Gérer les dépenses sans effort
Rationalisez la gestion de vos dépenses, simplifiez les rapports de dépenses et prévenez la fraude avec la solution de gestion des dépenses pilotée par l’IA de Yokoy.
Améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation
Mettez la gestion de vos dépenses en pilote automatique – y compris la récupération de la TVA et les rapports sur les frais de déplacement.
Supprimer les tâches manuelles
Supprimez la paperasserie, éliminez la saisie manuelle des données et automatisez les tâches répétitives grâce à l’IA, afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Rationalisez votre processus
Consolidez et rationalisez votre processus de dépenses de bout en bout, avec un traitement des données alimenté par l’IA et des intégrations transparentes.
Rembourser les employés plus rapidement
Faites plaisir à vos employés et veillez à ce que les remboursements soient effectués en temps voulu grâce à des flux automatisés de rapprochement et d’approbation.
La facilité d'utilisation au cœur de l'action
Soumettez, traitez, approuvez et remboursez vos dépenses en déplacement. L’IA de Yokoy fait le travail en arrière-plan, ce qui vous permet de suivre vos dépenses, de garder le contrôle et de profiter de la même expérience transparente sur tous les appareils.
Processus sans papier
Simplifiez l’administration, éliminez les erreurs humaines et déchargez vos employés et vos équipes financières grâce à un processus numérique.
Dépenses centralisées
Ne vous souciez plus de la gestion de plusieurs cartes ou du rapprochement manuel des dépenses en centralisant et en automatisant entièrement vos paiements de voyage.
Contrôle total des dépenses
Appliquez votre politique de voyage, émettez un nombre limité de cartes et veillez à ce que les limites des cartes ne soient pas dépassées grâce à des contrôles des dépenses en temps réel.
Conception moderne et intuitive
La conception intuitive et conviviale de Yokoy garantit la même expérience transparente sur ordinateur et sur mobile, pour les administrateurs comme pour les employés.
Rapprochement automatisé
L’IA de Yokoy associe automatiquement les paiements par carte entrants aux dépenses, détectant les doublons en temps réel afin d’éviter les paiements frauduleux et de rembourser les employés deux fois.
Processus d'approbation automatisé
Soumettez automatiquement les reçus de dépenses aux propriétaires d’objets de coûts ou aux responsables hiérarchiques appropriés, avec une escalade hiérarchique et basée sur des seuils en plusieurs étapes. Yokoy permet des workflows d’approbation dynamiques pour les configurations T&E complexes.
Réservation automatisée vers l'ERP
Yokoy se synchronise automatiquement avec les données de base et exporte toutes les données financières vers le système ERP. Les reçus sont stockés pour d’autres vérifications, pour de simples pistes d’audit.
Consolidez vos frais de voyage
Intégrez Yokoy à votre agence de voyage, émettez automatiquement des per diem et remboursez les indemnités kilométriques avec Yokoy Expense, et payez vos frais de voyage en toute sécurité avec la carte Yokoy Smart Lodge.
Ce que disent nos clients
Yokoy Expense en un coup d'œil
Comment fonctionne Yokoy Expense
Prenez une photo de votre reçu directement dans votre application Yokoy ou téléchargez-la dans votre application mobile ou web. Vous pouvez également transmettre le reçu à Yokoy sous forme de pièce jointe à un e-mail.
L’OCR de Yokoy lit et extrait automatiquement toutes les informations pertinentes du reçu. Le moteur d’intelligence artificielle de Yokoy remplit ensuite le rapport de dépenses avec toutes les informations pertinentes telles que le marchand, le pays et la devise de la dépense, le montant total, la catégorie de dépense et la TVA multiple.
Yokoy vérifie la note de frais par rapport aux politiques pertinentes de l’entreprise et aux politiques réglementaires locales, en signalant les éléments frauduleux potentiels, les infractions aux politiques et les taux de TVA manquants. Notre modèle d’IA apprend et devient plus intelligent avec chaque note de frais traitée.
Yokoy identifie automatiquement les étapes d’approbation des dépenses en fonction du support de coûts ou du responsable hiérarchique. L’outil offre des flux d’approbation personnalisables, vous permettant de définir des flux de travail conditionnels à plusieurs niveaux.
Les dépenses approuvées sont automatiquement comptabilisées dans le système ERP. Yokoy se connecte aux principaux systèmes ERP tels que SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365, et bien d’autres encore.
Yokoy veille à ce que toutes les dépenses traitées soient archivées conformément aux normes réglementaires, vous préparant ainsi aux audits financiers à venir.
