Resolviendo desafíos de cuentas por pagar automotrices con automatización de IA

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Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

El sector automotriz está experimentando una notable ola de innovación, redefiniendo el panorama de la industria. Un cambio hacia los vehículos eléctricos y las tecnologías de conducción autónoma impulsadas por IA está remodelando la esencia misma del transporte, prometiendo carreteras más seguras y eficientes.

A medida que se aceleran los avances tecnológicos, los gastos en I+D y las inversiones de capital se han disparado, ejerciendo presión sobre los resultados de las empresas.

 

Mantenerse por delante de los competidores requiere inversiones sustanciales en nuevos procesos de fabricación, reconfiguración de la cadena de suministro y mejora de las habilidades de la fuerza laboral, pero equilibrar estos altos costos y satisfacer la creciente demanda de innovación es un desafío formidable.

 

En Yokoy, ayudamos a los fabricantes de automóviles a optimizar su gestión de gastos para un mejor control de costos y una mayor eficiencia de sus procesos de cuentas por pagar.

 

Nuestro enfoque de las cuentas por pagar dentro del sector automotriz ha transformado los procesos de adquisición para los fabricantes internacionales. Esto se logró simplificando las operaciones de compra a pago (P2P), fortaleciendo el cumplimiento y asegurando la rentabilidad a través de la visibilidad total del gasto.

 

Por lo tanto, dentro de este artículo, ofreceré una breve descripción de cómo la suite de gestión de gastos impulsada por IA de Yokoy introduce la automatización de cuentas por pagar en la industria automotriz, ayudando a las empresas a alcanzar sus objetivos de reducción de costos.

Table of Contents

Desafíos comunes de cuentas por pagar para las industrias automotrices

Los equipos de cuentas por pagar administran numerosos proveedores y vendedores, y supervisan con frecuencia sus procesos de adquisición a pago (P2P) o cuentas por pagar (AP) en un espectro de sistemas, monedas y ubicaciones geográficas.

 

Con frecuencia, su configuración de TI y su tecnología financiera no se adaptan bien a estas necesidades, lo que genera procesos dispersos e ineficientes. Esto provoca errores y agrega gastos de tiempo y dinero para las empresas.

 

Pero antes de explorar posibles soluciones, primero destaquemos los principales desafíos que a menudo enfrentan los fabricantes de automóviles en los procesos de AP.

MAYOR RIESGO DE ERROR HUMANO​

Los errores durante el ingreso manual de datos, como ingresar incorrectamente el monto del pago de una factura en el sistema de pago, o no detectar discrepancias entre los elementos de línea de la factura y las órdenes de compra, pueden generar pérdidas financieras significativas para la empresa.

 

Además, a medida que se intensifica la carga de trabajo, también aumenta la probabilidad de errores.

 

Teniendo en cuenta que numerosas empresas de la industria automotriz aún manejan un volumen sustancial de facturas en papel y carecen de un sistema de gestión de documentos adecuado, el riesgo de errores humanos se vuelve particularmente pronunciado durante las etapas de captura y validación de facturas del proceso de cuentas por pagar.

FACTURAS DE PROVEEDOR FALTANTES, FRAUDULENTAS O DUPLICADAS​

Abordar el problema de las facturas de proveedores faltantes, fraudulentas o duplicadas es un aspecto fundamental de la gestión eficaz de las cuentas por pagar. Estos desafíos pueden surgir debido a varios factores, incluidos errores de ingreso manual de datos, brechas de comunicación e incluso actividades maliciosas.

 

Las facturas faltantes pueden dar lugar a registros incompletos y retrasos en los pagos, lo que afecta las relaciones con los proveedores y puede generar cargos por pagos atrasados. Por otro lado, la ocurrencia de facturas fraudulentas o duplicadas puede tener severas implicaciones, causando pérdidas monetarias y dañando la reputación de la empresa.

Processing non-PO invoices

Las facturas sin orden de compra no tienen una orden de compra correspondiente. Estas facturas cubren tanto los gastos indirectos como los costos relacionados con el servicio.

 

Los gastos indirectos dentro del sector automotriz abarcan elementos como herramientas, mantenimiento, costos de viaje y servicios públicos, que respaldan las operaciones aunque no están directamente vinculados a los productos principales. Del mismo modo, las facturas de servicios implican pagos por servicios vitales como reparaciones, consultoría y servicios profesionales que garantizan operaciones sin problemas.

 

Sin embargo, la gestión de facturas sin orden de compra en esta industria presenta un desafío: el potencial de gastos inconformistas, es decir, compras fuera de los procesos de adquisición establecidos. Esto puede conducir a un aumento de los costos, una reducción de la transparencia de los gastos y posibles problemas de cumplimiento.

