Automatisation des comptes fournisseurs : Comment accélérer le processus de comptabilité fournisseurs avec un logiciel d'IA
- Last updated: juin 3, 2023
- AI in finance, Invoice management
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Les factures des fournisseurs représentent près de 90 % des dépenses des entreprises, ce qui rend la transparence et le contrôle cruciaux dans ce domaine. Mais cela signifie aussi que ce sont les petites victoires qui ont le plus d’impact.
C’est pourquoi nous avons tourné notre regard vers le processus des comptes fournisseurs, afin d’apporter des économies de coûts et de temps au service des comptes fournisseurs grâce à la technologie de l’IA. Découvre les bénéfices qu’elle offre.
Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?
L’automatisation des comptes fournisseurs fait référence à l’utilisation de solutions technologiques et logicielles pour rationaliser et optimiser l’ensemble du processus de gestion et de paiement des factures. Cela implique l’automatisation de tâches telles que l’extraction de données, la validation des factures, les flux de travail d’approbation et le traitement des paiements.
En éliminant les processus manuels et chronophages, les organisations peuvent atteindre une plus grande efficacité, réduire les erreurs, améliorer le contrôle et la visibilité sur leurs opérations financières et, en fin de compte, économiser un temps et des ressources précieux.
L’automatisation des comptes fournisseurs joue un rôle central dans les services financiers modernes, leur permettant de se concentrer sur les activités stratégiques tout en garantissant l’exactitude et la conformité de leurs opérations quotidiennes.
Le coût d'un processus d'AP traditionnel
Depuis des décennies, les professionnels de la comptabilité rêvent d’un « traitement direct ». Un monde où l’ensemble du processus de comptabilité fournisseurs, ou AP (Accounts Payable) – de la commande initiale au règlement de la facture – est fluide, efficace et aussi automatisé que possible.
Cependant, pour la plupart des services de AP, le travail quotidien reste un tourbillon de tâches administratives : comptabiliser, attribuer, approuver les factures au fur et à mesure qu’elles arrivent des différents fournisseurs, et taper sans fin les numéros de bons de commande et les coûts dans les logiciels de comptabilité.
Toutes ces étapes coûtent du temps et de l’argent aux entreprises.
L’enquête d’Ardent Partners de 2021 montre que :
- 60 % des entreprises sont confrontées à de longs délais d’approbation des factures et des paiements.
- Le temps de traitement moyen d’une facture est de 10 jours
- 22 % du temps du personnel de l’AP est consacré au traitement des demandes de renseignements des fournisseurs.
- Le coût moyen de traitement d’une seule facture est de 10,89 dollars
D’autres études montrent que 84 % du temps du professionnel moyen de la comptabilité fournisseurs est consacré à des processus manuels, et près d’un quart – 22 % – des factures déclenchent des exceptions qui nécessitent une attention humaine.
Bien que cela diffère d’une entreprise à l’autre, dans l’ensemble, les étapes les plus chronophages d’un processus de PA traditionnel sont la saisie manuelle des données et la correction des erreurs, l’approbation des factures et des paiements, et la gestion des paiements des fournisseurs et des détails bancaires.
Quelle est donc la solution ?
Les solutions automatisées de comptabilité fournisseurs existent depuis un certain temps, mais la plupart d’entre elles passent à côté d’un ou plusieurs éléments vitaux du processus.
Certains logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs fonctionnent très bien en tant que solution autonome, mais ne sont pas compatibles avec les plateformes ERP. D’autres outils d’automatisation des comptes fournisseurs connectent tous les bons points, mais ont besoin de trop d’yeux humains pour vérifier et approuver les actions en cours de route.
Chez Yokoy, nous pensons que la solution n’est pas une innovation unique, mais un ensemble d’entre elles – les bonnes technologies connectées de la bonne manière.
Nous avons donc préparé ce mini-guide sur ce qu’est l’automatisation des comptes fournisseurs, sur les technologies impliquées et sur la façon dont nous les appliquons pour rendre ton processus de comptes fournisseurs plus rapide et plus fluide.