Principales caractéristiques
Découvrez notre solution d’automatisation des dépenses.
Indemnités journalières par pays
Émettez automatiquement des indemnités journalières spécifiques à chaque pays pour répondre aux exigences de vos entités juridiques. Yokoy prend en charge des exigences telles que la règle des 3 mois ou la règle de minuit.
Remboursement automatisé des frais kilométriques
Laissez l’IA calculer les frais kilométriques pour vous. Les employés indiquent le point de départ et la destination -Yokoy fait le reste.
Flux de travail et d'approbation personnalisés
Rationalisez votre processus en définissant des approbations automatiques et des règles personnalisées pour déclencher chaque flux.
Gestion entièrement automatisée des frais de voyage
Yokoy automatise le processus de gestion des frais de voyage de bout en bout, ce qui vous permet de gagner du temps et de garantir la conformité.
Lecture automatisée de la TVA globale
Yokoy reconnaît et extrait les taux de TVA globaux des reçus, ce qui vous permet d’effectuer facilement des réclamations de TVA et de récupérer de l’argent.
Analyse des données en temps réel
Suivez les dépenses de vos employés en temps réel et bénéficiez d’une visibilité totale sur les dépenses de votre entreprise grâce à des rapports en temps réel alimentés par l’IA.
Conformité intégrée
Prévenez les dépenses excessives et les fraudes, signalez les infractions à la politique en temps réel et assurez la conformité grâce à des contrôles automatisés.
Processus d'audit simple et efficace
Yokoy enregistre toutes les notes de frais et permet un processus de dépenses totalement transparent, constituant ainsi un point de vérité unique lors des audits.
Rationalisez votre paysage informatique
L’API de Yokoy facilite les intégrations transparentes avec les systèmes d’entreprise pour une automatisation de bout en bout à travers les entités et les zones géographiques.
Simplifiez la gestion de vos dépenses
L'impact Yokoy
Découvrez comment nous contribuons à la réussite de nos clients.
Questions fréquentes
Yokoy Expense et Yokoy Invoice peuvent être achetés séparément, mais Yokoy Pay n’est pas disponible sans l’achat de Yokoy Expense. L’utilisation de la suite complète offre plus d’avantages, car vous pouvez gérer vos dépenses, vos factures et vos paiements par carte dans une plateforme centrale, et vous pouvez réduire les silos de systèmes et de données en simplifiant les intégrations ERP.
Oui, Yokoy s’intègre à plus de 50 solutions, automatisant votre processus de gestion des dépenses de bout en bout. En même temps, notre API facilite la création d’intégrations personnalisées, si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez. Consultez notre page Intégrations pour plus de détails.
Oui, bien que nous servions à la fois les moyennes et les grandes entreprises, la valeur ajoutée de Yokoy est mieux perçue par les entreprises internationales. Notre suite est conçue pour des configurations complexes, globales et multi-entités, et s’intègre avec la plupart des outils ERP et HRM tels que SAP R3/S4 et Successfactors, entre autres.
Nous travaillons avec un certain nombre de partenaires qualifiés et certifiés qui mèneront le projet de la planification à la mise en œuvre et aux tests, et coordonneront des ateliers de formation pour votre équipe. Les entreprises internationales bénéficient d’un Key Customer Success Manager dédié et ont la possibilité de faire appel à nos experts internes pour des conseils sur les meilleures pratiques.
La protection des données est une priorité absolue chez Yokoy. Vos données sont cryptées à la fois en transit, c’est-à-dire de votre appareil à Yokoy, et au repos dans le nuage avec un cryptage AES 256 bits. Nos données dans le nuage sont stockées exclusivement dans l’UE (Francfort et St. Ghislaine, Belgique). Des informations sur la sécurité du Google Cloud Data Center sont disponibles ici et sur les normes de conformité que nous suivons sont disponibles ici. Enfin, ce que nous faisons en tant que Yokoy pour la sécurité et la protection des données peut être consulté ici.
Étant donné qu’il n’existe pas deux configurations identiques, nous discuterons de vos besoins spécifiques au cours du processus de vente et nous vous proposerons une offre sur mesure qui vous permettra de tirer le meilleur parti de notre suite de gestion des dépenses. Demandez un devis ici.
Laissez l'IA faire le travail
Bénéficiez d’une visibilité et d’un contrôle complets sur vos dépenses professionnelles grâce à l’automatisation alimentée par l’IA.