Lista de verificación de auditoría financiera: cómo prepararse y cómo puede ayudar la automatización
- Última actualización: septiembre 19, 2023
- Compliance
Co-founder & CCO, Yokoy
Al preparar una auditoría financiera, el tiempo es esencial y su objetivo es ejecutar este proceso de manera eficiente, eliminar posibles errores y cumplir con el cumplimiento.
Entonces, ya sea que esté buscando recomendaciones, educación sobre las mejores prácticas u orientación para la ejecución inmediata, lo encontrará todo aquí.
¿Qué incluye una auditoría financiera?
Antes de profundizar en el meollo de la preparación para una auditoría financiera, primero desmitifiquemos los componentes que constituyen esta evaluación financiera crucial.
Aquí hay un desglose de lo que normalmente incluye:
1. Análisis de estados financieros
En el centro del proceso de auditoría se encuentran los estados financieros. Estos documentos, incluido el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, brindan una instantánea del desempeño financiero de su empresa durante un período específico.
Los auditores evalúan meticulosamente estas declaraciones para determinar su precisión, coherencia y cumplimiento de las normas contables.
2. Pruebas de transacciones
Los auditores profundizan en sus transacciones financieras. Seleccionan una muestra de transacciones, tanto relacionadas con ingresos como con gastos, para verificar su autenticidad y su cumplimiento de los principios contables. Este paso ayuda a identificar discrepancias o irregularidades que requieren una mayor investigación.
3. Evaluación de controles internos
Un enfoque clave de una auditoría financiera es evaluar los controles internos de su organización. Los auditores evalúan la eficacia de sus procesos financieros y se aseguran de que estén diseñados para evitar errores y fraudes. Los controles internos sólidos son esenciales para mantener la integridad financiera.
4. Evaluación del cumplimiento
Las auditorías financieras también implican un examen minucioso del cumplimiento de las leyes y normativas pertinentes. Esto garantiza que sus operaciones financieras se alineen con los requisitos legales, los estándares de la industria y las políticas internas.
Centro de compliance de Yokoy
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre viáticos, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA, mientras Yokoy lo mantiene listo para realizar auditorías en todos los países.
5. Identificación de riesgos
Los auditores identifican los riesgos financieros potenciales que su organización puede enfrentar. Esto incluye evaluar la probabilidad de errores financieros, fraude o ineficiencias operativas. Identificar los riesgos le permite tomar medidas proactivas para mitigarlos.
6. Recopilación de documentación y pruebas
A lo largo de la auditoría, los auditores mantienen documentación meticulosa y recopilan evidencia para respaldar sus hallazgos. Esta documentación es crucial para garantizar la transparencia y proporcionar una base para sus conclusiones.
7. Comunicación de hallazgos
Una vez completada la auditoría, los auditores comunican sus hallazgos a las partes interesadas clave, incluida la gerencia y la junta directiva. Esto incluye resaltar cualquier problema o área que requiera atención y brindar recomendaciones para mejorar.
La preparación para una auditoría financiera implica un enfoque holístico para abordar estos componentes de manera integral.
Tipos de auditorías financieras
Como profesionales de las finanzas, es imperativo comprender que no todas las auditorías son iguales. El mundo de las finanzas es complejo y varios tipos de auditorías atienden a diferentes aspectos de las operaciones financieras de su organización.
Aquí, exploraremos dos categorías principales: auditorías internas y auditorías externas, arrojando luz sobre sus propósitos y complejidades únicos.
Auditorías internas
Las auditorías internas son el enfoque proactivo de su organización para la autoevaluación. Los lleva a cabo su equipo de auditoría interna o una firma de auditoría externa contratada específicamente para este propósito.
Estas auditorías financieras son una herramienta crucial para mantener la transparencia, mejorar los controles internos y mejorar la eficiencia operativa.
ASPECTOS CLAVE DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS
- Objetivo: El objetivo principal de las auditorías internas es evaluar y mejorar la eficacia de los controles internos y los procesos de gestión de riesgos de su organización. Su objetivo es identificar debilidades en sus prácticas contables y recomendar mejoras.
