Conformiteit in Nederland
- Last updated: oktober 17, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
De informatie die op deze website wordt verstrekt (https://yokoy.io/) is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Alle informatie op de website wordt te goeder trouw verstrekt, echter wij bieden geen enkele garantie van welke aard dan ook met betrekking tot de nauwkeurigheid, geschiktheid, geldigheid of volledigheid van enige informatie die op de website wordt verstrekt, of geschiktheid voor uw specifieke zakelijke situatie. Om uw specifieke zakelijke situatie te bespreken, kunt u alstublieft een demo boeken en zullen we een afspraak regelen.
Optimaliseer het uitgavenbeheer terwijl u in Nederland actief bent door uzelf vertrouwd te maken met de nuances van compliance en deze effectief te integreren in uw financiële activiteiten.
Download for later
No time to read right now? Get the .pdf version of the guide below.
Bewijs van ontvangst
Regelgeving aanwezig
Volgens de Nederlandse overheid kunnen bedrijven declaraties legaal digitaal scannen en bewaren. De originele fysieke kwitanties zijn niet langer nodig als de integriteit, authenticiteit, juistheid en volledigheid van de kwitanties kunnen worden gegarandeerd.
Digitale declaraties moeten 7 jaar elektronisch in digitaal formaat worden bewaard (wettelijke bewaartermijn). Voor uitgaven die verband houden met elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en omroepdiensten moeten de bonnen echter 10 jaar worden bewaard (wettelijke bewaartermijn).
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen medewerkers een foto maken of digitale onkostenbewijzen uploaden en deze indienen via de mobiele of webapplicatie van Yokoy.
Eenmaal geüpload, verwerkt en haalt Yokoy alle vereiste informatie uit de bon en bereidt binnen enkele seconden automatisch de onkostendeclaratie voor. Bij mogelijke fraude of beleidsschendingen activeert Yokoy onmiddellijk een waarschuwing om de specifieke gebeurtenis onder de aandacht te brengen.
Afhankelijk van de specifieke workflow en het bedrijfsbeleid kan de onkostendeclaratie door meerdere partijen worden gecontroleerd voordat deze wordt goedgekeurd en geboekt in de ERP- of financiële tool, waardoor de juistheid, kwaliteit en volledigheid van de bon wordt gegarandeerd.
Yokoy houdt zich aan de AVG-regelgeving en eisen van de Nederlandse overheid. Yokoy archiveert en bewaart ontvangstbewijzen veilig gedurende de wettelijke bewaartermijn op zijn servers die in de EU worden gehost.
Per Diem
Regelgeving aanwezig
In Nederland verschilt de vergoeding van de verblijfskosten aan uw werknemers per sector. De Nederlandse overheid betaalt haar werknemers dagvergoedingen of dagvergoedingen. De particuliere sector daarentegen vergoedt de daadwerkelijke gemaakte kosten van werknemers, ook wel ‘werkelijke uitgaven’ genoemd. Dit heeft als voordeel dat de BTW die het bedrijf kan terugvorderen wordt gemaximaliseerd.
DAGVERGOEDINGEN VOOR BINNENLANDSE REIZEN
De Nederlandse overheid betaalt haar werknemers dagvergoedingen of “dagvergoedingen” wanneer zij voor zaken reizen, of vergoedt hen rechtstreeks voor de daadwerkelijke kosten.
Werknemers kunnen deze aanvullende vergoeding ontvangen als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:
- De zakenreis duurt ruim 4 uur en
- De bestemming ligt in een andere gemeente of minimaal 1 kilometer van uw werklocatie.
U kunt deze toeslagen weliswaar gedeeltelijk belastingvrij en zonder kostendeclaraties aan uw werknemers aanbieden, maar u bent hiertoe niet verplicht.
