Conformiteit in Duitsland
- Last updated: augustus 30, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
De informatie die op deze website wordt verstrekt (https://yokoy.io/) is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Alle informatie op de website wordt te goeder trouw verstrekt, echter wij bieden geen enkele garantie van welke aard dan ook met betrekking tot de nauwkeurigheid, geschiktheid, geldigheid of volledigheid van enige informatie die op de website wordt verstrekt, of geschiktheid voor uw specifieke zakelijke situatie. Om uw specifieke zakelijke situatie te bespreken, kunt u alstublieft een demo boeken en zullen we een afspraak regelen.
In Duitsland vormt compliance een hoeksteen binnen het domein van uitgavenbeheer.
Duitse organisaties die zich bezighouden met uitgavenbeheer worden geconfronteerd met een nauwgezet en ingewikkeld web van wettelijke vereisten. Het naleven van deze nalevingsnormen is niet alleen een wettelijke verplichting, maar een bewijs van de toewijding van Duitsland aan het handhaven van transparante en principiële financiële transacties.
Effectief door dit landschap navigeren is absoluut noodzakelijk voor bedrijven die hun uitgavenpraktijken willen optimaliseren en tegelijkertijd hun reputatie van onwrikbaar ethisch gedrag hoog willen houden.
Downloaden voor later
Geen tijd om te lezen nu? Download de .pdf-versie van de onderstaande handleiding.
Bewijs van ontvangst
Regelgeving aanwezig
Volgens de Duitse regelgeving mogen bedrijven onkostenbewijzen digitaal opslaan.
De originele fysieke bonnen zijn niet langer nodig als de foto van de bonnen wordt opgeslagen en op een server wordt gehost in Duitsland/EU en voldoet aan de principes van GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
De GoBD-principes vereisen dat bedrijven een goed beheer en opslag hebben van boeken, bescheiden en documenten in formulieren. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid ervan moeten gedurende de gehele bewaartermijn in de digitale opslag gewaarborgd zijn. Het principe stelt ook dat de bedrijven het volgende moeten garanderen:
- Traceerbaarheid & verifieerbaarheid: De verwerking van individuele zakelijke transacties en de gebruikte boekhoud- en registratieprocedures moeten traceerbaar zijn. Het moet mogelijk zijn de herkomst en verwerking van zakelijke transacties zonder gaten te traceren (progressieve en retrograde controleerbaarheid).
- Verplichting om individuele administratie bij te houden: De wet schrijft voor dat kassagegevens individueel moeten worden bijgehouden. Dit betekent dat elke zakelijke transactie (bijvoorbeeld elke inkomsten of uitgaven die in de kassa worden geregistreerd) afzonderlijk moet worden geregistreerd. Om redenen van redelijkheid zijn uitzonderingen op dit beginsel slechts binnen nauwe grenzen toegestaan, doorgaans in verband met een “open-shopkassa*”.
- Volledigheid: De zakelijke transacties moeten volledig en zonder gaten worden vastgelegd.
- Correctheid: Zakelijke transacties moeten nauwkeurig worden weergegeven in documenten, in overeenstemming met de feitelijke omstandigheden en in overeenstemming met de wettelijke bepalingen.
- Leesbaarheid: De reproductie moet zowel visueel als inhoudelijk overeenkomen met het origineel als deze leesbaar wordt gemaakt (visuele controleerbaarheid).
- Mechanische evalueerbaarheid: Het mogelijk maken van een wiskundig-technische evaluatie, een full text search of een examen in de breedste zin van het woord.
- Tijdige back-up van documenten: van ontvangstbewijzen moet onmiddellijk een back-up worden gemaakt en tegen verlies worden beveiligd. Voor het kasbeheer schrijft de wetgever in § 146, lid 1, zin 2 AO voor dat de administratie wordt vastgelegd.
- Volgorde: Zakelijke transacties moeten op een systematische, duidelijke, ondubbelzinnige en identificeerbare manier worden vastgelegd.
- Onveranderlijkheid: Zodra informatie in het verwerkingsproces is opgenomen, mag deze niet langer worden onderdrukt of overschreven, verwijderd, gewijzigd of vervalst zonder te worden geïdentificeerd, zodat de oorspronkelijke inhoud ervan niet meer kan worden vastgesteld.
- Beschikbaarheid: De te bewaren gegevens moeten beschikbaar zijn (voor de duur van de wettelijke bewaartermijn) en onverwijld leesbaar gemaakt kunnen worden.
- Integriteit: Integriteit van de inhoud.
- Authenticiteit: Authenticiteit van herkomst. Een zakelijke transactie kan duidelijk aan een originator worden toegewezen.
