Compliance in Deutschland

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Vishnuram Muthuraman

Product Marketing Manager, Yokoy

Die Informationen und Inhalte dieser Website (https://yokoy.io/) werden lediglich zu Informationszwecken bereitgestellt. Die Inhalte wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, wir übernehmen allerdings keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Inhalte oder die Eignung für Ihren speziellen Business Case. Um Ihren speziellen Business Case zu besprechen, buchen Sie bitte eine Demo und wir vereinbaren einen Termin.

In Deutschland ist Compliance ein Eckpfeiler im Bereich des Ausgabenmanagements.

 

Deutsche Organisationen, die sich mit dem Ausgabenmanagement befassen, stehen vor einem akribischen und komplizierten Netz rechtlicher Anforderungen. Die Einhaltung dieser Compliance-Standards ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern ein Beweis für das Engagement Deutschlands für die Aufrechterhaltung transparenter und prinzipientreuer Finanzgeschäfte.

 

Für Unternehmen, die ihre Ausgabenpraktiken optimieren und gleichzeitig ihren Ruf für unerschütterliches ethisches Verhalten wahren wollen, ist es unerlässlich, sich in dieser Landschaft effektiv zurechtzufinden.

Table of Contents

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Empfangsnachweis

Vorschriften vorhanden

Gemäß der deutschen Regelung können Unternehmen Spesenbelege digital speichern.

 

Die physischen Originalbelege sind nicht mehr erforderlich, wenn das Bild der Belege in Deutschland/EU gespeichert und servergehostet wird und den Grundsätzen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entspricht.

 

Die GoBD-Grundsätze verlangen von Unternehmen eine ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in Formularen. Die Authentizität der Herkunft, die Integrität der Inhalte und deren Lesbarkeit müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer im digitalen Speicher gewährleistet sein. Der Grundsatz besagt außerdem, dass die Unternehmen Folgendes sicherstellen sollen:

  • Nachvollziehbarkeit & Nachweisbarkeit: Die Abwicklung einzelner Geschäftsvorfälle sowie die eingesetzten Buchhaltungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Die Herkunft und Abwicklung von Geschäftsvorfällen muss lückenlos nachvollziehbar sein (fortschreitende und retrograde Prüfbarkeit).
  • Pflicht zur individuellen Führung von Kassenunterlagen: Das Gesetz schreibt vor, dass Kassenunterlagen einzeln geführt werden müssen. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall (z. B. jede in der Kasse erfasste Einnahme oder Ausgabe) einzeln erfasst werden muss. Aus Gründen der Zumutbarkeit sind Ausnahmen von diesem Grundsatz nur in engen Grenzen zulässig, meist im Zusammenhang mit einer „offenen Ladenkasse“.
  • Vollständigkeit: Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos erfasst werden.
  • Korrektheit: Geschäftsvorfälle müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend und unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften in den Dokumenten wiedergegeben werden.
  • Lesbarkeit: Die Wiedergabe muss sowohl optisch als auch inhaltlich dem Original entsprechen, wenn sie leserlich gemacht ist (visuelle Prüfbarkeit).
  • Mechanische Auswertbarkeit: Ermöglichung einer mathematisch-technischen Auswertung, einer Volltextsuche oder einer Prüfung im weitesten Sinne.
  • Rechtzeitige Dokumentensicherung: Belege müssen zeitnah gesichert und gegen Verlust gesichert werden. Für die Kassenführung schreibt der Gesetzgeber in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO vor, dass die Aufzeichnungen.
  • Auftrag: Geschäftsvorfälle müssen systematisch, klar, eindeutig und identifizierbar erfasst werden.
  • Unveränderlichkeit: Sobald Informationen in den Verarbeitungsprozess eingebracht wurden, dürfen sie nicht mehr unbemerkt unterdrückt oder überschrieben, gelöscht, verändert oder verfälscht werden, so dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr ermittelt werden kann.
  • Verfügbarkeit: Die zu speichernden Daten müssen verfügbar sein (für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist) und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Integrität: Integrität der Inhalte.
  • Authentizität: Authentizität der Herkunft. Ein Geschäftsvorfall kann eindeutig einem Urheber zugeordnet werden.
  • Vertraulichkeit: Unbefugter Zugriff. – sowohl Lesen als auch Schreiben – soll verhindert werden

Die Lösung von Yokoy

Mit Yokoy können Mitarbeiter Quittungen hochladen oder fotografieren und diese in der Yokoy-App (Mobiltelefon oder Computer) einreichen.

 

Yokoy extrahiert alle notwendigen Daten aus dem Bild, erstellt die Spesenabrechnung automatisch in wenigen Sekunden und validiert die Spesenabrechnung sogar, indem es Warnungen generiert, um bestimmte Ereignisse hervorzuheben (z. B. Duplikat des Bildes).

