Conformidad en Austria

Vishnuram Muthuraman
Vishnuram Muthuraman

Product Marketing Manager, Yokoy

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Las empresas austriacas que participan en actividades de gestión de gastos deben navegar por un complejo panorama de normas y directrices.

 

Garantizar el cumplimiento de estas medidas de cumplimiento no es sólo un requisito legal sino también un reflejo del fuerte énfasis del país en prácticas financieras éticas y responsables.

 

En este contexto, comprender e integrar eficazmente las medidas de cumplimiento es esencial para las empresas que buscan optimizar sus procesos de gasto manteniendo al mismo tiempo los más altos estándares de integridad y responsabilidad.

Table of Contents

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Prueba de Recibo

Regulaciones vigentes

El gobierno austriaco permite a las empresas reembolsar los gastos comerciales a los empleados. Según los artículos 138 y 162 del Código Fiscal Federal, para reconocer el gasto como gasto comercial, las empresas deben cobrar todos los recibos de estos gastos.

 

Las empresas deben poder mostrar recibos a las autoridades fiscales durante una auditoría o previa solicitud. Los recibos recogidos deben conservarse durante siete años (período de conservación legal).

 

Según el artículo 138 del Código Fiscal Federal, los recibos pueden almacenarse electrónicamente si se garantiza lo siguiente hasta el final del período de conservación legal:

 

  • completo,
  • ordenado,
  • contenido idéntico, y
  • fiel a la reproducción original

La solución de Yokoy

Yokoy permite a los empleados cargar o tomar fotografías de recibos y enviarlos en la aplicación Yokoy (teléfono móvil o computadora).

 

Yokoy extrae todos los datos necesarios de la imagen, prepara el informe de gastos automáticamente en unos segundos e incluso valida el informe de gastos generando advertencias para resaltar eventos específicos (por ejemplo, duplicado de la imagen).

 

Dependiendo del flujo de trabajo de la empresa, los datos y las imágenes pueden ser verificados por varias partes (incluido el equipo de Finanzas) antes de que se apruebe el gasto, se registre en la herramienta de Finanzas y se reembolse al empleado. Dichos controles pueden incluir la exactitud de los datos o la calidad e integridad de la imagen.

 

Yokoy archiva las fotografías de acuerdo con los requisitos para el almacenamiento de fotografías electrónicas durante al menos el período de conservación legal.

Per Diem

Regulaciones vigentes

Los viáticos son asignaciones de monto fijo que se pagan a los empleados por los gastos incurridos durante los viajes (alojamiento, comidas y gastos incidentales) sin necesidad de tener un recibo.

 

Existen tarifas viáticos definidas por el gobierno austriaco, que describen límites permisibles para reembolsos de comidas y alojamiento que no tienen implicaciones fiscales. Sin embargo, cualquier monto que supere estos límites se considera ingreso sujeto a impuestos para el usuario y requiere un seguimiento meticuloso.

 

Nota: Las tarifas las publica el gobierno austriaco anualmente.

Además, la Cámara Económica Federal de Austria (Wirtschaftskammer Österreich o WKO) ha firmado numerosos tratados (llamados convenios colectivos) con varios sindicatos de todo el país en los que se definen las dietas que se aplican a estos empleados. Además, los acuerdos específicos de la empresa con los empleados también podrían influir en estas normas.

 

Los convenios colectivos aplicables junto con las tarifas (legales) definidas por el gobierno serán las tarifas reales permitidas para reembolsar a un usuario.

 

Calcular el monto correcto de viáticos puede resultar complejo ya que las tarifas pueden depender mucho de la duración del viaje, la ubicación y otros factores.

Realizar cálculos viáticos complejos

La legislación austriaca implica una cantidad considerable de convenios colectivos para cada sindicato de trabajadores. Debido a su naturaleza compleja, realizar manualmente cálculos tan complejos basados en el viaje no sólo lleva mucho tiempo sino que también es muy propenso a errores. Aquí hay una selección de especificaciones de viáticos en Austria:

Definición de “día”

Según la normativa austriaca, un día podría definirse de la siguiente manera:

 

  • Día calendario: viáticos calculados en un día “específico”. Es decir, si el usuario inicia el viaje a las 08:00 am y finaliza el viaje a las 08:00 am del día siguiente; entonces se considera que el usuario ha viajado durante dos días.
 
  • 24 horas: si el cálculo se realiza según el cálculo de 24 horas, un día se calcula como 24 horas. Es decir, si el usuario inicia el viaje a las 08:00 a. m. y finaliza el viaje a las 08:00 a. m. del día siguiente, el usuario tiene derecho a recibir viáticos por un día.
 
  • Regla de los 3/3: A menudo, los convenios colectivos también tienen ciertas condiciones sobre cómo se deben calcular las asignaciones diarias, una de las cuales se define como Regla de los 3/3 o Regla de los tres tercios. Según esta condición, las dietas se dividen en los tres intervalos siguientes: 
    • Si el empleado viaja más de 5 horas, el usuario tiene derecho a recibir 1/3 del Viático
    • Si el empleado viaja más de 8 horas pero menos de 12 horas, el usuario tiene derecho a recibir 2/3 del viático
    • Si el empleado viaja más de 12 horas, el usuario tiene derecho a recibir 3/3 del viático o viático completo del día.

Viaje Nacional y Extranjero

Los viáticos se emiten en función del itinerario de viaje de negocios del usuario. El gobierno austriaco utiliza métodos de cálculo específicos y calcula partes específicas del viaje, como el tiempo de cruce de fronteras, el número de horas en el país y en el extranjero y lo que se considera un viaje al extranjero y el número de países visitados en un día y mucho más.

