Conformiteit in Oostenrijk
- Last updated: september 9, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
De informatie die op deze website wordt verstrekt (https://yokoy.io/) is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Alle informatie op de website wordt te goeder trouw verstrekt, echter wij bieden geen enkele garantie van welke aard dan ook met betrekking tot de nauwkeurigheid, geschiktheid, geldigheid of volledigheid van enige informatie die op de website wordt verstrekt, of geschiktheid voor uw specifieke zakelijke situatie. Om uw specifieke zakelijke situatie te bespreken, kunt u alstublieft een demo boeken en zullen we een afspraak regelen.
Oostenrijkse bedrijven die zich bezighouden met uitgavenbeheer moeten hun weg vinden in een complex landschap van regels en richtlijnen.
Het waarborgen van de naleving van deze nalevingsmaatregelen is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een weerspiegeling van de sterke nadruk die het land legt op ethische en verantwoorde financiële praktijken.
In deze context is het begrijpen en effectief integreren van compliancemaatregelen essentieel voor bedrijven die hun uitgavenprocessen willen stroomlijnen en tegelijkertijd de hoogste normen op het gebied van integriteit en verantwoording willen handhaven.
Downloaden voor later
Geen tijd om te lezen nu? Download de .pdf-versie van de onderstaande handleiding.
Bewijs van ontvangst
Regelgeving aanwezig
De Oostenrijkse overheid staat bedrijven toe zakelijke kosten aan werknemers te vergoeden.
Volgens § 132 en § 162 van de federale belastingwet moeten bedrijven, om de uitgave als zakelijke uitgave te kunnen erkennen, alle ontvangsten van deze uitgaven verzamelen. Bedrijven moeten bij een controle of op verzoek bonnen aan de Belastingdienst kunnen tonen. De verzamelde bonnen moeten zeven jaar bewaard worden (wettelijke bewaartermijn).
Volgens §132 van de federale belastingwet kunnen de bonnen elektronisch worden bewaard als het volgende tot het einde van de wettelijke bewaartermijn is gegarandeerd:
- compleet,
- ordelijk,
- identieke inhoud, en
- trouw aan de originele reproductie
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen medewerkers bonnen uploaden of foto’s maken en deze indienen in de Yokoy-app (mobiele telefoon of computer).
Yokoy haalt alle benodigde gegevens uit de foto, bereidt de onkostendeclaratie automatisch in een paar seconden voor en valideert zelfs de onkostendeclaratie door waarschuwingen te genereren om specifieke gebeurtenissen te benadrukken (bijvoorbeeld een duplicaat van een foto).
Afhankelijk van de workflow van het bedrijf kunnen de gegevens en foto’s door meerdere partijen (waaronder het Finance-team) worden gecontroleerd voordat de uitgave wordt goedgekeurd, geboekt in de Finance-tool en terugbetaald aan de medewerker. Dergelijke controles kunnen de juistheid van de gegevens of de kwaliteit en volledigheid van het beeld omvatten.
Yokoy archiveert de foto’s in overeenstemming met de vereisten voor het bewaren van elektronische foto’s gedurende minimaal de wettelijke bewaartermijn.
Per Diem
Regelgeving aanwezig
Per Diems zijn vaste vergoedingen die aan werknemers worden betaald voor reiskosten (voor logies, maaltijden en bijkomende kosten) zonder dat er een ontvangstbewijs nodig is.
Er zijn door de Oostenrijkse overheid vastgestelde Per Diem-tarieven, die toegestane limieten aangeven voor de vergoedingen voor maaltijden en logies, zonder fiscale gevolgen. Alle bedragen die deze limieten overschrijden, worden echter beschouwd als belastbaar inkomen voor de gebruiker en vereisen een nauwgezette opvolging.
Let op: De tarieven worden jaarlijks door de Oostenrijkse regering gepubliceerd.
Bovendien heeft de Oostenrijkse Federale Economische Kamer (Wirtschaftskammer Österreich of WKO) talloze verdragen (collectieve overeenkomsten genoemd) ondertekend met verschillende vakbonden in het hele land, waarin dagtarieven worden gedefinieerd die op deze werknemers van toepassing zijn. Daarnaast kunnen bedrijfsspecifieke afspraken met medewerkers van invloed zijn op deze regels.
De toepasselijke collectieve overeenkomsten in combinatie met de door de overheid vastgestelde (wettelijke) tarieven zijn de feitelijk toegestane tarieven om een gebruiker te vergoeden.