Quelles sont les étapes du traitement des factures qui peuvent être automatisées ?
En automatisant ces étapes, les organisations peuvent améliorer considérablement leur efficacité, réduire les erreurs, améliorer la visibilité et optimiser leur processus AP global.
- Correspondance des bons de commande (PO) : automatisation de la correspondance des factures avec les bons de commande correspondants, garantissant l’exactitude et réduisant les efforts manuels.
- Extraction de données : extraction automatique des données critiques des factures, telles que les informations sur les fournisseurs, les numéros de facture et les détails des articles.
- Validation des factures : validation automatisée des factures par rapport à des règles et politiques prédéfinies pour identifier les erreurs ou les écarts.
- Workflows d’approbation : mise en œuvre de workflows d’approbation automatisés basés sur des règles prédéfinies, acheminant les factures vers les approbateurs appropriés en fonction de facteurs tels que le montant de la facture.
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Mauro Spadaro,
Product Manager
- Saisie de données : automatisation du processus de saisie des données, y compris la saisie des détails de la facture dans le système comptable ou ERP, réduisant ainsi les erreurs de saisie manuelle des données.
- Codage des factures : attribution automatique de codes de grand livre ou de centres de coûts aux factures en fonction de règles prédéfinies.
- Détection des factures en double : identification et signalement des factures en double pour éviter les trop-payés.
- Traitement des paiements : rationalisation du traitement des paiements, notamment la génération de fichiers de paiement, l’émission de paiements et le rapprochement des paiements avec les factures.
- Rapports et analyses : utilisation de l’automatisation pour générer des rapports et effectuer des analyses de données afin d’obtenir des informations sur les performances et les tendances des AP.
- Conformité et piste d’audit : garantir la conformité aux réglementations en maintenant une piste d’audit automatisée de toutes les activités et transactions AP.
- Gestion des documents : automatisation du stockage et de la récupération des documents liés aux AP, tels que les factures, les reçus et les bons de commande.
- Gestion des exceptions : mise en œuvre de flux de travail automatisés pour gérer efficacement les exceptions, telles que les factures non standard ou les écarts.
Le parcours d'une facture
L’émission d’un bon de commande (BC) semble assez simple, mais il n’y a pas de correspondance 1:1 entre le BC moyen et la facture du fournisseur.
Un bon de commande peut couvrir plusieurs produits livrables de ce fournisseur, chaque facture en » prélevant » une partie, et plusieurs bons de commande peuvent être en jeu avec un seul fournisseur.
Ensuite, même si le numéro de commande figure clairement sur la facture, il faut encore du temps pour la saisir dans un système comptable. Et son traitement nécessite beaucoup plus d’étapes : par exemple, différents approbateurs peuvent être nécessaires en fonction du total de la facture.
Il y a aussi une foule d’autres données qui doivent être vérifiées et recoupées : les dates de livraison, les UGS par palette ou les heures comptabilisées, sans compter l’énorme travail qui consiste à s’assurer que ce que tu paies a bien été livré.
Ce qui unit ces tâches administratives : elles sont répétitives. Si elles sont ennuyeuses pour les humains, elles sont idéales pour les machines. Si une tâche se répète de la même façon des milliers de fois, elle est mûre pour l’automatisation.
C’est ce que nous résolvons chez Yokoy avec notre solution de traitement automatisé des factures. Notre logiciel prend en charge l’ensemble du flux de traitement et d’approbation des factures, accélérant ainsi le processus de PA.
La première étape vers le succès de l’automatisation des comptes fournisseurs consiste à introduire les documents dans le système, afin de lancer le processus. Et bien que de nos jours, peu d’entreprises traitent des factures papier reçues par la poste – au moins, elles t’envoient un PDF par courriel – le manque de standardisation crée encore des obstacles.
