Conformiteit in Zwitserland
- Last updated: september 9, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
De informatie die op deze website wordt verstrekt (https://yokoy.io/) is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Alle informatie op de website wordt te goeder trouw verstrekt, echter wij bieden geen enkele garantie van welke aard dan ook met betrekking tot de nauwkeurigheid, geschiktheid, geldigheid of volledigheid van enige informatie die op de website wordt verstrekt, of geschiktheid voor uw specifieke zakelijke situatie. Om uw specifieke zakelijke situatie te bespreken, kunt u alstublieft een demo boeken en zullen we een afspraak regelen.
Het Zwitserse perspectief op compliance heeft een diepgaande invloed op het landschap van uitgavenbeheer.
Zwitserse bedrijven die zich bezighouden met uitgavenbeheer worden geconfronteerd met een ingewikkeld tapijt van regels en richtlijnen. Het naleven van deze nalevingsmandaten is niet alleen een wettelijke vereiste, maar onderstreept ook de nadruk die Zwitserland legt op principiële en verantwoordelijke begrotingspraktijken.
Het begrijpen en vakkundig integreren van deze maatregelen is absoluut noodzakelijk voor bedrijven die hun uitgavenprocessen willen optimaliseren en tegelijkertijd een onberispelijke reputatie op het gebied van ethisch en transparant financieel gedrag hoog willen houden.
Downloaden voor later
Geen tijd om te lezen nu? Download de .pdf-versie van de onderstaande handleiding.
Bewijs van ontvangst
Regelgeving aanwezig
Volgens de Zwitserse regelgeving mogen bedrijven onkostenbewijzen digitaal opslaan.
De gegevens moeten gedurende 10 jaar elektronisch in digitaal formaat worden bewaard (tot het einde van elk kalenderjaar). Dit betekent dat de onkostennota’s van 01.04.2012 niet vóór 01.01.2023 (en niet al op 01.04.2022) mogen worden verwijderd.
Het Zwitserse Wetboek van Verplichtingen voorziet in de volgende boekhoudprincipes:
- Volledige, waarheidsgetrouwe en systematische registratie van zakelijke transacties en feiten;
- Bewijsstukken voor de individuele boekhoudkundige transacties
- Helderheid
- Passen bij de aard en omvang van de onderneming
- Controleerbaarheid
- Bovendien bepaalt de Verordening Boekhouding dat de administratie niet spoorloos mag worden gewijzigd. De verordening bepaalt ook dat de gegevens niet mogen worden gewijzigd en moeten worden verstrekt op het moment van de audit.
Daarnaast staat de verordening onder bepaalde voorwaarden ook modificeerbare gegevensdragers toe, zoals:
- er worden technische procedures gebruikt die de integriteit van de opgeslagen informatie garanderen (bijvoorbeeld digitale handtekeningprocedures)
- het tijdstip waarop de informatie is opgeslagen op onvervalsbare wijze verifieerbaar is (bijvoorbeeld door middel van “tijdstempels”)
- er wordt voldaan aan de op het moment van opslag bestaande nadere voorschriften met betrekking tot het gebruik van de betreffende technische procedures,
- de processen en procedures voor het gebruik ervan zijn gedefinieerd en gedocumenteerd, en de bijbehorende aanvullende informatie (zoals logs en logbestanden) wordt ook bewaard
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen medewerkers bonnen uploaden of foto’s maken en deze indienen in de Yokoy-app (mobiele telefoon of computer).
Yokoy haalt alle benodigde gegevens uit de foto, bereidt de onkostendeclaratie automatisch in een paar seconden voor en valideert zelfs de onkostendeclaratie door waarschuwingen te genereren om specifieke gebeurtenissen te benadrukken (bijvoorbeeld een duplicaat van een foto).
Afhankelijk van de workflow van het bedrijf kunnen de gegevens en foto’s door meerdere partijen (waaronder het Finance-team) worden gecontroleerd voordat de uitgave wordt goedgekeurd, geboekt in de Finance-tool en terugbetaald aan de medewerker.
Dergelijke controles kunnen de juistheid van de gegevens of de kwaliteit en volledigheid van het beeld omvatten. Yokoy archiveert de foto’s in overeenstemming met de vereisten voor het bewaren van elektronische foto’s gedurende minimaal de wettelijke bewaartermijn.
Per Diem
Regelgeving aanwezig
Volgens de Zwitserse regelgeving kunnen bedrijven hun eigen Per Diem-tarief bepalen; de Zwitserse overheid stelt geen specifieke tarieven of beperkingen vast voor werknemers om Per Diem te ontvangen.
Met de krachtige Per Diem-engine van Yokoy kunt u Per Diem eenvoudig configureren, beheren en toewijzen, op basis van de zakenreis van de werknemer.
De oplossing van Yokoy
Een bedrijf kan verschillende Per Diem-tarieven en de bijbehorende rekenregels invoeren. Per Diems worden daarbij automatisch berekend op basis van de tarieven en de rekenregels, zonder dat er handmatig werk van de medewerkers nodig is.
Kilometervergoeding
Regelgeving aanwezig
Volgens de Zwitserse verplichtingenwet hebben werknemers recht op kilometervergoedingen voor het gebruik van hun privéauto voor zakelijke doeleinden.
De officiële kilometertarieven die door de Zwitserse overheid zijn vastgesteld, zijn:
- Voor auto
- CHF 0,72 per kilometer (tot 10.000 kilometer per jaar)
- CHF 0,60 per kilometer (meer dan 10.000 kilometer per jaar)
- Voor motorfietsen hebben de werknemers recht op CHF 0,40 per kilometer
- Voor fietsen hebben de werknemers recht op een vergoeding van CHF 0,30 per kilometer
De oplossing van Yokoy
Yokoy herkent alle officiële tarieven die door de overheid zijn vastgesteld en kan daarom automatisch de kilometerkosten berekenen op basis van de afgelegde afstand. Als een bedrijf besluit meer te betalen dan de door de overheid vastgestelde tarieven, kan Yokoy het overtollige bedrag afzonderlijk exporteren/boeken in de financiële tool.
BTW-tarief
Regelgeving aanwezig
De Zwitserse overheid heft BTW-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten. Er zijn vier verschillende BTW-tarieven relevant voor onkostenbeheer:
- Standaard BTW – 7,7%
- Verlaagde BTW – 3,5%
- Verlaagde BTW – 2,5%
- Geen/nul BTW – 0%
Binnenkort veranderingen:
De Zwitserse federale belastingdienst heeft nieuwe btw-tarieven aangekondigd die van kracht zullen zijn vanaf 1 januari 2024. De volgende nieuwe btw-tarieven zullen van toepassing zijn voor Zwitserland en de gemeenten Liechtenstein:
- Standaardtarief: 8,1% (was 7,7%)
- Verlaagd tarief: 2,6% (was 2,5%)
- Accommodatietarief: 3,8% (was 3,7%)
De oplossing van Yokoy
Yokoy haalt automatisch alle BTW-tarieven op die relevant zijn voor onkostenbeheer (zie tabel hierboven) op de foto’s van de bonnen. Bedrijven kunnen indien relevant ook aanvullende BTW-tarieven toevoegen voor extractie. Yokoy kan ook BTW-tarieven uit andere landen (bijvoorbeeld Duitsland) halen en deze afzonderlijk boeken/exporteren in de financiële tool.
Daarnaast biedt Yokoy standaardintegraties met externe aanbieders van btw-terugvordering, waarbij de foto’s van de bonnen en de daaruit afgeleide btw-tarieven voor specifieke landen automatisch vanuit Yokoy naar de derde partij worden verzonden.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.