Comment accélérer le processus de rapprochement des factures grâce à l’automatisation
- Dernière actualisation : août 16, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Les critiques pourraient faire valoir que le fait de trop compter sur l’automatisation dans le processus de rapprochement des factures pourrait entraîner un manque de surveillance et de contrôle.
S’il est vrai que l’automatisation ne peut pas tenir compte de toutes les divergences ou erreurs potentielles, elle peut réduire considérablement l’occurrence d’erreurs courantes grâce à des mécanismes de vérification des erreurs et des règles de validation.
Les solutions de gestion des dépenses telles que Yokoy peuvent être configurées pour gérer les exceptions de manière efficace.
Les vérifications et contrôles basés sur l’IA, ainsi que les flux de travail personnalisés permettent une surveillance et une intervention humaines aux étapes critiques du processus de rapprochement, garantissant que les problèmes complexes ou les exceptions sont correctement traités.
De plus, les algorithmes d’IA peuvent continuellement apprendre et s’améliorer au fil du temps, en identifiant des modèles et des anomalies qui peuvent indiquer des écarts ou des erreurs potentiels, améliorant ainsi la précision.
Par conséquent, nous sommes fermement convaincus que l’automatisation du rapprochement des factures doit être considérée comme un moyen d’améliorer l’efficacité et la précision plutôt qu’une substitution totale à l’implication humaine. Cette approche permet aux entreprises d’aborder des scénarios complexes avec efficacité et précision.
Découvrons maintenant le sujet plus en détail, pour voir comment vous pouvez accélérer le rapprochement des factures grâce à l’automatisation, sans sacrifier la sécurité ou la conformité.
Qu'est-ce que le rapprochement des factures ?
Dans le monde de la comptabilité, le rapprochement signifie comparer deux ou plusieurs ensembles de chiffres pour assurer leur cohérence et leur exactitude.
Le rapprochement des factures est le processus d’alignement des relevés bancaires avec les factures sortantes et entrantes pour assurer l’intégrité de tous les comptes tout en faisant correspondre avec précision chaque entrée dans les registres financiers.
De plus, le rapprochement des factures implique le recoupement méticuleux des détails présents dans chaque facture individuelle pour s’assurer qu’il n’y a pas de divergences ou d’erreurs. Cela garantit qu’une entreprise paie les bons montants aux bons fournisseurs et évite les paiements erronés ou en double, ainsi que les retards de paiement.
Par exemple, le service financier peut vérifier les détails des articles pour s’assurer que tous les articles répertoriés sur une facture correspondent aux marchandises réellement commandées ou reçues.
Ils peuvent vérifier les prix indiqués pour chaque article et voir si les montants correspondent à ceux convenus avec les fournisseurs. Les autres détails vérifiés au cours de ce processus comprennent les dates de facturation, les conditions de paiement, les taxes et les frais, ainsi que les détails du bon de commande.
NOTE:
Veuillez noter que le correspondance des factures et le rapprochement des factures ne sont pas la même chose. Le processus consistant à vérifier si une facture fournisseur correspond au bon de commande et aux entrées de marchandises est généralement appelé correspondance de facture et est effectué par le service des comptes fournisseurs avant qu’un paiement de facture ne soit approuvé.
Le rapprochement, d’autre part, est le processus consistant à faire correspondre les factures enregistrées dans le grand livre AP avec les paiements effectués aux fournisseurs et les soldes des relevés bancaires. L’objectif final ici est de résoudre les écarts – factures manquantes, paiements en retard et partiels ou remboursements.
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Comment concilier une facture ?
Le processus typique de rapprochement des factures implique plusieurs étapes pour garantir l’exactitude et l’exhaustivité. Ces étapes sont courantes dans les processus manuels traditionnels et dans les processus automatisés. Cependant, un processus de rapprochement manuel qui repose sur des factures papier et des feuilles de calcul prend beaucoup plus de temps et est sujet aux erreurs qu’un processus automatisé.
