Cumplimiento en los Países Bajos
- Last updated: octubre 17, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
La información proporcionada en este sitio web (https://yokoy.io/) es solo con fines informativos. Toda la información en el sitio web se proporciona de buena fe, sin embargo, no ofrecemos garantías de ningún tipo con respecto a la exactitud, adecuación, validez o integridad de cualquier información proporcionada en el sitio web o su idoneidad para su caso comercial específico. Para discutir su caso comercial específico, por favor reserve una demostración y organizaremos una llamada.
Optimice la gestión de gastos mientras opera en los Países Bajos familiarizándose con los matices del cumplimiento e integrándolos en sus operaciones financieras de manera efectiva.
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Prueba de Recibo
Regulaciones vigentes
Según el gobierno holandés, las empresas pueden escanear y almacenar legalmente los recibos de gastos de forma digital. Los recibos físicos originales ya no son necesarios si se puede garantizar la integridad, autenticidad, corrección e integridad de los recibos.
Los recibos de gastos digitales deben conservarse electrónicamente en formato digital durante 7 años (período de conservación legal). Sin embargo, para los gastos relacionados con servicios electrónicos, servicios de telecomunicaciones y servicios de radio y radiodifusión, los recibos deberán conservarse durante 10 años (período de conservación legal).
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados tomar una fotografía o cargar recibos de gastos digitales y enviarlos a través de la aplicación web o móvil de Yokoy.
Una vez cargado, Yokoy procesa y extrae toda la información requerida del recibo y prepara automáticamente el informe de gastos en segundos. Ante cualquier posible fraude o infracción de políticas, Yokoy activa inmediatamente una advertencia para resaltar el evento específico.
Dependiendo del flujo de trabajo específico y de la política de la empresa, varias partes pueden verificar el informe de gastos antes de aprobarlo y registrarlo en el ERP o la herramienta financiera, lo que garantiza la exactitud, la calidad y la integridad del recibo.
Yokoy cumple con las regulaciones y requisitos del RGPD descritos por el gobierno holandés. Yokoy archiva y almacena los recibos de forma segura durante el período de retención legal en sus servidores alojados en la UE.
Per Diem
Regulaciones vigentes
En los Países Bajos, el reembolso de los gastos de subsistencia a sus empleados varía según el sector. El gobierno holandés paga dietas o “asignaciones diarias” a sus empleados. El sector privado, por otro lado, reembolsa a los empleados los gastos reales garantizados conocidos como “actuales”. Esto tiene el beneficio de maximizar el IVA que la empresa puede reclamar.
ASIGNACIONES DIARIAS PARA VIAJES DOMÉSTICOS
El gobierno holandés paga dietas o “asignaciones diarias” a sus empleados cuando viajan por negocios o les reembolsa directamente el gasto real.
Los empleados podrán recibir esta compensación adicional cuando se cumplan las dos condiciones siguientes:
- El viaje de negocios dura más de 4 horas y
- El destino está en otro municipio o al menos a 1 kilómetro de su lugar de trabajo.
Si bien puede ofrecer estos subsidios a sus empleados parcialmente libres de impuestos y sin necesidad de presentar declaraciones de costos, no está obligado a hacerlo.
Los empleados gubernamentales pueden recibir los siguientes reembolsos por los costos de alojamiento y comidas:
- Pequeños gastos durante el día – 6,64 €
- Pequeños gastos por la noche – 19,82 €
- Alojamiento – 142,10 €
- Desayuno – 13,88 €
- Almuerzo – 20,32 €
- Cena – 30,74 €
RENTA DIARIA MÁS BAJA
Si el viaje de negocios nacional dura más de 8 días, el empleado sólo recibe la asignación durante las primeras 8 noches consecutivas. A partir del noveno día por la tarde, el trabajador sólo debería recibir la mitad del subsidio nocturno.
ASIGNACIONES DIARIAS PARA VIAJES AL EXTRANJERO
El gobierno holandés anuncia las dietas para diferentes países y ciudades cada año el primero de enero y julio. A diferencia de los viajes nacionales, las dietas para viajes al extranjero están muy influenciadas por el lugar (país y ciudad) al que viaja el empleado.
Si el empleado puede demostrar que la asignación diaria no es suficiente, la empresa podrá pagar el gasto adicional.
Descargue aquí la lista de viáticos definidos por el gobierno holandés.
VIAJES NACIONALES Y EXTRANJEROS EL MISMO DÍA
Si una parte del viaje del empleado se realiza dentro de los Países Bajos y:
- Cumple los criterios de un viaje nacional, entonces el empleado tiene derecho a recibir un subsidio nacional por esa parte del viaje.
- Si no cumple con los criterios de un viaje nacional, el viaje se suma a la parte anterior del viaje y se reembolsa según la tarifa de esa parte del viaje.
REDUCCIONES
Cualquier comida proporcionada al empleado debe ser reducida y contabilizada por el empleado.
Por tanto, el empleado no recibirá cantidad alguna por la comida reducida del día. Según la normativa holandesa, las prestaciones previstas son las siguientes:
- Los pequeños gastos deberían reducirse un 1,5%
- El desayuno debería reducirse un 12%
- El almuerzo debe reducirse en un 20%.
- La cena debería reducirse en un 32%.
