Comment automatiser vos workflows d’approbation de factures avec Yokoy
- Dernière actualisation : août 14, 2023
- Invoice management
Product Manager, Yokoy
Même dans le monde technophile d’aujourd’hui, certaines entreprises adhèrent encore aux processus papier en matière de traitement et d’approbation des factures. Nous parlons de piles de factures papier envoyées à des équipes distantes qui scannent et saisissent manuellement les données de facturation dans un logiciel à l’ancienne.
Imaginez recevoir les factures des fournisseurs au format papier ou électronique, puis devoir numériser les données pour les rendre plus structurées et vérifier manuellement les doublons avant de saisir finalement toutes ces informations dans le système de gestion des factures.
Ces étapes chronophages sont non seulement sujettes à l’erreur humaine, mais elles peuvent facilement créer des goulots d’étranglement inutiles dans les processus commerciaux gérés par les équipes financières, entraînant des retards de paiement, des coûts supplémentaires dus aux retards et de mauvaises relations avec les fournisseurs.
Dans cet article, nous examinerons de plus près les implications de la gestion manuelle des factures et explorerons les avantages des logiciels d’automatisation.
Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation de facture ?
Un flux de travail d’approbation de facture est une approche structurée pour examiner, autoriser et gérer les factures entrantes des fournisseurs ou des fournisseurs.
Les flux de travail garantissent que les factures sont vérifiées avec précision, conformes aux politiques et réglementations de l’entreprise et approuvées pour paiement de manière contrôlée et transparente. En rationalisant leurs flux de travail d’approbation des factures, les entreprises peuvent éviter les erreurs et les paiements en double, réduire les risques de fraude, maintenir l’exactitude financière et favoriser de bonnes relations avec les fournisseurs.
Les étapes et les composants d’un flux de travail d’approbation de facture peuvent varier en fonction de la taille de l’organisation, du secteur et des exigences spécifiques, mais il existe certaines étapes courantes qu’une facture traverse avant le paiement.
Dans la section suivante, nous approfondirons les étapes typiques qui constituent un flux de travail d’approbation de facture robuste.
Étapes typiques d'un flux de travail d'approbation de facture
Un flux de travail d’approbation des factures bien structuré garantit l’exactitude, la conformité et la transparence du processus de paiement. De la vérification initiale au traitement des paiements, chaque étape joue un rôle crucial dans la sauvegarde de l’intégrité financière de l’organisation tout en maintenant des relations positives avec les fournisseurs.
Réception de facture
Le processus commence lorsque l’entreprise reçoit une facture d’un vendeur ou d’un fournisseur pour les biens ou services fournis. Le format de la facture peut différer en fonction de l’approche adoptée pour le processus des comptes fournisseurs et de l’étendue de l’automatisation AP appliquée.
Vérification de la facture
La facture est minutieusement examinée pour garantir son exactitude et son exhaustivité. Cela comprend la vérification de l’exactitude du numéro de facture, du prix, de la quantité et de la description des biens ou des services, ainsi que la confirmation que la facture correspond aux conditions du bon de commande ou du contrat d’origine.
Correspondance et correspondance à trois voies
Le cas échéant, une correspondance de facture à deux, trois ou quatre facteurs est effectuée. Cela implique de comparer la facture avec le bon de commande correspondant et le rapport de réception. Les trois documents doivent s’aligner en termes de quantités, de montant de la facture et d’articles reçus. Cette étape garantit qu’aucune information ne manque et aide à empêcher le traitement de paiements de factures frauduleux ou erronés.
Gestion des exceptions
Si des écarts ou des exceptions sont constatés au cours du processus de vérification, ces problèmes sont résolus. Les exceptions peuvent inclure des écarts dans les quantités, les prix ou des articles incorrects reçus. Un processus interne est établi pour résoudre ces exceptions, ce qui peut impliquer une communication avec le fournisseur ou les services concernés.
Acheminement des approbations
Une fois la facture vérifiée et les exceptions résolues, elle est acheminée pour approbation. Le processus d’approbation peut impliquer plusieurs niveaux d’autorisation en fonction de la hiérarchie et des politiques de l’entreprise. Les approbateurs peuvent être des chefs de service, des chefs de projet ou l’équipe AP.
Flux de travail d’approbation
La facture est envoyée via un workflow d’approbation. Il peut s’agir d’un processus manuel impliquant des signatures physiques ou d’un système de flux de travail automatisé qui achemine la facture par voie électronique vers les approbateurs appropriés en fonction de règles prédéfinies. Cela peut inclure des approbations interfonctionnelles impliquant non seulement le service financier, mais également d’autres équipes.
Examen des approbateurs
Les approbateurs examinent la facture pour s’assurer qu’elle est conforme aux politiques de l’entreprise et aux allocations budgétaires. Ils peuvent également examiner toute documentation pertinente, comme des contrats ou des ententes, pour vérifier l’exactitude de la facture.
Décision d’approbation
Dans certains cas, les approbateurs peuvent demander des documents supplémentaires ou des éclaircissements avant d’accorder l’approbation. Une fois toutes les approbations requises obtenues, la facture est marquée comme entièrement approuvée et prête à être payée.
