Conformité au Luxembourg
- Last updated: décembre 13, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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Au Luxembourg, la conformité est la pierre angulaire du domaine de la gestion des dépenses.
Les organisations luxembourgeoises impliquées dans la gestion des dépenses sont confrontées à un réseau méticuleux et complexe d’exigences légales. Se conformer à ces normes de conformité n’est pas seulement une obligation légale, mais un témoignage de l’engagement du Luxembourg à maintenir des opérations financières transparentes et fondées sur des principes.
Naviguer efficacement dans ce paysage est impératif pour les entreprises visant à optimiser les pratiques de dépenses tout en maintenant une réputation de conduite éthique inébranlable.
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Preuve de réception
Règlements en place
Selon la réglementation luxembourgeoise, les entreprises peuvent traiter et stocker les justificatifs par voie électronique et n’ont pas besoin de stocker des justificatifs physiques. Cependant, le gouvernement exige également que les outils de gestion des frais acquièrent la certification PSDC du fournisseur certifié pour stocker les justificatifs de frais sous forme numérique.
Si l’outil de gestion des dépenses n’est pas conforme et certifié par PSDC, les entreprises doivent collecter et stocker les reçus physiques pour un remboursement valide des dépenses professionnelles.
La solution de Yokoy
Yokoy permet aux employés de prendre une photo du reçu ou de télécharger des reçus de dépenses numériques et de les soumettre via l’application mobile ou web de Yokoy. Une fois téléchargés, Yokoy traite et extrait tous les reçus et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. En cas de fraude potentielle ou de violation de la politique, Yokoy déclenche immédiatement un avertissement pour mettre en évidence l’événement spécifique.
En fonction du flux de travail spécifique et de la politique de l’entreprise, les notes de frais peuvent être vérifiées par plusieurs parties avant d’être approuvées et enregistrées dans l’ERP ou l’outil financier, ce qui garantit l’exactitude et l’exhaustivité de la note de frais.
Yokoy adhère aux réglementations GDPR et stocke les reçus en toute sécurité pour la période de conservation légale sur ses serveurs hébergés dans l’UE. Cependant, pour se conformer aux réglementations locales luxembourgeoises, Yokoy recommande aux entreprises de stocker les reçus physiques.
Per Diem
Règlements en place
Les indemnités journalières sont des montants fixes versés aux employés pour les dépenses encourues lors d’un voyage d’affaires, telles que les repas, l’hébergement et les frais accessoires, sans qu’il soit nécessaire d’avoir une note de frais comme preuve de dépense.
Les employés au Luxembourg ont le droit de recevoir des indemnités journalières pour leur voyage d’affaires. Les taux de Per Diem sont définis par le gouvernement luxembourgeois qui indique la limite autorisée pour le remboursement des frais de repas et d’hébergement qui n’a pas d’incidence fiscale. Toutefois, tout montant dépassant ces limites est considéré comme un revenu imposable pour l’employé.
PER DIEM NATIONAL
Le gouvernement luxembourgeois classe les indemnités journalières en deux catégories : les indemnités de jour et les indemnités de nuit.
Pour les dépenses relatives à l’indemnité journalière, les salariés ne sont pas tenus de présenter un justificatif ; pour l’indemnité de nuit, telle que l’hébergement et le petit-déjeuner, les salariés sont tenus de présenter un justificatif.
Si le salarié ne présente pas de justificatif, il ne peut se voir accorder que 20 % de l’indemnité journalière totale. Conformément à la réglementation, les employés ont le droit de recevoir
- 14 € comme allocation journalière
- 56 € comme allocation de nuit
PER DIEM ÉTRANGER
Les indemnités journalières pour les voyages d’affaires à l’étranger dépendent du pays dans lequel l’employé se rend. Pour les pays présidant le Conseil de l’Union européenne, l’indemnité journalière de nuit applicable est majorée de 10 % pendant la période de présidence.
Consultez la liste des taux de Per Diem pour chaque pays définie par le gouvernement luxembourgeois ici.
La solution de Yokoy
Yokoy peut calculer automatiquement les indemnités journalières en fonction du voyage d’affaires, sans que les employés n’aient à effectuer de travail manuel. Si l’utilisateur reçoit une indemnité supérieure au taux gouvernemental, la différence peut être comptabilisée et exportée différemment dans l’outil financier.