- Vertrouwelijkheid: Ongeautoriseerde toegang. – zowel lezen als schrijven – moet worden voorkomen
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen medewerkers bonnen uploaden of foto’s maken en deze indienen in de Yokoy-app (mobiele telefoon of computer).
Yokoy haalt alle benodigde gegevens uit de foto, bereidt de onkostendeclaratie automatisch in een paar seconden voor en valideert zelfs de onkostendeclaratie door waarschuwingen te genereren om specifieke gebeurtenissen te benadrukken (bijvoorbeeld een duplicaat van een foto).
Afhankelijk van de workflow van het bedrijf kunnen de gegevens en foto’s door meerdere partijen (waaronder het Finance-team) worden gecontroleerd voordat de uitgave wordt goedgekeurd, geboekt in de Finance-tool en terugbetaald aan de medewerker. Dergelijke controles kunnen de juistheid van de gegevens of de kwaliteit en volledigheid van het beeld omvatten.
Yokoy archiveert de foto’s in overeenstemming met de vereisten voor het bewaren van elektronische foto’s gedurende minimaal de wettelijke bewaartermijn.
Yokoy voldoet aan GoBD en houdt zich aan alle uiteengezette principes. Yokoy kan onkostenbonnen in Duitsland verwerken en opslaan; daarom hoeft u zich nooit zorgen te maken over het bewaren van uw fysieke onkostenbewijzen.
Per Diem
Regelgeving aanwezig
PER DIEM-AFTREKINGEN
Per Diems zijn vaste vergoedingen die aan werknemers worden betaald voor reiskosten (voor logies, maaltijden en bijkomende kosten) zonder dat er een ontvangstbewijs nodig is.
Er zijn door de Duitse overheid vastgestelde Per Diem-tarieven, die toegestane limieten aangeven voor vergoedingen voor maaltijden en logies, zonder fiscale gevolgen. Bedragen die deze grenzen overschrijden, worden echter beschouwd als belastbaar inkomen voor de werknemer.
Let op: De tarieven worden jaarlijks gepubliceerd door de Duitse overheid. Raadpleeg deze link voor buitenlandse dagvergoedingen.
Indien de werknemer een maaltijd ontvangt van het bedrijf/werkgever of al samen met de accommodatie wordt betaald, dient de maaltijd in mindering te worden gebracht op de dagvergoeding.
De aftrekposten per maaltijd kunnen variëren:
- Ontbijt – 20% aftrekbaar
- Lunch – 40% aftrekbaar
- Diner – 40% aftrekbaar
EEN DAG BINNENLANDSE REIS
Werknemers mogen een Per Diem ontvangen voor een enkele dagtocht. Volgens de Duitse regelgeving moet de werknemer meer dan 8 uur reizen om Per Diem te ontvangen voor de eendaagse zakenreis.
Als de werknemer reist:
- Meer dan of gelijk aan 8 uur, dan heeft de werknemer recht op een verlaagd Per Diem-tarief van € 14
- Minder dan of gelijk aan 8 uur heeft de werknemer geen recht op een Per Diem
MEERDAAGSE ZAKENREIS
Indien de werknemer meerdere dagen reist en tijdens de dienstreis overnacht, heeft de werknemer recht op:
- Verlaagde dagvergoeding van € 14 voor de dag van vertrek en aankomst
- Volledige dagvergoeding voor de rest van de dag(en) tijdens de zakenreis
PER DIEM-REGEL
Per Diem-tarieven worden sterk beïnvloed door de locatie en de duur van de zakenreis. De Duitse overheid heeft een aantal regels die per zakenreis kunnen variëren.
MIDDERNACHTREGEL
Anders dan de naam doet vermoeden, hoeft de zakenreis niet noodzakelijkerwijs om middernacht te plaatsvinden. De werknemer kan op elk moment van de dag inreizen om Per Diem te ontvangen. Indien de dienstreis aan onderstaande eis voldoet, ontvangt de werknemer een Per Diem op basis van deze regel:
- De middernachtregel geldt alleen als de dienstreis binnen twee kalenderdagen valt
- Reistijd:
- Dag 1 = < 8 uur
- Dag 2 = < 8 uur
- Totale reistijd = > 8 uur
Als aan beide voorwaarden is voldaan, heeft de werknemer recht op een Per Diem van € 14,- voor beide dagen.
3 MAANDEN REGEL
Volgens de Duitse wetgeving is een dagvergoeding belastbaar na 3 maanden opeenvolgende reizen naar dezelfde locatie.
De 3-maandenregel gaat in als de werknemer ten minste drie dagen per week naar dezelfde locatie reist of op een tijdelijke werklocatie werkt. Als de werknemer minder dan 3 dagen per week naar dezelfde locatie reist, is de 3-maandenregel niet van toepassing.