Traitement des paiements
Après approbation, la facture entre dans la phase de traitement des paiements. Selon les conditions et les processus de paiement de l’entreprise, le paiement peut être initié par l’émission de chèques, le transfert électronique de fonds (TEF) ou d’autres méthodes de paiement.
Rapprochement des paiements
Une fois le paiement effectué, l’équipe des finances ou de la comptabilité fournisseurs rapproche le paiement de la facture. Cette étape garantit que le montant correct a été payé et aide à maintenir des dossiers financiers précis.
Archivage et tenue de dossiers
La facture approuvée et tous les documents pertinents sont archivés à des fins d’archivage et d’audit. Cela aide à maintenir un historique transparent et traçable des transactions financières.
Il est important de noter que les étapes et processus spécifiques peuvent varier en fonction de la taille, du secteur et des politiques internes de l’entreprise. Certaines organisations peuvent avoir des flux de travail d’approbation plus complexes, tandis que d’autres peuvent avoir des processus plus rationalisés.
Un logiciel de gestion des factures comme Yokoy peut considérablement accélérer et rationaliser ces étapes. Yokoy utilise l’automatisation alimentée par l’IA pour gérer toutes les étapes, de la capture et de la correspondance des factures au fournisseur et au bon de commande, au codage de chaque élément de ligne (catégorie, objet de coût, TVA, etc.) et à l’approbation des factures via des flux de travail automatisés.
Grâce aux intégrations avec les systèmes ERP, Yokoy automatise également l’étape de publication, assurant une véritable automatisation de la gestion des factures de bout en bout.
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Types de flux de travail d'approbation de facture dans Yokoy
Les types les plus courants de flux d’approbation des factures dans Yokoy sont les flux de travail basés sur les objets de coût, les responsables hiérarchiques et les fournisseurs.
FLUX DE TRAVAIL BASÉS SUR LES FOURNISSEURS
Dans ce type de flux de travail, un client peut choisir d’affecter un approbateur de fournisseur par défaut lorsqu’une facture est soumise. Si aucun approbateur n’est affecté, la facture est transmise automatiquement au réviseur.
FLUX DE TRAVAIL BASÉS SUR LES OBJETS DE COUT
Dans ce type de flux de travail, l’IA de Yokoy lit la facture soumise et extrait toutes les données d’objet de coût, en attribuant automatiquement tous les propriétaires d’objet de coût et leurs délégués. Les propriétaires des objets de coûts doivent approuver les factures pour que le processus se poursuive. Si la limite de l’objet de coûts est dépassée, la facture peut être remontée au centre de coûts parent.
FLUX DE TRAVAIL BASÉ SUR LE GESTIONNAIRE DE LIGNE
Dans ce cas, la facture soumise est automatiquement attribuée au supérieur hiérarchique de l’émetteur. S’il existe des seuils d’approbation automatique, tout ce qui dépasse ces limites est automatiquement approuvé.
AUCUN FLUX D'APPROBATION
Yokoy permet d’approuver directement les factures, sans contrôles supplémentaires, dans les cas où seule une revue financière est requise.
Bien que les clients de Yokoy puissent également opter pour des flux d’approbation mixtes qui combinent, par exemple, des approbations d’objets de coûts avec des workflows basés sur les fournisseurs, ces workflows d’automatisation sont moins courants. Les flux de travail sont mis en place dans la phase technique du projet de mise en œuvre et sont basés sur la cartographie du processus AP qui précède le lancement de la mise en œuvre.
Blog article
Plan de mise en œuvre d’une solution globale de gestion des dépenses
Grâce à notre travail avec plus de 600 clients mondiaux allant des moyennes entreprises aux grandes entreprises, nous avons développé notre propre cadre pour transformer le processus de gestion des dépenses.
Gordan Grcman,
Senior Implementation Manager, Yokoy
Exemple : Workflows basés sur les objets de coûts et les fournisseurs
Considérons le scénario de configuration d’un workflow basé à la fois sur l’objet de coût et sur le fournisseur. L’objectif est d’avoir une facture approuvée par ses propriétaires d’objets de coûts respectifs et un approbateur supplémentaire choisi en fonction du fournisseur.
Dans Yokoy, vous pouvez créer un flux de travail personnalisé qui intègre ces deux critères. Voici comment le processus se déroule :
- Le workflow initial d’approbation de l’objet de coût est exécuté.
- À la fin du premier flux de travail, Yokoy évalue le besoin d’approbateurs supplémentaires et les inclut dans le processus d’approbation des factures.
En tant qu’utilisateur du module Facture, il est crucial de pouvoir suivre l’évolution de vos factures soumises et d’identifier le prochain approbateur en ligne. Ces informations sont accessibles via l’onglet « Approbateurs » dédié dans la facture spécifique qui vous intéresse.
En cliquant sur une facture, vous pourrez voir les approbateurs à venir dans le flux d’approbation établi. Cette fonctionnalité vous permet de savoir qui examinera ensuite votre facture, une fois que vous aurez saisi tous les détails nécessaires.