Het berekenen van het juiste bedrag voor Per Diems kan ingewikkeld zijn, omdat de tarieven sterk afhankelijk kunnen zijn van de duur van de reis, de locatie en andere factoren.
UITVOEREN VAN COMPLEXE PER DIEM-BEREKENINGEN
De Oostenrijkse regelgeving omvat aanzienlijk veel collectieve overeenkomsten voor elke werknemersvakbond. Vanwege de complexe aard is het handmatig uitvoeren van dergelijke complexe berekeningen op basis van de rit niet alleen tijdrovend, maar ook zeer foutgevoelig.
Hier vindt u een selectie van specificaties van Per Diems in Oostenrijk.
DEFINITIE VAN EEN “DAG”
Volgens de Oostenrijkse regelgeving kan een dag als volgt worden gedefinieerd:
- Kalenderdag – Per Diem berekend op één “specifieke” dag. Dit betekent dat als de gebruiker de reis om 08:00 uur begint en de reis de volgende dag om 08:00 uur beëindigt; dan wordt ervan uitgegaan dat de gebruiker twee dagen heeft gereisd.
- 24 uur – Als de berekening volgens de 24-uursberekening plaatsvindt, wordt één dag berekend als 24 uur. Dit betekent dat als de gebruiker de reis om 08.00 uur begint en de reis de volgende dag om 08.00 uur beëindigt, de gebruiker recht heeft op een Per Diem voor één dag.
- 3/3-regel: Vaak bevatten collectieve overeenkomsten ook bepaalde voorwaarden voor de berekening van de dagvergoedingen. Een daarvan wordt gedefinieerd als de 3/3-regel of de driederde-regel. Volgens deze voorwaarde wordt Per Diem verdeeld over de volgende drie intervallen:
- Indien de medewerker meer dan 5 uur reist, heeft de gebruiker recht op 1/3e van de Per Diem
- Indien de werknemer meer dan 8 uur maar minder dan 12 uur reist, heeft de gebruiker recht op 2/3e van de Per Diem
- Indien de medewerker meer dan 12 uur reist, heeft de gebruiker recht op 3/3e van de Per Diem of een volledige Per Diem voor die dag.
BINNENLANDSE EN BUITENLANDSE REIS
Per Diems worden uitgegeven op basis van de zakenreisroute van de gebruiker. De Oostenrijkse overheid gebruikt specifieke berekeningsmethoden en berekent specifieke delen van de reis, zoals de tijd om de grens over te steken, het aantal uren in binnen- en buitenland en wat wordt beschouwd als een buitenlandse reis en het aantal bezochte landen op een dag en nog veel meer.
Binnenlandse reis
Werknemers hebben recht op een dagelijkse maaltijdvergoeding volgens de door de overheid gepubliceerde tarieven. De Oostenrijkse regelgeving bepaalt ook dat de gebruiker alleen recht heeft op Per Diem als de zakenreis meer dan 3 uur duurt (dat is 03:01 uur).
Zodra aan deze vereiste is voldaan, wordt de Per Diem voor de dag verdeeld over 12 intervallen; Daarom kunnen gebruikers aanspraak maken op een vergoeding van 1/12 per uur tot een maximum van 12/12 per dag.
De standaard binnenlandse reis wordt berekend op basis van de kalenderdag.
Volgens Oostenrijkse regelgeving hebben werknemers voor binnenlandse reizen recht op een maximale vergoeding van €26,40 als dagelijkse maaltijdtoeslag voor een periode van 24 uur.
Buitenlandse reis
Om een reis als buitenlands te beschouwen:
- de gebruiker moet de grens zijn overgestoken
- de gebruiker moet minimaal 5 uur in het buitenland hebben doorgebracht
Jaarlijks publiceert de Oostenrijkse overheid ook de zakenreiskostenvergoedingen voor elke specifieke buitenlandse locatie. Als de gebruiker op dezelfde dag een binnenlandse en buitenlandse reis maakt, hebben de regels voor de buitenlandse reis voor die dag voorrang. De gebruiker ontvangt echter een binnenlandse vergoeding voor de tijd die hij in het thuisland doorbrengt.
Als de gebruiker een vergoeding ontvangt die hoger is dan het overheidstarief (of cao), moet het verschil worden verrekend in de inkomstenbelasting.
Raadpleeg de door de Oostenrijkse overheid gepubliceerde per diem tarieven voor elk land.