Viaje Nacional

 

Los empleados tienen derecho a recibir un subsidio diario para comidas de acuerdo con las tarifas publicadas por el gobierno. La regulación austriaca también establece que el usuario tiene derecho a recibir dietas solo si el viaje de negocios dura más de 3 horas (que son las 03H:01M).

Una vez que se cumple este requisito, las dietas del día se distribuyen en 12 intervalos; por lo tanto, permite a los usuarios reclamar 1/12 de asignación por hora hasta un máximo de 12/12 por día.


El viaje nacional estándar se calcula según el Día Calendario.

Según las regulaciones austriacas, para los viajes nacionales, los empleados tienen derecho a recibir un máximo de 26,40 € como subsidio diario para comida por un período de 24 horas.

Viaje al extranjero

 

Para que un viaje sea considerado extranjero:

  • el usuario debe haber cruzado la frontera
  • el usuario debe haber pasado al menos 5 horas en un país extranjero

Cada año, el gobierno austriaco también publica las asignaciones para viajes de negocios para cada lugar específico en el extranjero. Si el usuario realiza un viaje nacional y al extranjero el mismo día, las reglas para el viaje al extranjero tienen prioridad para ese día. Sin embargo, el usuario recibe una asignación nacional por el tiempo que pasa en el país de origen.

Si el usuario recibe un subsidio superior a la tasa gubernamental (o convenio colectivo), la diferencia debe contabilizarse en el impuesto sobre la renta.

Consulte las tarifas de viáticos publicadas por el gobierno austriaco para cada país.

Varios viajes el mismo día

Si el usuario realiza varios viajes el mismo día, cada viaje debe calcularse individualmente en función del número de horas recorridas en cada viaje. Si ocurren varios viajes el mismo día, el cálculo se basará en el límite de 12/12.

Reducciones de comidas

Cualquier comida proporcionada al empleado debe reducirse y contabilizarse para el empleado, por lo tanto, el empleado no recibirá ninguna cantidad por la comida reducida del día.

 

Según la normativa austriaca, la comida se suministra como:

 

  • El desayuno debería reducirse en 0€.
  • El almuerzo debería reducirse en un 50%.
  • La cena debería reducirse en un 50%.

La solución de Yokoy

Una empresa puede ingresar diferentes tarifas de viáticos y las respectivas reglas de cálculo. De este modo, los viáticos se calculan automáticamente en función de las tarifas y las reglas de cálculo, sin necesidad de ningún trabajo manual por parte de los empleados.

 

Si el usuario recibe un subsidio superior a la tasa gubernamental (o convenio colectivo), la diferencia se puede registrar/exportar de manera diferente a la herramienta de Finanzas.

 

Como una de las pocas soluciones en el mercado, Yokoy se puede utilizar en empresas austriacas y puede calcular el viático correcto para el usuario en función del viaje, el convenio colectivo configurado, las tarifas legales y las políticas de la empresa.

 

Yokoy admite todos los métodos de cálculo, como:

 

  • Regla 12/12
  • Definición de día – Día calendario / 24 horas
  • Regla 3/3
  • Cruce fronterizo
  • Regiones Fronterizas
  • Declaración de Impuestos
  • Acuerdos colectivos
  • Configurar el monto del impuesto sobre la renta y la tasa impositiva

Asignación de kilometraje

Regulaciones vigentes

Los gastos de kilometraje tienen como objetivo cubrir el coste de desplazamiento del empleado en viajes de negocios cuando utiliza un vehículo privado, además de la asignación diaria/per diem.

 

El gobierno austriaco reconoce los siguientes descuentos por kilometraje como una tarifa fija para todos los costes derivados del uso de vehículos privados para un viaje de negocios. Esta cantidad podrá reconocerse por un máximo de 30.000 kilómetros por año natural.

 

  • Coche – 0,42€/Kilómetro
  • Motos – 0,24€/Kilómetro
  • Pasajeros – 0,05€/Kilómetro
  • Bicicleta – 0,38€/Kilómetro

 

Si la empresa decide pagar más que las tarifas gubernamentales (consulte la tabla anterior), la diferencia en el monto se considera ingreso imponible y debe contabilizarse como tal (se necesita una contabilidad diferente para las tarifas con exceso de kilometraje).

La solución de Yokoy

Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y por lo tanto puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida. Si una empresa decide pagar más de las tarifas definidas por el gobierno, Yokoy puede exportar/contabilizar el monto excedente por separado en la herramienta Finanzas.

Tasa de IVA

Regulaciones vigentes

El gobierno austriaco aplica tipos de IVA para el intercambio de bienes y servicios. Hay cuatro tipos diferentes de IVA relevantes para la gestión de gastos:

 

  • IVA estándar: 20% para la mayoría de los bienes y servicios
  • IVA reducido – 13% para obras de arte, eventos deportivos, entrega de animales vivos, plantas
  • IVA reducido – 10% para alojamiento, Transporte
  • Sin IVA: 0% para bienes y servicios excluidos del IVA

La solución de Yokoy

Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos (consulte la tabla anterior) en las imágenes del recibo. 


Las empresas también pueden agregar tasas de IVA adicionales para la extracción, si corresponde. Yokoy también puede extraer tasas de IVA de otros países (por ejemplo, Alemania) y registrarlas/exportarlas por separado en la herramienta Finanzas.


Además, Yokoy ofrece integraciones estándar con proveedores externos de reclamación de IVA, en las que las imágenes de los recibos y las tasas de IVA extraídas para países específicos se envían automáticamente desde Yokoy al tercero.

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