Conformité en Belgique
- Last updated: décembre 14, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
Les informations fournies sur ce site web (https://yokoy.io/) sont uniquement à titre informatif. Toutes les informations sur le site web sont fournies de bonne foi, cependant, nous ne donnons aucune garantie de quelque nature que ce soit quant à l’exactitude, l’adéquation, la validité ou l’exhaustivité de toute information fournie sur le site web ou de sa pertinence pour votre cas d’entreprise spécifique. Pour discuter de votre cas d’entreprise spécifique, veuillez réserver une démonstration et nous organiserons un appel.
En Belgique, la conformité apparaît comme un fondement essentiel dans le cadre complexe de l’adhésion à la réglementation.
Le respect de ces normes n’est pas simplement un mandat légal, mais le reflet de l’engagement de la Belgique à promouvoir des pratiques financières transparentes et fondées sur des principes.
Alors que nous nous plongeons dans les nuances du paysage de la conformité en Belgique, ce blog a pour but de mettre en lumière les défis et les opportunités que les entreprises rencontrent dans leur quête d’alignement sur les exigences réglementaires.
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Preuve de réception
Règlements en place
Selon le gouvernement belge, les entreprises peuvent traiter et stocker les reçus numériques à l’aide d’un outil de gestion des dépenses. Pour se conformer aux exigences réglementaires, l’outil de gestion des dépenses doit avoir obtenu l’autorisation et la certification du gouvernement belge.
Si l’outil n’est pas certifié, les entreprises doivent conserver les reçus originaux à des fins d’audit.
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de prendre une photo du reçu ou de télécharger des reçus de dépenses numériques et de les soumettre via l’application mobile ou web de Yokoy. Une fois téléchargés, Yokoy traite et extrait tous les reçus et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. En cas de fraude potentielle ou de violation de la politique de l’entreprise, Yokoy déclenche immédiatement un avertissement pour mettre en évidence l’événement spécifique.
En fonction du flux de travail spécifique et de la politique de l’entreprise, les notes de frais peuvent être vérifiées par plusieurs parties avant d’être approuvées et enregistrées dans l’ERP ou l’outil financier, garantissant ainsi l’exactitude et l’exhaustivité des justificatifs.
Yokoy adhère aux réglementations GDPR et stocke les reçus en toute sécurité pendant la période de conservation légale sur ses serveurs hébergés dans l’UE. Cependant, pour se conformer à la réglementation belge, Yokoy recommande aux entreprises de stocker les reçus physiques.
Per Diem
Règlements en place
Les indemnités journalières sont des montants fixes versés aux employés pour les dépenses encourues lors d’un voyage d’affaires, telles que les repas, l’hébergement et les frais accessoires, sans qu’il soit nécessaire d’avoir une note de frais comme preuve de dépense.
En Belgique, les employés ont droit à des indemnités journalières pour leur voyage d’affaires. Les taux de Per Diem sont définis par le gouvernement belge qui indique la limite autorisée pour le remboursement des repas et de l’hébergement qui n’a pas d’implications fiscales. Cependant, tout montant dépassant ces limites est considéré comme un revenu imposable pour l’employé.
Per diem national
Selon le gouvernement belge, le montant de base des indemnités journalières domestiques est de 10,00 €/jour et le montant maximum est de 19,99 €/jour à partir du 1er janvier 2023. Pour recevoir des indemnités journalières, le voyage d’affaires doit répondre à certaines exigences,
- la durée du voyage d’affaires doit être d’au moins six heures
- La distance du voyage doit être supérieure à 25 kilomètres en dehors de l’adresse du domicile ou des bureaux de l’entreprise.
Pour l’hébergement, les employés ont droit à 149,99 €/nuit.
Réductions
- Tout logement ou repas fourni par l’employeur doit être réduit et comptabilisé pour le salarié.
- Si le salarié reçoit un chèque-repas pour la journée, l’allocation journalière doit être réduite du montant payé par l’employeur pour le chèque-repas (max. 6,91 € par chèque-repas).
Voyage d'affaires à l'étranger
Chaque année, le gouvernement belge annonce des indemnités journalières pour les pays étrangers. Les indemnités journalières couvrent le coût du repas et d’autres petites dépenses telles que les frais de transport local, les boissons, les collations et les télécommunications pendant le voyage d’affaires.
Seuls les employés qui travaillent au sein d’une entreprise (employés non itinérants) et qui ne se déplacent pas quotidiennement ont droit à des indemnités journalières.
Le gouvernement divise les indemnités journalières en deux catégories,
- Catégorie 1 : voyages d’affaires de courte durée – voyages d’affaires d’une durée inférieure à 30 jours civils consécutifs.
