Conformiteit in België
- Last updated: december 13, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
De informatie die op deze website wordt verstrekt (https://yokoy.io/) is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Alle informatie op de website wordt te goeder trouw verstrekt, echter wij bieden geen enkele garantie van welke aard dan ook met betrekking tot de nauwkeurigheid, geschiktheid, geldigheid of volledigheid van enige informatie die op de website wordt verstrekt, of geschiktheid voor uw specifieke zakelijke situatie. Om uw specifieke zakelijke situatie te bespreken, kunt u alstublieft een demo boeken en zullen we een afspraak regelen.
In België komt compliance naar voren als een centraal fundament binnen het ingewikkelde kader van naleving van de regelgeving.
Voldoen aan deze normen is niet alleen een wettelijke opdracht, maar een weerspiegeling van de Belgische toewijding aan het bevorderen van transparante en principiële financiële praktijken.
Terwijl we ons verdiepen in de nuances van het Belgische compliance-landschap, wil deze blog licht werpen op de uitdagingen en kansen die bedrijven tegenkomen in hun streven om te voldoen aan de wettelijke vereisten.
Download for later
No time to read right now? Get the .pdf version of the guide below.
Bewijs van ontvangst
Regelgeving aanwezig
Volgens de Belgische overheid mogen bedrijven digitale ontvangstbewijzen verwerken en opslaan met behulp van een onkostenbeheertool. Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, moet de onkostenbeheertool toestemming en certificering van de Belgische overheid hebben gekregen.
Als de tool geen certificering heeft, moeten bedrijven originele ontvangstbewijzen bewaren voor auditdoeleinden.
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen werknemers een foto van de bon maken of digitale onkostennota’s uploaden en indienen via de mobiele applicatie of webapplicatie van Yokoy. Eenmaal geüpload verwerkt Yokoy alle bonnetjes, haalt ze eruit en maakt automatisch het onkostendeclaratieformulier in een paar seconden. Als er sprake is van mogelijke fraude of beleidsovertredingen, geeft Yokoy onmiddellijk een waarschuwing om een specifieke gebeurtenis te markeren.
Afhankelijk van de specifieke workflow en het bedrijfsbeleid kunnen onkostendeclaraties door meerdere partijen worden gecontroleerd voordat ze worden goedgekeurd en geboekt in de ERP- of financiële tool, zodat de juistheid en volledigheid van de ontvangst wordt gegarandeerd.
Yokoy houdt zich aan de GDPR-regelgeving en bewaart ontvangstbewijzen veilig gedurende de wettelijke bewaarperiode op zijn servers die in de EU worden gehost. Om te voldoen aan de Belgische regelgeving raadt Yokoy bedrijven echter aan om fysieke ontvangstbewijzen op te slaan.
Per Diem
Regelgeving aanwezig
Dagvergoedingen zijn vaste bedragen die worden uitbetaald aan werknemers voor onkosten die ze maken tijdens een zakenreis, zoals maaltijden, huisvesting en bijkomende kosten, zonder dat ze een ontvangstbewijs hoeven te hebben als bewijs van de onkosten.
Werknemers in België hebben recht op Per Diem voor hun zakenreis. De Per Diem-tarieven worden bepaald door de Belgische overheid en geven de toegestane limiet aan voor de vergoeding van maaltijden en overnachtingen zonder fiscale implicaties. Bedragen die deze limieten overschrijden, worden echter beschouwd als belastbaar inkomen voor de werknemer.
Vertaald met DeepL.com (gratis versie)
Binnenlandse Dagvergoeding
Volgens de Belgische overheid is het basisbedrag voor binnenlandse dagvergoedingen €10,00/dag en het maximumbedrag €19,99/dag vanaf 1 januari 2023. Om Per Diem te ontvangen, moet de zakenreis aan bepaalde eisen voldoen,
- De duur van de zakenreis moet minstens zes uur zijn
- De afstand van de reis moet meer dan 25 kilometer zijn buiten het woonadres of het kantooradres van het bedrijf
Voor accommodatie hebben werknemers recht op €149,99/nacht.
Verlagingen
- Eventuele accommodatie of maaltijden die door de werkgever worden verstrekt, moeten worden verminderd en verantwoord voor de werknemer.
- Als de werknemer een maaltijdcheque voor de dag krijgt, moet de dagvergoeding worden verminderd met het bedrag dat de werkgever voor de maaltijdcheque heeft betaald (max. € 6,91 per maaltijdcheque).
Buitenlandse zakenreis
Elk jaar maakt de Belgische overheid dagvergoedingen bekend voor het buitenland. De dagvergoeding dekt de kosten van de maaltijd en andere kleine uitgaven zoals lokale vervoerskosten, drankjes, snacks en telecommunicatie tijdens de zakenreis.
Alleen werknemers die binnen een bedrijf werken (niet-field werknemers) en niet dagelijks reizen, hebben recht op Per Diem.
De overheid verdeelt Per Diem in twee categorieën,
- Categorie 1: Korte zakenreizen – Zakenreizen die <30 opeenvolgende kalenderdagen duren.