Overheidsmedewerkers kunnen de volgende vergoedingen krijgen voor de kosten van logies en maaltijden:
- Kleine uitgaven gedurende de dag – € 6,64
- Kleine uitgaven in de avond – € 19,82
- Accommodatie – € 142,10
- Ontbijt – € 13,88
- Lunch – € 20,32
- Avondmaaltijd – € 30,74
LAGERE DAGTOELAGE
Indien de binnenlandse dienstreis langer dan 8 dagen duurt, ontvangt de werknemer alleen de eerste aaneengesloten 8 avonden een vergoeding. Vanaf de 9e dagavond ontvangt de werknemer nog maar de helft van de avondtoeslag.
DAGVERGOEDINGEN VOOR BUITENLANDSE REIZEN
De Nederlandse overheid maakt ieder jaar op 1 januari en juli dagtarieven bekend voor verschillende landen en steden. In tegenstelling tot binnenlandse reizen worden de dagvergoedingen voor buitenlandse reizen sterk beïnvloed door de locatie (land en stad) waar de werknemer reist.
Indien de werknemer kan aantonen dat de dagvergoeding niet voldoende is, mag het bedrijf de meerkosten voor zijn rekening nemen.
Download hier de lijst met dagvergoedingen die door de Nederlandse overheid zijn vastgesteld.
BINNENLANDSE EN BUITENLANDSE REIZEN OP DEZELFDE DAG
Indien een deel van de reis van de werknemer binnen Nederland plaatsvindt en:
- Voldoet aan de criteria van een binnenlandse reis, dan heeft de werknemer voor dat deel van de reis recht op een binnenlandse vergoeding.
- Voldoet niet aan de criteria van een binnenlandse reis, dan wordt de reis toegevoegd aan het voorgaande deel van de reis en vergoed volgens het tarief voor dat deel van de reis.
KORTINGEN
Eventuele maaltijden die aan de werknemer worden verstrekt, moeten worden verminderd en door de werknemer worden verantwoord. De werknemer ontvangt dus geen bedrag voor de verlaagde maaltijd van de dag. Volgens de Nederlandse regelgeving worden vergoedingen verstrekt als:
- Kleine uitgaven moeten met 1,5% worden verminderd
- Het ontbijt moet met 12% worden verminderd
- De lunch moet met 20% worden verminderd
- Het diner moet met 32% worden verminderd
Als de buitenlandse dienstreis meer dan 60 dagen duurt, ontvangt de werknemer alleen de eerste aaneengesloten 60 dagen het volledige bedrag. Vanaf de 61e dag ontvangt de werknemer nog maar de helft van de tegemoetkoming voor kleine uitgaven, ontbijt, lunch en diner.
OPMERKING:
Ook stelt de Nederlandse overheid de volgende voorwaarden aan dagvergoedingen:
- De werknemer heeft geen recht op een vergoeding als de onderneming logies en maaltijden verzorgt, tenzij de werknemer bewijst dat hij daar geen gebruik van heeft kunnen maken.
- Werknemer krijgt vergoeding:
- Voor de lunch, indien het tijdstip tussen 12.00 en 14.00 uur geheel binnen de duur van de dienstreis valt.
- Voor een avondmaaltijd, indien het tijdstip tussen 18.00 en 21.00 uur geheel binnen de duur van de dienstreis valt.
- De werknemer moet de kosten maken van een maaltijd in de daartoe bestemde vestiging of een algemeen toegankelijke vestiging die maaltijden of dranken aanbiedt.
- De werknemer moet een bewijsstuk overleggen voor de logeervergoeding van de werknemer; de werknemer heeft daarom recht op een vergoeding van het genoemde bedrag tot maximaal het genoemde bedrag voor het land en de stad waar de werknemer reist.
- Als de werknemer geen bewijsstukken van deze kosten overlegt, heeft de werknemer slechts recht op € 11,34 per overnachting voor maximaal vier nachten per dienstreis.
De oplossing van Yokoy
Met Yokoy kunnen medewerkers een foto maken of digitale onkostenbewijzen uploaden en deze indienen via de mobiele of webapplicatie van Yokoy.
Eenmaal geüpload, verwerkt en haalt Yokoy alle vereiste informatie uit de bon en bereidt binnen enkele seconden automatisch de onkostendeclaratie voor. Hiermee kunt u eenvoudig de werkelijke kosten van uw zakelijke reizen vergoeden.