Si el viaje de negocios al extranjero dura más de 60 días, el empleado sólo recibe el importe total durante los primeros 60 días consecutivos. A partir del día 61, el empleado sólo recibe la mitad del subsidio para pequeños gastos, desayuno, almuerzo y cena.
NOTA:
El gobierno holandés también define las siguientes condiciones para las dietas:
- El trabajador no tiene derecho a percibir subsidio si la empresa le proporciona alojamiento y manutención, a menos que demuestre que no pudo hacer uso de él.
- El empleado recibe reembolso:
- Para el almuerzo, si el horario comprendido entre las 12:00 y las 14:00 está íntegramente dentro de la duración del viaje de negocios.
- Para la cena, si el horario comprendido entre las 18:00 y las 21:00 está enteramente dentro de la duración del viaje de negocios.
El empleado deberá cubrir el costo de una comida en el establecimiento dedicado a este fin o en un establecimiento de acceso general que ofrezca comidas o bebidas.
- El empleado deberá presentar un documento justificativo del subsidio de alojamiento del empleado; por lo tanto, el empleado tiene derecho a recibir un reembolso del monto indicado hasta un máximo del monto indicado para el país y ciudad en el que viaja el empleado.
- Si el empleado no presenta la prueba de estos gastos, solo tendrá derecho a recibir 11,34 € por cada pernoctación durante un máximo de cuatro noches por viaje de negocios.
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados tomar una fotografía o cargar recibos de gastos digitales y enviarlos a través de la aplicación web o móvil de Yokoy.
Una vez cargado, Yokoy procesa y extrae toda la información requerida del recibo y prepara automáticamente el informe de gastos en segundos. Esto le permite reembolsar fácilmente los gastos reales de sus empleados en sus viajes de negocios.
Yokoy extrae todos los tipos de IVA relevantes del recibo de gastos y los contabiliza en el ERP o sistema financiero.
Yokoy le ayuda a reclamar el IVA ofreciéndole integración estándar con proveedores de reclamación de IVA. Esta integración permite a Yokoy exportar automáticamente las tasas de IVA extraídas para países específicos, así como la imagen relevante del recibo de gastos a la herramienta de reclamación de IVA.
Subsidio de viaje
Regulaciones vigentes
Puede cubrir los gastos de viaje de su empleado para desplazarse al trabajo. Esto no es obligatorio, a menos que se establezca en los convenios colectivos de trabajo (CAO) de su industria o si se establece en sus propios contratos laborales o políticas de la empresa.
Cuando se trata de pagar una dieta de viaje, al empleado se le reembolsa independientemente de si viaja a pie, en bicicleta, en coche privado o en transporte público. En 2023, podrá reembolsar a sus empleados 0,23 € por kilómetro libre de impuestos. Puede reembolsar una cantidad mayor por kilómetro, pero la Administración Tributaria y Aduanera considera la cantidad superior a 0,23 euros como salario y, por lo tanto, está sujeta a impuestos.
Subsidio de transporte público
Si el empleado utiliza transporte público para desplazarse durante el viaje, podrás reembolsarle 0,21€ por kilómetro recorrido o los gastos reales del viaje libres de impuestos. A continuación, su empleado deberá entregarle el billete de tren o una copia impresa de la tarjeta con chip del transporte público con los costes.
Otro transporte
¿Qué pasa si su empleado viaja por un medio diferente al transporte público o privado? En el caso de que viajen en taxi, avión o barco, podrás reembolsar los gastos reales del viaje. Su empleado debe presentar un recibo, como un billete de avión o un recibo de viaje en taxi.
Para obtener más detalles sobre las excepciones, lea más aquí.
La solución de Yokoy
Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno holandés y, por lo tanto, puede calcular automáticamente las tarifas por kilometraje en función de la distancia recorrida. Si la empresa decide pagar a los empleados más que el estándar definido por el gobierno, Yokoy puede exportar el exceso por separado al ERP o a la herramienta financiera.
Tasa de IVA
Regulaciones vigentes
El gobierno holandés aplica tipos de IVA para el intercambio de bienes y servicios. Existen tres tipos diferentes de IVA relevantes para la gestión de gastos, a saber:
- Tipo estándar de IVA: 21% sobre todos los bienes y servicios generales, incluida la energía suministrada a partir del 1 de enero de 2023.
- Tipo reducido de IVA: 9% sobre bienes y servicios relacionados con alimentos, agua, productos agrícolas, medicamentos y ayudas, arte, objetos de colección, antigüedades, libros y publicaciones periódicas, y energía suministrada desde el 1 de julio de 2022 hasta el 31 de diciembre de 2022.
- Tipo de IVA cero: 0% sobre bienes que se suministren en el extranjero, suministro de barcos y aeronaves, pesca, bienes sujetos a impuestos especiales y paneles solares.
La solución de Yokoy
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos y las empresas también pueden agregar tipos de IVA adicionales para la extracción. Yokoy extrae todos los tipos de IVA relevantes del recibo de gastos y los contabiliza en el ERP o sistema financiero.
Además, Yokoy ayuda a los clientes a reclamar el IVA al ofrecer integración estándar con proveedores de reclamación de IVA. Esta integración permite a Yokoy exportar automáticamente las tasas de IVA extraídas para países específicos, así como la imagen relevante del recibo de gastos a la herramienta de reclamación de IVA.
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