Als de werknemer Per Diem ontvangt voor 3 maanden volgens de bovenstaande criteria, dan is het Per Diem onderworpen aan inkomstenbelasting na 3 maanden.
Bovendien, als de werknemer niet minstens 4 weken naar dezelfde locatie reist, wordt de berekening gereset, wat resulteert in een nieuwe berekening.
M-VERSLAG
Werknemers moeten elke maand een duidelijke rapportage kunnen krijgen over hun vergoeding, inclusief dagvergoedingen en kilometervergoedingen; dit ondersteunt werknemers en bedrijven die aangifte doen bij de Belastingdienst in Duitsland.
VOORDELEN IN SOORT
In sommige gevallen ontvangen werknemers een maaltijd van het bedrijf, waardoor de natura-regel in werking treedt. Voor dergelijke gevallen stelt de Duitse overheid dat als de door het bedrijf verstrekte maaltijd meer is dan wat door de overheid wordt aanbevolen, de waarde van de maaltijd als belastbaar wordt beschouwd.
De oplossing van Yokoy
Zoals u zich kunt voorstellen, kunnen deze regels behoorlijk complex zijn en moet u altijd de reisgeschiedenis van de gebruiker verifiëren om de Per Diem te berekenen en het bedrag te controleren dat onder de inkomstenbelasting valt.
Een bedrijf kan verschillende Per Diem-tarieven en de bijbehorende rekenregels invoeren. Per Diems worden daarbij automatisch berekend op basis van de tarieven en de rekenregels, zonder dat er handmatig werk van de medewerkers nodig is.
Indien de gebruiker een toeslag ontvangt die hoger is dan het overheidstarief, kan het verschil op een andere manier geboekt/geëxporteerd worden naar de Financiële tool.
Kilometervergoeding
Regelgeving aanwezig
Kilometerkosten zijn bedoeld ter dekking van de kosten voor woon-werkverkeer van de werknemer voor dienstreizen bij gebruik van een privéauto, afgezien van de dagvergoeding/Per Diem. De Duitse overheid erkent de onderstaande kilometervergoedingen als een forfaitair bedrag voor alle kosten die worden gemaakt voor het gebruik van privévoertuigen voor een zakenreis.
- 0,30€ per kilometer voor auto
- 0,20€ per kilometer voor een motorfiets
Als de werknemer het bedrag meer ontvangt dan wat de overheid adviseert, valt het extra bedrag onder de inkomstenbelasting.
Bijvoorbeeld: De overheid adviseert € 0,30 per kilometer; Als de werknemer echter 0,50 € per kilometer ontvangt, wordt het verschil van 0,20 € per kilometer onderworpen aan de inkomstenbelasting en moet dit op een andere manier worden verrekend.
De oplossing van Yokoy
Yokoy herkent alle officiële tarieven die door de overheid zijn vastgesteld en kan daarom automatisch de kilometerkosten berekenen op basis van de afgelegde afstand. Als een bedrijf besluit meer te betalen dan de door de overheid vastgestelde tarieven, kan Yokoy het overtollige bedrag afzonderlijk exporteren/boeken in de financiële tool.
BTW-tarief
Regelgeving aanwezig
De Duitse overheid heft BTW-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten. Er zijn drie verschillende BTW-tarieven relevant voor onkostenbeheer:
- Standaard BTW – 19% voor de meeste goederen en diensten
- Verlaagde BTW – 7% voor gezondheidszorg, boeken, watervoorzieningen, voedselartikelen en nog veel meer
- Geen/nul BTW – 0% voor
- BTW-vrijgestelde goederen en diensten
Naast deze BTW-tarieven heft Duitsland ook een “Speciaal” BTW-tarief voor bepaalde goederen en diensten, zoals voor:
Goederen en diensten die onder de 30/70-regel vallen:
- Geschenken >35€
- Geschenken <35 €
De oplossing van Yokoy
Yokoy haalt automatisch alle BTW-tarieven op die relevant zijn voor onkostenbeheer (zie tabel hierboven) op de foto’s van de bonnen. Bedrijven kunnen indien relevant ook aanvullende BTW-tarieven toevoegen voor extractie.
Yokoy kan ook BTW-tarieven uit andere landen (bijvoorbeeld Duitsland) halen en deze afzonderlijk boeken/exporteren in de financiële tool.
Daarnaast biedt Yokoy standaardintegraties met externe aanbieders van btw-terugvordering, waarbij de foto’s van de bonnen en de daaruit afgeleide btw-tarieven voor specifieke landen automatisch vanuit Yokoy naar de derde partij worden verzonden.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.