Plan de mise en œuvre d’une solution globale de gestion des dépenses – L’approche de Yokoy

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Gordan Grcman

Senior Implementation Manager, Yokoy

L’objectif principal des projets de mise en œuvre de Yokoy est d’assurer le succès du client. Cela implique une approche collaborative, où – avec nos clients – nous définissons des objectifs commerciaux spécifiques avant de déployer une solution globale de gestion des dépenses.

En établissant des mesures de réussite alignées sur ces objectifs et en garantissant l’alignement des parties prenantes tout au long du processus de mise en œuvre, nous accélérons le délai de valorisation pour nos clients.

Grâce à notre travail avec plus de 600 clients mondiaux allant des moyennes entreprises aux grandes entreprises, nous avons développé notre propre cadre pour transformer le processus de gestion des dépenses.

Notre approche répond aux défis communs d’un processus traditionnel, tout en prévenant les problèmes les plus souvent rencontrés par les organisations qui entreprennent des initiatives de transformation financière. Les quatre piliers de ce cadre sont :

 

  • Stratégie de transformation,
  • Architecture technologique alignée sur la stratégie,
  • Plan directeur pour la mise en œuvre et le déploiement mondial par étapes,
  • Soutien à la gestion du changement, y compris hypercare post-implémentation.

Dans cet article, je détaillerai notre plan de mise en œuvre général, afin que vous sachiez à quoi vous attendre lorsque vous choisissez Yokoy comme fournisseur de logiciel de gestion des dépenses.

Table of Contents

Notre approche de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des dépenses​

Bien que nous mettions fortement l’accent sur la fourniture d’une approche flexible de la mise en œuvre, nous avons notre plan éprouvé, qui sert de guide des meilleures pratiques.

 

Notre modèle de mise en œuvre et de déploiement progressif est une feuille de route méticuleusement élaborée qui garantit une transition fluide et réussie vers le nouveau système, quelles que soient la complexité et l’ampleur du projet.

 

Parce que nous travaillons avec de grandes organisations mondiales avec de multiples entités à travers les zones géographiques, nous recommandons généralement un déploiement progressif, avec un ou quelques pays en premier. Cela garantit une date de mise en service plus rapide et nous aide à optimiser la configuration avant de poursuivre le déploiement.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de plan de mise en œuvre.

Le calendrier exact du projet peut varier d’une entreprise à l’autre en fonction du nombre d’entités et de la complexité des systèmes et processus existants, notre approche générale comprend quatre phases principales :

 

– Préparation du projet,
– Phase de mise en oeuvre,
– Phase d’habilitation,
– Déploiement et mise en service, suivi d’un support post-implémentation.

 

Examinons de plus près chacune de ces phases pour voir ce qu’elles impliquent.

Phase 1 : Préparation du projet​

Une fois le processus de vente terminé, un responsable de la mise en œuvre dédié vous contactera pour vous guider tout au long du projet.

 

Ensuite, nous rassemblerons toutes vos exigences, connaîtrons plus en détail votre configuration actuelle et l’état final souhaité, et nous nous mettrons d’accord sur un calendrier de projet. Au cours de cette phase, votre équipe apprendra également à connaître notre produit et nous lancerons officiellement le projet de transformation.

Phase 2 : Mise en œuvre de la solution​

Il s’agit de l’étape la plus gourmande en ressources et en temps. Au cours de cette phase, nous nous assurerons que toutes les exigences commerciales sont claires, que tous les prérequis sont en place, et nous commencerons la configuration technique, y compris la configuration d’un compte sandbox Yokoy, avec toutes les intégrations requises.

 

Cette phase se termine par des tests d’acceptation, pour s’assurer que tout est conforme à votre souhait. Une fois la configuration validée, nous entrons dans la troisième phase du projet.

Phase 3 : Habiliter le client​

Au cours de cette phase, votre équipe utilise le système et reçoit une formation approfondie en direct de la Yokoy’s Academy, ainsi que des guides de formation et du matériel vidéo pour l’auto-apprentissage. En parallèle, notre équipe d’implémentation prépare l’environnement de production pour le go-live.

 

Vous pouvez en savoir plus sur les formations et les services proposés par notre équipe Academy ci-dessous.

Yokoy Academy

L’Académie Yokoy propose une formation en direct et autoguidée pour vous aider à devenir un expert Yokoy et à gagner en confiance pour déployer des formations pour les utilisateurs finaux dans votre entreprise.

Phase 4 : Déploiement et Hypercare​

Enfin, pendant la phase de déploiement, vous êtes prêt à démarrer avec Yokoy. Cette phase comprend un support dédié pendant un mois après la mise en service : une étape que nous appelons Hypercare.

 

Chez Yokoy, nous ne sommes pas axés sur le client : nous sommes obsédés par le client.

Tout ce que nous faisons, de la façon dont nous concevons notre plateforme, à la façon dont nous concevons notre produit, à la façon dont nous construisons nos services de formation et d’assistance, tout est fait avec un soin profond pour le client final – Vous !

 

Parce que vous êtes si important pour nous, nous vous soutenons pendant l’utilisation opérationnelle en direct de notre plateforme pendant un mois complet après la mise en service. 

 

Il s’agit de la phase dite Hypercare, lorsque nous nous assurons que vous savez comment utiliser pleinement la plate-forme pour en tirer le meilleur parti, et nous nous assurons que tous les processus se déroulent sans heurts au sein de Yokoy.

 

Hypercare commence juste après la phase de mise en œuvre et fournit non seulement une assistance technique en cas de bogues, d’incidents ou d’autres cas similaires, mais également un accès aux questions et à l’assistance relatives aux produits via l’équipe Yokoy’s Academy.

 

Tout au long de votre parcours Yokoy, l’Académie vous soutient avec du matériel de formation de haute qualité et des cours dispensés par un instructeur, afin que vous puissiez vraiment maîtriser l’utilisation de notre plateforme.

 

Dans le même temps, vous avez accès à des vidéos de formation exclusives, à des manuels détaillés et à des plans de formation, ce qui vous permet d’étendre les sessions de partage des connaissances au sein de votre entreprise, si nécessaire.

 

Et bien sûr, en tant que partenaires de confiance, nous offrons un support continu et une gestion de compte dédiée après la mise en œuvre pour assurer votre satisfaction et vous permettre de réaliser tout le potentiel de la suite de gestion des dépenses de Yokoy.

Prochaines étapes

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre cadre de transformation financière, consultez le livre blanc ci-dessous. Et vous êtes prêt pour la prochaine étape avec nous, réservez un appel avec l’un de nos collègues des ventes. Ils seraient plus qu’heureux d’examiner vos besoins spécifiques pour voir si nous nous convenons bien !

Livre blanc

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