 

La automatización de partes del procesamiento de facturas sin orden de compra mediante tecnología y software puede ayudar a agilizar el proceso, reducir los errores y mejorar la eficiencia.

CICLOS DE PROCESAMIENTO DE FACTURAS LARGOS

Los fabricantes de automóviles interactúan con numerosos proveedores, cada uno de los cuales puede enviar facturas en varios formatos, desde papel y PDF hasta EDI, entre otros. El procesamiento de estos diversos documentos a menudo requiere una intervención manual, ya que la mayoría de las soluciones de cuentas por pagar tienen dificultades para manejar datos no estructurados de manera efectiva.

 

Tras la lectura de las facturas y la entrada de datos en el sistema, comienzan los flujos de trabajo de verificación y aprobación. Con frecuencia, estos flujos de trabajo resultan complicados e involucran a múltiples partes interesadas que deben verificar los datos manualmente, asegurando la precisión y confirmando que las facturas se alinean con las órdenes de compra y las entradas de mercancías.

 

La falta de procedimientos consistentes conduce a largos tiempos de aprobación y retrasos en los pagos a los proveedores, lo que tensa las relaciones con los proveedores.

PANORAMA TECNOLÓGICO DESCONECTADO E INTEGRACIONES DEFICIENTE ​

Otro desafío clave radica en la naturaleza desconectada de los sistemas tecnológicos y las deficientes integraciones entre herramientas. Estos pueden incluir software financiero, plataformas de adquisiciones, herramientas de facturación y herramientas de comunicación.

 

Cuando estos sistemas no están perfectamente conectados, pueden generar ineficiencias, discrepancias de datos y desafíos para mantener una visión financiera clara.

 

Peor aún, cuando no existe un sistema de automatización de cuentas por pagar, las transacciones financieras dependen en gran medida de las facturas en papel, lo que complica el seguimiento y la gestión. Cuando se trata de pagos internacionales, el uso de sistemas separados dispersa los datos de gastos, lo que aumenta la complejidad.

FALTA DE VISIBILIDAD DE EXTREMO A EXTREMO

La falta de visibilidad del flujo de efectivo para las proyecciones financieras es otro desafío común para los fabricantes de automóviles. Sin una visión holística del flujo de efectivo, pronosticar con precisión las tendencias financieras se convierte en una tarea abrumadora.

 

Esto puede generar incertidumbres en la elaboración de presupuestos, la planificación y la toma de decisiones. En la industria automotriz dinámica y en constante evolución, donde los cambios en el mercado, las interrupciones en la cadena de suministro y los cambios regulatorios son frecuentes, tener una comprensión clara de las entradas y salidas financieras es crucial para mantenerse adaptable y competitivo.

Yokoy Invoice

Procesa las facturas automáticamente

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El costo de no automatizar el proceso de cuentas por pagar

El procesamiento manual de facturas y documentos puede generar mayores costos operativos debido a la necesidad de personal adicional, más horas de trabajo y el riesgo de errores.

 

  • Según el Instituto de Operaciones Financieras, el procesamiento manual de facturas puede costar hasta $20 por factura, en comparación con $4 por factura con la automatización.

 

  • La investigación de Aberdeen Group indica que los procesos manuales pueden dar como resultado una tasa de error de alrededor del 5 %, lo que puede generar pérdidas financieras significativas y una resolución de errores que requiere mucho tiempo.

 

  • El mismo grupo descubrió que las organizaciones con procesos manuales tienen un ciclo de procesamiento de facturas promedio de 10,3 días, en comparación con los 3,8 días de aquellas con procesos automatizados.

 

  • Según Levvel Research, las empresas con procesos de AP automatizados pueden capturar más del 90 % de los descuentos por pago anticipado, en comparación con solo alrededor del 20 % para aquellas con procesos manuales.

Cómo la inteligencia artificial transforma el proceso de AP en la industria automotriz ​

La automatización de IA brinda una gran cantidad de beneficios al panorama AP de la industria automotriz. No se trata solo de acelerar las tareas y reducir los errores: la influencia de la IA es mucho más profunda.

 

Al automatizar tareas complejas y utilizar su capacidad para comprender patrones y datos, la IA está cambiando la naturaleza misma de cómo funciona AP. A continuación se enumeran solo algunas de las ventajas que la automatización de IA ofrece a la industria automotriz.

Mayor eficiencia del proceso

Uno de los principales beneficios de adoptar la automatización impulsada por IA en el proceso de cuentas por pagar es la mayor eficiencia que resulta de la automatización tanto de los pasos como de la lógica del proceso.

 

Acelerar el procesamiento de facturas aumenta la eficiencia operativa y le da al equipo de finanzas más tiempo para tareas estratégicas como el análisis de datos, lo que lleva a una mejor toma de decisiones financieras.

