Comment utiliser la technologie de correspondance de factures pour améliorer l’efficacité de votre processus

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Mauro Spadaro

Product Manager

Le rapprochement manuel des factures avec les bons de commande et les entrées de marchandises prend du temps et est sujet aux erreurs, et peut entraîner des écarts dans les stocks et les registres financiers.

Pour résoudre ces problèmes, la plupart des entreprises utilisent des méthodes automatisées de rapprochement des factures, notamment le rapprochement à 2, 3 et 4 facteurs.

 

Dans cet article, nous explorerons ces différentes méthodes de rapprochement des factures, les points faibles qui leur sont associés, et nous vous montrerons que le rapprochement automatisé des factures peut vous aider à surmonter ces défis.

Table of Contents

Appariement à 2 facteurs vs. Appariement à 3 facteurs vs. Appariement à 4 facteurs : Quelle est la différence ?​

Le terme « 2-way match » fait référence à un processus dans lequel seule la correspondance entre une facture et un bon de commande est prise en compte. Cependant, cette approche suppose que les marchandises reçues correspondent toujours à la commande en termes de quantité et de qualité.

 

En revanche, la méthode « 3-way match » vérifie non seulement la facture par rapport à la commande, mais considère également l’entrée de marchandises. Cette approche réduit la probabilité d’approbation incorrecte des factures et évite les écarts entre le stock physique et le stock comptable.

À côté de ces deux méthodes, nous avons également une correspondance à 4 facteurs, qui introduit une étape supplémentaire de mise en correspondance de la facture avec le rapport d’inspection. Le rapport d’inspection est généralement créé lors de la réception des marchandises livrées et vérifie que les articles répondent aux normes de qualité spécifiées dans le bon de commande.

 

En incluant le rapport d’inspection dans le processus d’appariement, une correspondance à 4 facteurs aide à prévenir les erreurs de facturation, à réduire le risque de fraude et à améliorer l’exactitude des dossiers financiers.

 

Lors de l’utilisation de la méthode de correspondance à 2 facteurs, par exemple, il est possible de réserver des marchandises à des fins comptables sur la base de la facture, même si elles ne sont jamais arrivées et ne sont pas réellement en stock. Et avec le rapprochement de factures à 3 facteurs, il est possible que les marchandises soient en stock, mais ne répondent pas aux critères de qualité attendus.

 

Ainsi, bien que la correspondance à quatre voies puisse prendre plus de temps qu’une correspondance à deux ou à trois voies, elle offre une couche de sécurité supplémentaire et garantit que les entreprises reçoivent les biens qu’elles paient au niveau de qualité qu’elles attendent. 

 

Bien sûr, lorsqu’une solution d’automatisation est choisie, le processus va beaucoup plus vite. Mais avant de vous montrer comment fonctionne le logiciel d’automatisation des factures de Yokoy, examinons les critères que les entreprises doivent prendre en compte lorsqu’elles décident de la méthode de correspondance à utiliser.

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Comment décider de la méthode de rapprochement des factures à utiliser​

Taille de l'entreprise

Comme vous pouvez l’imaginer, dans une petite entreprise, faire correspondre les documents à la main peut fonctionner. Mais à grande échelle, dans les équipes AP qui traitent des centaines et des milliers de factures par mois, la mise en correspondance manuelle n’est pas durable.

 

Le processus est sujet aux erreurs et nécessite trop de temps et d’efforts de la part du service des comptes fournisseurs – temps qui pourrait être mieux utilisé dans d’autres domaines de l’entreprise qui ajoutent plus de valeur. Ainsi, un système automatisé est un must.

 

Voici donc quelques considérations générales pour choisir la méthode de rapprochement des factures à utiliser.

 

En règle générale, les petites et moyennes entreprises locales utilisent des factures papier ou PDF, et les données au niveau de l’en-tête sont utilisées pour le codage des comptes. L’utilisation des bons de commande est faible et la correspondance à double sens est courante si des bons de commande sont utilisés.

 

Dans les pays à faible réglementation, la conformité aux réglementations spécifiques au pays n’est pas une préoccupation majeure, et les intégrations en temps différé avec les systèmes comptables sont acceptables.

 

Dans ces entreprises, l’automatisation des comptes fournisseurs est bénéfique, mais les équipes financières peuvent gérer avec un mélange de processus manuels et numériques. Ainsi, bien que le logiciel de rapprochement des factures soit avantageux, les petites entreprises peuvent s’en passer.