De plus, lors de la configuration du flux de travail d’approbation dans Yokoy, il est possible de demander au système d’envoyer un e-mail récapitulatif au responsable de l’approbateur (ou à un utilisateur désigné) décrivant les détails approuvés. Cette fonctionnalité améliore la communication et la tenue de dossiers.
Si vous êtes intéressé par un scénario particulier, vous pouvez réserver une démo avec notre équipe ci-dessous.
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Comment l'automatisation peut-elle optimiser le workflow d'approbation des factures ?
L’automatisation peut optimiser le workflow d’approbation des factures de plusieurs manières :
- Efficacité et rapidité : les systèmes de gestion des factures automatisés peuvent traiter rapidement les factures, éliminant ainsi le besoin de saisie et de routage manuels des données. Cela réduit les délais de traitement, permettant aux factures de passer plus rapidement par le pipeline d’approbation, ce qui se traduit par des paiements en temps opportun et une amélioration des flux de trésorerie.
- Réduction des erreurs : la saisie manuelle des données est sujette à des erreurs, telles que des fautes de frappe ou des chiffres incorrects. L’automatisation garantit une saisie précise des données, réduisant le risque d’écarts, d’erreurs de paiement et le besoin de corrections chronophages.
- Normalisation des flux de travail : les flux de travail automatisés appliquent des processus d’approbation cohérents, garantissant que chaque facture suit le même chemin et est conforme aux politiques de l’entreprise. Cela minimise la confusion et garantit le respect des exigences réglementaires.
- Transparence et visibilité : les systèmes automatisés offrent une visibilité en temps réel sur le processus d’approbation des factures. Les parties prenantes peuvent suivre la progression des factures, identifier les goulots d’étranglement et prendre des décisions éclairées, améliorant ainsi la transparence et la responsabilité.
- Piste d’audit : l’automatisation crée une piste d’audit électronique de toutes les activités liées aux factures, y compris les approbations, les rejets et les modifications. Cette traçabilité est inestimable pour la conformité, les audits internes et la résolution des litiges.
- Notification et alertes : les systèmes automatisés peuvent envoyer des notifications et des alertes aux parties concernées lorsqu’une facture nécessite une attention ou une approbation. Cela réduit les retards et garantit des actions opportunes, empêchant les factures de se perdre ou d’être oubliées dans les chaînes de messagerie.
- Analyse des données : l’automatisation génère des informations sur les données, offrant des analyses précieuses sur les tendances de traitement des factures, les délais d’approbation et les mesures de performance. Ces données peuvent être utilisées pour identifier les domaines à améliorer et optimiser davantage les processus.
- Prévention de la fraude : le traitement manuel des factures expose les entreprises au risque d’activités frauduleuses et de paiements en double. Dans les flux de travail sur papier ou par e-mail sans mécanismes de validation robustes, il est plus facile pour des parties non autorisées de manipuler ou de générer de fausses factures, ce qui entraîne des paiements en double et des pertes financières. L’automatisation peut inclure des algorithmes de détection de fraude intégrés et des contrôles de validation, réduisant ainsi le risque de factures frauduleuses ou en double échappant au processus d’approbation.
- Réduisez les délais de paiement : les processus d’approbation manuels introduisent souvent des retards dus à l’acheminement des factures via différents services et à l’obtention de signatures physiques. L’automatisation réduit les délais de traitement, permettant aux entreprises de profiter de remises pour paiement anticipé et de maintenir des relations saines avec les fournisseurs.
En résumé, l’automatisation optimise le flux de travail d’approbation des factures en améliorant l’efficacité, la précision, la transparence et la conformité. Il permet aux organisations de gérer plus efficacement leurs processus de comptes fournisseurs, ce qui améliore la gestion financière et l’excellence opérationnelle.
Prochaines étapes
Dans un processus d’approbation manuelle des factures, une quantité importante de temps est consommée par des tâches telles que l’examen des documents papier, le transfert des factures via des chaînes de messagerie, l’obtention de signatures physiques et le suivi manuel de la progression des approbations.
En conséquence, l’efficacité de l’ensemble du processus est compromise, ce qui entraîne des retards de paiement, des relations tendues avec les fournisseurs et une augmentation des coûts opérationnels. La transition vers un flux de travail automatisé d’approbation des factures peut considérablement rationaliser le processus, réduire les délais d’approbation et améliorer la précision grâce à la validation automatisée.
En mettant en œuvre une solution d’automatisation telle que Yokoy, les entreprises bénéficient d’une visibilité en temps réel sur leurs pipelines d’approbation de factures. Cette transparence permet une meilleure coordination entre les équipes, des mises à jour opportunes pour les parties prenantes et la capacité de résoudre rapidement les goulots d’étranglement, favorisant ainsi un processus de comptes fournisseurs plus efficace et mieux informé.
Pour voir comment Yokoy peut automatiser vos flux de travail de gestion des factures, réservez une démonstration ci-dessous.
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