Compliance in Spanien
- Last updated: August 30, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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Im Bereich des Ausgabenmanagements in Spanien erweist sich die Einhaltung von Vorschriften als zentraler Aspekt.
Spanische Unternehmen, die sich mit Ausgabenmanagement befassen, sind mit einem vielschichtigen Regelwerk und Erwartungen konfrontiert. Die Einhaltung dieser Compliance-Bestimmungen ist nicht nur aus rechtlicher Sicht verpflichtend, sondern spiegelt auch Spaniens Engagement für die Aufrechterhaltung transparenter und ethischer Finanzmethoden wider.
Die Fähigkeit, diese Vorschriften auszuhandeln, ist für Unternehmen, die ihre Ausgabenabläufe verfeinern und gleichzeitig die höchsten Standards an Ehrlichkeit und Rechenschaftspflicht einhalten möchten, unerlässlich.
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Empfangsnachweis
Vorschriften vorhanden
Laut spanischer Regelung können Unternehmen Spesenbelege digital speichern.
Die Regierung erlaubt Unternehmen außerdem, Spesenbelege digital zu speichern, sofern das Spesenmanagement-Tool konform ist und von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) zertifiziert sein sollte.
Wenn das Spesenmanagement-Tool nicht konform ist und nicht von der AEAT zertifiziert ist, müssen Unternehmen für eine gültige Erstattung der Geschäftsausgaben physische Spesenbelege sammeln und aufbewahren.
Die Lösung von Yokoy
Mit Yokoy können Mitarbeiter Quittungen hochladen oder fotografieren und diese in der Yokoy-App (Mobiltelefon oder Computer) einreichen. Yokoy extrahiert alle notwendigen Daten aus dem Bild, erstellt die Spesenabrechnung automatisch in wenigen Sekunden und validiert die Spesenabrechnung sogar, indem es Warnungen generiert, um bestimmte Ereignisse hervorzuheben (z. B. Duplikat des Bildes).
Abhängig vom Arbeitsablauf des Unternehmens können die Daten und Bilder von mehreren Parteien (einschließlich des Finanzteams) überprüft werden, bevor die Ausgabe genehmigt, im Finanztool gebucht und dem Mitarbeiter erstattet wird. Solche Prüfungen können die Richtigkeit der Daten oder die Qualität und Vollständigkeit des Bildes umfassen.
Darüber hinaus hat Yokoy die Möglichkeit, Bilder gemäß der spanischen Steuerbehörde (AEAT) zu signieren.
Pro Tag
Vorschriften vorhanden
Gemäß den spanischen Vorschriften können Unternehmen eine Tagespauschale erstatten, um ihren Mitarbeitern die Kosten zu entschädigen, die während der Geschäftsreise entstanden sind. Wenn der Arbeitnehmer reist und länger als neun Monate an einem vorübergehenden Arbeitsplatz wohnt, unterliegt das Tagesgeld der Einkommensteuer.
Die Tagespauschalen hängen stark vom Ort und der Dauer der Geschäftsreise ab. Unternehmen sollten sich an die Zulagen halten, die von der spanischen Regierung je nach Stadt oder Land, in das der Mitarbeiter reist, festgelegt werden. Wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern mehr erstattet als von der Regierung empfohlen, ist der zusätzliche Betrag steuerpflichtig.
Inländischer Tagessatz
Unternimmt der Arbeitnehmer eine Dienstreise mit Übernachtung im Inland, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Tagegeldvergütung in Höhe von 53,34 €.
Reist der Arbeitnehmer zu einer Dienstreise ohne Übernachtung, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf 26,67 € als Tagegeld.
Ausländische Tagespauschale
Reist der Arbeitnehmer im Rahmen einer Dienstreise ins Ausland mit Übernachtung, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Vergütung in Höhe von 91,35 €.
Reist der Arbeitnehmer ohne Übernachtung ins Ausland, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf 48,08 € als Tagegeld.
Die Lösung von Yokoy
Ein Unternehmen kann unterschiedliche Tagessätze und die entsprechenden Berechnungsregeln eingeben. Dabei werden die Tagespauschalen automatisch auf Basis der Tarife und der Berechnungsregeln berechnet, ohne dass manuelle Eingriffe der Mitarbeiter erforderlich sind.
Wenn der Benutzer einen Zuschuss erhält, der über dem staatlichen Satz liegt, kann die Differenz auf andere Weise im Finanztool gebucht/exportiert werden.
Kilometerpauschale
Vorschriften vorhanden
Unternehmen können Mitarbeitern die Kosten erstatten, die ihnen durch die Nutzung eines Privatfahrzeugs für eine Geschäftsreise entstehen. In solchen Fällen haben die Mitarbeiter Anspruch auf eine von der Regierung empfohlene „Kilometervergütung“ in Höhe von 0,19 € pro Kilometer.
Die Lösung von Yokoy
Yokoy erkennt alle von der Regierung festgelegten offiziellen Tarife und kann daher automatisch die Kilometerkosten basierend auf der zurückgelegten Strecke berechnen. Wenn ein Unternehmen beschließt, mehr als die von der Regierung festgelegten Sätze zu zahlen, kann Yokoy den überschüssigen Betrag separat im Finanztool exportieren/buchen.
Mehrwertsteuersatz
Vorschriften vorhanden
Die spanische Regierung erhebt Mehrwertsteuersätze für den Austausch von Waren und Dienstleistungen. Unternehmen sollten die Umsatzsteuer digital über SII an die Steuerbehörden melden. Hier sind vier verschiedene Mehrwertsteuersätze, die für das Spesenmanagement relevant sind:
- 21 % Standard-Mehrwertsteuersatz für alle Waren und Dienstleistungen
- 10 % Zwischen-Mehrwertsteuersatz
- 4 % ermäßigter Mehrwertsteuersatz
- 0 % Mehrwertsteuersatz
Die Lösung von Yokoy
Yokoy extrahiert automatisch alle für das Spesenmanagement relevanten Mehrwertsteuersätze (siehe Tabelle oben) auf den Belegbildern. Unternehmen können bei Bedarf auch zusätzliche Mehrwertsteuersätze zur Extraktion hinzufügen.
Yokoy kann auch Mehrwertsteuersätze aus anderen Ländern (z. B. Deutschland) extrahieren und separat im Finanztool buchen/exportieren.
Darüber hinaus bietet Yokoy Standardintegrationen mit externen Anbietern zur Mehrwertsteuerrückerstattung an, wobei die Quittungsbilder und die extrahierten Mehrwertsteuersätze für bestimmte Länder automatisch von Yokoy an den Drittanbieter gesendet werden.
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