 

Cependant, les moyennes et grandes entreprises ont des besoins différents, les aspects juridiques et de conformité étant une priorité. Le codage des comptes évolue vers le niveau de la ligne de facture et l’utilisation des bons de commande augmente.

 

En tant que tel, l’appariement bidirectionnel, en particulier un processus manuel, n’est plus suffisant pour le département AP. Ces entreprises ont besoin d’une meilleure collaboration avec les fournisseurs, d’une prise en charge des demandes de factures et d’une intégration avec plusieurs systèmes principaux, en particulier ceux qui se développent par acquisition.

 

Pour ces organisations, le traitement automatisé des factures est préférable – idéalement, une correspondance à 3 facteurs. Le processus de capture de données est souvent le besoin le plus pressant pour les organisations à croissance rapide, car le volume des factures des fournisseurs dépasse la dotation en personnel des AP.

 

Et si nous regardons les entreprises mondiales, les exigences sont encore plus complexes. Une prise en charge de la conformité légale est nécessaire pour plusieurs pays, et des règles complexes de codage de compte et de correspondance des bons de commande sont nécessaires.

 

La correspondance à trois, quatre et/ou n-voies peut être une meilleure option, et un support multilingue et des formats de factures électroniques doivent être fournis. La prise en charge de l’intégration en temps réel est courante et des fonctionnalités avancées telles que l’intelligence artificielle, l’audit en temps réel et les API sont souvent utilisées.

Complexité des achats et des factures​

Cependant, il convient de mentionner que même dans les moyennes et grandes entreprises, tous les achats ne nécessitent pas une triple correspondance.

 

Par exemple, si une entreprise commande fréquemment un produit ou un service et que les détails de la facture sont connus et cohérents – comme cela se produit, par exemple, avec des achats récurrents tels que des abonnements à des logiciels, une correspondance à 2 facteurs peut suffire à éviter les erreurs de correspondance.

 

Pour les achats ponctuels d’une valeur importante, cependant, un processus d’approbation des factures plus strict est recommandé. En effet, le coût n’est peut-être pas aussi familier et il est important de s’assurer que les trois documents s’alignent pour éviter toute divergence. La vigilance est nécessaire pour détecter les erreurs, et l’utilisation d’une approche de correspondance à trois facteurs peut aider à atteindre cet objectif.

 

Ensuite, nous devons tenir compte de la complexité des factures et des données de facturation. Par exemple, des factures simples avec quelques lignes, sans déductions ni anomalies, peuvent être facilement et entièrement automatisées, et selon les biens achetés, une correspondance à 2 facteurs peut suffire.

 

Pour les plus complexes où le nombre d’éléments de ligne varie, il y a des informations incomplètes ou incohérentes, et il y a aussi des déductions et des anomalies, la correspondance à 2 voies n’est pas la meilleure solution, et le travail manuel doit être remplacé par l’automatisation des processus et l’IA.

Comment fonctionne le rapprochement manuel des factures ?​

Maintenant que les différences entre les méthodes de rapprochement sont claires, examinons les étapes typiques d’un processus manuel de rapprochement de factures à trois voies, pour comprendre ce qui est automatisé et ce qui ne l’est pas.

 

Comme mentionné, dans le rapprochement à trois facteurs, la facture est comparée à la fois à la commande d’achat et à l’entrée de marchandises pour s’assurer que les trois documents correspondent, avant que la facture ne soit payée.

 

Dans un processus d’appariement manuel, l’équipe AP devrait vérifier tous ces documents :

 

Le bon de commande (PO) émis par l’acheteur au fournisseur, décrivant les biens ou services à acheter, la quantité, le prix convenu et la date de livraison.

 

L’accusé de réception de marchandises (GR) émis par l’acheteur pour confirmer que les biens ou les services ont été reçus et qu’ils correspondent aux détails du bon de commande. Le GR comprend des détails tels que la date de réception, la quantité reçue et toute anomalie ou tout dommage.

 

La facture émise par le fournisseur pour demander le paiement des biens ou services livrés. La facture comprend des articles avec des détails tels que la description de l’article, la quantité, le prix et les conditions de paiement.