- Frecuencia: las auditorías internas generalmente se realizan de forma regular, a menudo anualmente o trimestralmente, según las necesidades de su organización y las regulaciones de la industria.
- Alcance: El alcance de una auditoría interna puede ser amplio y cubrir varios aspectos de sus operaciones financieras, incluida la gestión de gastos, el procesamiento de facturas, las cuentas por pagar y los procesos de adquisiciones.
- Propiedad: las auditorías internas son realizadas por el equipo de auditoría interna de su organización o por auditores externos contratados para este fin. El equipo que realiza la auditoría debe ser independiente e imparcial.
- Resultado: El resultado de una auditoría interna es un informe detallado que destaca los hallazgos, recomendaciones y planes de acción para mejorar. Estas auditorías le ayudan a abordar los problemas de sus registros financieros de forma proactiva, antes de que se agraven.
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Auditorías externas
Por otro lado, las auditorías externas las llevan a cabo firmas de auditoría independientes que no tienen afiliación con su organización y siguen estándares de auditoría específicos. Sirven como una evaluación independiente imparcial de sus estados financieros y operaciones.
Las auditorías externas suelen ser ordenadas por organismos reguladores o requeridas por partes interesadas como inversores, prestamistas o agencias gubernamentales.
ASPECTOS CLAVE DE LAS AUDITORÍAS EXTERNAS
- Objetivo: Las auditorías externas se centran principalmente en brindar garantías a las partes interesadas externas de que sus estados financieros están libres de errores materiales y cumplen con las normas contables pertinentes.
- Frecuencia: Las auditorías externas generalmente se realizan anualmente, según lo exigen los requisitos regulatorios o los acuerdos contractuales con las partes interesadas.
- Alcance: El enfoque principal de una auditoría externa son sus estados financieros, incluido el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Los auditores también evalúan la salud financiera general y el cumplimiento de su organización.
- Propiedad: Las auditorías externas las realizan firmas de contadores públicos certificados (CPA) o firmas de auditoría sin afiliación directa con su organización. Ofrecen una perspectiva imparcial.
- Resultado: El resultado de una auditoría externa es la emisión de un informe de auditoría, que contiene una opinión sobre la imparcialidad de sus estados financieros. Este informe se comparte con partes interesadas externas para inspirar confianza en sus informes financieros.
Comprender la distinción entre auditorías internas y externas es esencial para los profesionales de finanzas.
Las auditorías internas le permiten mejorar de forma proactiva sus procesos financieros, mientras que las auditorías externas brindan seguridad a las partes interesadas externas, incluidos inversores y autoridades reguladoras. Ambos tipos de auditorías desempeñan un papel vital en el mantenimiento de la transparencia e integridad financiera dentro de su organización.
En las siguientes secciones, profundizaremos en los detalles de cómo prepararse para ambas auditorías financieras, brindándole información práctica y mejores prácticas para navegar estos procesos críticos de manera efectiva.
¿Cómo se prepara una auditoría financiera? Lista de verificación
Ya sea que se esté preparando para una auditoría interna para fortalecer los controles internos de su organización o enfrentando una auditoría externa para brindar seguridad a las partes interesadas, los siguientes pasos lo guiarán a través del proceso de preparación:
1. Define tus objetivos y alcance
Empiece por definir los objetivos de la auditoría. ¿Qué aspectos específicos de sus operaciones financieras desea evaluar o mejorar? Determinar el alcance de la auditoría, incluidos los departamentos, procesos y estados financieros que se examinarán.
2. Reúna su equipo de auditoría
Es fundamental formar un equipo de auditoría capacitado y experimentado. Dependiendo del alcance de la auditoría, este equipo puede incluir auditores internos, auditores externos, analistas financieros y expertos en la materia. Asegúrese de que todos estén alineados con los objetivos y cronogramas de la auditoría.
3. Revisar y actualizar los controles internos
Los controles internos son la columna vertebral de la integridad financiera. Evalúe los procedimientos de control interno de su organización y realice las actualizaciones necesarias para fortalecerlos. Asegúrese de que los controles estén bien documentados, sean comprendidos por los empleados y se apliquen de manera consistente.