COLLECTER LES FACTURES POUR LA PÉRIODE SPÉCIFIÉE
Pour lancer le processus de rapprochement, commencez par rassembler toutes les factures qui se rapportent à la période spécifique que vous examinez. Idéalement, vous les auriez bien organisés dans votre logiciel de comptabilité, de sorte que vous puissiez facilement trier les documents par numéros de facture, dates, dates de paiement, fournisseurs et montants.
CRÉER UN ENREGISTREMENT DE TRANSACTION DÉTAILLÉ
Ensuite, créez un registre complet des transactions qui ont eu lieu pendant cette période. Cet enregistrement sera votre guide de référence pour rapprocher les factures des paiements effectués aux fournisseurs.
Il ne s’agit pas seulement de paiements – assurez-vous également de saisir tous ces dépôts et paiements. Parfois, les transactions peuvent être étiquetées de manière à prêter à confusion, alors soyez minutieux en rassemblant toutes les pièces.
ORGANISER LES DOCUMENTS ET ADDITIONNER LES CHIFFRES
Une fois que vous avez toutes vos factures et transactions à portée de main, organisez-les pour faciliter la correspondance. Au fur et à mesure que vous additionnez les chiffres, vous constaterez peut-être que les choses s’alignent parfaitement, mais ne soyez pas surpris si les comptes des fournisseurs ne sont pas parfaitement équilibrés. Si vous trouvez des écarts, vous devrez creuser plus profondément pour trouver la cause. Dans un processus manuel, cette étape peut prendre des heures voire des jours, selon le nombre de factures traitées.
ALIGNEZ LES PAIEMENTS DES FACTURES AVEC LES TRANSACTIONS ENREGISTRÉES
Prenez votre grand livre et cochez chaque paiement effectué pour les factures pendant cette période. Si une facture est entièrement payée, considérez-la comme réglée et marquez-la comme traitée. Mais si une facture n’a reçu qu’un paiement partiel, il est temps de programmer un autre cycle de paiement. Quant aux factures impayées, celles-ci seront reportées comme comptes créditeurs pour la prochaine période de rapport.
TRAITER LES DIFFÉRENCES ET LES DOUPLES
Enfin, découvrez tous les problèmes financiers cachés et corrigez les écarts et les doublons potentiels.
Votre entreprise a-t-elle accidentellement envoyé des paiements en double ou effectué des paiements trop tôt ? Y a-t-il eu des cas de trop-perçus ou de paiements inutiles aux fournisseurs ? Effectuez-vous toujours des paiements à des fournisseurs avec lesquels vous ne faites plus affaire ?
En suivant ces étapes avec diligence, vous assurez non seulement l’alignement de vos dossiers financiers, mais vous préparez également le terrain pour la transparence financière et découvrez toutes les irrégularités qui nécessitent votre attention.
Inconvénients du rapprochement manuel des factures
Le rapprochement manuel des factures, bien qu’il s’agisse d’une méthode valable, présente certains inconvénients qui peuvent avoir un impact sur l’efficacité et la précision. Certains des inconvénients du rapprochement manuel des factures incluent :
- Erreur humaine : les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines, telles que les erreurs de frappe ou les erreurs de calcul, ce qui peut entraîner des inexactitudes dans les données réconciliées.
- Prend du temps : le rapprochement manuel des factures peut prendre du temps, en particulier lorsqu’il s’agit d’un volume élevé de transactions. Cette inefficacité peut retarder les rapports financiers et la prise de décision. De plus, les processus de réconciliation traditionnels nécessitent une main-d’œuvre importante, ce qui peut peser sur les ressources et limiter l’affectation de personnel à des tâches plus stratégiques.
- Dépendance vis-à-vis du personnel : le rapprochement manuel dépend fortement d’individus ou d’équipes spécifiques, ce qui rend le processus vulnérable aux interruptions en cas de rotation ou d’indisponibilité des employés.