 

Abhängig vom Arbeitsablauf des Unternehmens können die Daten und Bilder von mehreren Parteien (einschließlich des Finanzteams) überprüft werden, bevor die Ausgabe genehmigt, im Finanztool gebucht und dem Mitarbeiter erstattet wird. Solche Prüfungen können die Richtigkeit der Daten oder die Qualität und Vollständigkeit des Bildes umfassen. Yokoy archiviert die Bilder entsprechend den Vorgaben zur Speicherung elektronischer Fotos mindestens für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

 

Yokoy ist GoBD-konform und hält sich an alle dargelegten Grundsätze. Yokoy kann Spesenbelege in Deutschland verarbeiten und speichern; Daher müssen Sie sich nie um die Aufbewahrung Ihrer physischen Spesenbelege kümmern.

Pro Tag

Vorschriften vorhanden

Bei Tagessätzen handelt es sich um Zulagen in fester Höhe, die den Mitarbeitern für Reisekosten (Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten) gezahlt werden, ohne dass eine Quittung erforderlich ist.

Es gibt von der Bundesregierung festgelegte Tagessätze, die zulässige Grenzen für die Erstattung von Verpflegung und Unterkunft festlegen, die keine steuerlichen Auswirkungen haben. Beträge, die diese Grenzen überschreiten, gelten jedoch als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers.

Hinweis: Die Sätze werden jährlich von der deutschen Regierung veröffentlicht. Siehe diesen Link für ausländische Tagessätze.

Tagesabzüge

Bekommt der Arbeitnehmer eine Verpflegung vom Unternehmen/Arbeitgeber oder wird diese bereits zusammen mit der Unterkunft bezahlt, ist die Verpflegung vom Tagegeld abzuziehen. Die Abzüge für jede Mahlzeit können variieren:

 

  • Frühstück – 20 % Selbstbehalt
  • Mittagessen – 40 % Selbstbehalt
  • Abendessen – 40 % Selbstbehalt

Eintägige Inlandsreise

Mitarbeiter können Tagesgeld für einen einzelnen Tagesausflug erhalten. Nach deutscher Regelung muss der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs sein, um ein Tagesgeld für die eintägige Dienstreise zu erhalten.

 

Wenn der Mitarbeiter reist:

 

  • Bei mehr als oder gleich 8 Stunden hat der Arbeitnehmer Anspruch auf einen ermäßigten Tagessatz von 14 €
  • Bei weniger als oder gleich 8 Stunden hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Tagespauschale

Mehrtägige Geschäftsreise

Wenn der Arbeitnehmer mehrere Tage reist und während der Dienstreise übernachtet, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf:

 

  • Reduzierter Tagessatz von 14 € für den Abreise- und Ankunftstag
  • Volle Tagespauschale für den/die restlichen Tag(e) während der Geschäftsreise

Tagessatzregel

Die Tagessätze werden stark vom Ort und der Dauer der Geschäftsreise beeinflusst. Die deutsche Regierung verfügt über eine Reihe von Regeln, die je nach Geschäftsreise variieren können.

Mitternachtsregel

Anders als der Name schon sagt, muss die Geschäftsreise nicht unbedingt um Mitternacht stattfinden, der Mitarbeiter kann zu jeder Tageszeit anreisen, um Tagesgeld zu erhalten. Wenn die Geschäftsreise die folgenden Anforderungen erfüllt, erhält der Mitarbeiter ein Tagesgeld auf der Grundlage dieser Regel:

 

  • Die Mitternachtsregelung gilt nur, wenn die Dienstreise innerhalb von zwei Kalendertagen liegt
    Reisezeit:
    • Tag 1 = < 8 Stunden
    • Tag 2 = < 8 Stunden
    • Gesamtreisezeit = > 8 Stunden

 

  • Liegen beide Voraussetzungen vor, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Tagespauschale von 14 € für beide Tage.

3-Monats-Regel

Gemäß der deutschen Regelung ist das Tagesgeld nach drei aufeinanderfolgenden Monaten der Reise zum gleichen Ort steuerpflichtig. Die 3-Monats-Regel beginnt, wenn der Arbeitnehmer an mindestens drei Tagen in der Woche an denselben Ort reist oder an einem vorübergehenden Arbeitsort arbeitet. Wenn der Arbeitnehmer weniger als drei Tage in der Woche an denselben Ort reist, gilt die Drei-Monats-Regel nicht.

 

Erhält der Arbeitnehmer nach den oben genannten Kriterien 3 Monate lang ein Tagesgeld, unterliegt das Tagesgeld nach 3 Monaten der Einkommensteuer.