4. Reúna la documentación
Los auditores necesitarán acceso a una gran cantidad de documentación financiera. Organice y recopile los estados financieros, registros de transacciones, facturas, recibos, contratos y cualquier otro documento relevante de su empresa.
Asegúrese de que el equipo de auditoría pueda acceder fácilmente a la información financiera, ya sea a través de un sistema de contabilidad, ERP o un sistema de gestión de gastos.
Artículo de blog
Cómo garantizar el cumplimiento normativo con registros de auditoría automatizados
Aprenda cómo comenzar con los registros de auditoría automatizados para monitorear transacciones financieras, detectar anomalías y garantizar el cumplimiento de los controles internos y las regulaciones externas.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
5. Realizar una evaluación de riesgos
Identifique riesgos potenciales en sus procesos contables y operaciones financieras más amplias. Considere la probabilidad y el impacto de errores, fraudes o incumplimientos de cumplimiento. Desarrollar estrategias para mitigar estos riesgos y estar preparado para discutirlos con los auditores.
6. Realizar una auditoría simulada
Antes de la auditoría oficial, considere realizar una auditoría simulada internamente. Este ejercicio ayuda a su equipo a familiarizarse con el proceso de auditoría e identifica posibles debilidades o brechas que deben abordarse.
7. Cumpla con las regulaciones
Asegúrese de que sus operaciones financieras cumplan con las leyes, regulaciones y estándares de la industria pertinentes. Los auditores evaluarán el cumplimiento, por lo que es esencial abordar de manera proactiva cualquier problema de incumplimiento.
8. Prepárese para la entrevista y las pruebas
Esté preparado para que los auditores realicen entrevistas con personal clave y realicen pruebas en transacciones seleccionadas. Asegúrese de que los empleados estén bien preparados para responder preguntas y proporcionar la documentación necesaria.
9. Documentar los hallazgos y los planes de remediación
Durante toda la auditoría, mantenga una documentación meticulosa de los hallazgos, recomendaciones y cualquier problema que surja. Desarrollar planes de acción para abordar las debilidades identificadas y realizar un seguimiento del progreso en la implementación de mejoras.
10. Revisar informes de auditoría anteriores
Si esta no es su primera auditoría, revise los informes y recomendaciones de auditorías anteriores. Utilícelos como fuente de inspiración para mejorar y demostrar el progreso a los auditores.
11. Revisión final y aseguramiento de la calidad
Antes de que comience la auditoría, realice una revisión final de toda la documentación y preparativos. Asegúrese de que todo esté en orden y que su equipo esté bien preparado para el proceso de auditoría.
Si sigue estos pasos y mantiene un enfoque proactivo, estará bien equipado para navegar el proceso de auditoría con confianza y éxito.
Cómo Yokoy automatiza el proceso de auditoría financiera
Un desafío muy común cuando se trata de prepararse para una auditoría financiera son las regulaciones en constante cambio.
Los profesionales de las finanzas deben estar al tanto de las diferentes regulaciones y leyes financieras de los países para preparar adecuadamente una auditoría de los estados financieros. Incluso cuando estas reglas se configuran en herramientas de contabilidad o sistemas ERP, ajustarlas es un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
Para minimizar el riesgo de errores y garantizar el cumplimiento de las regulaciones nacionales e internacionales, Yokoy utiliza automatización impulsada por IA y actualiza todas las regulaciones automáticamente. Estos cambios se propagan al software, lo que garantiza que sus dietas, tasas de IVA, tasas de asignación de kilometraje, etc., estén siempre actualizadas.
Además, todos los recibos y facturas se archivan en formato digital para facilitar su recuperación. Todas las transacciones con tarjeta, pagos de facturas y todo el historial de aprobaciones están disponibles fácilmente, con marcas de tiempo, lo que garantiza la trazabilidad del proceso de un extremo a otro.
La información se puede sincronizar automáticamente con su sistema ERP, eliminando la necesidad de intervención manual y garantizando una preparación de auditoría sin errores.
Para obtener más información sobre los registros de auditoría automatizados de Yokoy y ver nuestra solución de gestión de gastos en acción, reserve una demostración a continuación.
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