 

Si ce processus est effectué manuellement, toute divergence doit être examinée et résolue avant que la facture puisse être traitée pour paiement. Une fois la facture vérifiée et approuvée, le paiement peut être traité.

 

En faisant correspondre les trois documents, la correspondance à trois facteurs permet de s’assurer que les factures sont exactes, que les fournisseurs sont payés pour les biens ou services livrés et que la fraude et les erreurs sont réduites au minimum.

 

La mise en correspondance des factures et des bons de commande n’est qu’une étape du processus d’automatisation des factures, mais elle prend du temps. Ainsi, l’automatisation de cette partie du processus peut avoir un impact significatif sur les résultats, en particulier si vos services d’approvisionnement et de comptabilité fournisseurs traitent de gros volumes de factures et de bons de commande.

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Défis dans un processus de rapprochement manuel des factures​

Le rapprochement manuel des factures peut présenter un certain nombre de défis pour les entreprises, notamment un nombre accru d’erreurs en raison de la grande quantité de données à traiter ou des écarts entre les reçus, les factures et les bons de commande correspondants.

 

Le processus demande beaucoup de travail et de temps, car il oblige le personnel à vérifier manuellement chaque facture par rapport aux bons de commande et aux reçus. Cela peut peser sur les ressources et entraîner des retards dans le traitement des paiements, ce qui a un impact sur les flux de trésorerie.

 

De plus, dans une configuration manuelle, il peut être difficile d’obtenir une visibilité complète sur l’ensemble du processus d’achat au paiement. Cela peut rendre difficile pour l’équipe AP d’identifier les domaines où les processus peuvent être améliorés ou d’identifier les fraudes ou erreurs potentielles.

 

Et enfin, nous avons les problèmes de non-concordance, de trop-payés et de factures frauduleuses. Des discordances peuvent survenir pour diverses raisons, telles que des erreurs causées par la fluctuation des taux de change internationaux, une saisie de données incorrecte ou l’ajout de frais d’expédition imprévus.

 

Les types d’écarts les plus fréquents comprennent les écarts entre le nombre d’articles sur la facture par rapport à ceux sur le bon de commande ou le reçu de vente, et les incohérences entre le prix facturé et le prix du bon de commande.

 

Ces erreurs peuvent entraîner un trop-payé pour des biens ou des services. Par exemple, si la quantité ou le prix des marchandises reçues est incorrect, la facture peut être payée en totalité sans que l’écart ne soit constaté.

 

En revanche, l’automatisation du processus d’appariement via des solutions logicielles AP peut réduire les erreurs, augmenter l’efficacité et économiser de l’argent en évitant les trop-payés.

Comment la technologie de rapprochement des factures améliore l'efficacité

Les défis mentionnés peuvent être efficacement relevés grâce à la mise en œuvre de la technologie de rapprochement des factures. En incorporant des processus automatisés de rapprochement des factures, les organisations peuvent rationaliser les opérations et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Précision améliorée et réduction des erreurs

L’un des principaux défis du rapprochement manuel des factures est le risque accru d’erreurs humaines en raison du volume considérable de données impliquées.

 

La technologie de rapprochement des factures utilise des algorithmes d’intelligence artificielle avancés et des capacités d’apprentissage automatique pour faire correspondre avec précision les factures aux bons de commande et aux reçus.

 

Par exemple, avec le module de facturation de Yokoy, l’intégralité de la capture, de la validation et de la mise en correspondance des données est effectuée par l’IA, et la majeure partie du processus est automatisée, ce qui entraîne une diminution significative des erreurs et une amélioration de la vitesse.

 

Les factures en double sont automatiquement détectées, afin que les équipes financières puissent agir rapidement sur les factures qui nécessitent leur attention.

 

Ainsi, en automatisant le processus avec l’intelligence artificielle, les entreprises peuvent réduire considérablement les erreurs causées par des erreurs de saisie de données humaines, des factures en double ou des écarts de prix et de quantités.

Efficacité accrue et gain de temps

Le rapprochement manuel des factures est une tâche laborieuse qui consomme un temps et des ressources précieux. L’automatisation axée sur la technologie accélère le processus de rapprochement, permettant des cycles de traitement et d’approbation des factures plus rapides.

 

Par exemple, avec Yokoy, les entreprises peuvent mettre en œuvre des flux d’approbation pour des fournisseurs spécifiques, des centres de coûts ou acheminer des factures aux responsables hiérarchiques pour certains montants.