Une facture PDF, téléchargée dans un système de comptabilité, souffre des mêmes problèmes qu’un document papier : Elle n’est pas lisible par une machine.
Des détails importants comme le numéro de commande et les informations fiscales peuvent se trouver en haut, en bas, dans un tableau ou sur une deuxième page. La lecture manuelle de ces informations ne prend pas seulement du temps, elle est aussi sujette à des erreurs.
Pour améliorer le processus de comptabilité fournisseurs dès le départ, la solution de Yokoy utilise la reconnaissance logicielle des caractères. Les informations « plates » d’un PDF – comme le nom du fournisseur, les données de la facture, les données de la commande et ses totaux et sous-totaux – peuvent être reconnues et extraites du document directement dans ton logiciel de comptabilité.
Ce n’est qu’un début.
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Comment Yokoy utilise l'IA pour automatiser le traitement des factures
La plupart des entreprises utilisent des formats fixes pour leurs factures. Ils diffèrent d’une entreprise à l’autre, mais au fil du temps, la plupart des factures provenant d’une même source se ressemblent beaucoup et les informations sont organisées de la même façon. C’est une bonne nouvelle si tu veux que le logiciel identifie les numéros de commande et les dates d’un document.
L’automatisation peut réduire la charge de travail manuel de 60 à 90 % par document. Pour atteindre 90 % d’automatisation, l’ingrédient clé est l’intelligence logicielle, obtenue grâce à l’IA.
En bref, l’intelligence artificielle de Yokoy gère les étapes suivantes :
- La capture des factures – Les factures peuvent être reçues dans plusieurs formats, de la facture électronique au PDF ou EDI
- Le traitement des factures – Les algorithmes d’IA « lisent » les données de la facture et extraient toutes les informations nécessaires pour les faire correspondre aux bons de commande et aux réceptions de marchandises, les coder et les approuver.
- Les flux de travail d’approbation des factures – Ceux-ci peuvent être entièrement automatisés ou vous pouvez choisir d’avoir une intervention manuelle. Yokoy vous permet d’ajouter des contrôles de politique et de conformité et de déclencher automatiquement des notifications en cas de violation de la politique ou d’erreur – par exemple, une facture en double ou un montant qui dépasse le budget approuvé du fournisseur.
- L’approbation et l’exportation des factures – Cette étape peut également être automatisée, car Yokoy s’intègre de manière transparente aux systèmes ERP via une API et des connecteurs prêts à l’emploi.
- L’archivage des factures peut également être effectué dans Yokoy, car le système stocke tous les documents numériques, pour des audits fluides.
Cela simplifie considérablement les processus Procure-to-Pay et AP, permettant aux équipes financières d’automatiser entièrement leurs flux de travail et de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
En reconnaissant les formats dans lesquels les données tombent, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs à intelligence artificielle de Yokoy peut « apprendre » ce qu’elles signifient et où elles doivent être envoyées, en s’intégrant complètement à la soumission des factures.
Il en résulte une saisie automatisée des factures avec beaucoup moins de ressources humaines nécessaires – ce qui réduit considérablement ta charge de travail.
Voici à quoi ressemble cette automatisation en pratique.
En reconnaissant les formats dans lesquels les données se trouvent, le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs de Yokoy peut « apprendre » ce que cela signifie et où ils doivent être envoyés, complètement intégré à la soumission des factures.
Cela se traduit par une saisie automatisée des factures nécessitant beaucoup moins de ressources humaines, ce qui réduit considérablement votre charge de travail et supprime pratiquement toutes les erreurs et tous les goulots d’étranglement causés par le travail manuel. La technologie OCR « lit » les données et l’IA les structure et les ajoute au système, tout en effectuant automatiquement les contrôles de codage, de correspondance et de duplication.
Une fois les premières étapes franchies, le processus d’approbation des factures commence à avancer – à chaque étape du processus, il y a une interaction entre les données et les critères qui déclenchent une action.
