aux politiques et les taux de TVA manquants. Notre modèle d’IA apprend et devient plus intelligent avec chaque note de frais traitée.

Yokoy identifie automatiquement les étapes d’approbation des dépenses en fonction du support de coûts ou du responsable hiérarchique. L’outil offre des flux d’approbation personnalisables, vous permettant de définir des flux de travail conditionnels à plusieurs niveaux.

Les dépenses approuvées sont automatiquement comptabilisées dans le système ERP. Yokoy se connecte aux principaux systèmes ERP tels que SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365, et bien d’autres encore.

Yokoy veille à ce que toutes les dépenses traitées soient archivées conformément aux normes réglementaires, vous préparant ainsi aux audits financiers à venir.

Consolidez vos frais de voyage

Intégrez Yokoy à votre agence de voyage, émettez automatiquement des per diem et remboursez les indemnités kilométriques avec Yokoy Expense, et payez vos frais de voyage en toute sécurité avec la carte Yokoy Smart Lodge.

Principales caractéristiques

Découvrez notre solution d’automatisation des dépenses.

Indemnités journalières par pays

Émettez automatiquement des indemnités journalières spécifiques à chaque pays pour répondre aux exigences de vos entités juridiques. Yokoy prend en charge des exigences telles que la règle des 3 mois ou la règle de minuit.

Remboursement automatisé des frais kilométriques

Laissez l’IA calculer les frais kilométriques pour vous. Les employés indiquent le point de départ et la destination -Yokoy fait le reste.

Flux de travail et d'approbation personnalisés

Rationalisez votre processus en définissant des approbations automatiques et des règles personnalisées pour déclencher chaque flux.

Gestion entièrement automatisée des frais de voyage

Yokoy automatise le processus de gestion des frais de voyage de bout en bout, ce qui vous permet de gagner du temps et de garantir la conformité.

Lecture automatisée de la TVA globale

Yokoy reconnaît et extrait les taux de TVA globaux des reçus, ce qui vous permet d’effectuer facilement des réclamations de TVA et de récupérer de l’argent.

Analyse des données en temps réel

Suivez les dépenses de vos employés en temps réel et bénéficiez d’une visibilité totale sur les dépenses de votre entreprise grâce à des rapports en temps réel alimentés par l’IA.

Conformité intégrée

Prévenez les dépenses excessives et les fraudes, signalez les infractions à la politique en temps réel et assurez la conformité grâce à des contrôles automatisés.

Processus d'audit simple et efficace

Yokoy enregistre toutes les notes de frais et permet un processus de dépenses totalement transparent, constituant ainsi un point de vérité unique lors des audits.

Rationalisez votre paysage informatique

L’API de Yokoy facilite les intégrations transparentes avec les systèmes d’entreprise pour une automatisation de bout en bout à travers les entités et les zones géographiques.

Simplifiez la gestion de vos dépenses​

L'impact Yokoy

Découvrez comment nous contribuons à la réussite de nos clients.

Questions fréquentes

Yokoy Expense et Yokoy Invoice peuvent être achetés séparément, mais Yokoy Pay n’est pas disponible sans l’achat de Yokoy Expense. L’utilisation de la suite complète offre plus d’avantages, car vous pouvez gérer vos dépenses, vos factures et vos paiements par carte dans une plateforme centrale, et vous pouvez réduire les silos de systèmes et de données en simplifiant les intégrations ERP.

Oui, Yokoy s’intègre à plus de 50 solutions, automatisant votre processus de gestion des dépenses de bout en bout. En même temps, notre API facilite la création d’intégrations personnalisées, si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez. Consultez notre page Intégrations pour plus de détails.

Oui, bien que nous servions à la fois les moyennes et les grandes entreprises, la valeur ajoutée de Yokoy est mieux perçue par les entreprises internationales. Notre suite est conçue pour des configurations complexes, globales et multi-entités, et s’intègre avec la plupart des outils ERP et HRM tels que SAP R3/S4 et Successfactors, entre autres.

Cela dépend du nombre d’entités juridiques, des configurations et des intégrations requises, ainsi que de la préparation et de la réactivité de l’équipe de projet du client.
 
Par exemple, une mise en œuvre globale avec 4 entités légales, une intégration de système ERP, des intégrations de cartes de crédit et une configuration SSO peut prendre de 2 à 6 mois, en fonction du niveau de standardisation, du paysage informatique et de la rapidité avec laquelle les informations requises peuvent être fournies. La portée et la durée du projet seront évaluées individuellement avec vous, par notre partenaire de mise en œuvre certifié ou notre équipe de services Yokoy.

Nous travaillons avec un certain nombre de partenaires qualifiés et certifiés qui mèneront le projet de la planification à la mise en œuvre et aux tests, et coordonneront des ateliers de formation pour votre équipe. Les entreprises internationales bénéficient d’un Key Customer Success Manager dédié et ont la possibilité de faire appel à nos experts internes pour des conseils sur les meilleures pratiques.

La protection des données est une priorité absolue chez Yokoy. Vos données sont cryptées à la fois en transit, c’est-à-dire de votre appareil à Yokoy, et au repos dans le nuage avec un cryptage AES 256 bits. Nos données dans le nuage sont stockées exclusivement dans l’UE (Francfort et St. Ghislaine, Belgique). Des informations sur la sécurité du Google Cloud Data Center sont disponibles ici et sur les normes de conformité que nous suivons sont disponibles ici. Enfin, ce que nous faisons en tant que Yokoy pour la sécurité et la protection des données peut être consulté ici.

Étant donné qu’il n’existe pas deux configurations identiques, nous discuterons de vos besoins spécifiques au cours du processus de vente et nous vous proposerons une offre sur mesure qui vous permettra de tirer le meilleur parti de notre suite de gestion des dépenses. Demandez un devis ici.

Laissez l'IA faire le travail

Bénéficiez d’une visibilité et d’un contrôle complets sur vos dépenses professionnelles grâce à l’automatisation alimentée par l’IA.