Conformiteit in Spanje
- Last updated: september 9, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
De informatie die op deze website wordt verstrekt (https://yokoy.io/) is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Alle informatie op de website wordt te goeder trouw verstrekt, echter wij bieden geen enkele garantie van welke aard dan ook met betrekking tot de nauwkeurigheid, geschiktheid, geldigheid of volledigheid van enige informatie die op de website wordt verstrekt, of geschiktheid voor uw specifieke zakelijke situatie. Om uw specifieke zakelijke situatie te bespreken, kunt u alstublieft een demo boeken en zullen we een afspraak regelen.
Op het gebied van uitgavenbeheer in Spanje komt compliance naar voren als een cruciale overweging.
Spaanse ondernemingen die zich bezighouden met uitgavenbeheer worden geconfronteerd met een veelzijdig raamwerk van regels en verwachtingen. Het naleven van deze nalevingsbepalingen is niet alleen verplicht vanuit juridisch oogpunt, maar weerspiegelt ook de toewijding van Spanje aan het handhaven van transparante en ethische financiële methodologieën.
Vaardigheid in het onderhandelen over deze regelgeving is onmisbaar voor bedrijven die ernaar streven hun uitgavenprocedures te verfijnen en tegelijkertijd de hoogste normen van eerlijkheid en verantwoordelijkheid hoog te houden.
Downloaden voor later
Geen tijd om te lezen nu? Download de .pdf-versie van de onderstaande handleiding.
Bewijs van ontvangst
Regelgeving aanwezig
Volgens de Spaanse regelgeving mogen bedrijven onkostenbewijzen digitaal opslaan.
De overheid staat bedrijven ook toe om onkostenbewijzen digitaal op te slaan, zolang de tool voor onkostenbeheer hieraan voldoet en gecertificeerd moet zijn door de Spaanse belastingdienst (AEAT).
Als de tool voor onkostenbeheer niet voldoet en niet is gecertificeerd door AEAT, moeten bedrijven fysieke onkostenbewijzen verzamelen en opslaan voor een geldige vergoeding van zakelijke kosten.
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen medewerkers bonnen uploaden of foto’s maken en deze indienen in de Yokoy-app (mobiele telefoon of computer).
Yokoy haalt alle benodigde gegevens uit de foto, bereidt de onkostendeclaratie automatisch in een paar seconden voor en valideert zelfs de onkostendeclaratie door waarschuwingen te genereren om specifieke gebeurtenissen te benadrukken (bijvoorbeeld een duplicaat van een foto).
Afhankelijk van de workflow van het bedrijf kunnen de gegevens en foto’s door meerdere partijen (waaronder het Finance-team) worden gecontroleerd voordat de uitgave wordt goedgekeurd, geboekt in de Finance-tool en terugbetaald aan de medewerker. Dergelijke controles kunnen de juistheid van de gegevens of de kwaliteit en volledigheid van het beeld omvatten.
Bovendien heeft Yokoy de mogelijkheid om foto’s te ondertekenen die voldoen aan de Spaanse belastingdienst (AEAT).
Per Diem
Regelgeving aanwezig
Volgens de Spaanse regelgeving kunnen bedrijven Per Diem vergoeden om werknemers te compenseren voor de kosten die tijdens de zakenreis zijn gemaakt. Als de werknemer langer dan negen maanden reist en op een tijdelijke werkplek verblijft, wordt Per Diem onderworpen aan inkomstenbelasting.
Per Diem zijn sterk afhankelijk van de locatie en duur van de zakenreis. Bedrijven moeten zich houden aan de vergoedingen die door de Spaanse overheid zijn gedefinieerd op basis van de stad of het land waar de werknemer naartoe reist. Als het bedrijf werknemers meer vergoedt dan wat door de overheid wordt aanbevolen, zal het extra bedrag belastbaar zijn.
BINNENLANDS PER DIEM
- Als de werknemer reist voor een binnenlandse dienstreis met overnachting, heeft de werknemer recht op € 53,34 als dagvergoeding.
- Indien de werknemer op zakenreis reist zonder overnachting, heeft de werknemer recht op € 26,67 als dagvergoeding.
BUITENLANDSE PER DIEM
- Reist de werknemer naar een buitenlandse bestemming met een overnachting voor een zakenreis, dan heeft de werknemer recht op € 91,35 als dagvergoeding.
- Als de werknemer zonder overnachting naar het buitenland reist, heeft de werknemer recht op € 48,08 als dagvergoeding.
De oplossing van Yokoy
Een bedrijf kan verschillende Per Diem-tarieven en de bijbehorende rekenregels invoeren. Per Diems worden daarbij automatisch berekend op basis van de tarieven en de rekenregels, zonder dat er handmatig werk van de medewerkers nodig is. Indien de gebruiker een toeslag ontvangt die hoger is dan het overheidstarief, kan het verschil op een andere manier geboekt/geëxporteerd worden naar de Financiële tool.
Kilometervergoeding
Regelgeving aanwezig
Bedrijven kunnen werknemers vergoeden ter compensatie van de kosten die zijn gemaakt voor het gebruik van een privévoertuig voor een zakenreis. In dergelijke gevallen hebben de werknemers recht op € 0,19 per kilometer als “Kilometervergoeding”, aanbevolen door de overheid.
De oplossing van Yokoy
Yokoy herkent alle officiële tarieven die door de overheid zijn vastgesteld en kan daarom automatisch de kilometerkosten berekenen op basis van de afgelegde afstand. Als een bedrijf besluit meer te betalen dan de door de overheid vastgestelde tarieven, kan Yokoy het overtollige bedrag afzonderlijk exporteren/boeken in de financiële tool.
BTW-tarief
Regelgeving aanwezig
De Spaanse overheid heft BTW-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten. Bedrijven moeten de BTW digitaal doorgeven aan de Belastingdienst via SII. hier zijn vier verschillende btw-tarieven die relevant zijn voor onkostenbeheer:
- 21% standaard BTW-tarief voor alle goederen en diensten
- 10% intermediair BTW-tarief
- 4% verlaagd BTW-tarief
- 0% BTW-tarief
De oplossing van Yokoy
Yokoy haalt automatisch alle BTW-tarieven op die relevant zijn voor onkostenbeheer (zie tabel hierboven) op de foto’s van de bonnen. Bedrijven kunnen indien relevant ook aanvullende BTW-tarieven toevoegen voor extractie.
Yokoy kan ook BTW-tarieven uit andere landen (bijvoorbeeld Duitsland) halen en deze afzonderlijk boeken/exporteren in de financiële tool.
Daarnaast biedt Yokoy standaardintegraties met externe aanbieders van btw-terugvordering, waarbij de foto’s van de bonnen en de daaruit afgeleide btw-tarieven voor specifieke landen automatisch vanuit Yokoy naar de derde partij worden verzonden.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.