Interaction par interaction, sortie par sortie, la facture suit ce chemin de processus à travers ton système de comptabilité et les plateformes connectées comme l’ERP, nécessitant un ensemble de règles à appliquer à chaque point de contact.
Les données sont capturées automatiquement et approuvées sur la base de règles prédéfinies et de flux de travail spécifiques au client. Par exemple, les paiements en double sont évités grâce à des notifications en temps réel en cas de détection de facture en double. Le moteur d’IA de Yokoy compare toutes les factures capturées pour détecter les doublons et garantit une conformité élevée lors de l’étape de correspondance des bons de commande.
Le résultat?
Automatisation et contrôle complets de l’ensemble du flux de traitement des factures, de manière rentable et conforme. L’automatisation du processus AP permet également d’accélérer les achats, d’éviter les retards de paiement et de garantir l’accès à des remises pour paiement anticipé.
Avantages de l'automatisation du processus des comptes fournisseurs
Sur la base de ce qui précède, il devient tout à fait clair que l’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs n’est pas juste un « nice to have » : Dans un monde où le numérique est roi, il est impératif d’utiliser des solutions numériques pour améliorer l’efficacité du processus des comptes fournisseurs.
Si nous examinons les principaux avantages de l’automatisation du processus des comptes fournisseurs, les plus importants sont :
- Efficacité accrue
L’automatisation réduit les tâches manuelles fastidieuses du processus de comptabilité fournisseurs, telles que la saisie des données, le traitement des factures et le traitement des paiements. En automatisant ces tâches, les organisations peuvent gagner en efficacité et réduire le temps et les ressources nécessaires à leur réalisation.
- Amélioration de la précision
La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs, ce qui peut entraîner des paiements incorrects, des retards de paiement ou des factures perdues. En automatisant le processus des comptes fournisseurs, les organisations peuvent améliorer la précision et réduire le risque d’erreurs.
- Des temps de traitement plus rapides
L’automatisation rationalise le processus des comptes fournisseurs, ce qui permet de traiter et de payer les factures plus rapidement. Cela contribue à améliorer les relations avec les fournisseurs en garantissant des paiements en temps voulu et peut aider à réduire le risque de frais de retard de paiement.
- Un meilleur contrôle financier
L’automatisation du processus des comptes fournisseurs peut offrir aux organisations un meilleur contrôle financier et une meilleure visibilité. En automatisant le processus d’approbation et en fournissant un accès en temps réel aux données financières, les organisations peuvent s’assurer que les dépenses sont approuvées conformément à la politique et qu’elles font l’objet d’un suivi et d’un contrôle efficaces.
- Économies de coûts
L’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs peut permettre de réaliser d’importantes économies en réduisant le temps et les ressources nécessaires au traitement des factures et des paiements. En outre, l’automatisation peut contribuer à réduire le risque d’erreurs et de fraudes, qui peuvent entraîner des audits coûteux, des amendes et des frais de justice.
Dans l’ensemble, l’automatisation du processus des comptes fournisseurs peut aider les organisations à accroître l’efficacité, à améliorer la précision, à réduire les délais de traitement, à améliorer le contrôle financier et à faire des économies.
Prochaines étapes
Alors que beaucoup de nos clients pensent que l’automatisation des dépenses est une révolution, les comptes créditeurs sont plutôt une évolution : nous prenons ce que nous avons appris de notre expérience en matière d’automatisation des dépenses et l’appliquons aux comptes créditeurs.
Grâce à l’automatisation et à l’IA, Yokoy rationalise l’ensemble du processus des comptes fournisseurs, assurant :
- Moins d’erreurs et d’exceptions,
- Des temps de traitement et d’approbation des factures plus rapides,
- Des coûts de traitement plus faibles,
- Une visibilité totale sur les dépenses, etUne amélioration des prévisions de trésorerie.
Si tu veux voir ce que notre logiciel peut faire pour toi, tu peux réserver une démo ci-dessous.
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