Pour l’indemnité de nuitée, pour laquelle les employés doivent présenter une preuve de réception, lors de la réservation d’un voyage ou d’un hébergement, en fonction de la plateforme de voyage, Yokoy importe la facture et d’autres informations relatives au voyage à partir du fournisseur de voyage et crée un voyage automatiquement.
De plus, avec Yokoy, les employés peuvent prendre une photo du reçu ou télécharger des justificatifs de dépenses numériques et les soumettre via l’application mobile ou web de Yokoy.
Une fois importé/téléchargé, Yokoy traite et extrait toutes les informations requises du reçu et prépare automatiquement la note de frais en quelques secondes. Cela vous permet de rembourser facilement les employés et de rester en conformité sans aucun effort.
Indemnité kilométrique
Règlements en place
Les indemnités kilométriques sont destinées à couvrir les frais de déplacement du salarié pour ses voyages d’affaires lorsqu’il utilise un véhicule privé.
Selon la réglementation luxembourgeoise, les employeurs sont autorisés à rembourser un maximum de 0,30 € par kilomètre pour tout nombre de kilomètres accumulés au cours d’une année. Tout montant dépassant la limite maximale doit être soumis à l’impôt sur le revenu.
La solution de Yokoy
Yokoy reconnaît tous les taux officiels définis par le gouvernement et peut donc calculer automatiquement les frais kilométriques en fonction de la distance parcourue. Si une entreprise décide de payer plus que les taux définis par le gouvernement, Yokoy peut exporter/comptabiliser le montant excédentaire séparément dans l’outil Finance.
Taux de TVA
Règlements en place
Le gouvernement luxembourgeois prélève des taux de TVA pour l’échange de biens et de services. Il existe cinq taux de TVA différents applicables à la gestion des dépenses
- Le taux de TVA normal de 17 % – s’applique à tous les biens et services importants.
- Taux de TVA intermédiaire de 14 % – s’applique à certains vins, aux produits de lavage et de nettoyage, aux brochures publicitaires, à la gestion et à la garde de titres, au chauffage, à la ventilation et à la climatisation, aux minéraux solides inflammables, à l’huile minérale et au bois de chauffage utilisé comme combustible.
- Le taux de TVA réduit de 8 % – s’applique à la fourniture de gaz et d’électricité, aux services de nettoyage des ménages, à la coiffure, à la réparation de bicyclettes, de chaussures et de cuir, aux fleurs coupées et aux plantes utilisées pour la décoration, etc,
- Le taux de TVA réduit de 3 % – s’applique à certains aliments et boissons, aux produits médicaux et pharmaceutiques destinés aux personnes handicapées, à certains livres et journaux, aux services de radiodiffusion et de télévision, aux fournitures agricoles, aux transports, aux parcs d’attractions, à l’hébergement hôtelier, aux restaurants, etc,
- Le taux de TVA zéro de 0 % – s’applique aux livraisons intracommunautaires de biens, aux exportations, aux services de radiodiffusion et de télévision.
Aplicable para el año 2023
Du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023, le gouvernement du Luxembourg a réduit les taux de TVA et les appliquera pour la période spécifique comme suit
- Taux normal de TVA de 17% à 16%
- Taux de TVA intermédiaire de 14% à 13%
- Taux réduit de TVA de 8 % à 7 %
Le taux de TVA réduit de 3 % reste applicable sans changement.
Remarque : les anciens taux de TVA de 17 %, 14 %, 8 % et 3 % seront rétablis le 1er janvier 2024.
La solution de Yokoy
Yokoy extrait automatiquement tous les taux de TVA pertinents pour la gestion des dépenses et les entreprises peuvent également ajouter des taux de TVA supplémentaires à extraire. Yokoy extrait tous les taux de TVA pertinents des justificatifs de dépenses et les enregistre dans l’ERP ou le système financier.
En outre, Yokoy aide ses clients à récupérer la TVA en proposant une intégration standard avec les fournisseurs de services de récupération de la TVA. Cette intégration permet à Yokoy d’exporter automatiquement les taux de TVA extraits pour des pays spécifiques ainsi que l’image de la note de frais vers l’outil de récupération de la TVA.
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