 

En automatisant les tâches courantes de gestion des factures, telles que l’extraction et la comparaison des données, les employés peuvent se concentrer sur les activités à valeur ajoutée. Cette efficacité permet de gagner du temps, d’accélérer les flux de trésorerie et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.

 

De plus, pour plus de commodité, les factures peuvent être gérées à la fois sur mobile et sur ordinateur, l’expérience utilisateur étant transparente sur tous les appareils.

Visibilité et contrôle améliorés

Le manque de visibilité sur le processus de rapprochement des factures peut entraver une gestion financière efficace. La technologie de rapprochement des factures offre une visibilité en temps réel sur l’état des factures, permettant aux entreprises de suivre et de surveiller l’ensemble du processus.

 

Cette visibilité aide à identifier les goulots d’étranglement, les retards ou les erreurs potentielles, permettant une résolution rapide. Avec un contrôle accru sur les comptes créditeurs, les entreprises peuvent optimiser les flux de trésorerie, améliorer les prévisions et prendre des décisions financières éclairées.

 

Par exemple, le module d’analyse de Yokoy fournit des données en temps réel, de sorte que les services de comptabilité fournisseurs peuvent facilement générer des rapports pour voir quelles factures de fournisseurs sont bloquées dans les processus d’approbation et les paiements de factures sont retardés.

Détection et prévention des fraudes

La fraude à la facturation est une préoccupation importante pour les entreprises, avec des implications financières potentiellement graves. Les processus manuels compliquent la détection des factures frauduleuses ou des activités suspectes.

 

Grâce à la technologie de rapprochement automatisé des factures, les entreprises bénéficient d’algorithmes sophistiqués capables d’identifier les anomalies, les factures en double ou les modifications non autorisées en temps réel. Par exemple, l’IA de traitement des factures de Yokoy détecte les violations de politique au fur et à mesure qu’elles se produisent, garantissant ainsi la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.

 

En signalant ces écarts, les entreprises peuvent prévenir la fraude, atténuer les pertes financières et assurer la conformité aux contrôles internes et aux exigences réglementaires.

Réduction des coûts et optimisation des ressources

Les processus manuels impliquent des coûts administratifs substantiels, y compris la main-d’œuvre, le papier et le stockage. En automatisant le rapprochement des factures, les entreprises peuvent réduire considérablement les coûts associés à la saisie manuelle des données, à l’impression et au stockage physique.

 

De plus, le processus rationalisé améliore l’allocation des ressources en éliminant les tâches redondantes, permettant aux organisations d’allouer des ressources humaines à des activités plus stratégiques.

Évolutivité et adaptabilité​

À mesure que les entreprises se développent et que les volumes de transactions augmentent, les processus manuels peuvent avoir du mal à gérer efficacement la charge de travail. La technologie de rapprochement des factures offre une évolutivité, gérant sans effort des volumes de factures plus élevés sans compromettre l’exactitude ou l’efficacité, et sans augmenter le nombre d’employés.

 

De plus, les solutions modernes d’automatisation des factures telles que Yokoy peuvent s’intégrer aux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) existants, permettant des processus de bout en bout transparents.

Prochaines étapes

En conclusion, le rapprochement manuel des factures avec les bons de commande et les entrées de marchandises pose des défis importants, notamment la consommation de temps et le potentiel d’erreurs pouvant entraîner des écarts d’inventaire et financiers.

 

Pour surmonter ces défis, les entreprises se sont tournées vers des méthodes automatisées de rapprochement des factures, telles que le rapprochement à 2, 3 et 4 facteurs.

 

Lorsqu’elles décident de la méthode d’appariement appropriée, les entreprises doivent tenir compte de divers critères, notamment le besoin d’exactitude, la prévention de la fraude et le niveau de contrôle sur les stocks et les registres financiers.

 

En sélectionnant la bonne méthode d’appariement et en tirant parti des outils d’automatisation, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, minimiser les erreurs et optimiser la gestion financière.

 

Les solutions d’automatisation, telles que le logiciel d’automatisation des factures de Yokoy, peuvent considérablement accélérer le processus de rapprochement, améliorant ainsi l’efficacité des services de comptabilité fournisseurs. Si vous souhaitez le voir en action, vous pouvez réserver une démo ci-dessous.

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