 

Wenn der Mitarbeiter außerdem mindestens vier Wochen lang nicht an denselben Standort reist, wird die Berechnung zurückgesetzt, was zu einer Neuberechnung führt.

M-Bericht

Mitarbeiter sollten in der Lage sein, jeden Monat einen klaren Bericht über ihre Erstattungen, einschließlich Tages- und Kilometerpauschalen, zu erhalten. Dies unterstützt Mitarbeiter und Unternehmen dabei, eine Meldung an die Steuerbehörden in Deutschland einzureichen.

Sachleistungen

In einigen Fällen erhalten Mitarbeiter vom Unternehmen eine Mahlzeit. Damit beginnt die Sachleistungsregelung. In solchen Fällen erklärt die deutsche Regierung, dass der Wert der Mahlzeit als steuerpflichtig gilt, wenn die vom Unternehmen bereitgestellte Mahlzeit mehr ist als von der Regierung empfohlen.

Die Lösung von Yokoy

Wie Sie sich vorstellen können, können diese Regeln recht komplex sein und Sie müssen immer die Reisehistorie des Benutzers überprüfen, um das Tagesgeld zu berechnen und den Betrag zu überprüfen, der unter die Einkommensteuer fällt.

Ein Unternehmen kann unterschiedliche Tagessätze und die entsprechenden Berechnungsregeln eingeben. Dabei werden die Tagespauschalen automatisch auf Basis der Tarife und der Berechnungsregeln berechnet, ohne dass manuelle Eingriffe der Mitarbeiter erforderlich sind. Wenn der Benutzer einen Zuschuss erhält, der über dem staatlichen Satz liegt, kann die Differenz auf andere Weise im Finanztool gebucht/exportiert werden.

Kilometerpauschale

Vorschriften vorhanden

Die Fahrtkosten sollen neben dem Tagegeld/Tagesgeld auch die Fahrtkosten des Arbeitnehmers für Dienstreisen bei Nutzung eines Privatfahrzeugs decken. Der Bund erkennt die nachstehenden Kilometerpauschalen als Pauschale für alle Kosten an, die bei der Nutzung privater Fahrzeuge im Rahmen einer Dienstreise anfallen.

 

  • 0,30 € pro Kilometer für das Auto
  • 0,20 € pro Kilometer für ein Motorrad

 

Erhält der Arbeitnehmer einen höheren Betrag als von der Regierung empfohlen, fällt der zusätzliche Betrag unter die Einkommensteuer.

 

Zum Beispiel: Die Regierung empfiehlt 0,30 € pro Kilometer; Bekommt der Arbeitnehmer jedoch 0,50 € pro Kilometer, unterliegt die Differenz von 0,20 € pro Kilometer der Einkommensteuer und muss anders verbucht werden.

Die Lösung von Yokoy

Yokoy erkennt alle von der Regierung festgelegten offiziellen Tarife und kann daher automatisch die Kilometerkosten basierend auf der zurückgelegten Strecke berechnen. Wenn ein Unternehmen beschließt, mehr als die von der Regierung festgelegten Sätze zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat im Finanztool exportieren/buchen.

Mehrwertsteuersatz

Vorschriften vorhanden

Die deutsche Regierung erhebt Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Für das Spesenmanagement sind drei verschiedene Mehrwertsteuersätze relevant:

 

  • Standard-Mehrwertsteuer – 19 % für die meisten Waren und Dienstleistungen
  • Reduzierte Mehrwertsteuer – 7 % für Gesundheitsversorgung, Bücher, Wasserversorgung, Lebensmittel und vieles mehr
  • Keine/Null-Mehrwertsteuer – 0 % für von der Mehrwertsteuer befreite Waren und Dienstleistungen

Zusätzlich zu diesen Mehrwertsteuersätzen erhebt Deutschland auch einen „Sonder“-Mehrwertsteuersatz für bestimmte Waren und Dienstleistungen, wie zum Beispiel für:

 

  • Waren und Dienstleistungen, die unter die 30/70-Regel fallen
  • Geschenke >35€
  • Geschenke <35 €

Die Lösung von Yokoy

Yokoy extrahiert automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuersätze (siehe Tabelle oben) auf den Belegbildern. Unternehmen können bei Bedarf auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen.

Yokoy kann auch Mehrwertsteuersätze aus anderen Ländern (z. B. Deutschland) extrahieren und separat im Finanztool buchen/exportieren.

 

Darüber hinaus bietet Yokoy Standardintegrationen mit externen Anbietern zur Mehrwertsteuerrückerstattung an, wobei die Quittungsbilder und die extrahierten Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder automatisch von Yokoy an den Drittanbieter gesendet werden.

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