- Processus complexe : à mesure que le nombre de factures et de transactions augmente, la complexité du rapprochement manuel augmente, ce qui augmente la probabilité d’erreurs et rend le processus plus complexe.
- Évolutivité limitée : le rapprochement manuel devient de plus en plus difficile à gérer à mesure que l’entreprise se développe et traite davantage de transactions. La mise à l’échelle avec des processus manuels peut être difficile et peut entraîner des goulots d’étranglement.
- Manque de données en temps réel : les processus manuels n’offrent pas de mises à jour en temps réel sur la situation financière, ce qui peut entraver la prise de décision et empêcher l’identification rapide des écarts. De plus, les processus traditionnels n’ont pas les capacités analytiques avancées qu’offrent les systèmes automatisés, ce qui empêche une analyse approfondie des tendances et des modèles financiers.
- Difficulté d’audit : l’audit des processus de rapprochement manuel peut être difficile en raison de l’absence de trace numérique claire et de la dépendance accrue aux documents physiques.
- Sécurité des données : les processus manuels peuvent impliquer le traitement physique d’informations financières sensibles, ce qui soulève des inquiétudes quant à la sécurité et à la confidentialité des données.
- Difficulté à maintenir la conformité : dans les industries soumises à des réglementations strictes, les processus manuels peuvent être difficiles à maintenir de manière conforme, ce qui augmente le risque de problèmes réglementaires.
Compte tenu de ces inconvénients, de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions automatisées pour le rapprochement des factures, en tirant parti du logiciel d’automatisation AP pour rationaliser les processus de rapprochement des factures et des comptes, améliorer la précision et faciliter une gestion financière efficace.
Avantages de l'automatisation du rapprochement des factures
L’automatisation peut aider à relever les défis auxquels sont confrontées les entreprises en matière de rapprochement des factures. Mais, avant d’explorer ses avantages, une note sur les objections à l’automatisation des processus AP.
J’interagis quotidiennement avec des professionnels de la finance, souvent issus d’entreprises mondiales. Ils craignent que l’automatisation du rapprochement des factures soit coûteuse et chronophage. Les coûts initiaux du logiciel et de la formation peuvent l’emporter sur les avantages en termes de vitesse.
Des soucis de compatibilité surviennent lors de l’adaptation de l’automatisation aux systèmes existants. Les obstacles à l’intégration peuvent perturber les workflows de rapprochement. L’adoption de nouveaux logiciels est une autre préoccupation. De nombreux responsables financiers pensent que l’effort d’apprentissage des logiciels compense le temps gagné dans le rapprochement.
Bien que valables, les avantages de l’automatisation peuvent l’emporter sur les obstacles. Il est essentiel de choisir un logiciel de gestion AP qui garantit une grande convivialité sur tous les appareils, une flexibilité grâce aux intégrations d’API et une évolutivité entre les entités et les zones géographiques.
Plus à ce sujet ci-dessous.
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Mauro Spadaro,
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Efficacité accrue
L’automatisation réduit considérablement les efforts manuels en automatisant les tâches répétitives, telles que la saisie de données et le rapprochement des factures, ligne par ligne, avec les bons de commande et les reçus. Cela accélère le processus global de rapprochement, permettant aux entreprises de traiter un plus grand volume de factures en moins de temps.
La technologie d’automatisation basée sur l’IA peut apprendre des données historiques et appliquer automatiquement des règles en cas d’exceptions et de divergences, accélérant le processus et minimisant le besoin d’interventions manuelles chronophages.
Cohérence grâce à la standardisation
L’automatisation garantit des processus standardisés dans les services des comptes fournisseurs et des finances. En automatisant les affectations de tâches, les notifications et les approbations, les flux de travail sont rationalisés, ce qui réduit les goulots d’étranglement.