- Categorie 2: Lange zakenreizen – Zakenreizen van >30 opeenvolgende kalenderdagen tot 24 maanden.
Afhankelijk van de locatie zijn de maximale dagvergoedingen voor beide categorieën te vinden in het onderstaande document. Bovendien hebben werknemers slechts recht op een Per Diem tot 24 maanden. Na 24 maanden worden dagvergoedingen beschouwd als belastbaar inkomen voor de werknemer.
Als de werknemer naar meerdere landen reist, wordt Per Diem toegekend op basis van de locatie van de overnachting.
Een dag zakenreis
Geldt voor zakenreizen die één dag duren, wat betekent dat het vertrek en de aankomst van de zakenreis op dezelfde dag zijn. In dergelijke gevallen, als de zakenreis
- meer dan 10 uur duurt, kan een dagvergoeding worden aangevraagd
- minder dan 10 uur, dan wordt Domestic Per Diem toegepast.
Verlagingen
Kortingen/verlagingen moeten worden toegepast als de werkgever al een vergoeding voor de zakenreis had betaald. Als de accommodatie al door de werkgever is verstrekt of betaald, is de accommodatievergoeding niet van toepassing. Als de werkgever tijdens de zakenreis maaltijden verstrekt, moeten de kortingen als volgt worden toegepast,
- Ontbijt: 15% van de dagelijkse toelage
- Lunch: 35% van de dagelijkse hoeveelheid
- Avondeten: 45% van de dagelijkse hoeveelheid
Voor een zakenreis mag de werknemer alleen het werkelijke onkostenbedrag of de dagvergoeding ontvangen die door de Belgische overheid is vastgesteld.
Bekijk hier de lijst met dagvergoedingen voor elk land zoals bepaald door de Belgische overheid, van toepassing vanaf 15 februari 2023.
De oplossing van Yokoy
Zoals u zich kunt voorstellen, kunnen deze regels behoorlijk complex zijn en moet u altijd de reisgeschiedenis van de gebruiker controleren om Per Diem te berekenen en het bedrag dat onder de inkomstenbelasting valt te controleren.
Yokoy kan automatisch Per Diem tarieven berekenen op basis van de zakenreis en berekeningsregels, zonder dat daar handmatig werk voor nodig is van de medewerkers.
Als de gebruiker een vergoeding ontvangt die hoger is dan het overheidstarief, kan het verschil anders worden geboekt en geëxporteerd in de Finance tool.
Kilometervergoeding
Regelgeving aanwezig
Kilometervergoedingen zijn bedoeld om de reiskosten van de werknemer te dekken voor zakenreizen met een privévoertuig. De kilometervergoeding staat los van de dagvergoeding die door de werkgever wordt betaald. De Belgische overheid erkent de onderstaande kilometervergoedingen voor specifieke periodes als een vast bedrag voor alle kosten voor het gebruik van privévoertuigen voor een zakenreis.
Volgens de Belgische overheid heeft een werknemer recht op een vergoeding,
- €0,4259 per kilometer van 1 oktober 2023 tot 31 december 2023
- €0,4237 per kilometer van 1 juli 2023 tot 30 september 2023
- €0,4246 per kilometer van 1 april 2023 tot 30 juni 2023
- €0,4259 per kilometer van 1 januari 2023 tot 31 maart 2023
- €0,4201 per kilometer van 1 oktober 2022 tot 31 december 2022
De oplossing van Yokoy
Yokoy herkent alle officiële tarieven die door de overheid zijn gedefinieerd en kan daarom automatisch kilometerkosten berekenen op basis van de afgelegde afstand.
Bovendien kunnen bedrijven vooraf kilometertarieven configureren met een vervaldatum; daardoor herkent Yokoy automatisch de kilometertarieven voor een specifieke periode, volgens de Belgische regelgeving.
Als een bedrijf besluit om meer te betalen dan de door de overheid vastgestelde tarieven, kan Yokoy het teveel betaalde bedrag apart exporteren/boeken in de Finance tool.
BTW-tarief
Regelgeving aanwezig
De Belgische overheid heft btw-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten. Er zijn vier verschillende btw-tarieven die relevant zijn voor uitgavenbeheer:
- Standaard BTW – 21% is van toepassing op de meeste goederen en diensten applicable for majority of goods and services
- Verlaagd BTW-tarief – 6% en 12% is van toepassing op respectievelijk basisgoederen en voedsel geserveerd in restaurants.
- Nul BTW-tarief – 0% is van toepassing op postdiensten.
De oplossing van Yokoy
Yokoy haalt automatisch alle btw-tarieven eruit; bedrijven kunnen ook extra btw-tarieven toevoegen voor extractie. Yokoy haalt alle relevante btw-tarieven uit onkostenbonnen en boekt ze in het ERP-systeem.
Daarnaast ondersteunt Yokoy klanten bij het terugvorderen van btw door middel van een integratie met btw-terugvorderingsproviders. Dankzij deze integratie kan Yokoy de geëxtraheerde btw-tarieven voor specifieke landen samen met een afbeelding van de ingediende onkostennota automatisch exporteren naar de btw-terugvorderingstool.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.