- Catégorie 2 : Voyages d’affaires de longue durée – Voyages d’affaires d’une durée supérieure à 30 jours civils consécutifs et d’une durée maximale de 24 mois.
En fonction du lieu, les taux maximums d’indemnités journalières pour ces deux catégories sont indiqués dans le document joint ci-dessous. En outre, les employés ne peuvent percevoir des indemnités journalières que pendant 24 mois. Au-delà de 24 mois, les indemnités journalières sont considérées comme un revenu imposable pour l’employé.
Si l’employé se rend dans plusieurs pays, les indemnités journalières seront calculées en fonction du lieu de la nuitée.
Voyage d'affaires d'une journée
S’applique aux voyages d’affaires qui durent une seule journée, ce qui signifie que le départ et l’arrivée du voyage d’affaires ont lieu le même jour. Dans ce cas, si le voyage d’affaires dure
- plus de 10 heures, une indemnité journalière complète peut être demandée
- moins de 10 heures, une indemnité journalière nationale sera appliquée.
Réductions
Des réductions/déductions doivent être appliquées lorsque l’employeur a déjà payé l’une des indemnités pour le voyage d’affaires. Si l’hébergement a déjà été fourni ou payé par l’employeur, l’indemnité d’hébergement n’est pas applicable. Si l’employeur fournit l’un des repas pendant le voyage d’affaires, les réductions doivent être appliquées comme suit,
- Petit-déjeuner : 15 % de l’allocation journalière
- Déjeuner : 35 % de l’allocation journalière
- le dîner : 45 % de l’allocation journalière
Pour un voyage d’affaires, l’employé ne peut recevoir que le montant des frais réels ou l’indemnité journalière fixée par le gouvernement belge.
Consultez ici la liste des taux de Per Diem pour chaque pays définis par le gouvernement belge, applicables à partir du 15 février 2023.
La solution de Yokoy
Comme vous pouvez l’imaginer, ces règles peuvent être assez complexes et vous devez toujours vérifier l’historique des voyages de l’utilisateur pour calculer les indemnités journalières et vérifier le montant qui tombe sous le coup de l’impôt sur le revenu.
Yokoy peut calculer automatiquement les indemnités journalières en fonction du voyage d’affaires et des règles de calcul, sans nécessiter de travail manuel de la part des employés.
Si l’utilisateur reçoit une indemnité supérieure au taux gouvernemental, la différence peut être comptabilisée et exportée différemment dans l’outil Finance.
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Les indemnités kilométriques sont destinées à couvrir les frais de déplacement du salarié pour ses voyages d’affaires lorsqu’il utilise un véhicule privé. Les indemnités kilométriques sont indépendantes des indemnités journalières versées par l’employeur. Le gouvernement belge reconnaît les indemnités kilométriques mentionnées ci-dessous pour des périodes spécifiques comme un taux forfaitaire pour tous les frais encourus pour l’utilisation d’un véhicule privé lors d’un voyage d’affaires.
Selon le gouvernement belge, un employé a le droit de recevoir..,
- 0,4259 € par kilomètre du 1er octobre 2023 au 31 décembre 2023
- 0,4237 € par kilomètre du 1er juillet 2023 au 30 septembre 2023
- 0,4246 € par kilomètre du 1er avril 2023 au 30 juin 2023
- 0,4259 € par kilomètre du 1er janvier 2023 au 31 mars 2023
- 0,4201 € par kilomètre du 1er octobre 2022 au 31 décembre 2022
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les taux officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue.
En outre, les entreprises peuvent préconfigurer les taux kilométriques à l’avance avec une date d’expiration ; par conséquent, Yokoy reconnaît automatiquement les taux kilométriques pour une période spécifique, conformément à la réglementation belge.
Si une entreprise décide de payer plus que les taux définis par le gouvernement, Yokoy peut exporter/comptabiliser le montant excédentaire séparément dans l’outil Finance.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement belge prélève des taux de TVA pour l’échange de biens et de services. Il existe quatre taux de TVA différents applicables à la gestion des dépenses :
- TVA normale – 21 % applicable à la majorité des biens et services
- Taux réduit de TVA – 6 % et 12 % s’appliquent respectivement aux produits de base et à la nourriture servie dans les restaurants.
- Taux zéro de TVA – 0 % est applicable aux services postaux.
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA ; les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires à extraire. Yokoy extrait tous les taux de TVA pertinents pour les justificatifs de dépenses et les enregistre dans le système ERP.
En outre, Yokoy aide ses clients à récupérer la TVA, grâce à une intégration avec les fournisseurs de services de récupération de la TVA. Cette intégration permet à Yokoy d’exporter automatiquement les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques ainsi que l’image de la note de frais soumise à l’outil de récupération de la TVA.