Par exemple, le module de facturation basé sur l’IA de Yokoy aide les entreprises à traiter les factures en masse, en les acheminant automatiquement vers le bon approbateur en fonction de flux de travail personnalisés et en signalant les erreurs et les écarts en temps réel.
De plus, Yokoy facilite la mise en correspondance des factures avec les bons de commande, accélérant la vérification des éléments de facturation et permettant aux équipes financières d’allouer plus efficacement les ressources pour gérer la charge de travail.
Erreurs et écarts minimisés
La saisie manuelle des données, la validation et la mise en correspondance des factures, ainsi que les processus de rapprochement manuels sont sujets aux erreurs humaines. Les logiciels d’automatisation peuvent signaler les écarts potentiels entre les factures, les bons de commande et les reçus, permettant ainsi une identification et une résolution rapides des problèmes.
Par exemple, Yokoy automatise l’ensemble du processus AP, de l’extraction des données à l’approbation des factures, garantissant la cohérence et réduisant le risque de divergences.
Dans le même temps, le rapprochement automatisé peut fournir des pistes d’audit détaillées et des versions de documents, facilitant la résolution des litiges avec les fournisseurs/fournisseurs et garantissant une précision accrue.
Précision et conformité améliorées
L’automatisation élimine les erreurs de saisie de données et assure la conformité aux politiques et réglementations, en validant les montants des factures et en les alignant sur les budgets ou les contrats.
Les systèmes d’automatisation peuvent être programmés pour signaler des cas complexes ou exceptionnels nécessitant une intervention humaine. Dans de tels cas, le système peut acheminer l’élément spécifique vers le personnel désigné pour examen et résolution manuels.
De plus, le logiciel d’automatisation des factures peut s’intégrer aux outils de gestion de documents, garantissant que toute la documentation pertinente des fournisseurs/fournisseurs est capturée et liée aux factures correspondantes.
Visibilité en temps réel
L’automatisation offre une visibilité en temps réel sur le processus de rapprochement des factures, ce qui facilite le suivi de la progression, l’identification des goulots d’étranglement et la résolution rapide de tout problème susceptible de survenir. Cette visibilité permet une meilleure prise de décision, améliore la collaboration entre les départements et garantit une résolution rapide des écarts.
Les fonctionnalités de reporting et de tableau de bord automatisés fournissent des informations sur les mesures clés, telles que la durée du cycle de rapprochement ou les factures impayées, améliorant ainsi la visibilité pour les parties prenantes.
Dans l’ensemble, l’automatisation du rapprochement des factures atténue les difficultés en réduisant les efforts manuels, en améliorant la précision, en rationalisant les flux de travail, en offrant une visibilité en temps réel et en facilitant la résolution rapide des litiges. Il permet aux entreprises d’optimiser leurs processus, d’améliorer la productivité et d’atteindre une plus grande efficacité dans leur processus de gestion des factures.
Prochaines étapes
Bien que des objections valables existent, les avantages de l’automatisation du processus de rapprochement des factures dépassent de loin les limites des efforts manuels.
Avec le potentiel de réduire considérablement les erreurs, d’accélérer les flux de travail et d’assurer la conformité, le rapprochement automatisé des factures apparaît comme le choix définitif pour les entreprises modernes en quête d’excellence financière.
Pourtant, il est essentiel de reconnaître que le voyage vers l’automatisation ne s’arrête pas à la seule réconciliation ; l’automatisation du traitement et de la mise en correspondance des factures sert de précurseur stratégique qui maximise l’efficacité du processus global.
En intégrant ces étapes de manière transparente, les entreprises peuvent non seulement rationaliser leurs opérations, mais également se doter de l’agilité nécessaire pour prospérer dans le paysage financier en évolution rapide d’aujourd’hui.
Si vous voulez voir ce que Yokoy peut faire pour votre processus de gestion et de rapprochement des factures, vous pouvez réserver une démonstration ci-dessous.
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