Meerdere ritten op dezelfde dag
Als de gebruiker meerdere ritten op dezelfde dag maakt, moet elke rit afzonderlijk worden berekend op basis van het aantal reisuren voor elke rit. Als er meerdere ritten op dezelfde dag plaatsvinden, wordt de berekening gebaseerd op de 12/12-limiet.
MAALTIJDKORTINGEN
Eventuele aan de werknemer verstrekte maaltijden dienen in mindering te worden gebracht en voor rekening van de werknemer te worden gebracht. De werknemer ontvangt derhalve geen bedrag voor de verminderde maaltijd van de dag.
Volgens de Oostenrijkse regelgeving wordt de maaltijd verstrekt als:
- Het ontbijt moet met 0 € worden verlaagd
- De lunch moet met 50% worden verminderd
- Het diner moet met 50% worden verminderd
De oplossing van Yokoy
Een bedrijf kan verschillende Per Diem-tarieven en de bijbehorende rekenregels invoeren. Per Diems worden daarbij automatisch berekend op basis van de tarieven en de rekenregels, zonder dat er handmatig werk van de medewerkers nodig is.
Indien de gebruiker een toeslag ontvangt die hoger is dan het overheidstarief (of cao), kan het verschil op een andere manier geboekt/geëxporteerd worden naar de Financieringstool.
Als een van de weinige oplossingen op de markt kan Yokoy worden gebruikt in Oostenrijkse bedrijven en kan het de juiste Per Diem voor de gebruiker berekenen op basis van een reis, geconfigureerde cao, wettelijke tarieven en bedrijfsbeleid.
Yokoy ondersteunt alle rekenmethodes zoals:
- 12/12 Regel
- Definitie van een dag – Kalenderdag / 24 uur
3/3 regel - De grens oversteken
- Grensregio’s
Belastingverklaring - Collectieve overeenkomsten
- Configureer het bedrag van de inkomstenbelasting en de belastingheffing
Kilometervergoeding
Regelgeving aanwezig
Kilometerkosten zijn bedoeld ter dekking van de kosten voor woon-werkverkeer van de werknemer voor dienstreizen bij gebruik van een privéauto, afgezien van de dagvergoeding/Per Diem.
De Oostenrijkse overheid erkent de onderstaande kilometervergoedingen als een forfaitair bedrag voor alle kosten die worden gemaakt voor het gebruik van privévoertuigen voor een zakenreis. Dit bedrag kan voor maximaal 30.000 kilometer per kalenderjaar worden erkend.
- Auto – 0,42€/kilometer
- Motoren – 0,24€/kilometer
- Passagiers – 0,05€/kilometer
- Fiets – 0,38€/kilometer
Als het bedrijf besluit meer te betalen dan de overheidstarieven (zie bovenstaande tabel), wordt het verschil in bedrag beschouwd als belastbaar inkomen en moet het als zodanig worden geboekt (andere boekhoudkundige boeking vereist voor de tarieven voor overtollige kilometers)
De oplossing van Yokoy
Yokoy herkent alle officiële tarieven die door de overheid zijn vastgesteld en kan daarom automatisch de kilometerkosten berekenen op basis van de afgelegde afstand. Als een bedrijf besluit meer te betalen dan de door de overheid vastgestelde tarieven, kan Yokoy het overtollige bedrag afzonderlijk exporteren/boeken in de financiële tool.
Btw-tarief
Regelgeving aanwezig
De Oostenrijkse overheid heft BTW-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten. Er zijn vier verschillende BTW-tarieven relevant voor onkostenbeheer:
- Standaard BTW – 20% voor de meeste goederen en diensten
- Verlaagde BTW – 13% voor kunstwerken, sportevenementen, levering van levende dieren, planten
- Verlaagde BTW – 10% voor accommodatie, transport
- Geen BTW – 0% voor goederen en diensten exclusief BTW
De oplossing van Yokoy
Yokoy haalt automatisch alle BTW-tarieven op die relevant zijn voor onkostenbeheer (zie tabel hierboven) op de foto’s van de bonnen. Bedrijven kunnen indien relevant ook aanvullende BTW-tarieven toevoegen voor extractie. Yokoy kan ook BTW-tarieven uit andere landen (bijvoorbeeld Duitsland) halen en deze afzonderlijk boeken/exporteren in de financiële tool.
Daarnaast biedt Yokoy standaardintegraties met externe aanbieders van btw-terugvordering, waarbij de foto’s van de ontvangstbewijzen en de geëxtraheerde btw-tarieven voor specifieke landen automatisch vanuit Yokoy naar de derde partij worden verzonden.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.