Yokoy haalt alle relevante BTW-tarieven uit de onkostennota en boekt deze in het ERP- of financiële systeem.
Yokoy ondersteunt u bij het terugvorderen van BTW, door standaardintegratie aan te bieden met aanbieders van BTW-terugvordering. Dankzij deze integratie kan Yokoy automatisch de opgehaalde BTW-tarieven voor specifieke landen exporteren, evenals de relevante afbeelding van de onkostennota naar de BTW-terugvorderingstool.
Reiskostenvergoeding
Regelgeving aanwezig
U kunt de reiskosten van uw werknemer voor woon-werkverkeer vergoeden. Dit is niet verplicht, tenzij dit in de CAO van uw branche staat of in uw eigen arbeidsovereenkomsten of bedrijfsbeleid staat.
Als het gaat om het betalen van een reiskostenvergoeding, krijgt een werknemer een vergoeding, ongeacht of hij te voet, met de fiets, met de eigen auto of met het openbaar vervoer reist. In 2023 mag u uw werknemers € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden. U kunt een hoger bedrag per kilometer vergoeden, maar het bedrag boven de € 0,23 wordt door de Belastingdienst gezien als loon en is dus belast.
Openbaar vervoer vergoeding
Als de werknemer tijdens de reis met het openbaar vervoer reist, kunt u hem € 0,21 per afgelegde kilometer of de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden. Uw medewerker moet dan het treinkaartje of de uitdraai van de OV-chipkaart met de kosten inleveren.
Ander vervoer
Wat als uw werknemer op een andere manier reist dan met openbaar of eigen vervoer? Indien zij per taxi, vliegtuig of boot reizen, kunt u de werkelijke reiskosten vergoeden. Uw werknemer moet een bewijsstuk, zoals een vliegticket of een taxiritbewijs, overleggen.
Voor meer informatie over uitzonderingen kunt u hier meer lezen.
De oplossing van Yokoy
Yokoy herkent alle officiële tarieven van de Nederlandse overheid en kan daarom automatisch kilometertarieven berekenen op basis van de afgelegde afstand. Als het bedrijf besluit werknemers meer te betalen dan de norm die door de overheid is vastgesteld, kan Yokoy het overtollige bedrag afzonderlijk exporteren naar de ERP- of financiële tool.
Btw-tarief
Regelgeving aanwezig
De Nederlandse overheid hanteert BTW-tarieven voor de uitwisseling van goederen en diensten. Er zijn drie verschillende BTW-tarieven die relevant zijn voor declaratiebeheer, namelijk:
- Normaal btw-tarief: 21% op alle algemene goederen en diensten, inclusief energie geleverd vanaf 1 januari 2023.
- Verlaagd btw-tarief: 9% op goederen en diensten met betrekking tot voedsel, water, landbouwgoederen, medicijnen en hulpmiddelen, kunst, verzamelobjecten, antiek, boeken en tijdschriften, en energie geleverd van 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022.
- Nul BTW-tarief: 0% op goederen die in het buitenland worden geleverd, levering van schepen en vliegtuigen, visserij, accijnsgoederen en zonnepanelen.
De oplossing van Yokoy
Yokoy extraheert automatisch alle BTW-tarieven die relevant zijn voor onkostenbeheer en bedrijven kunnen ook aanvullende BTW-tarieven toevoegen voor extractie. Yokoy haalt alle relevante BTW-tarieven uit de onkostennota en boekt deze in het ERP- of financiële systeem.
Daarnaast ondersteunt Yokoy klanten bij het terugvorderen van BTW, door standaardintegratie aan te bieden met aanbieders van BTW-terugvordering. Dankzij deze integratie kan Yokoy automatisch de opgehaalde BTW-tarieven voor specifieke landen exporteren, evenals de relevante afbeelding van de onkostennota naar de BTW-terugvorderingstool.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Laat AI het werk doen
Krijg volledig inzicht in en controle over je bedrijfsuitgaven met AI-gestuurde automatisering.