 

Con Yokoy, por ejemplo, los clientes experimentan tasas de automatización de hasta el 90 %, lo que supone un ahorro de miles de horas de trabajo manual cada mes. Esto es posible al automatizar todos los pasos en el proceso de AP, desde capturar la factura, leer y estructurar los datos y validar la factura, hasta revisarla, aprobarla y publicarla en el sistema ERP.

Este grado de automatización es difícil de lograr solo con software y tecnologías heredados como RPA, como se explica en este artículo: Por qué la transformación de las finanzas comienza con la gestión de gastos.

Flujos de aprobación y comparación optimizados

Los procesos automatizados de conciliacion de facturas de dos y tres vías eliminan la necesidad de intervención humana.

 

En una coincidencia bidireccional, el sistema de cuentas por pagar cruza los datos de la orden de compra con los detalles de la factura para garantizar la precisión. De manera similar, en una coincidencia de tres vías, el sistema valida la información entre pedidos de compra, facturas y recibos de pedidos para verificar la consistencia.

Esta operación perfecta garantiza una verificación completa en múltiples puntos de datos sin necesidad de supervisión manual. Además, al establecer flujos de trabajo de aprobación automática, los equipos de AP pueden optimizar todas las aprobaciones de facturas, lo que garantiza pagos más rápidos a proveedores y proveedores.

 

Con Yokoy, las empresas pueden establecer flujos de trabajo de aprobación de varios niveles para acomodar procesos complejos que se extienden a través de departamentos y geografías, sin sacrificar la gobernanza o el cumplimiento.

Artículo del blog

Cómo utilizar la tecnología de conciliación de facturas para mejorar la eficiencia de sus procesos

Vea cómo la tecnología de conciliación de facturas automatiza la conciliación bidireccional y tripartita de facturas de proveedores con órdenes de compra y recibos de mercancías, para un proceso de AP eficiente.

Mauro Spadaro, 

Product Manager

Mayor visibilidad y control de gastos

Al integrar la tecnología de IA en las empresas de la industria automotriz, los equipos de AP obtienen la capacidad de establecer controles más estrictos sobre la asignación de presupuesto para diferentes equipos e individuos.

 

Además, las soluciones de automatización de AP pueden consolidar datos de diversas fuentes, brindando información en tiempo real sobre el flujo de efectivo y permitiendo decisiones bien informadas.

 

Esta comprensión holística del panorama financiero equipa a los fabricantes de automóviles para mejorar la precisión de la proyección, optimizar la distribución de recursos y elevar su estrategia financiera general.

Reducción del riesgo de fraude o sobrepago

El software de automatización de cuentas por pagar desempeña un papel fundamental en la detección de posibles problemas mediante la comparación de facturas con órdenes de compra y transacciones anteriores. Esto ayuda a identificar irregularidades que podrían indicar presentaciones fraudulentas o duplicadas.

 

Además, los flujos de trabajo automatizados aseguran que las facturas sigan las rutas de aprobación correctas, minimizando las posibilidades de pagos no autorizados o duplicados.

 

El tiempo que se ahorra con la automatización es significativo en comparación con el proceso manual en el que un empleado de AP necesitaría buscar en los archivos del proveedor y las facturas impagas para asegurarse de que no existan duplicados.

 

A través de la integración de tecnologías impulsadas por IA, las empresas pueden mejorar aún más sus capacidades para identificar anomalías, validar la precisión de las facturas y garantizar el cumplimiento de los procesos establecidos. Esto, a su vez, mejora la eficiencia y confiabilidad de sus operaciones de cuentas por pagar.

Próximos pasos

En resumen, el sector de la automoción se encuentra en una fase de transformación, impulsado por los vehículos eléctricos y las tecnologías de IA. Con los crecientes costos de I+D y el progreso tecnológico, la gestión eficaz de los costos es crucial. Sin embargo, lograr esto y fomentar la innovación es un desafío importante para los fabricantes.

 

Yokoy está aquí para ayudar a los fabricantes de automóviles a enfrentar estos desafíos. Nuestra suite de gestión de gastos impulsada por IA ofrece soluciones personalizadas para agilizar los procesos de gestión de gastos, identificar posibles ahorros de costos y optimizar las operaciones de cuentas por pagar.

 

Al simplificar las operaciones desde la compra hasta el pago, fortalecer las medidas de cumplimiento y garantizar la rentabilidad a través de una visibilidad total del gasto, empoderamos a los fabricantes para que mantengan el control de costos e impulsen la eficiencia.

 

Si desea ver nuestra suite de gestión de gastos en la práctica, puede reservar una demostración a continuación.

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